La duplicidad de suscripciones SaaS es un problema que viven muchas organizaciones. No es raro que una empresa pierda el control de sus suscripciones y acabe pagando sin darse cuenta por herramientas que ya no necesita. Revisar y gestionar estas herramientas de forma proactiva ayuda a optimizar los flujos de trabajo, recortar costes y reforzar la seguridad y el cumplimiento al reducir la dispersión de aplicaciones.
Cómo aprovechar mejor tus suscripciones SaaS
Para sacar el máximo partido a tus suscripciones SaaS necesitas revisar tus aplicaciones de forma continua. Crea un inventario de todas las aplicaciones que utilizas y clasifícalas por categorías. Comprueba si hay solapamientos y colabora con los responsables de cada departamento para decidir qué aplicaciones conviene mantener, retirar o renegociar con el proveedor.
📌 Requisitos previos:
- Necesitas acceso a los registros de uso de SaaS de los proveedores de identidad (por ejemplo, Microsoft Entra ID u Okta).
- Conviene tener a mano los informes de gastos o financieros del cliente con los costes de las suscripciones.
- Necesitas una plataforma que sirva como inventario SaaS centralizado (una hoja de cálculo o una plataforma low-code).
- Necesitas herramientas básicas de informes o visualización (Excel, Power BI o paneles de PSA).
📌 Estrategias de implementación recomendadas:
| Haz clic para elegir un paso | 💻 Mejor para usuarios individuales | 💻💻💻 Mejor para empresas |
| Paso 1: crea un inventario SaaS completo | ✓ | |
| Paso 2: clasifica las aplicaciones por función | ✓ | |
| Paso 3: compara uso y costes | ✓ | |
| Paso 4: habla con las partes implicadas para obtener contexto | ✓ | |
| Paso 5: propón opciones de consolidación | ✓ | |
| Paso 6: establece ciclos de revisión periódicos | ✓ |
Paso 1: crea un inventario SaaS completo
Lo primero es recopilar los datos de las aplicaciones SaaS de cada área de tu organización. Esta información puede venir de los proveedores de identidad, de los sistemas financieros y de los registros de red. Después, consolídala toda en un inventario centralizado y en un archivo CSV.
Asegúrate de que cada entrada incluya lo siguiente:
- Nombre de la aplicación
- Departamento que la utiliza
- Responsable
- Coste de la aplicación
- Número de usuarios activos
Paso 2: clasifica las aplicaciones por función
Una vez que tengas el inventario de todas tus aplicaciones SaaS, toca ordenarlas en categorías útiles. Así verás con mucha más facilidad qué aplicaciones cumplen la misma función y se han vuelto redundantes. Estas son algunas categorías de ejemplo que puedes usar:
- Comunicación (Slack, Teams, Zoom)
- Gestión de proyectos (Asana, Trello, Monday.com)
- Compartición de archivos (Dropbox, Google Drive, OneDrive)
Añade o elimina categorías según tus necesidades.
Paso 3: compara uso y costes
Repasa cada categoría y las aplicaciones que contiene. Fíjate en cuántas personas usan realmente la aplicación frente al número de licencias que tienes contratadas. ¿Cuál es el coste por puesto y cuánto gastas en total en la suscripción?
Analiza también hasta qué punto la aplicación se ha integrado en tus flujos de trabajo con el paso del tiempo. Este enfoque basado en datos te permitirá identificar más fácilmente qué aplicaciones SaaS de tu inventario aportan poco valor o son redundantes.
Paso 4: habla con las partes implicadas para obtener contexto
Cuando hayas terminado de analizar los datos, es el momento de hablar con el resto de las partes implicadas. Comparte tus conclusiones con los responsables de los demás departamentos y plantéales estas preguntas:
- ¿La duplicidad es intencionada (por ejemplo, por preferencia de herramienta)?
- ¿Se puede consolidar el uso?
- ¿Los duplicados responden a una necesidad temporal?
Antes de retirar algunas aplicaciones, debes tener la certeza de que no vas a bloquear flujos de trabajo ni impedir que los empleados hagan su trabajo. Esto te dará más contexto y te permitirá ver cómo se usan realmente esas aplicaciones.
Paso 5: propón opciones de consolidación
Presenta tus recomendaciones a los responsables de departamento. Puedes proponerles:
- Mantener la herramienta más rentable o con mayor adopción.
- Retirar o consolidar las herramientas poco utilizadas o demasiado caras.
- Negociar las licencias con el proveedor a partir de un número menor de puestos.
Negocia con los responsables de departamento y recoge sus puntos de vista. Asegúrate de que, aunque se retiren aplicaciones, sigan teniendo todas las herramientas necesarias para cumplir sus objetivos.
