Punti chiave
- Il backup gestito è uno dei servizi ricorrenti più redditizi nel catalogo di un MSP: il 37% del fatturato degli MSP proviene proprio da qui.
- Tariffe accurate per i servizi di backup proteggono i margini perché tengono conto di tutti i fattori di costo (come storage, licenze e ore di lavoro dei tecnici) che incidono sul costo reale di erogazione del servizio.
- Gli MSP usano comunemente quattro modelli tariffari per il backup: per dispositivo, per utente, in base allo storage e a livelli di servizio. Spesso ne combinano uno o due per bilanciare la prevedibilità della fatturazione con la crescita dei dati.
- Tra i fattori che influenzano di più le tariffe del backup gestito ci sono il volume dei dati, la frequenza dei backup, gli obiettivi del punto di ripristino (RPO), le funzionalità di sicurezza avanzate e il lavoro di supporto continuativo.
- Organizzare i servizi di backup in livelli li rende più facili da vendere e crea un percorso di aggiornamento naturale per i clienti man mano che le loro attività crescono.
- Errori comuni nel backup, come fissare tariffe troppo basse per acquisire clienti, ignorare le spese operative e offrire storage illimitato, erodono i margini molto in fretta.
I servizi di backup gestito rappresentano una delle opportunità di fatturato più preziose per gli MSP. Secondo indagini recenti, il 37% del fatturato degli MSP deriva da servizi ricorrenti mensili, con il backup e il disaster recovery in cima alla lista.
Definire le tariffe del backup gestito non è però semplice. I provider tendono a fissare prezzi troppo bassi pur di chiudere le trattative oppure a chiedere troppo senza comunicare con chiarezza il valore che offrono: nessuna delle due strade è sostenibile.
Perché un nuovo servizio sia redditizio, devi avere un quadro chiaro di quanto costa davvero erogarlo.
Perché le tariffe contano nei servizi di backup
I servizi di backup sono una delle fonti di fatturato ricorrente più affidabili nel catalogo di un MSP. Le aziende disdicono raramente un servizio di backup, perché il rischio di una grave perdita di dati è semplicemente troppo alto: questa domanda costante rende particolarmente importante definire tariffe accurate.
Se le imposti bene, ottieni un servizio ad alto margine e con bassa perdita di clienti, che diventa il pilastro del tuo MRR (Monthly Recurring Revenue). Se sbagli, rischi di trasformare un servizio mission-critical in un buco nei margini.
Con la giusta struttura tariffaria, il backup gestito può aiutarti a:
- Proteggere i margini: i costi di storage, licenze e manodopera si sommano più in fretta di quanto pensi. Se le tue tariffe non tengono conto di questi fattori, la redditività del nuovo servizio si eroderà man mano che la base clienti cresce.
- Mostrare il valore reale del tuo servizio: le tariffe riflettono il valore di un servizio. Chiedere troppo poco manda il segnale sbagliato ai clienti e rende più difficile giustificare aumenti successivi.
- Evitare l’allargamento incontrollato del perimetro: senza un vero modello tariffario, ogni richiesta di ripristino o ogni eccedenza di storage diventa un costo non fatturabile.
- Gettare le basi per una crescita a lungo termine: gli MSP che definiscono le tariffe del backup in modo strategico sono nella posizione migliore per aggiungere al proprio catalogo servizi a maggior valore, come il disaster recovery as a service (DRaaS) e la pianificazione della continuità operativa.
I servizi di backup sono legati alla continuità operativa: è bene che le tue tariffe lo riflettano fin dall’inizio.
Quattro modelli tariffari usati comunemente dagli MSP per il backup
Sono quattro i modelli tariffari che gli MSP adottano tipicamente nei propri cataloghi di servizi
Tariffa per dispositivo
In questo modello il provider applica un canone mensile per ogni dispositivo che monitorerà e supporterà. È una struttura semplice e prevedibile, che scala in base al numero di dispositivi.
