Cómo hacer una revisión ligera de los recursos de Microsoft 365 sin usar

Con el tiempo, los entornos de Microsoft 365 (M365) acumulan recursos sin usar, lo que genera costes y complejidades innecesarias, sobre todo en pequeñas y medianas empresas. Si eres proveedor de servicios gestionados (MSP) y quieres ahorrar más y simplificar los entornos de tus clientes, conviene realizar revisiones periódicas, incluso sin recurrir a costosas herramientas de auditoría de cumplimiento. Desde que Microsoft cambió el nombre de Office 365 a Microsoft 365, auditar los componentes de Office 365 contribuye directamente a optimizar todo el ecosistema de M365.

Sigue leyendo para descubrir cómo hacer una auditoría de licencias de Office 365, buzones y otros recursos con un marco de trabajo sencillo.

Pasos para revisar los recursos de M365 sin usar

Al iniciar un proceso de optimización de licencias de M365, los MSP deberían seguir un marco claro para evaluar todas las áreas críticas sin dedicar demasiado esfuerzo. Divide la revisión en pasos que contribuyan directamente al ahorro de costes, a la eficiencia operativa y a una mayor seguridad.

📌 Requisitos previos:

• Acceso al centro de administración de M365 y a PowerShell
• Información de licencias y facturación del cliente
• Una plantilla básica de informe (por ejemplo, Excel, Power BI o NinjaOne Documentation)
• Conocimiento del contexto de negocio del cliente (cuentas de temporada, buzones compartidos, necesidades de cumplimiento, etc.)

Paso 1: revisa las licencias y las cuentas de usuario

Evaluar el uso de las licencias es una de las fases más críticas del proceso, ya que las licencias figuran entre los costes recurrentes más altos para los clientes y las asignaciones sin usar se encarecen rápidamente. Compara de forma sistemática los usuarios activos con las licencias asignadas para detectar licencias de Office 365 sin usar y descubrir oportunidades de ahorro inmediato.

(A) Busca cuentas inactivas o deshabilitadas que sigan consumiendo licencias

• Localiza las cuentas de empleados que ya no están en la empresa y que no se han desaprovisionado.
• Decide si conviene convertirlas en buzones compartidos gratuitos o si deben seguir con una licencia de pago.

(B) Compara los usuarios activos con las licencias asignadas

• Contrasta la lista de empleados con los usuarios activos en M365.
• Presta especial atención a contratistas, becarios o trabajadores de temporada que quizá ya no necesiten acceso continuado.

(C) Detecta oportunidades para bajar de plan o reasignar licencias

• Comprueba si hay usuarios con licencias premium (por ejemplo, E3/E5) que no aprovechan las funciones avanzadas.
• Si procede, recomienda pasarlos a un nivel de licencia más económico.

Resultado

Un resumen de uso de licencias que muestre:

• Licencias compradas frente a licencias asignadas
• Número de licencias sin usar o recuperables
• Ahorro potencial (por ejemplo: «Recuperar 5 licencias E3 ahorra 900 $ al año»)

Paso 2: audita los buzones inactivos y las cuentas compartidas

Los buzones sin gestionar, como los personales de antiguos empleados o las cuentas compartidas y de rol que ya no se utilizan, consumen recursos en silencio y aumentan el riesgo de seguridad. Una auditoría ligera permite a los MSP marcar esas cuentas y eliminar licencias sin usar en M365.

(A) Comprueba la última actividad de inicio de sesión

• Usa PowerShell o los informes del centro de administración de M365 para identificar buzones sin inicios de sesión recientes (por ejemplo, más de 90 días).
• Confirma con el cliente si esas cuentas deben seguir activas o se pueden cerrar, convertir o archivar.

(B) Revisa las cuentas compartidas y de rol

• Verifica si los buzones compartidos (por ejemplo, ventas@, rrhh@) siguen en uso.
• Si están inactivos pero consumen una licencia, valora convertirlos en un buzón compartido gratuito.

(C) Identifica los buzones de usuarios deshabilitados

• Algunas cuentas deshabilitadas pueden tener todavía buzones con licencia asociados.
• Asegúrate de cumplir las políticas de retención o de cumplimiento y reclasifica esos buzones según corresponda.

