La soluzione di archiviazione e-mail NinjaOne per supportare la conformità al GDPR

Una soluzione conforme al GDPR è una piattaforma software progettata per aiutare le organizzazioni a gestire, proteggere e trattare i dati personali in conformità con il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Per NinjaOne, questo significa fornire un sistema centralizzato di backup e archiviazione e-mail SaaS che garantisca l’archiviazione sicura dei dati, comprese le comunicazioni e-mail, e che sia facilmente recuperabile e gestito con un rigoroso controllo degli accessi. La soluzione comprende processi di backup e archiviazione automatizzati, crittografia, autorizzazioni granulari per gli utenti, audit trail dettagliati e criteri di conservazione configurabili che, nel complesso, aiutano le organizzazioni a soddisfare i requisiti del GDPR in materia di protezione dei dati, trasparenza e responsabilità.

La soluzione di NinjaOne supporta le richieste di “Diritto di accesso” grazie alle sue capacità di ricerca avanzata e di ripristino granulare. La piattaforma consente ai team IT di individuare ed estrarre rapidamente dati specifici di e-mail, contatti e file associati utilizzando diversi criteri di ricerca. Grazie alla nostra dashboard di ricerca avanzata che supporta oltre 20 parametri di ricerca, le organizzazioni possono individuare e recuperare in modo efficiente i dati personali di un individuo negli ambienti Microsoft 365 e Google Workspace. Il sistema supporta il download e il ripristino di singoli elementi di posta elettronica, di intere caselle o di sottoinsiemi di dati specifici, consentendo una risposta rapida alle richieste di accesso ai dati da parte di soggetti interessati e mantenendo un audit trail completo di ogni azione di recupero.

Sebbene l’attuale soluzione di NinjaOne non offra il rilevamento automatico delle PII, fornisce solidi strumenti per la gestione delle informazioni potenzialmente sensibili. La piattaforma supporta un’archiviazione completa delle e-mail con funzionalità di ricerca avanzate che possono aiutare le organizzazioni a identificare e gestire le informazioni di identificazione personale. Sfruttando funzionalità di ricerca granulari e registri di audit dettagliati, gli amministratori e il personale autorizzato possono tenere traccia e rivedere il contenuto delle e-mail. I controlli di accesso basati sui ruoli del sistema aiutano a garantire che solo il personale autorizzato possa accedere ai dati sensibili. La crittografia AES-256 protegge i dati a riposo, mentre i protocolli TLS proteggono le informazioni durante il trasferimento.

Il registro di audit di NinjaOne fornisce un registro cronologico e completo di tutte le attività di sistema critiche per la conformità al GDPR. Il registro di audit classifica le attività in tre sezioni principali: Messaggi e registro di audit dei file (che tiene traccia di download, ripristini e migrazioni), registro delle attività dell’utente (che registra azioni come l’aggiunta di account e la creazione di criteri) e registro delle attività di sistema (che documenta le notifiche di sistema). La piattaforma genera report dettagliati che mostrano lo stato dei backup, la copertura della protezione e l’utilizzo dei posti. I ruoli di Amministratore completo e di Responsabile conformità e revisione possono accedere a questi registri, che includono timestamp, dettagli degli utenti e azioni specifiche, fornendo le prove verificabili richieste dalle autorità di regolamentazione durante gli audit GDPR.

I criteri di conservazione di NinjaOne supportano direttamente il principio di limitazione della conservazione del GDPR, consentendo alle organizzazioni di impostare periodi di conservazione personalizzabili che vanno da 30 giorni a 11 anni. Il sistema calcola la conservazione a partire dalla data di ricezione dell’e-mail, applicando automaticamente i criteri alle e-mail esistenti e future. Quando un periodo di conservazione scade, le e-mail vengono eliminate automaticamente entro 24 ore, garantendo che i dati non vengano conservati più a lungo del necessario. Il piano Backup Plus Archiving offre ulteriori funzionalità di conformità, come il blocco legale, i periodi di conservazione personalizzabili e una traccia di audit. Le organizzazioni possono creare criteri di conservazione a livello di dominio o di account, con il sistema che fornisce una chiara documentazione di ogni azione di conservazione ed eliminazione.

Il prodotto Backup Plus Archiving è progettato specificamente per le organizzazioni che richiedono una solida conformità normativa. Utilizza l’Envelope Journaling per garantire un’archiviazione completa delle e-mail, questo prodotto offre un eDiscovery avanzato con 17 filtri degli attributi. Tra le principali caratteristiche in linea con il GDPR ci sono le funzionalità di conservazione legale, i periodi di conservazione personalizzabili, gli audit trail dettagliati, il controllo degli accessi basato sui ruoli e la possibilità di creare ruoli utente incentrati sulla conformità come Responsabile conformità e revisione e Responsabile della protezione dei dati. La soluzione fornisce record di qualità probatoria archiviati in un repository centrale sicuro e resistente alle manomissioni, con crittografia e controlli di accesso rigorosi che aiutano le organizzazioni a soddisfare gli standard di protezione dei dati del GDPR.

La soluzione NinjaOne è progettata per gestire in modo efficiente il recupero di dati su larga scala. La piattaforma supporta l’elaborazione in batch dei dati degli utenti su più tenant, con funzionalità di rilevamento e backup automatizzate. Durante l’esecuzione di richieste di dati in massa, il sistema utilizza tecnologie di backup incrementale per ridurre al minimo l’impatto sulle prestazioni. Le funzionalità di ricerca avanzate consentono ricerche simultanee su più account e l’infrastruttura cloud della piattaforma (costruita su AWS con tre zone di disponibilità) garantisce prestazioni robuste e scalabili. Tuttavia, le organizzazioni devono tenere presente che le richieste su larga scala potrebbero richiedere un’attenta pianificazione e un’esecuzione potenzialmente graduale per mantenere la reattività del sistema.

NinjaOne fornisce strumenti di documentazione completi per la preparazione all’audit GDPR. La piattaforma genera rapporti dettagliati sulla copertura della protezione, sull’utilizzo dei posti e sullo stato dei backup organizzativi. I registri di audit registrano meticolosamente ogni azione del sistema, comprese le attività degli utenti, le notifiche di sistema e gli eventi di gestione dei dati. L’aiuto per l’accesso basato sui ruoli assicura che solo il personale autorizzato possa eseguire le azioni critiche, con ogni azione registrata e marcata temporalmente. La piattaforma supporta l’esportazione dei rapporti di conformità e dei registri di audit, consentendo alle organizzazioni di dimostrare le proprie pratiche di protezione dei dati. Funzionalità come la dashboard SaaS Insights forniscono rappresentazioni visive dell’utilizzo della posta elettronica e delle strategie di backup, offrendo una prova tangibile dell’impegno di un’organizzazione per la protezione dei dati e la conformità alle normative.