Puntos clave
- Centraliza la visibilidad del gasto en SaaS: reúne las facturas y los datos de facturación de todos los proveedores de SaaS para crear una única fuente de información sobre el coste del SaaS.
- Valida el uso de licencias cada trimestre: compara las licencias facturadas con las asignaciones activas de usuarios para reforzar la gestión de licencias SaaS y eliminar el desperdicio.
- Detecta herramientas redundantes e infrautilizadas: localiza aplicaciones SaaS que se solapan y licencias inactivas para tomar mejores decisiones sobre tus proveedores de SaaS.
- Documenta y aplica los resultados: convierte las conclusiones de la auditoría en informes claros que faciliten la aprobación de las partes interesadas y las conversaciones en las QBR.
- Automatiza siempre que puedas: utiliza scripts, recordatorios y flujos de documentación para escalar las auditorías trimestrales de SaaS sin herramientas externas.
Los costes del SaaS pueden dispararse muy rápido, sobre todo cuando nadie los vigila. Detalles aparentemente pequeños, como las aplicaciones nuevas que se van añadiendo sin control o las licencias sin usar que dejan los empleados que se marchan, acaban inflando la factura en poco tiempo.
El verdadero reto, sin embargo, es auditar ese gasto sin sumar otra herramienta más a tu conjunto de herramientas tecnológicas.
En esta guía te explicamos cómo realizar una auditoría trimestral de costes de SaaS sin recurrir a una plataforma de gestión de SaaS específica.
Si prefieres verlo en vídeo en lugar de leerlo, echa un vistazo a Cómo realizar una auditoría trimestral de costes de SaaS sin herramientas externas.
Auditorías trimestrales de costes de SaaS sin herramientas especializadas
En lugar de invertir en una herramienta nueva que probablemente complique aún más tu conjunto de herramientas tecnológicas, puedes apoyarte en los paneles de tus proveedores y en herramientas sencillas de informes para realizar auditorías trimestrales de costes de SaaS. Este método encaja con una gestión ligera de los costes de SaaS y mantiene la coherencia entre auditorías.
📌 Requisitos previos
- Acceso a los paneles de administración de SaaS, como el centro de administración de Microsoft 365, la consola de administración de Google, Zoom y Salesforce
- Extractos de facturación trimestrales o facturas de cada proveedor de SaaS.
- Una hoja de cálculo o una herramienta de BI sencilla para consolidar los datos.
- Políticas de licencias definidas y documentación de las asignaciones para poder recuperar las licencias sin usar.
- Coordinación con los equipos de finanzas o compras para la conciliación y la validación de contratos.
Paso 1: recopila los datos de facturación del SaaS
Lo primero es tener una visión centralizada de todos tus gastos relacionados con el SaaS. Así resultará mucho más fácil controlar y optimizar los costes.
- Accede a los portales de tus proveedores y descarga todas las facturas o informes de facturación.
- Anota el número de licencias, el coste unitario y los ciclos de renovación.
- Usa Excel o Google Sheets para crear una hoja de cálculo consolidada y organiza los datos por:
- Nombre del proveedor
- Tipo de licencia
- Licencias asignadas y sin asignar
- Costes mensuales
- Fecha de renovación y responsable del contrato
Paso 2: contrasta las asignaciones de licencias
Después, comprueba si todas las licencias facturadas están asignadas y se utilizan de forma activa.
- Entra en la consola de administración de tus plataformas SaaS y exporta las asignaciones de licencias de usuario actuales.
- Aquí tienes un ejemplo de script de PowerShell que puedes usar para extraer los datos de licencias de Microsoft 365
Get-MsolUser -All | Where-Object {$_.isLicensed -eq $true} | Select DisplayName, Licenses
- Compara las licencias activas con tus registros de facturación.
- Marca las licencias sin asignar para depurarlas.
- Documenta quién es responsable de cada grupo de licencias para reforzar la rendición de cuentas.