Paso 6: establece ciclos de revisión periódicos
Revisar las suscripciones SaaS de tu organización no puede ser algo puntual. Propón una revisión trimestral o semestral para tener siempre controladas tus aplicaciones. También puedes coordinarte con otros departamentos en las revisiones trimestrales de negocio (QBR) para mantener una gobernanza de aplicaciones coherente.
Así te aseguras de que las aplicaciones SaaS que tienes contratadas sigan siendo útiles y relevantes, y evitas duplicidades y el desperdicio de recursos.
Tabla resumen de buenas prácticas para revisar la redundancia de aplicaciones
| Componente | Propósito y valor |
| Inventario completo | Es la base de toda la revisión. Necesitas una lista completa de tus suscripciones SaaS para detectar cuáles se solapan y cuáles son redundantes. |
| Clasificación de aplicaciones | Ordenar las aplicaciones en categorías funcionales facilita ver dónde se solapan sus funciones y cuáles sobran. |
| Comparación de uso y coste | Revisa el coste de cada aplicación frente a su nivel de uso. Así tus recomendaciones se apoyarán en datos concretos. |
| Colaboración con las partes implicadas | Colabora con el resto de las partes implicadas y consigue más contexto sobre cómo se usan las aplicaciones SaaS. Así evitarás interrumpir flujos de trabajo al retirar una aplicación. |
| Planificación de la consolidación | Recomienda qué aplicaciones mantener, retirar o renegociar con el proveedor. Esto simplifica el stack SaaS y reduce costes. |
| Revisiones periódicas | Haz una revisión trimestral o semestral para evitar que las duplicidades vuelvan a acumularse. |
Fragmento de automatización opcional
Aquí tienes un ejemplo de fragmento de Windows PowerShell que te ayudará a automatizar la detección y eliminación de suscripciones SaaS solapadas:
# Identify overlapping SaaS apps by category
$inventory = Import-Csv saas_inventory.csv
$inventory | Group-Object Category | Where-Object { $_.Group.Count -gt 1 } |
Select Name, @{Name="AppCount";Expression={$_.Group.Count}}
Este fragmento importa el archivo CSV de tu inventario SaaS. Filtra las categorías que solo contienen una aplicación, ya que ahí no puede haber solapamiento. Después genera una tabla con las aplicaciones de las categorías que tienen varias entradas, lo que facilita ver qué aplicaciones se solapan o son redundantes.
Integración con NinjaOne para controlar la proliferación de aplicaciones SaaS
- Puedes usar el inventario de endpoints de NinjaOne como punto de partida y enriquecerlo con los datos de suscripción y uso de SaaS.
- Puedes documentar los solapamientos en las notas de NinjaOne o en tickets vinculados al PSA.
- Presenta las conclusiones sobre solapamientos en los informes de QBR junto a los datos de endpoints, mediante los informes generados con las herramientas de NinjaOne.
Guía de inicio rápido
Conclusiones clave:
- El enfoque de NinjaOne en la gestión de SaaS: NinjaOne ofrece herramientas diseñadas específicamente para la gestión de SaaS, incluido el seguimiento del inventario y la optimización de las suscripciones.
- Detección y eliminación de solapamientos: los resultados de búsqueda indican que NinjaOne cuenta con funciones para:
- Identificar suscripciones solapadas: controlar qué servicios SaaS se utilizan en los dispositivos y entre los usuarios de la organización.
- Analizar el uso: entender con qué intensidad se usa realmente cada suscripción.
- Recomendar la consolidación: detectar las suscripciones redundantes o sin uso que se pueden eliminar.
- Ahorro de costes y eficiencia: la principal ventaja es reducir el gasto innecesario en SaaS y simplificar el stack tecnológico eliminando duplicados.
- Integración y automatización: es probable que NinjaOne integre estas capacidades en su plataforma RMM, lo que permite a los MSP gestionar de forma eficiente los entornos SaaS de sus clientes.
Reduce costes gestionando bien tus suscripciones SaaS
Eliminar las aplicaciones SaaS innecesarias es una forma sencilla de que los MSP y sus clientes recorten costes. Y no es nada complicado: crea un inventario SaaS completo, clasifica las herramientas por función, compara uso y coste, colabora con las partes implicadas e incorpora las revisiones a la gobernanza del cliente. Así reducirás el desperdicio de SaaS, simplificarás los stacks tecnológicos, reforzarás la gobernanza y el cumplimiento y podrás demostrar un ROI medible en las QBR.
Enlaces relacionados:
