De hoeveelheid persoonlijke en organisatorische gegevens die online en op apparaten worden opgeslagen, is sterk toegenomen. Het verlies van deze gegevens kan rampzalige gevolgen hebben voor bedrijven of personen, wat betekent dat gegevensbescherming zeker noodzakelijk is. Plannenvoor gegevensbescherming zijn van essentieel belang voor de veiligheid en beveiliging van gegevens binnen alle organisaties.
Wat is een gegevensbeschermingsplan?
Een gegevensbeschermingsplan omvat alle stappen die worden ondernomen om belangrijke organisatorische gegevens te beschermen. Dit omvat de bescherming van informatie tegen cyberaanvallen of andere bedreigingen, of het terugzetten van opgeslagen informatie in geval van compromittering.
Een gegevensbeschermingsbeleid biedt richtlijnen om te sturen en te standaardiseren hoe uw organisatie haar gevoelige gegevens beschermt. Plannen voor gegevensbescherming moeten worden afgestemd op het gegevensbeschermingsbeleid van een organisatie.
Wat dekt een gegevensbeschermingsplan?
Een gegevensbeschermingsplan bestrijkt een breed scala van informatie die alle onder de paraplu van “gevoelige gegevens” vallen. Gevoelige gegevens zijn vertrouwelijke gegevens die moeten worden beschermd tegen verlies of tegen ongerechtvaardigde toegang.
Voorbeelden van gevoelige persoonsgegevens zijn telefoonnummers, adressen, e-mailadressen, geboortedata, socialezekerheidsnummers of equivalenten daarvan, en andere identificerende informatie. Gevoelige gegevens kunnen ook alle essentiële organisatorische gegevens zijn waartoe geautoriseerde toegang nodig is, die centraal staan in de gegevensopslag van een organisatie, of die noodzakelijk zijn voor de voortdurende werking van een organisatie.
Waarom is een plan voor gegevensbescherming belangrijk?
Het opstellen van een gegevensbeschermingsplan voor uw organisatie is essentieel om ervoor te zorgen dat de gegevens van de organisatie beschermd en veilig zijn. Als een onderdeel van uw IT-systeem faalt, zal een plan voor gegevensbescherming een actiepunt bevatten om de storing aan te pakken. Dit biedt gemoedsrust voor u en uw organisatie.
Plannen voor gegevensbescherming helpen ook om de wet- en regelgeving inzake het gebruik van persoonsgegevens van consumenten en cliënten aan te pakken. De Algemene verordening gegevensbescherming(GDPR) is een verordening van de EU die is vastgesteld om personen controle te geven over de gegevens die over hen worden verzameld. Organisaties die deze persoonsgegevens verzamelen, worden ook verantwoordelijk gehouden door het gebruik van richtsnoeren over wat wel en wat niet met deze persoonsgegevens mag worden gedaan, en het betalen van vergoedingen voor niet-naleving.
3 belangrijke onderdelen van een plan voor gegevensbescherming
Plannen voor gegevensbescherming bevatten vele componenten om ervoor te zorgen dat gegevens holistisch worden beschermd. Elementen die gewoonlijk in gegevensbeschermingsplannen zijn opgenomen, zijn onder meer:
1) Levenscyclus van de gegevens
Een succesvol gegevensbeschermingsplan begint met het overwegen van de verschillende fasen van de gegevenslevenscyclus, van begin tot eind. Dit zorgt ervoor dat u uw gegevens gedurende de hele levenscyclus beschermt, in plaats van dat gegevensbescherming een laatste redmiddel is.
De levenscyclus van gegevens begint met het invoeren of verzamelen van informatie. De gegevens worden vervolgens geëvalueerd en er wordt bepaald waar ze worden opgeslagen. Na de opslag worden de gegevens gedeeld en verspreid naar de plaatsen waar ze nodig zijn. De levenscyclus “eindigt” met bescherming en beperkte toegang, en hergebruik van de gegevens waar nodig.
2) Beheer van de toegang tot gegevens
Controle op de toegang tot de gegevens is van cruciaal belang om de bescherming ervan te waarborgen. Dit kan worden bereikt door middel van bijvoorbeeld wachtwoordbeveiliging en encryptie. Zo heeft alleen personeel met de juiste wachtwoorden of ontcijferingsmethoden toegang en is de informatie veilig.
De toegang tot gegevens beheren is een van de beste manieren om gegevensbescherming te garanderen. Door de toegang te beperken, kunt u nadelige gevolgen voorkomen, zoals het vrijkomen van gevoelige gegevens, frauduleus gebruik van de gegevens of vernietiging van gegevens.
3) Gegevensopslag
Gegevensopslag is van essentieel belang om snel en gemakkelijk toegang te krijgen tot kopieën van gegevens voor het geval u informatie hebt die op enigerlei wijze is gecompromitteerd. Bepaal welke opslaglocaties, -types en -methoden het beste werken voor uw organisatie en creëer vervolgens een back-upstrategie die deze bepalingen weerspiegelt.
De 3-2-1 back-upstrategie is een algemene aanbeveling voor organisaties als het gaat om het opslaan van back-ups. Om deze methode te volgen, slaat u drie kopieën van uw gegevens op verschillende locaties op. Zorg ervoor dat er twee kopieën zijn op verschillende dragers, en dat één kopie niet op de plaats van de organisatie wordt bewaard.
Hoe maak je een gegevensbeschermingsplan?
Volg deze stappen om een succesvol gegevensbeschermingsplan op te stellen:
Beslis welke gegevens moeten worden beschermd
Bepaal welke gegevens binnen uw organisatie moeten worden beschermd voor de bedrijfsvoering, regelgeving met betrekking tot persoonsgegevens, of voor andere belangrijke onderdelen. Vervolgens kunt u uw gegevensbeschermingsplan opstellen, wetende welke informatie u beoogt te beschermen.
Ken de voorschriften
Gegevensvoorschriften, zoals de GDPR in de EU, zijn noodzakelijk om te kennen, zodat uw plan in overeenstemming met die voorschriften kan worden opgesteld.
Kies een back-uptype en -schema
Bepaalde soorten back -ups werken voor sommige organisaties beter dan voor andere, dus kies een type back-up dat aansluit bij uw doelstellingen op het gebied van gegevensbescherming. Overweeg ook een schema op te stellen met automatische back-ups, om ervoor te zorgen dat gegevens worden geback-upt en beschermd en u niet vergeet het handmatig te doen.
Organiseer de gegevens
Sorteer de gegevens zo dat ze, wanneer nodig, gemakkelijk te vinden en te raadplegen zijn. Dit helpt bij de operaties binnen de organisatie en bij het efficiënt herstellen van verloren gegevens.
Controle op de toegang tot gegevens
Beperk de toegang tot gegevens tot alleen die personen die toegang tot de informatie nodig hebben om hun verantwoordelijkheden te kunnen vervullen. Gegevens mogen alleen beschikbaar zijn op een “need-to-know”-basis.
Maak een plan voor gegevensherstel
Uw gegevensbeschermingsplan is slechts zo goed als zijn vermogen om aangetaste gegevens effectief te herstellen, dus zorg ervoor dat u een plan maakt voor efficiënt gegevensherstel.
Documenteren gegevensbeschermingsplan
Een kwaliteitsplan voor gegevensbescherming moet worden gedocumenteerd om ervoor te zorgen dat alle leden van de organisatie het plan kennen en ervan op de hoogte zijn indien hun gegevens worden gecompromitteerd. IT-documentatie is een uitstekend instrument om deze belangrijke informatie vast te leggen.
Voortdurend toezicht op de gegevens
Houd de gegevensback-ups bij en zorg ervoor dat ze regelmatig worden uitgevoerd. Dit zorgt ervoor dat als zich een probleem voordoet, u dit proactief kunt oplossen.
4 tips voor plannen voor gegevensbescherming
Gegevensbeschermingsplannen kunnen ontmoedigend lijken, gezien hoe belangrijk het is om gegevens veilig te bewaren, maar als u deze tips volgt, kan uw gegevensbeschermingsplan soepeler verlopen:
1) Maak vaak back-ups van gegevens
Als uw oorspronkelijke gegevens worden gecompromitteerd, kunt u alleen garanderen dat u de informatie hebt waarvan u eerder een back-up hebt gemaakt. Voorkom onnodig verlies van gegevens door vaak back-ups te maken van organisatiegegevens, zodat er minder hiaten zijn tussen de gegevenssets.
2) Geautomatiseerde systemen instellen
Het is riskant om gegevensbescherming over te laten aan vergeetachtige mensen, dus maak gebruik van geautomatiseerde systemen om uw gegevensbeschermingsplan uit te voeren. Gebruik “set and forget”-oplossingen om het werk en de zorgen uit het proces te halen.
3) Back-up redundanties tot stand brengen
Het lijkt misschien zonde om meer dan één kopie van de gegevens bij de hand te houden, maar back-upredundanties zijn essentieel als het gaat om de continuïteit van de bedrijfsvoering. Het is een gemakkelijke manier om ervoor te zorgen dat u altijd over de nodige gegevens beschikt.
4) Herstel uitvoeren naar apparaten
Plannen voor gegevensbescherming zijn bedoeld om gegevens die op enigerlei wijze gecompromitteerd zijn, te herstellen. Voer gegevensherstel uit op apparaten om ervoor te zorgen dat het plan deze taak efficiënt kan uitvoeren.
Bescherm de cruciale gegevens van uw organisatie
Met een plan voor gegevensbescherming kan uw organisatie de leiding nemen en de vitale gegevens in uw bezit beschermen. Lees over proactief IT-beheer om meer te weten te komen over hoe u het beheer van de gegevens van uw IT-omgeving doeltreffender kunt maken.
Ninja Data Protection biedt u de tools die u nodig hebt om voorbereid te zijn op gegevensverlies en organisatorische informatie veilig te stellen. Meld u vandaag nog aan voor een gratis trial.