Resultado

Un informe de actividad de buzones que documente:

• Buzones inactivos y su última fecha de inicio de sesión
• Cuentas compartidas o de rol que ya no se usan
• Acciones recomendadas (cerrar, convertir en compartido o conservar por cumplimiento)
• Ahorro potencial de las licencias de buzón innecesarias

Paso 3: revisa el uso de Teams y SharePoint

Los equipos de Teams inactivos o los sitios de SharePoint abandonados generan desorden y dificultan la gobernanza y la seguridad. La auditoría debe ayudarte a detectar cuándo las herramientas de colaboración ya no cumplen su función y a recomendar la limpieza o el archivado de los recursos obsoletos.

(A) Exporta los informes de uso del centro de administración de M365

Genera informes de actividad de Teams y SharePoint de los últimos 90 días y busca sitios o canales con poca o ninguna interacción de los usuarios.

(B) Identifica los equipos inactivos

Marca los equipos de Teams sin actividad de chat, sin archivos subidos ni reuniones y, después, comenta con los responsables si conviene archivarlos, consolidarlos o eliminarlos.

(C) Revisa los sitios de SharePoint y OneDrive

Busca sitios sin actividad reciente de archivos ni colaboración, así como contenido abandonado que pueda seguir conteniendo información sensible.

(D) Valora las políticas de gobernanza

Comprueba si el cliente tiene una política para crear, revisar y archivar equipos de Teams o sitios de SharePoint. Si no la tiene, recomienda medidas de gobernanza ligeras (por ejemplo, revisiones anuales) para evitar que el problema se repita.

Resultado

Un inventario de uso de las herramientas de colaboración con:

• Una lista de equipos de Teams inactivos con las acciones recomendadas (archivar, consolidar, eliminar)
• Sitios de SharePoint o OneDrive sin actividad durante más de 90 días
• Notas sobre aspectos de gobernanza o cumplimiento

Paso 4: documenta los hallazgos en lenguaje de negocio

Ya tienes los informes técnicos; ahora toca traducirlos a un lenguaje de negocio claro que conecte con los responsables de la organización. El objetivo es dejar claro por qué importa la revisión, centrándote en costes, productividad y resultados de negocio. Así el cliente entiende los resultados y percibe el valor directo de tu trabajo como MSP.

(A) Convierte las métricas técnicas en impacto económico

• En lugar de enumerar licencias sin usar, di: «Se pueden recuperar 3 licencias E3 sin usar por valor de 540 $ al año».
• Destaca las oportunidades de reducir costes mostrando dónde el ajuste de recursos evita gastos futuros excesivos.

(B) Muestra los beneficios operativos

• Replantea los equipos de Teams o los sitios de SharePoint inactivos como mejoras de gobernanza: «Archivar dos equipos inactivos simplifica la colaboración y reduce la confusión entre los empleados».
• Resalta la menor carga administrativa y la mayor rapidez en la toma de decisiones como beneficios de la limpieza.

(C) Aborda la seguridad y el riesgo

• Plantea las cuentas inactivas como riesgos de seguridad: «Dos cuentas sin usar con acceso al buzón exponen al grupo a vulnerabilidades y deberían eliminarse».
• Así la limpieza se percibe como gestión proactiva del riesgo.

(D) Entrega materiales fáciles de entender

• Resume los hallazgos en un informe de una página o en una presentación.
• Incluye un apartado con las oportunidades de ahorro y las mejoras de eficiencia, con viñetas o elementos visuales.

Resultado

Un informe de revisión ligera para el cliente que incluya:

• Resúmenes en lenguaje sencillo de los problemas detectados (licencias sin usar, cuentas inactivas, sitios de colaboración obsoletos, etc.)
• El impacto en el negocio en términos de ahorro de costes, eficiencia y reducción de riesgos
• Recomendaciones claras y accionables que el cliente pueda aprobar

Paso 5: incorpóralo a las QBR o a las negociaciones de renovación

Comunica tus conclusiones durante las revisiones trimestrales de negocio (QBR) o en las conversaciones de renovación. Así presentas el ahorro de costes, la reducción de riesgos y las mejoras de eficiencia en un contexto de negocio, y a la vez te posicionas como un partner proactivo comprometido con el éxito del cliente.

