Belangrijkste punten
- Exporteer Outlook-postvakken handmatig naar PST-bestanden met de wizard Importeren/Exporteren in de klassieke versie van Outlook.
- Bewaar de geëxporteerde PST-bestanden in de cloud of op een externe locatie, zoals OneDrive of SharePoint, zodat ze toegankelijk blijven als lokale hardware uitvalt.
- Wilt u een extra lokale kopie van uw M365-data? Gebruik dan de synchronisatiefunctie van OneDrive om OneDrive- en SharePoint-bestanden te downloaden of te synchroniseren naar een lokaal device.
- Voeg een geautomatiseerde back-upoplossing van derden toe voor Exchange, OneDrive en SharePoint voor doorlopende bescherming die handmatige exports niet kunnen bieden.
Microsoft 365 slaat bedrijfskritische data op in Outlook, OneDrive en SharePoint. Microsoft biedt weliswaar ingebouwde functies voor gegevensbescherming, maar die zijn bedoeld voor beschikbaarheid en bewaartermijnen, niet voor volledige back-ups. Data kan nog steeds definitief verloren gaan door per ongeluk verwijderen, ransomware of het verlopen van een bewaarbeleid.
In deze gids leest u hoe u een back-up maakt van Outlook-e-mails en bestanden in Microsoft 365. We behandelen native exporttools, handmatige methoden en oplossingen van derden, zodat u de aanpak kunt kiezen die bij uw omgeving past.
Welke data moet u back-uppen in Microsoft 365?
Weten hoe u een back-up maakt van Outlook-e-mails is maar een deel van het verhaal. Microsoft 365-data is verspreid over meerdere services en elke service vraagt om een eigen aanpak om alles goed te beschermen.
De belangrijkste datatypen op een rijtje:
- E-mails in Exchange Online: hieronder vallen de inhoud van postvakken, agenda-items en contactpersonen die in Outlook en Exchange Online zijn opgeslagen.
- Bestanden in OneDrive en SharePoint: documenten, spreadsheets en gedeelde bestanden in OneDrive voor Bedrijven en SharePoint-bibliotheken.
- Bijlagen en gedeelde documenten: bestanden die via e-mail of samenwerkingstools worden gedeeld, kunnen op meerdere plekken bestaan.
Elk van deze datatypen bevindt zich in een ander deel van de Microsoft 365-infrastructuur. Daarom dekt één enkele back-upmethode zelden alles af.
Zo maakt u een back-up van Microsoft 365-e-mails
Er bestaat geen enkele ingebouwde back-upoplossing voor Microsoft 365. IT-teams moeten dus native exporttools en handmatige methoden combineren om back-ups op een bepaald moment te maken. Oplossingen van derden kunnen wel doorlopende bescherming bieden.
E-mails exporteren naar PST-bestanden
Dit is de meest gebruikte methode binnen de app om een momentopname van uw Outlook-e-maildata te maken. Deze stappen gelden echter alleen voor de klassieke versie van Outlook. De nieuwe Outlook, de standaardversie op Windows 11, ondersteunt geen PST-export of -import.
U moet dus eerst terugschakelen naar de klassieke Outlook voordat u onderstaande stappen volgt:
- Open Outlook en ga naar Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren.
- Selecteer Naar een bestand exporteren en klik op Volgende.
- Kies Outlook-gegevensbestand (.pst) en klik op Volgende.
- Selecteer het postvak of de map die u wilt exporteren. Vink Submappen opnemen aan om het volledige postvak mee te nemen.
- Kies een locatie om het PST-bestand op te slaan en klik op Voltooien.
- Bewaar het geëxporteerde PST-bestand op een veilige plek. U kunt het lokaal opslaan, in cloudopslag zoals OneDrive of op een externe schijf.
Een PST-export maakt een snapshot van het postvak op het moment van exporteren. Die wordt niet automatisch bijgewerkt, dus u moet het proces herhalen om de back-up actueel te houden.
E-mails opslaan in cloudopslag
Naast het exporteren van e-mails naar PST-bestanden kunt u ze in cloudopslag bewaren voor een extra laag Microsoft-back-updekking. Door PST-bestanden in de cloud op te slaan, staan uw back-ups op een externe locatie, zijn ze vanaf elk device toegankelijk en zijn ze beschermd tegen lokale hardwarestoringen.
Voer hiervoor de volgende stappen uit:
- Exporteer het postvak naar een PST-bestand volgens de methode hierboven.
- Upload het PST-bestand naar OneDrive, SharePoint of een cloudopslagdienst van derden.
- Controleer of de upload volledig is en of het bestand toegankelijk is vanaf de opslaglocatie.
Wat zijn de beperkingen van native e-mailback-ups?
Native back-upmethoden dekken de basis, maar vertonen hiaten die gevolgen hebben in beheerde of bedrijfskritische omgevingen. Als u die kent, kunt u als IT-team beter bepalen wanneer een veiligere back-upaanpak voor Microsoft 365 nodig is.
Enkele opvallende beperkingen:
- Het handmatige proces moet steeds worden herhaald: PST-exports en bestandsuploads moeten regelmatig worden herhaald om actueel te blijven. Er is geen ingebouwde planningsfunctie om dit te automatiseren.
- Geen planning via automatisering: zonder tooling van derden is er geen manier om native exportmethoden volgens een vast schema te automatiseren. Door de gaten tussen handmatige exports valt recente data mogelijk buiten de dekking.
- Beperkt schaalbaar in grote omgevingen: handmatige exports uitvoeren voor tientallen of honderden postvakken is onpraktisch. Individuele medewerkers of kleine teams moeten dit bij incidenteel gebruik zelf doen.
Zo maakt u een back-up van OneDrive en bestanden
Back-ups van Microsoft 365-bestanden werken anders dan e-mailback-ups: OneDrive en SharePoint vragen allebei om een eigen back-upstrategie. Afhankelijk van uw behoeften kunt u bestanden back-uppen via handmatige downloads, synchronisatieclients of geautomatiseerde back-upoplossingen van derden.
Handmatig downloaden of synchroniseren
De eenvoudigste manier om een back-up van OneDrive-bestanden te maken is ze rechtstreeks te downloaden. Een andere methode is de OneDrive-synchronisatieclient gebruiken om lokale kopieën bij te houden.
Stappen:
- Meld u aan bij OneDrive via het web of de desktopclient.
- Selecteer de bestanden of mappen waarvan u een back-up wilt maken.
- Download ze rechtstreeks naar een lokale schijf of controleer of de OneDrive-synchronisatieclient de bestanden lokaal op het device synchroniseert.
- Bewaar de gedownloade bestanden op een veilige plek, los van het primaire OneDrive-account.
Beveilig e-mails en zorg dat belangrijke communicatie bewaard blijft.
Wat zijn de beperkingen van native bestandsback-ups?
Native back-upmethoden voor bestanden zijn handig. Toch brengen ze risico’s met zich mee die u makkelijk over het hoofd ziet tot er iets misgaat. Denk aan:
- Synchroniseren is niet hetzelfde als een back-up: de OneDrive-synchronisatieclient spiegelt de huidige staat van bestanden. Wordt een bestand in OneDrive verwijderd of beschadigd, dan wordt die wijziging naar alle gekoppelde devices gesynchroniseerd.
- Verwijderde of beschadigde bestanden worden over alle devices gesynchroniseerd: raakt een bestand versleuteld door ransomware, besmet met malware of per ongeluk verwijderd, dan wordt die wijziging direct naar elk gekoppeld device doorgezet.
- Geen centraal back-upbeheer: native tools bieden geen centrale plek om de exportstatus, de datadekking of de herstelmogelijkheden van alle gebruikers en devices in de organisatie te volgen.
Back-ups van derden voor Microsoft 365-data
Voor organisaties die doorlopende back-updekking voor Microsoft 365 nodig hebben zijn back-upoplossingen voor ondernemingen van derden een praktische optie. Ze vullen de hiaten van native tools op en zijn schaalbaar.
Back-upoplossingen van derden doen doorgaans het volgende:
- Exchange, OneDrive en SharePoint samen back-uppen: één oplossing dekt e-mail, bestanden en gedeelde documenten onder hetzelfde beleid. U hoeft dus geen aparte processen per service te beheren.
- Automatisch volgens een schema draaien: back-ups lopen zonder handmatig ingrijpen. Zo blijft recente data beschermd zonder dat iemand eraan moet denken bestanden te exporteren.
- Data buiten Microsoft 365 opslaan: back-upkopieën staan in een aparte omgeving, zodat een ransomware-aanval of een gecompromitteerd account binnen Microsoft 365 niet ook de back-up raakt.
Tools van derden zijn de betrouwbaarste manier om consistente dekking van alle Microsoft 365-datatypen te garanderen, zonder de beperkingen en handmatige rompslomp van native methoden.
Bewaarbeleid voor Microsoft 365-data
Microsoft 365 heeft ingebouwde functies voor bewaren en herstellen, geen back-upfuncties. Als u weet wat die functies wel kunnen, begrijpt u als IT-team beter waarom aanvullende back-updekking nodig is.
De bewaarfuncties in Microsoft 365 omvatten:
- Bewaren van verwijderde items: verwijderde e-mails en bestanden worden een bepaalde periode bewaard voordat ze definitief verdwijnen. Het standaard bewaartermijn verschilt per abonnement en kan worden verlengd, maar zodra die verstrijkt is de data weg.
- Versiegeschiedenis: OneDrive en SharePoint bewaren eerdere versies van bestanden, zodat gebruikers wijzigingen kunnen terugdraaien. Deze functie helpt bij onbedoelde bewerkingen, maar beschermt niet tegen het verwijderen van een account.
- Compliancebeleid: u kunt een bewaarbeleid instellen om data om wettelijke redenen vast te houden, waardoor verwijderen tijdens de bewaarperiode niet mogelijk is. Dit is bedoeld voor juridische en compliance-eisen.
Deze functies ondersteunen databeheer en compliance, maar ze vervangen een back-up niet.
De beste back-upmethode kiezen
De juiste back-upaanpak hangt af van hoe kritiek de data is, hoeveel data de organisatie moet beschermen, hoe vaak die verandert en hoe snel die herstelbaar moet zijn als er iets misgaat.
Gebruik handmatige methoden als:
- Het datavolume klein is en u slechts af en toe een back-up nodig hebt.
- De omgeving maar een handvol gebruikers telt en PST-exports en bestandsdownloads behapbaar zijn.
Gebruik geautomatiseerde oplossingen van derden als:
- De data bedrijfskritisch is en doorlopende bescherming nodig heeft zonder handmatig ingrijpen.
- De omgeving meerdere gebruikers of postvakken omvat, waardoor handmatige methoden niet schaalbaar zijn.
- Snel en betrouwbaar herstel vereist is na dataverlies of een beveiligingsincident.
De meeste organisaties zijn het best af met een combinatie van beide. Handmatige exports leveren een draagbare momentopname op die losstaat van welk platform van derden dan ook. Geautomatiseerde oplossingen bieden daarentegen doorlopende dekking die handmatige methoden niet kunnen volhouden.
Houd het Microsoft-ecosysteem van uw team veilig met NinjaOne Backup.
Veelvoorkomende misvattingen over Microsoft 365-back-ups
Deze misvattingen komen zo vaak voor dat ze regelmatig tot dataverlies leiden in omgevingen waar men ervan uitgaat dat Microsoft 365 meer regelt dan het in werkelijkheid doet.
Veelgehoorde misvattingen:
- Microsoft 365 maakt automatisch een back-up van alle data: Microsoft maakt niet automatisch traditionele back-ups van al uw data. Het werkt volgens een shared responsibility model, waarbij Microsoft de onderliggende cloudinfrastructuur en de beschikbaarheid van de dienst beheert. Tegelijkertijd blijft uw organisatie verantwoordelijk voor het beschermen, back-uppen en herstellen van de eigen data.
- OneDrive-synchronisatie is een back-upoplossing: synchronisatie spiegelt de huidige staat van bestanden, inclusief verwijderingen en beschadigingen, in plaats van onafhankelijke herstelkopieën bij te houden.
- Bewaarbeleid biedt volledige bescherming: een bewaarbeleid dient vooral voor compliance, niet voor herstel. Houd er rekening mee dat data definitief verloren gaat zodra de bewaarperiode verstrijkt.
- Handmatige exports volstaan voor alles: PST-exports en bestandsdownloads zijn momentopnamen die u handmatig moet herhalen en die niet schaalbaar zijn.
- Data in de cloud kan niet verloren gaan: data in Microsoft 365 kan definitief worden verwijderd, beschadigd raken of ontoegankelijk worden door verkeerde configuraties, cyberaanvallen of accountproblemen.
Wie van een van deze aannames uitgaat, houdt hiaten over die pas zichtbaar worden als de data al weg is.
Bouw een complete back-upstrategie voor Microsoft 365
Een succesvolle back-upstrategie combineert handmatige exports voor draagbare momentopnamen met geautomatiseerde oplossingen van derden voor doorlopende dekking van Exchange, OneDrive en SharePoint. Organisaties die op slechts één van deze aanpakken vertrouwen nemen meer risico dan de meesten beseffen, tot er iets misgaat.
NinjaOne SaaS backup slaat Microsoft 365-data op in onveranderlijke cloudopslag, zodat een postvak of OneDrive herstelbaar blijft, ook als de originele data verloren gaat, wordt verwijderd of versleuteld raakt. Dankzij het granulaire herstel en het flexibele bewaarbeleid van het platform houden IT-teams meer controle over hun SaaS-data. Meld u aan voor een gratis trial van NinjaOne SaaS backup.
Gerelateerde onderwerpen:
