Come monitorare la cronologia di stampa in Windows

Windows non tiene traccia della cronologia di stampa per impostazione predefinita. Puoi attivare una registrazione dettagliata ed esportabile tramite il Visualizzatore eventi (filtrando per ID evento 307) oppure usare l’impostazione integrata “Mantieni i documenti stampati” per avere una cronologia temporanea più immediata direttamente nella coda di stampa.

Questo tutorial mostra come visualizzare la cronologia di stampa in Windows e include istruzioni sia per Windows 11 sia per Windows Server. Spiega inoltre come monitorare la cronologia di stampa con il Visualizzatore eventi di Windows. Il tutorial mostra anche come usare lo scripting PowerShell per raccogliere informazioni sulla cronologia di stampa, come nomi dei documenti, stampante, orari e utente che ha stampato. Sono incluse anche le istruzioni per automatizzare l’esportazione dei log di stampa in formato CSV.

Windows salva la cronologia di stampa?

Per impostazione predefinita, Windows non salva una cronologia di ciò che è stato stampato. Devi attivare la registrazione delle stampe seguendo i passaggi indicati di seguito per il metodo che preferisci.

Dove viene salvata la cronologia di stampa?

Per consultare la cronologia di stampa devi usare il Visualizzatore eventi di Windows, dove viene archiviata sia in Windows 11 sia in Windows Server. Tieni presente che il periodo di conservazione dei log di stampa è configurabile e, una volta trascorso, i log vengono rimossi definitivamente dal Visualizzatore eventi.

Puoi anche esportare la cronologia di stampa con uno script PowerShell, come descritto di seguito. In questo modo puoi personalizzare e consolidare la raccolta dei report in un repository centrale. Questo è utile per i team IT e i managed service provider (MSP) che vogliono creare una cronologia di stampa tracciabile e registrare prove standardizzate per audit, revisioni interne o finalità di conformità.

Come controllare i log della stampante nel Visualizzatore eventi

Per controllare i log della stampante di Windows nel Visualizzatore eventi ti servono i seguenti prerequisiti.

Per gli utenti Windows 11 su dispositivi standalone:

• Un account amministratore locale
• Una posizione facoltativa in cui archiviare i log esportati

Per gli amministratori IT che lavorano su più macchine o su Windows Server:

• Diritti amministrativi sugli endpoint o sui server di stampa di destinazione
• Una posizione di archiviazione per le esportazioni CSV pianificate e per le prove raccolte
• La decisione se registrare o meno i nomi dei documenti nei log (in base alle policy interne o ai requisiti di conformità in materia di privacy)
• Una finestra di modifica per attivare e dimensionare il log di stampa

Attivare una cronologia di stampa a breve termine in Windows 11

Windows 11 offre un’opzione di base per visualizzare la cronologia di stampa (che mantiene temporaneamente i processi di stampa completati nella coda di stampa di ogni dispositivo) per chi non vuole usare il Visualizzatore eventi.

• Apri Impostazioni > Bluetooth e dispositivi > Stampanti e scanner
• Seleziona la tua stampante dall’elenco
• Fai clic su Proprietà stampante e poi su Modifica proprietà (se non hai effettuato l’accesso come amministratore, ti verranno richieste le credenziali)
• Nella scheda Avanzate, seleziona la casella Mantieni i documenti stampati

In questo modo puoi consultare la cronologia dei documenti stampati da quella stampante: vai alla stampante nell’app Impostazioni e fai clic su Apri coda di stampa.

