Come configurare le policy di conservazione di Microsoft Teams per la conformità normativa

La policy di conservazione di Microsoft Teams determina come i log delle chat e i dati dei canali vengono protetti, archiviati ed eliminati. Per questo motivo, i sysadmin devono rispettare le normative internazionali sulla gestione dei dati per garantire la massima sicurezza e ridurre al minimo l’esposizione ai rischi.

Ecco come ottenere la conformità di Microsoft Teams in Windows 11 con strumenti avanzati, FAQ e le migliori strategie di distribuzione.

Ottimizza la policy di conservazione di Microsoft Teams

Prima di configurare l’ambiente Microsoft Teams, definisci i vincoli tecnologici, l’ambito e gli obiettivi per distribuzioni senza intoppi.

📌 Prerequisiti:

• Licenza Microsoft 365 E3/E5 oppure add-on Microsoft 365 Compliance
• Ruolo di Amministratore della conformità o Amministratore globale
• Accesso a Microsoft Purview (https://compliance.microsoft.com)
• I messaggi di Teams devono essere archiviati nelle cassette postali di Exchange
• Accesso a PowerShell con i moduli Exchange Online e Compliance
• Policy per gli endpoint configurate tramite GPO o registro di sistema (facoltativo)

📌 Strategie di distribuzione consigliate:

Metodo 1: crea una policy di conservazione di Teams in Microsoft Purview

📌 Casi d’uso: configurare le policy di archiviazione dei dati per le chat di Teams e monitorare la conformità.

📌 Prerequisiti: Microsoft 365 Enterprise

1. Apri il portale di conformità Microsoft Purview.
2. Vai su Posizioni di Microsoft 365 e seleziona Microsoft 365.
3. Seleziona Criteri di conservazione > Crea.
4. Scegli il tipo di policy: statica o adattiva.
   1. Gli ambiti adattivi richiedono gli attributi di Azure AD e sono ideali per le grandi organizzazioni con ruoli numerosi e in continua evoluzione.
5. Seleziona come posizioni le chat di Teams e/o i messaggi dei canali di Teams
6. Scegli le impostazioni di conservazione:
   1. Conserva gli elementi per X giorni/mesi/anni
   2. Elimina gli elementi al termine della conservazione (facoltativo)
   3. Policy di sola conservazione (mantieni senza eliminare)
7. Applica la policy a utenti o gruppi (oppure a tutti).
8. Assegna alla policy un nome adeguato (ad esempio, Conservazione cassette postali utenti).
9. Crea la policy.

💡 Nota: le chat di Teams sono archiviate nelle cassette postali dei singoli utenti; i messaggi dei canali sono archiviati nelle cassette postali dei gruppi di Microsoft 365.

Metodo 2: configura la conservazione con PowerShell

Ecco come usare PowerShell per gestire le policy di conservazione di Teams.

📌 Casi d’uso: scrivere script completi per distribuzioni su larga scala e modificare le policy esistenti.

1. Premi Win + R, digita powershell e premi Ctrl + Maiusc + Invio.
2. Connettiti al Centro sicurezza e conformità:

Connect-IPPSSession

2. 1. Verifica che Exchange Online Management Module v2 sia installato.
3. Crea una nuova policy di conservazione:

Set-RetentionCompliancePolicy -Identity "TeamsRetentionPolicy" -TeamsChatLocation All -TeamsChannelLocation All

4. Crea una regola di conservazione:

New-RetentionComplianceRule -Name "TeamsChats90Days" -Policy "TeamsRetentionPolicy" -RetentionDuration 90 -RetentionAction KeepAndDelete

1. 1. La durata della conservazione va espressa in giorni.
   2. Puoi anche usare altri parametri per basare le tue policy di conservazione su cassette postali specifiche.

5. Verifica le impostazioni della policy:

Get-RetentionComplianceRule -Policy "TeamsRetentionPolicy"

Metodo 3: monitora lo stato della conservazione e genera report

📌 Casi d’uso: tracciare e monitorare le azioni di conservazione in Teams (ad esempio, eventi di eliminazione, errori dell’app e così via)

📌 Prerequisiti: Microsoft Purview.

1. Vai su Microsoft Purview > Gestione del ciclo di vita dei dati.
2. Visualizza le policy attive e il relativo stato.
3. Vai su Controllo > Ricerca nel log di controllo per tracciare le azioni di conservazione:
   1. Eventi di eliminazione dei messaggi
   2. Operazioni di blocco per conservazione
   3. Errori di applicazione delle policy
4. Usa Ricerca contenuto per un’analisi più approfondita.
5. Esporta i log all’occorrenza per audit o risposta agli incidenti.

Consulta la guida ufficiale di Microsoft sulla conservazione dei log di controllo per sapere per quanto tempo i dati di Teams possono essere conservati in base al tipo di licenza.

Metodo 4: usa l’Editor del Registro di sistema per preservare l’integrità delle policy di Teams

⚠️ Attenzione: la modifica del registro di sistema può causare problemi al sistema. Crea un backup prima di procedere.

📌 Casi d’uso: impedire agli utenti di scaricare o caricare dati per garantire la conformità di Microsoft Teams.

1. Premi Win + R, digita regedit e premi Ctrl + Maiusc + Invio.
2. Vai a:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\Teams

1. 1. Se non vedi la chiave Teams:
      1. Fai clic con il pulsante destro sulla cartella 16.0.
      2. Seleziona Nuovo > Chiave.
      3. Assegnale il nome “Teams”.
      4. Premi Invio.

