SaaS-platforms zoals Microsoft 365 en Google Workspace zijn voor SMB’s onmisbaar geworden om kritieke processen te beheren, zoals e-mail, bestandsopslag en samenwerking.
Deze platforms beschikken meestal wel over ingebouwde functies voor gegevensbewaring, maar die voldoen zelden aan de specifieke wettelijke en regelgevende eisen waaraan organisaties moeten voldoen.
Daarom hebben SMB’s een duidelijk omschreven bewaarbeleid voor SaaS-data nodig dat aansluit op hun compliance-verplichtingen.
Zonder zo’n beleid lopen ze het risico op permanent gegevensverlies, hogere SaaS-kosten of erger nog: boetes omdat ze niet aan de wettelijke normen voldoen.
In deze gids leest u hoe u uw SMB-klanten helpt een helder bewaarbeleid voor SaaS-data op te stellen. Lees verder en ontdek wat een effectief bewaarbeleid voor gegevens moet bevatten.
Meer informatie nodig? Bekijk onze videotutorial: Zo stelt u een bewaarbeleid voor SaaS-data op voor SMB-klanten.
Een compliant SaaS-bewaarbeleid ontwikkelen
Voor een duidelijk omschreven en compliant bewaarbeleid voor SaaS-data hebt u het volgende nodig:
📌Vereisten
- Een overzicht van de SaaS-platforms die in gebruik zijn (bijvoorbeeld Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Salesforce, Dropbox)
- Kennis van de regelgevingskaders die voor de klant gelden, zoals HIPAA, PCI, DSS, GDPR en CCPA
- Een vastgesteld Recovery Point Objective (RPO) en Recovery Time Objective (RTO)
- Toegang tot de native SaaS-beheerconsoles en/of back-uptools van derden
- Een documentatiesysteem (SharePoint, IT Glue of NinjaOne Documentation) om beleid vast te leggen en te beoordelen
Stap 1: breng de zakelijke en compliance-eisen in kaart
Begin met het in kaart brengen van de branchevoorschriften die op uw gegevenscategorieën van toepassing zijn. Organisaties die zorggegevens verwerken moeten zich bijvoorbeeld aan HIPAA houden, terwijl organisaties die met klantgegevens uit de EU werken aan de GDPR moeten voldoen.
Stem met het management van uw SMB-klant af hoe de bewaardoelen aansluiten op de zakelijke behoeften, zoals een bewaartermijn van zeven jaar voor financiële administratie.
Controleer daarnaast uw contracten op specifieke bepalingen over gegevensbewaring, zodat u geen enkele wettelijke verplichting over het hoofd ziet.
Resultaat: een checklist met compliance- en bedrijfseisen
Stap 2: controleer de bewaarmogelijkheden van uw huidige SaaS-platform
Bekijk vervolgens de standaard bewaarinstellingen van uw SaaS-applicaties. Vergelijk deze functies en let op hiaten in de dekking. Zo ziet u sneller waar uw huidige inrichting tekortschiet.
Gebruik automatisering om de huidige bewaarconfiguraties te exporteren en het proces te vereenvoudigen:
(A) Bewaarinstellingen exporteren uit Google Workspace voor een audit
gcloud vault matters list --query="name:RetentionPolicy"
(B) Bewaarbeleid voor mailboxen exporteren uit Microsoft 365
Get-RetentionCompliancePolicy | Export-Csv "M365_RetentionPolicies.csv" -NoTypeInformation
Met deze exports controleert u of uw huidige inrichting voor gegevensbewaring aansluit op uw wettelijke eisen.
Resultaat: een matrix met SaaS-bewaarmogelijkheden
Stap 3: bepaal bewaartermijnen per gegevenscategorie
Stel gelaagd bewaarbeleid op basis van gegevenstype en bedrijfsbelang:
- Kort (30-90 dagen): herstel van verwijderde items
- Middellang (1-3 jaar): operationele en samenwerkingsgegevens
- Lang (7+ jaar): financiële en HR-gegevens en compliance-kritieke administratie
Resultaat: een gestandaardiseerd bewaarschema dat is goedgekeurd door het management van de SMB
Stap 4: voer het bewaarbeleid in en automatiseer het
Zodra het bewaarschema is vastgelegd, configureert u uw bewaarbeleid met native SaaS-functies zoals de bewaarlabels van Microsoft 365 of regels in Google Vault. Zijn er hiaten? Overweeg dan back-uptools van derden, zoals NinjaOne Backup.
Automatiseer uw SaaS backup-proces waar dat kan. Zo verkleint u de kans op handmatige fouten en voorkomt u dat u van uw beleid afdwaalt.
Resultaat: een goed gedocumenteerd implementatieplan met ingeschakelde auditlogs
Stap 5: beoordeel, test en actualiseer uw bewaarbeleid regelmatig
Voer ten slotte elk kwartaal hersteltests uit om te controleren of uw beleid voldoet aan de RPO- en RTO-doelen van uw klant.
Plan jaarlijkse evaluaties in om uw bewaarbeleid aan te passen aan veranderende wettelijke of zakelijke eisen. Zorg voor volledige documentatie van alle uitgevoerde tests en evaluaties, zodat u altijd klaar bent voor een audit.
Resultaat: auditlogs over gegevensbewaring, opgeslagen in NinjaOne Documentation of vergelijkbare documentatiesystemen
Samenvatting van het proces
| Onderdeel | Doel en waarde | Resultaat |
| Checklist met eisen | Zorgt voor aansluiting op compliance- en bedrijfsbehoeften | Checklist met compliance- en bedrijfseisen |
| Matrix met bewaarmogelijkheden | Brengt hiaten tussen behoeften en standaard SaaS-bewaarinstellingen aan het licht | Matrix met SaaS-bewaarmogelijkheden |
| Gestandaardiseerd schema | Zorgt voor duidelijkheid en consistentie over alle gegevenstypen heen | Gestandaardiseerd bewaarschema |
| Geautomatiseerde handhaving | Beperkt menselijke fouten en zorgt voor betrouwbaarheid | Gedocumenteerd implementatieplan met ingeschakelde auditlogs |
| Regelmatige evaluatie/tests | Houdt compliance en auditgereedheid op peil | Auditlogs over gegevensbewaring |
Waarvoor dient een bewaarbeleid voor SaaS-data?
Met een helder bewaarbeleid voor SaaS-data kunnen SMB’s:
- Hun bewaarbeleid afstemmen op wettelijke en contractuele verplichtingen: een duidelijk omschreven bewaarbeleid voor SaaS-data zorgt ervoor dat SMB’s voldoen aan privacywetgeving en de SLA’s met hun klanten.
- Duidelijkheid scheppen tijdens audits en juridische beoordelingen: met een bewaarbeleid voor SaaS-data zijn SMB’s altijd klaar voor een audit. Ze kunnen snel aantonen hoe ze hun gegevens beheren, waar ze die opslaan en hoe lang ze die bewaren.
- Opslagkosten verlagen zonder in te leveren op herstelmogelijkheden: gegevens onbeperkt bewaren wordt al snel duur, zeker naarmate SMB’s groeien en steeds meer data verzamelen. Vastgelegde bewaartermijnen helpen hen kostenefficiëntie en operationele behoeften in balans te brengen door te bepalen wanneer gegevens worden verwijderd of gearchiveerd.
- Proactieve IT-governance laten zien aan klanten: een bewaarbeleid laat zien dat een organisatie de gevoelige informatie van haar klanten proactief beschermt en zich aan de branchenormen houdt.
Wat hoort er in een bewaarbeleid voor SaaS-data?
Een goed geschreven bewaarbeleid voor gegevens beschrijft hoe een organisatie met data omgaat, van het ontstaan tot de verwijdering. Het beleid bevat:
- Doel en reikwijdte: het waarom van het beleid en de gegevenscategorie die het bestrijkt
- Gegevenscategorieën: de verschillende soorten gegevens die de organisatie verzamelt en opslaat
- Bewaartermijnen: de specifieke bewaartermijn per verzameld gegevenstype
- Procedures voor verwijdering en vernietiging: het proces om gegevens veilig te verwijderen of te vernietigen zodra de bewaartermijn is verstreken
- Rollen en verantwoordelijkheden: wie verantwoordelijk is voor de handhaving van het beleid
- Wet- en regelgeving: de wetten of voorschriften waaraan het beleid moet voldoen
- Opslag en toegangscontrole: waar gegevens worden opgeslagen, hoe ze worden beveiligd en wie ze mag inzien of beheren
- Back-upprocedures: de frequentie van back-ups, de opslaglocatie en de bewaartermijn per gegevenscategorie
Zo helpt NinjaOne u bij het handhaven van bewaarbeleid voor SaaS-data
NinjaOne vereenvoudigt de handhaving van bewaarbeleid voor SaaS-data door:
- Bewaardocumentatie te hosten en van versiebeheer te voorzien in NinjaOne Documentation
- Herinneringen voor de kwartaalhersteltests te automatiseren
- Compliance-tickets of -taken rond bewaarevaluaties te volgen
- Controlemomenten voor gegevensbewaring op te nemen in QBR’s, zodat u uw governance kunt laten zien aan SMB-klanten
Quick-start guide
Zo stelt u een bewaarbeleid voor SaaS-data op voor SMB-klanten
Stap 1: breng de zakelijke en compliance-eisen in kaart
– Bepaal de wettelijke verplichtingen (GDPR, HIPAA, enzovoort)
– Breng branchespecifieke regelgeving in kaart
– Beoordeel de interne bedrijfsbehoeften en bewaardoelen
Stap 2: controleer uw huidige SaaS-gebruik
– Inventariseer alle SaaS-applicaties die in gebruik zijn
– Leg vast welke gegevenstypen in elke applicatie worden opgeslagen
– Beoordeel hoe gegevens nu worden verwerkt
Stap 3: leg duidelijke bewaartermijnen vast
– Stel concrete termijnen vast voor de verschillende gegevenstypen
– Houd rekening met zaken als legal holds, auditeisen en operationele behoeften
– Werk waar dat zinvol is met gelaagd bewaarbeleid
Stap 4: richt technische maatregelen in
– Configureer geautomatiseerde verwijderschema’s
– Stel notificaties in voor naderende bewaartermijnen
– Voer toegangscontrole en versleuteling door
Stap 5: zorg voor documentatie en training
– Leg uw bewaarbeleid helder vast in documentatie
– Train medewerkers in de implementatie en naleving van het beleid
– Stel procedures op voor uitzonderingen en bijzondere gevallen
Stap 6: monitor en evalueer
– Controleer regelmatig of het bewaarbeleid wordt nageleefd
– Werk het beleid bij als bedrijfsbehoeften of regelgeving veranderen
– Houd gedetailleerde logs bij van alle bewaaractiviteiten
Het artikel benadrukt dat een effectief bewaarbeleid voor SaaS-data SMB’s niet alleen helpt om aan de regelgeving te voldoen, maar ook de operationele efficiëntie verbetert en de opslagkosten verlaagt. Het advies is om waar mogelijk geautomatiseerde oplossingen in te zetten, zodat het beleid consistent wordt gehandhaafd in alle SaaS-applicaties.
Sterkere klantrelaties dankzij een helder bewaarbeleid voor SaaS-data
Een bewaarbeleid voor SaaS-data kan voor SMB’s het verschil maken. Het haalt het giswerk uit gegevensbeheer en vervangt dat door duidelijkheid.
Door uw SMB-klanten te helpen hun bewaarpraktijk af te stemmen op branche-eisen en op de ingebouwde mogelijkheden van hun SaaS-tools, versterkt u het vertrouwen en bouwt u aan een hechtere relatie.
Gerelateerde onderwerpen:
