Puntos clave
- Los MSP realizan una revisión manual del inventario de dispositivos exportando listas de dispositivos desde un portal como NinjaOne, Intune o Entra ID, comparando la exportación actual con la instantánea anterior y señalando los dispositivos que faltan, los duplicados y los obsoletos.
- Las revisiones mensuales encajan con clientes que tienen muchas incorporaciones o salidas, o personal en remoto, mientras que las trimestrales se adaptan a entornos estables y con poca rotación.
- Un formato de exportación coherente, con campos como nombre del dispositivo, usuario asignado, versión del SO y última fecha de actividad, hace que la comparación entre instantáneas sea precisa y repetible.
- Conviene validar las discrepancias con los registros de RR. HH. o del PSA antes de corregirlas, y convertir los hallazgos confirmados en tickets del PSA o en puntos de debate para las QBR.
- Una automatización selectiva, como las exportaciones programadas y la sincronización con el PSA, reduce el trabajo manual una vez que el proceso de revisión está estandarizado.
Las tareas automatizadas de onboarding y offboarding suelen ser una gran ayuda para la TI de la empresa o para los MSP que operan a gran escala. Sin embargo, la rotación constante de dispositivos y los registros continuos pueden dejar algunos puntos ciegos que exijan una intervención puntual.
Para eso, los MSP pueden hacer un inventario de dispositivos manual con las exportaciones integradas de los portales. Esta guía explica cómo adoptar este flujo de trabajo y de qué forma ayuda a que los stacks de TI sean más sostenibles y cumplan con la normativa.
Si prefieres una explicación visual del tema, mira Cómo pueden los MSP hacer revisiones manuales del inventario de dispositivos con exportaciones de portales.
Componentes clave y pasos prácticos para el inventario de dispositivos
Esta guía se centra en el uso de exportaciones de portales como NinjaOne, Intune o Entra ID, que los MSP pueden aprovechar para analizar y detectar endpoints ausentes, duplicados u obsoletos.
Esta es una visión general de los componentes clave de un proceso de inventario de dispositivos:
| Componente | Finalidad y valor |
| Cadencia regular de instantáneas | Mantiene los inventarios precisos con el tiempo |
| Formato de exportación coherente | Facilita las comparaciones |
| Lógica de comparación manual | Señala dispositivos ausentes, duplicados u obsoletos |
| Seguimiento de discrepancias | Facilita la corrección y la optimización de licencias |
| Resúmenes para el cliente | Genera confianza gracias a unos informes transparentes |
| Ciclo de gobernanza | Refuerza la rendición de cuentas en QBR y auditorías |
Antes de empezar una revisión manual, los MSP deberían tener preparado lo siguiente:
📌 Requisitos previos:
- Almacenamiento seguro para los inventarios exportados (por ejemplo, SharePoint, IT Glue, NinjaOne Docs)
- Acceso a los portales de gestión del cliente (NinjaOne, Intune, Entra ID u otras herramientas RMM)
- Criterios claros para definir qué es un dispositivo «inactivo», «duplicado» o «retirado»
- Conocimientos básicos de Excel o Sheets para comparar y elaborar informes
- Una frecuencia de auditoría definida (mensual o trimestral, según la rotación del cliente)
👉 Recuerda: algunos requisitos previos pueden variar según tus preferencias y las integraciones de software que tengas activas.
A. Define la frecuencia y el alcance de la revisión
Las revisiones mensuales son la mejor opción para clientes con muchas incorporaciones o salidas, o con personal en remoto. La revisión trimestral resulta más eficiente para quienes tienen entornos estables y con poca rotación.
El alcance suele incluir el seguimiento de estos parámetros:
- Número total de dispositivos
- Dispositivos nuevos frente a dispositivos ausentes
- Versiones del SO
- Fechas del último registro de actividad
- Señales de cumplimiento (por ejemplo, niveles de parcheo)
Un inventario de dispositivos poco depurado o demasiado espaciado en el tiempo puede pasar por alto dispositivos obsoletos y dejarlos ahí durante meses. Por eso, ajustar la cadencia de auditoría al perfil de riesgo del cliente es un buen primer paso para eliminar vulnerabilidades.
B. Captura instantáneas del portal
Las exportaciones de NinjaOne, Intune o Entra son la base de la revisión. En este sentido, estandariza campos como el nombre del dispositivo, el usuario asignado, la versión del SO y la última fecha de actividad, y guárdalos con convenciones de nomenclatura coherentes.
- Exporta las listas de dispositivos desde la página de búsqueda de dispositivos de NinjaOne, el informe de inventario de dispositivos de Intune o la opción Download devices de Entra ID.
- Estandariza los campos exportados: nombre del dispositivo, usuario asignado, versión del SO, última actividad, estado de cumplimiento.
- Guarda los archivos con nombres coherentes (por ejemplo, NombreCliente_Inventario_AAAAMMDD.csv).
Cada portal exporta campos distintos. Por ejemplo, una exportación de dispositivos de Entra ID incluye atributos como displayName, operatingSystem, trustType y approximateLastSignInDateTime. La API de exportación de Intune, en cambio, permite obtener los mismos tipos de informe a gran escala para flotas más grandes.
Para simplificar el tratamiento de los datos, utiliza una estructura de exportación limpia que garantice que las comparaciones posteriores sean precisas y repetibles.
C. Compara las instantáneas manualmente
Importa dos instantáneas en Excel o Sheets y aplica fórmulas para detectar dispositivos ausentes, cambios en la versión del SO o periodos de inactividad. Resalta las discrepancias para hacerles seguimiento.
- Importa dos exportaciones en Excel o Google Sheets.
- Aplica fórmulas para detectar cambios: =IF(COUNTIF(Current!A:A,Previous!A2)=0,»Missing»,»Present»)
- Resalta las discrepancias que debes revisar: dispositivos ausentes, cambios en la versión del SO o largos periodos sin actividad.
Las comparaciones manuales son propensas a errores, así que contar con una plantilla de comparación coherente resulta imprescindible para reducirlos y acelerar el ciclo de revisión.
D. Identifica las discrepancias y actúa
Las discrepancias revelan si se han añadido dispositivos o si faltan, están obsoletos o duplicados. Antes de corregir nada, conviene validar cada hallazgo con los registros de RR. HH. o del PSA.
Estas son algunas discrepancias a las que debes estar atento:
- Dispositivos nuevos inesperados → Comprueba si el onboarding estaba autorizado.
- Dispositivos ausentes u obsoletos → Confirma si se retiraron o se perdieron.
- Versiones del SO que no coinciden → Valida el cumplimiento de las políticas de gestión de parches.
- Registros duplicados → Corrige la nomenclatura de los activos o consolida las entradas.
Actuar rápido sobre estos hallazgos evita que se repita una brecha de seguridad. Para una revisión más exhaustiva, haz una comprobación cruzada con los registros de RR. HH. o del PSA antes de aplicar correcciones.
E. Resume y comparte los hallazgos
Los gráficos de tendencias aportan claridad, y compartir los resultados en las QBR refuerza la gobernanza. Prepara un informe sencillo para las partes interesadas que muestre los cambios en los dispositivos y las carencias de cumplimiento:
| Categoría | Cambio detectado | Medida adoptada |
| Dispositivos añadidos | +4 (todos corresponden a nuevas incorporaciones previstas) | Confirmado en los registros de RR. HH. |
| Dispositivos ausentes | -3 | Deshabilitados en AD, eliminación programada |
| Cumplimiento del SO | 2 dispositivos con compilaciones obsoletas | Tarea de parcheo programada |
Unos informes transparentes resuelven los problemas de inventario y generan confianza en el cliente. Además, demuestran el compromiso del MSP con una gestión proactiva de la TI.
En conjunto, estos componentes convierten una revisión manual en un proceso de gobernanza repetible que refuerza la rendición de cuentas.
Ejemplo de punto de contacto con la automatización
Las revisiones manuales dan control, pero una automatización selectiva puede reducir el esfuerzo y garantizar la coherencia. Aquí tienes un ejemplo de flujo de trabajo e ideas de integración para MSP.
Flujo de trabajo de una auditoría manual del inventario de dispositivos:
- Exporta la lista de dispositivos desde NinjaOne, Intune o Entra al final del mes.
- Guárdala con un nombre de archivo con marca temporal en un repositorio compartido seguro.
- Compara en Excel la instantánea actual con la anterior.
- Señala y documenta las discrepancias.
- Crea tickets en el PSA para las correcciones (por ejemplo, dar de baja activos obsoletos).
- Crea un ticket de corrección en NinjaOne Ticketing, o sincroniza los dispositivos señalados con ConnectWise o Autotask si ese es el PSA de referencia del MSP.
- Presenta los hallazgos en las QBR para dar transparencia.
Ideas de integración con NinjaOne:
- Exportaciones programadas del inventario de dispositivos
- Campos personalizados para seguir el estado (activo, inactivo, retirado)
- Programación de informes para las revisiones mensuales o trimestrales
- El PSA nativo de NinjaOne (gestión de tickets, facturación, documentación e ITAM) para mantener las correcciones, la facturación y los registros de activos en una sola plataforma, o la integración con tu PSA para sincronizar los dispositivos señalados con ConnectWise o Autotask si el MSP usa un PSA aparte
- Paneles para las QBR que muestren la higiene de los activos
Combinar la supervisión manual con una automatización selectiva crea un sistema híbrido que es eficiente y auditable a la vez.
Guía de inicio rápido
NinjaOne ofrece funciones sólidas para las revisiones manuales del inventario de dispositivos mediante exportaciones del portal. En concreto:
1. Funciones de exportación:
Desde el panel puedes exportar los datos de la organización a un archivo CSV
La exportación incluye detalles como:
- Estado de salud del dispositivo
- Nombre de la organización
- Número de dispositivos por organización
- Número de dispositivos en mal estado
- Número de dispositivos que requieren atención
2. Métodos de exportación:
- En el panel de organizaciones puedes usar el botón «Export CSV»
- Puedes filtrar los dispositivos antes de exportarlos (por ejemplo, por estado de salud o tipo de dispositivo)
3. Otras funciones de gestión de inventarios:
- La app de gestión de activos de TI (ITAM) permite hacer seguimiento de dispositivos no gestionados
- Puedes añadir campos personalizados para registrar información adicional del dispositivo
- Admite el seguimiento de dispositivos que NinjaOne no soporta de forma nativa (por ejemplo, impresoras o cámaras)
Por qué importa el inventario manual de dispositivos
Dominar tanto el inventario manual como la automatización supone una gran ventaja para los MSP en un mercado de gestión de TI tan competitivo. En concreto, manejar bien las auditorías manuales coloca a cualquier MSP en una posición más sólida para incorporar después automatizaciones e integraciones RMM que favorezcan la escalabilidad y el cumplimiento a largo plazo.
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