(A) Destaca el ahorro con claridad

• Incluye las licencias recuperadas o rebajadas como una partida concreta: «1.200 $ al año de ahorro potencial identificados al recuperar licencias E3 sin usar».
• Presenta estos hallazgos como optimizaciones directas del presupuesto.

(B) Muestra las mejoras de eficiencia

• Resalta los beneficios de gobernanza, como la reducción de la proliferación de equipos de Teams o una navegación más simple en SharePoint.
• Demuestra cómo la limpieza facilita la administración y mejora la experiencia de usuario.

(C) Respalda las decisiones estratégicas

• Usa los hallazgos para orientar proyectos de dimensionamiento, ajustes de niveles de licencia o la planificación de migraciones.
• Presenta las recomendaciones como oportunidades para reinvertir en iniciativas de crecimiento (por ejemplo, mejoras de seguridad o herramientas de colaboración).

(D) Intégralo en los materiales de la QBR

• Añade una diapositiva que resuma los resultados de la revisión ligera, con apartados de ahorro, reducción de riesgos y mejoras de eficiencia.
• Utiliza elementos visuales sencillos (gráficos de antes y después o tablas comparativas de costes) para que los hallazgos sean más fáciles de digerir para quienes no son técnicos.

Resultado

Un resumen listo para el cliente que incluya:

• El ahorro de costes identificado con cifras claras
• Las mejoras operativas y de seguridad
• Recomendaciones accionables para los próximos pasos (reasignar licencias, archivar equipos de Teams, eliminar buzones inactivos, etc.)

Tabla resumen de buenas prácticas

Aquí tienes un resumen rápido del proceso, con la finalidad de cada componente y el valor que aporta.

Componente	Finalidad	Valor para el cliente
Revisión de licencias	Identificar licencias sin usar o mal asignadas	Reducir el gasto innecesario y optimizar los presupuestos
Auditoría de buzones	Marcar buzones inactivos o redundantes	Minimizar el desorden, recortar costes y reducir el riesgo
Revisión de Teams o SharePoint	Revisar los sitios de colaboración inactivos	Mejorar la gobernanza y simplificar la colaboración
Traducción al lenguaje de negocio	Convertir los resultados técnicos en términos de negocio	Hacer que los hallazgos sean claros y accionables para los responsables de pymes
Integración en las QBR	Presentar los hallazgos en las revisiones trimestrales o en las renovaciones	Generar confianza, demostrar valor continuo y respaldar las decisiones estratégicas

La importancia de hacer una revisión ligera de los recursos de M365 sin usar

A medida que las organizaciones crecen, los recursos de M365 se desordenan, así que los MSP deben gestionarlos bien para evitar problemas. Si no quieres asumir el coste de una auditoría de cumplimiento completa, un proceso de revisión sencillo basta para obtener varias ventajas:

• Optimización de costes: recupera o reasigna las licencias sin usar, o baja de nivel de licencia cuando no se utilizan las funciones avanzadas.
• Mayor facilidad de gestión: elimina redundancias y recursos abandonados para ordenar las cuentas de usuario, los equipos de Teams y los sitios, y simplificar la administración.
• Reducción del riesgo: disminuye la exposición gestionando las cuentas olvidadas, los buzones inactivos y los sitios de colaboración sin control.
• Demostración de valor al cliente: presenta los hallazgos en términos de negocio y gánate su confianza gestionando de forma proactiva sus recursos y su presupuesto.

Ejemplo de punto de automatización

La automatización ayuda a los MSP a reducir el trabajo manual y a mantener la coherencia durante una revisión ligera. Incluso un script sencillo de PowerShell sirve como punto de partida para identificar recursos sin usar, que luego podrás validar y traducir en recomendaciones de negocio.

Como el módulo MSOnline ya está obsoleto, el siguiente script actualizado utiliza el SDK de PowerShell de Microsoft Graph, el sustituto compatible de Microsoft para las tareas de gestión e informes de M365. Este script identifica las cuentas de usuario inactivas, lo que permite a los MSP marcar rápidamente licencias para recuperarlas o reasignarlas.

Por ejemplo, este es un script de PowerShell que utiliza el SDK de PowerShell de Microsoft Graph para identificar cuentas de usuario de M365 inactivas:

Install-Module Microsoft.Graph -Scope CurrentUser -Force Import-Module Microsoft.Graph.UsersConnect-MgGraph -Scopes "User.Read.All",»AuditLog.Read.All»$cutoff = (Get-Date).AddDays(-90) $users = Get-MgUser -All -Property "DisplayName",»UserPrincipalName»,»SignInActivity»$inactive = $users | Where-Object { (-not $_.SignInActivity) -or ($_.SignInActivity.LastSignInDateTime -lt $cutoff) } | Select-Object DisplayName, UserPrincipalName, @{Name=»LastSignInDateTime»;Expression={$_.SignInActivity.LastSignInDateTime}}$inactive $inactive | Export-Csv -Path ".\Inactive-M365-Users.csv" -NoTypeInformation

⚠️ Importante: para ejecutar este script correctamente, necesitas tener instalado el módulo de PowerShell de Microsoft Graph e iniciar sesión con una cuenta que tenga permisos User.Read.All y AuditLog.Read.All (normalmente un administrador global o de usuarios). La propiedad SignInActivity puede estar disponible solo en algunos tenants o requerir el uso del perfil beta (Select-MgProfile -Name "beta") si no se devuelve por defecto.

Este script se conecta a Microsoft Graph mediante permisos delegados seguros para recopilar datos de actividad de los usuarios. Recupera todos los usuarios de M365, comprueba su último inicio de sesión, filtra los que llevan más de 90 días inactivos (o que nunca han iniciado sesión) y exporta los resultados a un CSV para revisarlos y generar informes con facilidad.

Ejecútalo durante el paso 1 para encontrar usuarios con licencias sin usar y exporta los resultados a CSV o Excel. Después, confirma con el cliente si las cuentas marcadas están realmente inactivas, ya que algunas, como las de empleados de temporada, pueden seguir siendo necesarias. También puedes programarlo trimestralmente como parte de tu flujo de trabajo recurrente de revisión ligera de M365.

Integración con NinjaOne

NinjaOne complementa las revisiones ligeras de M365 al ofrecer una plataforma central para la documentación, la automatización y la comunicación con el cliente. Estas funciones trabajan juntas dentro de la plataforma de NinjaOne, de modo que la documentación, la gestión de tickets y los datos de los endpoints permanecen conectados en lugar de repartirse entre herramientas distintas.

Así ayuda NinjaOne en cada fase del proceso:

Punto de integración	Cómo ayuda NinjaOne	Valor para MSP y clientes
Exportar datos de dispositivos o usuarios	Comparar los datos de NinjaOne con los informes de M365	Validar el uso de forma cruzada y detectar incoherencias
Plantillas de documentación	Guardar las plantillas de informe de revisión ligera en NinjaOne Documentation	Garantizar coherencia y profesionalidad con todos los clientes
Recordatorios automáticos	Programar las tareas trimestrales de revisión de M365	Crear flujos de revisión repetibles y proactivos
Seguimiento de tareas	Registrar las acciones de corrección (recuperar una licencia, convertir un buzón, etc.)	Aportar visibilidad y responsabilidad en el seguimiento
Dashboards para QBR	Incluir los hallazgos y el ahorro de costes en las vistas de QBR	Demostrar valor continuo y fortalecer la relación con el cliente

De la revisión al valor real

Una revisión ligera de M365 permite a los MSP detectar recursos sin usar que consumen presupuesto, añaden complejidad e introducen riesgos de seguridad. Este informe de uso de licencias de M365 aporta valor real cuando traduce los hallazgos en resultados de negocio y pone el foco en la reducción de costes y las mejoras de eficiencia. Si lo presentas como parte de las QBR periódicas, se convierte en un servicio repetible y de gran impacto que genera confianza y demuestra valor estratégico.

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