Puntos clave
- Entiende el aprovisionamiento basado en roles: define los paquetes de aplicaciones según el rol del usuario o el departamento. Así cada persona tendrá las herramientas adecuadas desde el primer día.
- Identifica los requisitos previos al despliegue: conoce tus grupos de usuarios, las necesidades de licencias y las capacidades de tu MDM o RMM antes de poner nada en marcha.
- Asocia cada rol con sus aplicaciones: crea una tabla clara y fácil de interpretar que muestre qué aplicaciones esenciales y opcionales corresponden a cada rol. Te ayudará a estandarizar los despliegues.
- Automatiza la entrega de los paquetes de aplicaciones: usa herramientas MDM o RMM para desplegar y mantener el software de forma automática, ahorrando tiempo y reduciendo el trabajo manual.
- Documenta los paquetes de aplicaciones y las responsabilidades: registra qué aplicaciones, métodos de despliegue y scripts se aplican a cada rol para mantener la visibilidad y la responsabilidad.
- Revisa y actualiza los paquetes con regularidad: comprueba periódicamente el inventario de aplicaciones para añadir, eliminar o reasignar software a medida que cambian las necesidades del equipo, las licencias y las tecnologías.
Crear paquetes de aplicaciones basados en roles simplifica enormemente el onboarding y el soporte continuo de nuevos usuarios y dispositivos, tanto para los equipos de informática interna como para los proveedores de servicios gestionados (MSP). Un paquete de aplicaciones basado en roles, o estrategia de aprovisionamiento basado en roles, te permite especificar qué aplicaciones se instalan automáticamente para cada grupo de usuarios. Así garantizas que todos cuenten con un conjunto de herramientas homogéneo, reduces el desperdicio de licencias y la carga de soporte, y ganas eficiencia.
Esta guía ofrece consejos prácticos para crear, aplicar y documentar paquetes de aplicaciones basados en roles, además de recomendaciones de procesos y herramientas.
¿Prefieres verlo explicado en vídeo? Mira «Cómo los MSP pueden definir y aplicar paquetes de aplicaciones basados en roles en los dispositivos de sus clientes» para conocer todos los detalles.
Simplifica los flujos de onboarding con el despliegue de aplicaciones por rol.
¿Qué es el aprovisionamiento basado en roles?
El aprovisionamiento basado en roles de paquetes de aplicaciones (conjuntos de aplicaciones predeterminados) consiste en definir qué aplicaciones necesitan los distintos perfiles de empleados o departamentos para su trabajo diario, y desplegar únicamente ese software. Por ejemplo, el departamento financiero puede tener un paquete con software de hojas de cálculo y de presentaciones, mientras que el equipo creativo necesitará acceso a programas de edición fotográfica y de maquetación.
Esto tiene varias ventajas. Las licencias de software son caras, y desplegar el software solo entre los usuarios que realmente lo van a usar reduce el número total de licencias necesarias. También significa que cada usuario tendrá desde el principio las herramientas que necesita, en lugar de retrasar su trabajo esperando a que alguien le instale el software más adelante. Los agentes de soporte también salen ganando: pueden contar con un entorno homogéneo al ayudar a los usuarios, lo que les permite resolver incidencias más rápido.
Con herramientas de despliegue automatizado, también puedes revisar tus paquetes para incorporar nuevo software (o retirar el que ya no necesita un determinado grupo de usuarios), de modo que estas ventajas se mantengan incluso después del despliegue inicial. Además de automatizar el despliegue, conviene aplicar una buena gestión de parches para garantizar que el software desplegado sea seguro.
Requisitos previos para implantar paquetes de aplicaciones basados en roles
Antes de definir tus paquetes de aplicaciones, necesitas tener claro:
- Los grupos de usuarios, ya sea por departamento o por necesidades (ten en cuenta que un usuario puede tener varios roles y pertenecer a varios grupos, así que puedes llegar a un gran nivel de detalle)
- El software que cada uno necesita tener instalado
- Los requisitos de licencia de ese software
- El acuerdo con las partes interesadas o con el cliente de tu MSP sobre todo lo anterior
También deberías contar con una solución de gestión de dispositivos móviles (MDM) o de monitorización y gestión remota (RMM) que se encargue del despliegue real una vez creadas las políticas. Lo ideal es que tu equipo disponga además de una plataforma de documentación con páginas internas y de cara al cliente que describan los roles y los paquetes de software, para que los usuarios puedan solicitar su inclusión y los técnicos sepan a qué aplicaciones debe tener acceso cada usuario.
Paso 1. Define los paquetes de aplicaciones por rol
El siguiente paso es asociar cada rol con sus aplicaciones. Las tablas son ideales para esto, tanto para organizar y presentar la información como para trabajar en equipo. Por ejemplo, los datos de roles y paquetes de aplicaciones pueden presentarse así:
| Rol | Aplicaciones esenciales | Herramientas opcionales o condicionales | Notas |
| Ventas | Cliente de CRM, suite de oficina, navegador | Videoconferencia (Zoom/Teams), VPN | Asegurar el MFA en el acceso al CRM |
| Finanzas | Software de contabilidad, paneles de BI, herramientas PDF | Preparación de impuestos, conectores de bóveda segura | Verificar las funciones de cumplimiento |
| Técnico | IDE (Visual Studio/VS Code), agente RMM, herramientas de terminal | Analizadores de red, contenedores de desarrollo | Confirmar que hay licencias disponibles |
Conviene incluir también cualquier información adicional, como los permisos de acceso a recursos de red o de archivos, las licencias y los requisitos de cumplimiento.
Paso 2. Automatiza el despliegue de los paquetes de aplicaciones por rol
Cómo despliegues tus paquetes de aplicaciones dependerá en gran medida del propio software y de su mecanismo de instalación, así como de tu plataforma MDM o RMM. La mayoría de las soluciones solventes permiten configurar automáticamente los dispositivos nuevos desde el primer momento y gestionar después los dispositivos ya desplegados. También se integran con tu proveedor de identidad, de modo que pueden dirigirse a usuarios y grupos concretos para desplegar el software.
Las organizaciones que apuestan por el ecosistema de Microsoft 365 pueden usar Intune para esto, o SCCM en entornos Windows on-premise, mientras que los equipos que gestionan sobre todo dispositivos Apple pueden recurrir a las herramientas MDM nativas. Las instalaciones correctas y los fallos deberían quedar registrados, de forma que puedas resolver cualquier problema manualmente y actualizar los scripts de despliegue si es necesario.
Los equipos técnicos que deben dar soporte a dispositivos muy variados suelen optar por una plataforma MDM/RMM como NinjaOne, compatible con todos los sistemas operativos principales, lo que les permite cubrir a todos los usuarios y dispositivos con políticas que despliegan software automáticamente y aplican una gestión de parches continua para reducir el tiempo de inactividad y mejorar la seguridad.
Paso 3. Documenta el aprovisionamiento basado en roles y las responsabilidades
La documentación es clave para el éxito de cualquier proyecto de TI a largo plazo. Asegúrate de documentar todos los roles y paquetes de aplicaciones, el mecanismo utilizado para desplegar cada uno y cualquier consideración especial (por ejemplo, los scripts creados para poder desplegar determinados paquetes). Puedes hacerlo ordenando y publicando las definiciones creadas en el paso 1 en tu plataforma de documentación de TI.
Paso 4. Revisa y adapta los paquetes con regularidad
Las necesidades de los usuarios finales cambian con el tiempo, así que realiza revisiones periódicas para añadir o quitar programas de los paquetes de aplicaciones, mantenerlos ajustados y aprovechar al máximo las licencias. Las nuevas necesidades no siempre coincidirán con tu calendario de auditorías, así que asegúrate de que los usuarios sepan que pueden solicitar acceso a nuevas aplicaciones a través de tu portal de soporte.
Automatiza la entrega de paquetes de aplicaciones para agilizar el onboarding y el soporte.
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NinjaOne te da las herramientas para crear, aplicar y documentar paquetes de aplicaciones en toda tu organización
NinjaOne va más allá del simple MDM y RMM para el aprovisionamiento basado en roles: ofrece una plataforma integral para equipos técnicos y MSP que incluye gestión remota, acceso remoto al escritorio, soporte técnico, documentación y monitorización e informes continuos.
Con NinjaOne puedes definir políticas personalizadas por rol que despliegan distintos paquetes de aplicaciones a los usuarios, registrar la información en su plataforma de documentación y desplegar scripts de corrección personalizados. Todo se monitoriza y se documenta de forma centralizada, así que no habrá puntos ciegos en tu infraestructura Windows, macOS, Linux y móvil.
Guía de inicio rápido
NinjaOne ofrece a los MSP capacidades sólidas para definir y aplicar paquetes de aplicaciones basados en roles en los dispositivos de sus clientes. Estas son las funciones clave:
1. Roles de dispositivo
– Los MSP pueden crear roles de dispositivo personalizados que funcionan de la mano de las asignaciones de políticas
– Los roles de dispositivo te permiten definir configuraciones y permisos de aplicaciones específicos para cada tipo de dispositivo
2. Gestión de aplicaciones en dispositivos Android y Apple
– Admite varios tipos de asignación de aplicaciones:
– Preinstalada
– Instalación forzada
– Bloqueada
– Disponible
– Obligatoria para la configuración inicial
3. Control detallado de las aplicaciones
– En dispositivos Android puedes:
– Definir políticas de permisos globales
– Controlar el acceso a Play Store (lista de permitidos o de bloqueados)
– Gestionar aplicaciones privadas y personalizadas
– Configurar el modo kiosco
4. Despliegue de aplicaciones mediante políticas
– Crea políticas que definan qué aplicaciones son:
– De instalación automática
– Bloqueadas
– Opcionales para los usuarios
– Las políticas pueden asignarse por rol de dispositivo, ubicación y organización
5. Conexiones empresariales
– Compatibilidad con Android Enterprise y Apple Business Manager
– Posibilidad de gestionar la configuración de aplicaciones en distintas conexiones empresariales
Este enfoque integral del MDM permite a los MSP controlar con precisión los paquetes de aplicaciones, garantizando la seguridad, el cumplimiento y una experiencia de usuario homogénea en todos los dispositivos de sus clientes.