Passaggio 1: attivare la registrazione della cronologia di stampa

Gli utenti esperti o gli amministratori IT che hanno bisogno di maggiore dettaglio e controllo, o che lavorano in un ambiente di dominio, dovrebbero invece usare il Visualizzatore eventi di Windows. Per farlo, devi prima attivare la registrazione della cronologia di stampa:

• Fai clic con il pulsante destro sul pulsante Start e apri il Visualizzatore eventi
• Espandi Registri applicazioni e servizi, quindi vai a Microsoft > Windows > PrintService > Operational
• Nella barra laterale Azioni, fai clic su Abilita registro
• Fai clic su Proprietà nella barra laterale Azioni, imposta una Dimensione massima registro adeguata e scegli se sovrascrivere i log al raggiungimento del limite, archiviare i registri pieni o impedire la sovrascrittura degli eventi
• Stampa un documento di prova per verificare che i nuovi processi di stampa generino voci nel Visualizzatore eventi

Passaggio 2: filtrare e analizzare gli eventi nel Visualizzatore eventi

Puoi filtrare gli eventi nel Visualizzatore eventi facendo clic su Filtro registro corrente… nel riquadro Azioni mentre visualizzi il registro Operational di PrintService. Il filtro può essere applicato per data e ora, livello dell’evento, utente, computer e parole chiave. Filtra per ID evento 307 per individuare i documenti stampati.

Passaggio 3: esportare dal Visualizzatore eventi e automatizzare le esportazioni CSV con PowerShell

Nel Visualizzatore eventi, fai clic su Salva tutti gli eventi con nome nel riquadro Azioni mentre visualizzi il registro Operational di PrintService. L’elenco filtrato degli eventi verrà esportato in un file .evtx leggibile dal Visualizzatore eventi.

Per esportare un file CSV leggibile ovunque, usa il seguente script PowerShell:

$printEvents = Get-WinEvent -LogName Microsoft-Windows-PrintService/Operational ` -FilterXPath "*[System/EventID=307]"
$printEvents | Select-Object TimeCreated, Id, LevelDisplayName, Message | Export-Csv -Path ".\Print_307_Events.csv" -NoTypeInformation

Passaggio 4: applicare i controlli sulla privacy

A seconda delle norme sulla privacy e sulla protezione dei dati che si applicano alla tua organizzazione, potresti dover modificare questo script se rivela informazioni sensibili (ad esempio oscurando i nomi dei documenti se contengono dati personali). Archivia i log della stampante esportati in modo sicuro per evitare fughe di dati.

Passaggio 5: correlare l’utilizzo della stampante durante la risoluzione dei problemi

Quando analizzi un utilizzo anomalo o un abuso della stampante, puoi usare i log esportati per ottenere un contesto storico e risalire all’origine dei processi di stampa. Includendo l’utente o il dispositivo nei dati raccolti, puoi ridurre i tempi di risoluzione individuando subito da dove è partito un processo di stampa.

Puoi usare questi dati anche per limitare automaticamente l’utilizzo della stampante al raggiungimento di determinate soglie o per addebitare agli utenti il consumo di risorse.

Passaggio 6: analizzare e conservare i dati storici per ricavarne informazioni utili

Elimina regolarmente i log di stampa esportati quando non sono più utili, preferibilmente usando l’automazione per rimuovere i file di log più vecchi. I dati aggregati, come i totali per periodo, possono essere conservati senza problemi di privacy e restano comunque utili per individuare utilizzi anomali.

NinjaOne centralizza la raccolta dei log della cronologia di stampa su tutta la rete

Per risoluzione dei problemi, audit o responsabilità, pianifica esportazioni periodiche della cronologia di stampa con le funzionalità di automazione incluse in NinjaOne per il monitoraggio e la gestione da remoto (RMM). Puoi pianificare script PowerShell su endpoint e server remoti che raccolgono i dati della cronologia di stampa, oscurano automaticamente i campi sensibili e inviano poi quei dati per la registrazione e l’analisi centralizzate.

Con il passare del tempo, puoi riepilogare automaticamente i dati e archiviarli nella documentazione NinjaOne per consultarli in futuro durante audit e quarterly business review (QBR). Puoi anche automatizzare il deployment e la gestione delle stampanti su dispositivi Windows, macOS e mobili e risolvere automaticamente i problemi con script di remediation, semplificando un aspetto tradizionalmente laborioso delle attività di supporto IT.