Punti chiave
- Inventaria ogni Drive condiviso e classificalo in base al rischio: la proprietà a livello di team, il recupero limitato dopo l’eliminazione e le esigenze di conservazione per la conformità creano lacune nel backup.
- Imposta i periodi di conservazione e i limiti di versione, poi scegli frequenza e ambito del backup, inclusi backup immutabili per il recupero da ransomware.
- Definisci granularità del ripristino, tempi di recupero, limiti di perdita dei dati e test di ripristino trimestrali, quindi collega le policy ai framework di conformità.
- NinjaOne backup SaaS supporta i backup automatici dei Drive condivisi, monitora gli errori tramite dashboard e avvisi e ripristina i dati in base alla data di backup.
I Drive condivisi di Google Workspace semplificano la collaborazione tra più soggetti. Tuttavia, introducono anche rischi specifici, come:
- Rischi di proprietà: i file appartengono al team e non a una singola persona, il che rende il recupero più complesso.
- Rischi di eliminazione: se un membro con diritti elevati elimina dei contenuti, le finestre di recupero sono limitate.
- Rischi di conformità: alcuni settori richiedono una conservazione più lunga rispetto alle policy predefinite di Google.
Senza requisiti di backup chiaramente definiti, i managed service provider (MSP) rischiano lacune nei dati, mancata conformità e insoddisfazione dei clienti.
Definire questi requisiti di Google Workspace ti permette di stabilire standard coerenti di conservazione e recupero ed evitare punti ciechi nella copertura dei backup. Comunicare le aspettative durante l’onboarding e le Quarterly Business Review (QBR) mantiene inoltre i clienti allineati e aiuta a creare documentazione pronta per gli audit di conformità.
Automatizza i backup e la distribuzione delle policy con NinjaOne
Scopri in una demo gratuita come NinjaOne Backup può automatizzare i flussi di lavoro di backup
Best practice per il backup dei Drive condivisi Google
Prerequisiti:
- Ti serve l’accesso a la Console di amministrazione Google (Drive e Vault, se dotati di licenza).
- Devi disporre di un elenco di Drive condivisi, proprietari e gruppi di membri.
- Devi conoscere i requisiti di conformità specifici del settore della tua organizzazione, come l’Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), il GDPR (General Data Protection Regulation) e il Sarbanes-Oxley Act (SOX).
- Dovresti avere RPO (recovery point objective) e RTO (recovery time objective) chiaramente definiti.
- Ti serve un repository per la documentazione delle policy di backup (SharePoint, IT Glue o NinjaOne Documentation).
Passaggio 1: valuta l’utilizzo dei Drive condivisi e il profilo di rischio
Crea un inventario di tutti i tuoi Drive condivisi e delle loro dimensioni. Inoltre, registra quanti dati ospiti in ciascuno. Associa l’utilizzo di ogni drive a categorie diverse. Ad esempio, file per operazioni aziendali critiche o per la collaborazione tra reparti. Dovresti anche individuare le categorie ad alto rischio. Di solito si tratta dei reparti che gestiscono informazioni sensibili, come finanza, ufficio legale e risorse umane. Il risultato atteso di questo passaggio è un file CSV contenente l’inventario della valutazione dei rischi dei Drive condivisi.
Passaggio 2: definisci i requisiti di conservazione e versionamento
Stabilisci per quanto tempo un file deve essere conservato secondo le policy della tua organizzazione. Deve restare 30 giorni, 7 anni o anche di più per soddisfare i requisiti normativi di conformità? Questo avrà un ruolo determinante nei tuoi requisiti di backup e nel modo in cui li implementerai.
Dovresti anche definire regole per il versionamento dei file. Vuoi un backup di tutte le versioni o solo delle 10 precedenti? Hai bisogno di tenere traccia anche dei metadati?
Infine, pianifica scenari diversi come l’eliminazione accidentale o un legal hold (blocco legale). Una volta fatto, dovresti collegare tutte queste regole alle policy di conservazione di Google Vault, quando applicabili. Il risultato atteso di questo passaggio è una matrice di conservazione per i Drive condivisi. Assicurati di organizzarla per reparto e funzione, tenendo conto di tutte queste domande.
Passaggio 3: stabilisci frequenza e ambito dei backup
Devi definire con quale frequenza esegui il backup dei dati. Ad esempio, può essere giornaliero per i dati di routine e orario per i carichi di lavoro critici. Dovresti anche specificare l’ambito dei backup. Eseguirai il backup dell’intero drive, di cartelle specifiche o solo dei metadati? Consulta le policy della tua organizzazione per assicurarti di rispettare tutti i requisiti.
