Punti chiave
- Comprendi il modello di responsabilità condivisa: Google protegge l’infrastruttura e la disponibilità di Workspace, mentre il cliente è responsabile della protezione dei propri dati, compreso il ripristino dopo cancellazioni accidentali, attacchi ransomware e problemi di conformità.
- Conosci i limiti di ripristino di Google: i file e le email eliminate sono recuperabili fino a 30 giorni, più una finestra aggiuntiva di 25 giorni per il ripristino da parte dell’amministratore; un account utente eliminato può essere ripristinato solo entro 20 giorni, dopodiché i dati sono persi definitivamente.
- Google Vault non è un backup: Vault gestisce conservazione, legal hold (blocco legale) ed eDiscovery, ma non può ripristinare i dati direttamente nella Gmail o nel Drive dell’utente e richiede una licenza separata per essere configurato.
- Presenta il rischio in termini di business: usa scenari concreti, come i file eliminati da un dipendente in uscita o un attacco ransomware a Drive, per far capire ai clienti quali rischi di conformità, tempi di inattività e danni reputazionali sono in gioco.
- Rendilo un dialogo continuo: riprendi il tema della responsabilità sul backup con regolarità, attraverso business review trimestrali, verifiche di governance e una presa d’atto documentata da parte del cliente, non con una conversazione una tantum.
Molti clienti danno per scontato che Google Workspace protegga automaticamente tutti i loro dati da qualsiasi rischio, ma non è necessariamente così. In realtà Google opera secondo un modello di responsabilità condivisa, in cui sia il provider del servizio sia il cliente devono fare la propria parte nella protezione dei dati.
Per gli MSP, parlare con i clienti di backup di Google Workspace è fondamentale. È il modo per far capire loro che serve una soluzione di backup. Senza, potrebbero non riuscire a recuperare conversazioni o file eliminati dopo un certo periodo e avere difficoltà a rispettare i requisiti normativi.
Fai capire ai clienti che un backup SaaS rafforza la responsabilità condivisa sui dati.
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Come parlare con i clienti della responsabilità sul backup di Google
📌 Prerequisiti:
- Devi conoscere i limiti di conservazione e le opzioni di ripristino di Google Workspace.
- Devi comprendere i fattori di conformità (HIPAA, GDPR, SOC 2, normative locali).
- Devi preparare materiali per il cliente che spieghino la responsabilità condivisa.
- Devi avere accesso a una piattaforma di backup o a servizi da consigliare.
🎥 Il nostro video “Come parlare con i clienti della responsabilità sul backup di Google Workspace” illustra tutti e sei i passaggi. Fai clic sul link qui sopra per un riferimento pratico a schermo.
Passaggio 1: parti dal modello di responsabilità condivisa
Tutte le persone del tuo team devono capire che il backup SaaS è una responsabilità condivisa e non riguarda solo i provider del servizio. Ciascuno deve fare la propria parte, cliente compreso.
Per essere certo che il cliente capisca cosa deve fare, spiega il funzionamento con parole semplici. Google, in quanto provider del servizio, è responsabile della protezione della propria infrastruttura: disponibilità del servizio, sicurezza fisica dei server e resilienza in caso di disastro. I clienti, invece, sono responsabili della protezione dei propri dati, quindi di errori degli utenti, cancellazioni accidentali, ransomware e conformità.
Passaggio 2: metti in evidenza i limiti della protezione nativa di Google
Le finestre di ripristino native di Google sono più brevi e frammentate di quanto la maggior parte dei clienti immagini. I messaggi Gmail e i file di Drive eliminati restano nel Cestino per un massimo di 30 giorni e in quel periodo l’utente può ripristinarli da solo. Trascorso questo termine, un amministratore di Workspace ha altri 25 giorni per recuperarli dalla Console di amministrazione, ma il ripristino non è garantito.
Per gli account utente eliminati, ad esempio quello di un dipendente in uscita, i tempi sono ancora più stretti: un amministratore può ripristinare l’account e i relativi dati solo entro 20 giorni dall’eliminazione. Oltre quel limite, né Google Workspace né Google Vault possono recuperarli. Google Vault, dove è disponibile con licenza, estende la conservazione per ricerche ed eDiscovery, ma preserva i dati a fini di conformità: non li ripristina direttamente nella Gmail o nel Drive dell’utente.
Passaggio 3: presenta il backup in termini di rischio per il business
La perdita di dati può creare molti problemi all’azienda, e i tuoi clienti devono esserne consapevoli. Per spiegarlo puoi usare scenari realistici e facili da riconoscere. Per esempio: cosa succede se qualcuno elimina una cartella condivisa piena di file importanti prima di lasciare l’azienda, oppure se un ransomware rende Drive inaccessibile a tutti gli utenti? E se durante un audit critico scoprissi che mancano delle email?
Questi scenari espongono al rischio di tempi di inattività o di sanzioni per mancata conformità. Soprattutto, possono danneggiare la reputazione dell’organizzazione.
Passaggio 4: posiziona l’MSP come partner responsabile
Sottolinea che l’MSP ha un ruolo determinante nel garantire che nessun dato vada perso. Durante l’onboarding e le business review trimestrali devi fornire ai clienti una dichiarazione scritta e chiara delle responsabilità, così che non ci siano dubbi.
Puoi anche presentare e discutere le soluzioni di backup che offri come MSP. Queste soluzioni non sono un semplice servizio aggiuntivo, ma una protezione essenziale per i dati del cliente.
Passaggio 5: metti a disposizione un kit di comunicazione
Prepara un documento di una pagina sulla responsabilità dei dati in Google Workspace. Dovrebbe includere una sezione FAQ che risponda a queste domande:
- “Google non esegue già il backup di tutto?”
- “Perché Google Vault non basta?”
- “Quanto costa non avere backup?”
Puoi anche condividere casi di studio e raccontare come l’assenza di soluzioni di backup abbia causato ad altri clienti perdite di dati molto costose.
Passaggio 6: inserisci la responsabilità sul backup nella governance continua
Il backup dei dati dei clienti dovrebbe essere un processo continuo, non un intervento una tantum. Per riuscirci, puoi inserire verifiche sulla responsabilità del backup nell’agenda delle business review trimestrali e documentare la presa d’atto delle responsabilità da parte del cliente.
Dovresti inoltre rivedere regolarmente la copertura del backup e presentare i risultati al cliente. Evidenzia gli esiti dei test e consiglia soluzioni di backup se emergono nuove lacune.
Tabella riepilogativa delle best practice per il modello di responsabilità condivisa di Google
| Best practice | Valore offerto |
| Spiegare la responsabilità condivisa | Chiarisce al cliente di cosa è responsabile Google e di cosa è responsabile lui stesso |
| Evidenziare i limiti nativi | Presenta esempi concreti di rischi per il business; mostra cosa succede se il cliente spinge al limite le opzioni di ripristino dati di Google senza una soluzione di backup su cui contare |
| Usare scenari reali | Rende il rischio più tangibile per il cliente; offre esempi concreti di cosa c’è in gioco senza una soluzione di backup |
| Posizionare l’MSP come partner | Rafforza fiducia e senso di responsabilità; sottolinea l’importanza e il valore delle soluzioni di backup offerte dall’MSP. |
| Fornire un kit di comunicazione | Semplifica il dialogo continuo con il cliente e può rispondere alle domande che il cliente ha già in mente |
| Integrare il tema nella governance | Favorisce la responsabilità nel tempo e garantisce che la soluzione di backup sia sempre attiva |
Suggerimenti sui punti di automazione per gestire il backup SaaS
- Pianifica promemoria ricorrenti per rivedere ogni trimestre la copertura del backup di ciascun cliente.
- Automatizza la generazione di report con i risultati dei test di ripristino.
- Archivia la “presa d’atto delle responsabilità” destinata al cliente in NinjaOne Documentation.
Trasforma il confronto sulla responsabilità condivisa in una strategia concreta di backup SaaS.
Scopri come NinjaOne può proteggere i dati di Google Workspace
Idee di integrazione con NinjaOne per applicare il modello di responsabilità condivisa di Google
NinjaOne può supportare gli MSP nell’applicazione del modello di responsabilità condivisa di Google in questi modi:
- Offre una copertura di backup SaaS per Google Workspace insieme al backup degli endpoint
- Automatizza il reporting sull’esito dei processi di backup e sulle verifiche di ripristino
- Archivia i documenti sulle responsabilità del cliente e gli accordi firmati in NinjaOne Documentation
- Fornisce visualizzazioni pronte per le business review trimestrali che confrontano la copertura con i rischi scoperti
Guida rapida
Parlare con i clienti della responsabilità sul backup di Google Workspace
Quando affronti con i clienti il tema della responsabilità sul backup di Google Workspace, è fondamentale chiarire le aspettative e aiutarli a capire il loro ruolo nella protezione dei dati. Ecco i punti principali da trattare:
- Modello di responsabilità condivisa
- Spiega il modello: nel modello di responsabilità condivisa di Google, Google protegge l’infrastruttura mentre i clienti sono responsabili dei propri dati e dei controlli di accesso.
- Il ruolo del cliente: i clienti devono gestire i propri dati, implementare controlli di accesso adeguati e assicurarsi di avere una strategia di backup.
- Opzioni di backup
- Strumenti di backup di Google Workspace: illustra le opzioni di backup integrate in Google Workspace, come i backup di Drive e Vault per la conservazione delle email.
- Soluzione di backup unificata: cita soluzioni come NinjaOne SaaS Backup, che protegge i dati di Google Workspace con un ripristino rapido, granulare e in self-service dalla stessa console usata per backup degli endpoint, RMM e patching.
- Conformità normativa
- Esigenze di conformità: sottolinea l’importanza dei backup per la conformità normativa, soprattutto in settori come sanità, finanza e servizi legali.
- Criteri di conservazione: spiega come criteri di backup e conservazione adeguati aiutino a soddisfare i requisiti di conformità.
- Best practice
- Backup regolari: evidenzia la necessità di backup regolari per prevenire la perdita di dati.
- Test di ripristino: consiglia ai clienti di testare periodicamente i backup per verificare che i dati siano recuperabili quando serve.
- Piano di comunicazione
- Documentazione chiara: fornisci una documentazione chiara che descriva procedure di backup, responsabilità e opzioni di ripristino.
- Incontri periodici: proponi incontri regolari per rivedere le strategie di backup e affrontare eventuali dubbi.
Affrontando questi punti puoi aiutare i clienti a comprendere le loro responsabilità sul backup e a dotarsi di una strategia solida per proteggere i dati.
Imposta un dialogo costruttivo con i clienti sul modello di responsabilità condivisa SaaS
Parlare con i clienti della loro responsabilità sul backup di Google Workspace è fondamentale per definire aspettative chiare. Chiarire il modello di responsabilità condivisa aiuta a ridurre il rischio per il business del cliente. Per farlo devi comunicare i limiti in modo efficace, con esempi concreti, e integrare la responsabilità nella governance.
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