3. Crea o modifica i seguenti valori DWORD:
   1. DisableLocalCaching
      1. Imposta il valore su 1 per impedire l’archiviazione locale delle chat.
   2. BlockDownloadLocation
      1. Imposta il valore su 1 per impedire agli utenti di scaricare file nella memoria del dispositivo.
   3. PreventFileUpload
      1. Imposta il valore su 1 per bloccare i caricamenti dalla cache locale a Teams.
4. Chiudi l’Editor del Registro di sistema.
5. Riavvia Teams o la workstation per applicare le modifiche.

Metodo 5: usa i Criteri di gruppo per impedire di aggirare la policy di conservazione

Adatta le impostazioni valide per tutta l’azienda alle esigenze della tua policy di conservazione di Microsoft Teams.

📌 Casi d’uso: limitare la ricezione di messaggi non autorizzati.

📌 Prerequisiti: Windows 11 Pro, Enterprise, Education

1. Premi Win + R, digita gpedit.msc e premi Ctrl + Maiusc + Invio.
2. Vai a:

Configurazione utente > Modelli amministrativi > Microsoft Teams

3. Abilita policy come:
   • Impedisci il download dei file
   • Blocca le app di archiviazione cloud (Dropbox, Google Drive)
   • Disattiva la chat di Teams per determinati utenti/gruppi
4. Fai clic su Applica, quindi su OK.
5. Riavvia Teams o la workstation per applicare le modifiche.

Metodo 6: usa CMD e strumenti CLI per verificare la conformità

Ecco la procedura passo passo per gestire la policy di conservazione di Teams con gli strumenti da riga di comando.

📌 Casi d’uso: diagnosticare le lacune nell’applicazione delle policy di Teams o forzare l’aggiornamento di una policy.

📌 Prerequisiti: Interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams (CLI)

1. Premi Win + R, digita cmd e premi Ctrl + Maiusc + Invio.
2. Verifica i percorsi di installazione del client Teams:

where teams.exe

3. Controlla i log di Teams per individuare problemi di sincronizzazione legati alla conservazione:

%appdata%\Microsoft\Teams\logs.txt

4. Esegui GPResult per confermare le policy applicate:

gpresult /h policyreport.html

5. Esegui questo comando per verificare l’assegnazione delle licenze tramite Microsoft Graph:

az ad user show --id [email protected]

6. Controlla lo stato di aggiunta del dispositivo:

dsregcmd /status

7. Aggiorna la policy locale:

gpupdate /force

⚠️ Aspetti a cui prestare attenzione

Aspetti importanti per la conformità di Microsoft Teams

Tieni a mente questi punti chiave quando configuri le policy di conservazione di Microsoft Teams.

Etichette di conservazione e policy di conservazione

Le policy di conservazione ti permettono di automatizzare la gestione di cassette postali, messaggi di Teams e siti SharePoint. Le etichette offrono invece un controllo a livello di singolo elemento, con condizioni e classificatori usati per organizzare, conservare o eliminare email e documenti specifici.

Gerarchia delle policy

La conservazione ha priorità sulle policy di eliminazione. Inoltre, se sono attive più policy di conservazione, viene applicata quella con il periodo di conservazione più lungo. Questo avviene per rispettare gli standard internazionali ed evitare eliminazioni premature.

Canali privati di Teams

Poiché i messaggi dei canali privati sono archiviati nelle cassette postali dei singoli utenti, assicurati di includere esplicitamente queste caselle nell’ambito della policy.

Preservation Hold Library

Ogni volta che un dipendente modifica o elimina un contenuto previsto dalla tua policy di conservazione di Teams, quel contenuto viene conservato nella Preservation Hold Library (SharePoint/OneDrive) o nella cartella Elementi ripristinabili. Entrambe non sono accessibili agli utenti finali.

Come risolvere i problemi della policy di conservazione di Microsoft Teams

Ecco soluzioni collaudate per gli ostacoli più comuni legati alle policy di conservazione di Teams.

La policy non viene applicata

Se le policy di conservazione di Teams non funzionano, verifica la mappatura delle cassette postali e la presenza di una licenza supportata (ad esempio, Office 365 E3 o A3): entrambe sono necessarie.

La policy di conservazione di Teams non viene applicata correttamente

Secondo la documentazione ufficiale di Microsoft, una nuova policy di conservazione richiede fino a sette giorni di elaborazione sul backend per propagarsi completamente. Tieni conto di questo fattore durante gli audit.

I messaggi eliminati sono recuperabili

I messaggi eliminati possono comunque essere conservati in una posizione protetta tramite un blocco eDiscovery, un blocco per controversia legale o una policy di conservazione separata, per eventuali audit futuri. Resteranno recuperabili fino al termine del relativo periodo di conservazione.

La conservazione delle chat non è visibile

Per verificare che i dati delle chat e dei canali di Teams vengano effettivamente conservati, usa Esplora contenuto, la ricerca nelle cassette postali oppure questo comando PowerShell:

Get-RetentionCompliancePolicy -Identity "<PolicyName>" -DistributionDetail | FL DistributionStatus

Sostituisci <PolicyName> con il nome della policy di conservazione di Teams che preferisci in Microsoft Purview (Gestione del ciclo di vita dei dati > Microsoft 365 > Criteri di conservazione).

Servizi NinjaOne

Crea policy solide per la conformità di Microsoft Teams

La policy di conservazione di Microsoft Teams stabilisce per quanto tempo i messaggi della tua azienda vengono conservati e quando vengono eliminati. Queste policy servono a garantire la sicurezza generale dei dati e il rispetto delle normative internazionali: tieni quindi a mente questi metodi per una conformità completa.

Sfrutta soluzioni automatizzate per allineare senza sforzo la tua azienda a HIPAA, MiFID II, GDPR e agli altri standard globali sulla sicurezza dei dati.

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