Tariffa per utente
Gli MSP che adottano la tariffa per utente fatturano ai clienti ogni utente dell’organizzazione, indipendentemente da quanti dispositivi utilizza. È una struttura piuttosto diffusa tra gli MSP perché semplifica la fatturazione ed è più facile da comprendere per le aziende.
Tariffa in base allo storage
Questa struttura lega le tariffe direttamente al volume di dati sottoposti a backup. I clienti vengono fatturati al gigabyte, il che la rende uno dei modelli di costo più equi dal punto di vista dell’allineamento alle spese.
È abbastanza flessibile da adattarsi a clienti con volumi di dati molto diversi, ma in questo schema le fatture oscillano e alcune aziende potrebbero trovarle troppo imprevedibili per i loro gusti.
Tariffa a livelli di servizio
Le tariffe a livelli organizzano i servizi di backup in diversi livelli di servizio, ciascuno con un insieme di funzionalità incluse, limiti di storage e opzioni di supporto. La maggior parte degli MSP che segue questo modello divide i livelli o i piani di servizio in tre categorie: Basic, Standard e Advanced.
I piani Basic possono prevedere una conservazione standard, mentre i piani superiori possono includere il backup dei server, una conservazione estesa e obiettivi del tempo di ripristino (RTO) più rapidi.
È molto comune che gli MSP usino una combinazione di questi modelli tariffari per i propri servizi di backup. Alcuni provider, per esempio, fatturano per dispositivo e applicano una tariffa aggiuntiva per GB quando il consumo di storage di un cliente supera il limite standard.
Questo approccio ti dà la prevedibilità di un canone mensile fisso, tenendo comunque conto della crescita reale dei dati.
Cosa influenza le tariffe del backup
Se pensi che definire le tariffe dei servizi di backup gestito si riduca a scegliere un modello di costo e aggiungere un ricarico, ti sbagli. Ci sono diversi altri fattori di cui tenere conto per stabilire tariffe accurate, tra cui:
Volume dei dati
La quantità di dati di cui un cliente vuole eseguire il backup è uno dei principali fattori di costo di qualsiasi servizio di backup. Più dati significano maggiore consumo di storage, costi di archiviazione più alti e finestre di backup più lunghe.
Quello che coglie impreparati molti MSP è la rapidità con cui i dati crescono, soprattutto per i clienti in settori come sanità, legale o finanza.
Frequenza dei backup
La frequenza con cui vengono eseguiti i backup incide direttamente sulla banda che la tua rete utilizzerà. I clienti che eseguono backup continui o quasi continui generano più variazioni di dati rispetto a chi esegue processi notturni.
Gli obiettivi del punto di ripristino (RPO) sono i principali fattori che determinano la frequenza dei backup: conviene quindi capire fin da subito i requisiti di RPO del cliente per definire tariffe più accurate.
Funzionalità di sicurezza
Non tutti i servizi di backup sono uguali. Alcuni prevedono la crittografia a riposo e in transito, altri offrono backup immutabili che nemmeno il ransomware può alterare. Tutte queste funzionalità comportano costi aggiuntivi, anche perché servono strumenti e competenze specifiche per implementarle e gestirle correttamente.
Detto questo, non devi mai rinunciare ad aggiungere queste capacità ai tuoi backup gestiti. Offrono un valore concreto ai clienti che devono rispettare standard di settore come HIPAA, PCI DSS e SOC 2.
Supporto e gestione
Quando gli MSP iniziano a costruire le tariffe dei propri servizi di backup, tendono a sottovalutare le spese operative continuative necessarie per far funzionare tutto senza intoppi.
Il backup non è un servizio da “imposta e dimentica”. Richiede supporto e gestione continui, che comportano costi di manodopera reali e ricorrenti. Il tuo modello tariffario dovrebbe tenere conto del tempo che il team dedica davvero ad attività come:
- Monitorare i processi di backup per individuare eventuali errori
- Verificare i completamenti riusciti
- Eseguire ripristini di prova
- Gestire gli avvisi e rispondere alle richieste di ripristino
Queste spese si moltiplicano man mano che la base clienti cresce: assicurati quindi che le tue tariffe riflettano il tempo effettivo dei tecnici. Più le tariffe sono ancorate alla realtà quotidiana, meno rischi di perdere margine dietro le quinte.
Come strutturare il backup gestito come servizio
Se vuoi rendere i tuoi servizi di backup più facili da vendere e da scalare, la strada giusta è organizzarli in livelli di servizio ben definiti. Questo approccio offre ai potenziali clienti un menu semplice da cui scegliere e ti dà un’occasione naturale per portarli verso livelli superiori man mano che le loro esigenze evolvono:
Ecco come la maggior parte degli MSP di successo struttura il backup as a service gestito:
Livello Basic
Il livello Basic è il punto di ingresso del cliente nel backup gestito. Garantisce la protezione essenziale dei dati e comprende:
- Backup degli endpoint per workstation e laptop
- Conservazione standard di circa 30 giorni
- Avvisi di base sui processi non riusciti
Questa categoria è ideale per team più piccoli, con un’infrastruttura semplice, che hanno bisogno di un backup affidabile senza troppi fronzoli. Introduce i clienti al tuo modello di fatturato ricorrente e prepara il terreno per quando avranno bisogno di passare a un livello superiore.
Livello Standard
Il livello Standard parte dalle basi e aggiunge copertura e visibilità più ampie:
- Backup dei server
- Monitoraggio e reporting dettagliati
- Finestre di conservazione più lunghe, da 60 a 90 giorni
- Obiettivi del tempo di ripristino (RTO) definiti
Il livello Standard è quello in cui gli MSP chiudono la maggior parte delle trattative. I clienti a questo livello comprendono il rischio di operare senza una strategia di backup adeguata e sono più che disposti a investire per avere una visione migliore dei propri dati e aspettative di ripristino più chiare.
Livello Advanced
È l’offerta con il margine più alto. Oltre a tutto ciò che include il pacchetto Standard, il livello Advanced introduce funzionalità di sicurezza e conformità più avanzate, come:
- Backup immutabili
- Crittografia a riposo e in transito
- Replica offsite o air-gapped
- Policy di conservazione allineate ai requisiti di conformità
- RTO più rapidi e impegni SLA più stringenti
I livelli Advanced sono pensati per le aziende di settori regolamentati come sanità, legale e finanza, dove la conformità agli standard di settore è imprescindibile.
I provider che propongono una struttura a livelli chiara e ben tariffata sono nella posizione migliore per acquisire nuovi clienti e mantenere quelli esistenti. Accompagnando i clienti verso livelli superiori man mano che le loro attività crescono, puoi aumentare costantemente il fatturato e offrire nel tempo un valore sempre maggiore.
Garantire la redditività
Una volta definiti i livelli di servizio, il passo successivo è capire come fissarne le tariffe in modo che valga la pena erogarli. Molti MSP tendono a usare le tariffe dei concorrenti come base di partenza.
Guardano cioè quanto chiedono gli altri e procedono a ritroso, invece di partire dal costo reale di ciò che offrono e costruire da lì.
Per assicurarti che il tuo modello a livelli sia redditizio, devi considerare questi aspetti:
- Costi di storage e infrastruttura: ogni gigabyte di cui il cliente vuole eseguire il backup ha un costo, che si tratti di tariffe per il cloud storage, hardware on-premise o una combinazione dei due. Queste spese crescono insieme ai dati del cliente. Le tue tariffe dovrebbero tenere conto di quanto costerà probabilmente lo storage tra sei o dodici mesi.
- Il tempo dei tuoi tecnici: monitorare i processi di backup, verificare i completamenti, eseguire ripristini di prova e rispondere alle richieste di ripristino consuma tempo reale dei tecnici. A ogni livello dovrebbe essere associato un costo di manodopera chiaro, e non solo una stima dei costi di strumenti e storage.
- Cosa si aspettano i clienti quando qualcosa va storto: le aspettative sui tempi di ripristino variano da un livello all’altro, e lo stesso vale per il costo di soddisfarle. RTO più rapidi richiedono un’infrastruttura più solida, un monitoraggio più proattivo e più tecnici: tutti elementi che possono far salire le tariffe del livello.
- La riduzione del rischio che il tuo servizio offre: il backup gestito protegge l’azienda dalle conseguenze finanziarie di una grave perdita di dati. Le ricerche mostrano che i tempi di inattività costano alle aziende in media 9.000 dollari al minuto: questo significa che un singolo ripristino riuscito può valere più di mesi di canoni di servizio. È bene che le tue tariffe riflettano il livello di riduzione del rischio che il tuo servizio è in grado di garantire.
Errori comuni da evitare nelle tariffe del backup
Anche gli MSP esperti commettono errori nel definire le tariffe quando lanciano un nuovo servizio, e alcune di queste sviste emergono solo mesi dopo, quando i margini iniziano a ridursi.
Tariffe troppo basse per acquisire clienti
La tentazione di abbassare le tariffe per conquistare nuovi clienti è forte, soprattutto nei mercati competitivi, ma tariffe troppo basse per i servizi di backup creano problemi difficili da risolvere senza mettere a rischio il rapporto con il cliente.
Una volta che un cliente si è abituato a un prezzo basso, dovrai poi giustificare l’aumento necessario per arrivare a un livello sostenibile.
Ignorare i costi operativi
Troppi MSP commettono l’errore di definire le tariffe dei propri servizi di backup in base a quanto costano software e storage, dimenticando completamente il lavoro necessario per mantenerli e gestirli.
Se non consideri il tempo dei tecnici, stai di fatto finanziando il tuo servizio di backup con i tuoi stessi margini.
Offrire storage illimitato ai clienti
Lo storage illimitato può sembrare un ottimo argomento di vendita, ma è uno dei modi più rapidi per trasformare un servizio redditizio in un buco nei margini. Il volume dei dati tende a crescere più in fretta di quanto i clienti si aspettino e, se le tue tariffe non scalano insieme a questa crescita, i costi di storage finiranno per erodere il tuo fatturato.
Strutture tariffarie troppo complicate
Il confine è sottile tra tariffe dettagliate che proteggono il margine e tariffe complesse che rallentano il ciclo di vendita. Se a un potenziale cliente serve un foglio di calcolo per capire cosa gli stai fatturando, probabilmente l’hai già perso.
Il tuo modello a livelli deve avere tariffe chiare e semplici, che rendano più facile per i clienti dire di sì, ma abbastanza flessibili da assorbire la variabilità del mondo reale che spesso accompagna il backup gestito.
Questo significa indicare fin dall’inizio cosa è incluso in ogni livello: limiti di storage, numero di dispositivi e periodi di conservazione.
Definisci tariffe per i servizi di backup gestito all’altezza del lavoro del tuo team
Definire le tariffe di un servizio cruciale come il backup gestito richiede di bilanciare costo, valore e scalabilità.
Se vuoi che la tua nuova offerta sia redditizia, devi dedicare tempo a comprendere il costo reale di erogazione del servizio. È l’unico modo per fissare tariffe che riflettano il valore offerto ai clienti.
Soprattutto, devi organizzare i servizi di backup in livelli chiari e ben definiti, così da renderli facili da vendere ai nuovi clienti e scalabili per quelli esistenti.
Un servizio di backup con tariffe ben calibrate garantisce ai clienti una protezione dei dati solida e permette alla tua azienda di crescere senza sacrificare i margini che rendono sostenibile quella crescita.
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