Dovresti anche pianificare scenari diversi. Cosa farai in caso di attacco ransomware? I tuoi piani di backup attuali includono backup immutabili? Il risultato atteso di questo passaggio è una pianificazione dei backup dei Drive condivisi. Deve essere allineata alle esigenze business-critical e rispettare le policy della tua organizzazione e i requisiti normativi.
Passaggio 4: determina i requisiti di ripristino e recupero
Ora che hai definito quando eseguire il backup dei dati della tua organizzazione, devi stabilire quando e in quali condizioni i backup verranno utilizzati per il ripristino e il recupero. La prima cosa da determinare è la granularità del ripristino, cioè la quantità di dati che ripristinerai in caso di perdita. Recupererai un singolo file? Una cartella? Oppure ripristinerai l’intero drive? E quali sono i requisiti per ciascuno scenario?
Devi anche definire gli RTO in base alle aspettative dell’attività. Ad esempio, i file relativi alla finanza potrebbero dover essere ripristinati entro 4 ore, con un limite definito di perdita di dati accettabile. Infine, documenta una frequenza accettabile per i test di ripristino; si consiglia una cadenza trimestrale. Il risultato atteso di questo passaggio è un piano di recupero che specifichi RTO e RPO per i Drive condivisi.
Passaggio 5: allineati alla conformità e preparati agli audit
Collega le policy di backup dei tuoi Drive condivisi ai framework di conformità che la tua organizzazione deve rispettare (HIPAA, GDPR, ISO 27001). Per una registrazione trasparente, dovresti anche documentare i log di accesso e l’applicazione delle regole di conservazione ai fini degli audit.
Includi questi requisiti negli accordi con i clienti per definire aspettative chiare. Il risultato atteso di questo passaggio è una documentazione delle policy di backup dei Drive condivisi pronta per la conformità.
Documenta le policy di backup e altre informazioni essenziali con NinjaOne Documentation
Scopri con una prova gratuita come NinjaOne Documentation può aumentare l’efficienza dell’IT
Tabella riepilogativa delle best practice per implementare i backup dei Drive condivisi Google
| Componente | Scopo e valore |
| Valutazione dei rischi | Individua quali Drive condivisi richiedono controlli di backup più rigorosi |
| Regole di conservazione | Supporta la conformità e la continuità operativa |
| Frequenza dei backup | Bilancia prestazioni, costi ed esigenze di recupero |
| Requisiti di recupero | Definisce le aspettative su tempi di inattività e perdita di dati |
| Allineamento alla conformità | Collega le policy di backup ai framework richiesti e mantiene la documentazione pronta per gli audit |
Integrazioni NinjaOne per definire i requisiti di backup dei Drive condivisi di Google Workspace
NinjaOne backup SaaS può supportare la pianificazione dei backup dei Drive condivisi:
- Definendo e gestendo configurazioni di backup dei Drive condivisi basate su policy.
- Pianificando backup automatizzati e monitorando lo stato delle policy tramite report e dashboard.
- Inviando avvisi e report quando i backup dei Drive condivisi falliscono o non rispettano le policy definite.
- Integrando la documentazione delle policy di backup con NinjaOne Documentation o altri strumenti di gestione dei clienti.
Guida rapida
Requisiti di backup per i Drive condivisi di Google Workspace
Abilita AutoDiscover:
– Nuovo backup: vai all’organizzazione, fai clic su Add Backup, poi su Sign in with Google Workspace, installa l’app ed esegui l’autenticazione.
– Backup esistente: esegui nuovamente l’autenticazione per attivare i filtri.
Applica i filtri:
– Nella pagina Google Workspace, fai clic su Edit sotto Filter Accounts, seleziona gruppi/OU e conferma.
Escludi i Drive condivisi:
– Nell’End-User Portal, fai clic su +Add Backup, seleziona il tenant, escludi l’account e conferma.
Ripristina i dati:
– Nella dashboard, apri la scheda Shared Drive, passa il cursore sul drive, fai clic su Restore e configura le opzioni (Backup Date, Destination, Default Folder, Advanced Options).
Scarica i dati:
– Nella dashboard, apri la scheda Shared Drive, passa il cursore sul drive, fai clic su Download, seleziona la Backup Date e conferma.
Questi passaggi ti aiutano a definire e gestire i backup dei Drive condivisi di Google Workspace con NinjaOne.
Standardizza i requisiti di backup dei Drive condivisi Google
I Drive condivisi di Google Workspace sono strumenti di collaborazione essenziali. Ma servono requisiti di backup ben definiti. In caso contrario, rischi di esporre i clienti a lacune di conformità e perdita di dati. Stabilendo requisiti incentrati su conservazione, recupero e conformità, gli MSP possono garantire che i dati dei Drive condivisi siano sicuri e resilienti.
Link correlati:
