Prijzen van back-ups voor kleine bedrijven en start-ups

Moderne bedrijven werken met teams op afstand en verspreide teams, met een mix van zakelijke en privételefoons, tablets, laptops en werkstations. Zonder back-ups gaan waardevolle gegevens onherroepelijk verloren, zodra een device kwijtraakt, gestolen wordt, kapotgaat of slachtoffer wordt van een cybersecurity-incident. Het gevolg: kosten voor herstel, verloren tijd omdat werk opnieuw moet worden gedaan en mogelijk het verlies van informatie die niet opnieuw te maken is.

Daarmee zijn betaalbare back-ups voor kleine bedrijven een noodzaak. Back-ups van endpoints en mobiele apparaten moeten gemakkelijk en betrouwbaar zijn en bovenal binnen uw budget passen. Dit artikel behandelt de prijzen van back-ups voor kleine bedrijven, inclusief de manier waarop u de waarde en bescherming van verschillende producten voor uw bedrijf beoordeelt.

Waarom back-upprijzen lastig te beoordelen zijn voor kleine bedrijven en start-ups

Verschillende back-upproducten richten zich op verschillende use cases, met functies die niet voor iedereen nodig zijn. Ook verschillende back-upstrategieën leiden tot wisselende kosten, afhankelijk van de hoeveelheid data, het aantal devices, hoe vaak uw gegevens wijzigen en de bijbehorende doelstellingen voor RTO en RPO.

Cruciale bedrijfsgegevens staan allang niet meer alleen op centrale fileservers en in synchronisatiediensten zoals OneDrive. Kerngegevens horen te worden samengebracht en volgens een 3-2-1-back-upplan veiliggesteld, maar onvermijdelijk staat er ook data op devices van eindgebruikers die eveneens een back-up verdient. Zo legt u productiegegevens vast en zorgt u voor snel herstel en een vlotte terugkeer naar productiviteit.

Door al deze variabele factoren zijn back-upprijzen moeilijk direct te vergelijken. IT-teams moeten samen met de betrokkenen een back-upplan opstellen dat aan hun eisen voldoet en hun gegevens met de juiste frequentie voldoende beschermt. Vervolgens kiezen ze een passende, compliant oplossing die dat mogelijk maakt.

Hoe back-upprijzen zijn opgebouwd

De back-upoplossing die u kiest moet aansluiten bij uw doelen op lange termijn en bij uw budget. Een oplossing die te duur is en niet voorspelbaar meeschaalt wordt al snel onhoudbaar, met hiaten in de dekking tot gevolg. Later van back-upoplossing wisselen is verstorend en leidt tot losse systemen die herstel bemoeilijken.

Er zijn een aantal gangbare manieren waarop back-upprijzen worden opgebouwd en die u moet kennen.

Prijs per gebruiker

Een prijs per gebruiker is een eenvoudige abonnementsvorm die meerdere devices per medewerker dekt. Dat vereenvoudigt de facturatie. Meestal geldt er echter een opslaglimiet per gebruiker en die kan beperkend werken als gebruikers meer dan een paar devices hebben waarvan een back-up nodig is.

Prijs per device

Abonnementen per device worden berekend per telefoon, tablet, laptop, desktop of ander device. Dat is voorspelbaar voor kleine teams en omdat de opslaglimiet per device geldt schaalt het goed mee.

Wel moet u bepalen van welke devices daadwerkelijk een back-up nodig is. Een prijs per device lijkt misschien op een prijs per gebruiker, maar schaalt anders. Naarmate gebruikers meer devices hebben, is het niet altijd kostenefficiënt om ze allemaal te dekken.

Prijs op basis van opslag

Bij een prijs op basis van opslag telt het aantal devices niet mee en wordt alleen gefactureerd op basis van de opslagruimte die uw back-ups innemen bij de back-updienst. Dat wordt gemeten per gigabyte of per terabyte.

Sommige back-upoplossingen rekenen een lager abonnementstarief per gebruiker of per device met een basisopslaglimiet en brengen extra kosten in rekening voor opslag daarboven. Andere doen hetzelfde, maar laten u uw eigen opslag meebrengen door uw eigen servers of cloud-based oplossingen zoals objectopslag te koppelen.

Hoe back-upkosten kleine teams beïnvloeden

Elk bedrijf wil groeien. Dat heeft op twee belangrijke manieren invloed op de keuze van een back-upoplossing.

• Groei stokt wanneer gegevensverlies zorgt voor operationele, financiële, juridische of compliance-gerelateerde verstoringen in uw bedrijf.
• Naarmate uw bedrijf groeit, veranderen uw back-upvereisten en dat vraagt om flexibiliteit en schaalbaarheid.

Om dat op te vangen, moet u de volgende vereisten bepalen:

• Aantal devices en gebruikers: meer endpoints verhogen de totale kosten.
• Datavolume: grotere datasets verhogen de opslagkosten.
• Back-upfrequentie: frequentere back-ups vragen meer resources.
• Bewaarbeleid: langere bewaartermijnen verhogen het opslaggebruik.
• Beveiligingsfuncties: geavanceerde functies zoals versleuteling, bescherming tegen ransomware (onveranderlijkheid) en Monitoring kunnen de prijs opdrijven.

Om kostenefficiënt back-ups te maken, moet u weten waarvan u precies een back-up maakt.

Zo stelt u een back-upbudget op

De factoren die back-upkosten bepalen zijn per bedrijf uniek en uiteenlopend, maar de meeste kleine teams volgen vergelijkbare strategieën bij het kiezen van back-upproducten. Die hebben elk hun voor- en nadelen:

• Beginnen met basisback-ups op instapniveau: lage instapkosten, maar weinig flexibel en beperkt in functies voor langdurig gebruik. Later overstappen naar een ander platform kan nodig blijken.
• Back-uptools van gemiddeld niveau voor kleine bedrijven: veelzijdige cloudback-uptools met schaalbare prijzen, automatisering en Monitoring leveren betrouwbaardere back-ups op. Hier eerder voor kiezen brengt hogere initiële kosten met zich mee, maar biedt betere bescherming en voordelen op lange termijn.
• Geavanceerde back-upplatformen: tools van enterprise-niveau bieden geavanceerde beveiligings- en compliancemaatregelen, maar die zijn voor kleine bedrijven vaak overdreven, tenzij er specifieke compliance-eisen zijn waar tools voor kleine bedrijven geen antwoord op hebben.

Zodra u een geschikte back-uptool hebt gekozen, stelt u een budgetplan op door:

• Groei in te schatten: houd rekening met een toenemend datavolume zodat u toekomstige kosten niet onderschat.
• Schaalbare abonnementen te kiezen: gebruik back-upoplossingen die meegroeien met uw behoeften en vermijd vaste limieten die later een migratie afdwingen.
• Regelmatig te evalueren: pas back-upstrategieën en abonnementen aan wanneer data en gebruik veranderen om onverwacht hoge rekeningen te voorkomen.

Back-upkosten afwegen tegen het risico op gegevensverlies: waar u op moet letten

De kosten van uitvaltijd, de bijbehorende hersteltijd en -inspanning en de impact van gegevensverlies op uw bedrijfscontinuïteit maken back-ups onmisbaar – een moderne kostenpost die geen enkele organisatie verstandig kan vermijden. Toch heeft niet elk bedrijf de middelen voor volledige, continue dekking waarin elke beschikbare geavanceerde functie wordt benut. U moet het risico van het verlies van specifieke datasets afwegen tegen de kosten om er een back-up van te maken.

Zelfs goedkope back-ups kunnen dure verstoringen voorkomen en er zijn aanvullende manieren om de back-upkosten te drukken, zoals gegevens categoriseren en tijdelijke of onbelangrijke data buiten de back-up laten, net als data die eenvoudig opnieuw te maken is, en gegevens samenbrengen op minder devices.

Wat moet uw back-upplan dekken?

Uw back-upplan moet zowel devices van eindgebruikers als servers en cloudresources omvatten en kostenoverwegingen in hun geheel meenemen. Voor kleine bedrijven zonder eigen centrale infrastructuur volstaat vaak een back-up van devices in combinatie met een back-up van de SaaS-platformen waarvan u afhankelijk bent. Voor middelgrote tot grote bedrijven zijn serverbackup en Monitoring cruciaal, met back-ups op een externe locatie en geautomatiseerde cloudback-ups.

Zonder toezicht en eigenaarschap zijn back-ups van devices zinloos en weggegooid geld

Voor managed service providers (MSP’s) die verantwoordelijk zijn voor de gegevensbescherming van meerdere bedrijven is toezicht op back-ups essentieel. Zonder dat toezicht raken devices uit de pas en kunnen kritieke gegevens over het hoofd worden gezien en bij een incident verloren gaan. Het bundelen van uw IT-toolchain helpt die hiaten te dichten. NinjaOne verenigt cloudback-up voor endpoints en servers, beheer van mobiele apparaten (MDM), monitoring en beheer op afstand (RMM), Helpdesk en tools voor eindpuntbeveiliging. Zo kunt u proactief maatregelen nemen om gegevens te beschermen en terugvallen op relevante, betrouwbare back-ups als er toch iets misgaat.

NinjaOne biedt ook voordelen voor kleine bedrijven en start-ups die steeds meer leunen op teams op afstand en BYOD, ondersteund door SaaS-platformen zoals Microsoft 365 en Google Workspace. De suite IT-tools van NinjaOne is managed, met een gestroomlijnde onboarding waarmee u snel devices aanmeldt en back-ups start van telefoons en tablets van Apple en Android, laptops en werkstations met Windows en macOS, servers en bestanden in Google Drive en OneDrive.

De prijsstelling is voorspelbaar, met maandabonnementen per device voor afzonderlijke functies. Zo schaalt alles mee met uw kleine bedrijf en de veranderende behoeften ervan.