Paso 3: detecta redundancias e infrautilización
Además de las licencias sin asignar, conviene buscar herramientas redundantes y licencias infrautilizadas.
- Comprueba si hay usuarios con varias licencias en aplicaciones SaaS similares (por ejemplo, Teams y Zoom).
- Revisa los registros de inicio de sesión y de actividad para localizar cuentas inactivas.
- Marca como candidatas a reasignación o eliminación las licencias que lleven más de 90 días sin usarse.
- Valora si puedes consolidar las herramientas que se solapan cuando toque renovarlas.
Paso 4: elabora un informe trimestral de auditoría de costes de SaaS
Cuando tengas todos los datos, crea un informe de auditoría que resuma tus conclusiones. Unos informes claros garantizan que el trabajo de gestión de costes de SaaS se traduzca en acciones concretas.
- Reúne estas métricas clave:
- Gasto total en SaaS del trimestre
- Número de licencias sin usar
- Ahorro potencial por recuperación de licencias
- Recomendaciones de consolidación
- Usa gráficos circulares y tablas para visualizar los resultados.
- Prepara el informe para presentarlo a las partes interesadas.
💡 Consejo: puedes incluir comparativas históricas para mostrar tu progreso.
Paso 5: lleva las conclusiones de la auditoría a las QBR
Por último, incluye los resultados de la auditoría en tus revisiones trimestrales de negocio (QBR) para demostrar el valor de optimizar el gasto en SaaS.
- Destaca tus logros. Cuéntales a tus clientes cuántas licencias has recuperado y cuánto dinero has ahorrado.
- Vincula el ahorro a la estrategia. Explica cómo ese ahorro contribuye a los objetivos a largo plazo de la organización, como la planificación presupuestaria, las compras o la eficiencia operativa.
- Anticípate mejor. Apóyate en las tendencias para justificar futuras decisiones sobre proveedores de SaaS.
📌 Tabla resumen de buenas prácticas:
| Componente | Valor que aporta |
| Recopilar los datos de facturación cada trimestre | Garantiza visibilidad financiera |
| Contrastar las asignaciones | Identifica licencias sin usar o inactivas |
| Revisar redundancias e infrautilización | Revela oportunidades de ahorro |
| Crear informes estructurados | Mejora la comunicación con las partes interesadas |
| Integrarlo en las QBR | Genera confianza y transparencia |
Punto de automatización: simplifica el seguimiento de las licencias SaaS
Hacer el seguimiento manual de las licencias SaaS todos los meses consume mucho tiempo y se presta a errores. Para facilitarlo, te recomendamos automatizar siempre que sea posible.
Por ejemplo:
- Usa scripts de PowerShell o del SDK de administración de Google para exportar cada mes los informes de asignación de licencias de tus plataformas SaaS.
- Automatiza el envío de recordatorios para que los equipos de finanzas y de TI revisen la auditoría y actúen en consecuencia.
- Guarda todos los informes de auditoría de SaaS en una carpeta compartida o en un repositorio centralizado como NinjaOne Documentation.
Estas automatizaciones refuerzan la gestión de licencias SaaS y reducen la carga administrativa.
Por qué merece la pena auditar los costes del SaaS
La optimización de costes se ha convertido en una prioridad para muchas organizaciones, aunque conseguirla no resulta sencillo.
Estudios recientes muestran que la visibilidad sobre el conjunto de herramientas tecnológicas de las organizaciones ha caído del 47 % al 43 %, lo que significa que cada vez más empresas tienen dificultades para controlar y reducir su gasto en SaaS. Al fin y al cabo, no se puede optimizar lo que no se ve.
Por eso es tan importante realizar auditorías trimestrales de costes de SaaS. Estas revisiones aportan la visibilidad necesaria para tomar decisiones rentables.
Si consolidas los extractos de facturación de cada proveedor de SaaS y los comparas con las asignaciones de licencias, podrás saber cuáles se están utilizando y recuperar o reasignar las que no.
Más aún, estas auditorías demuestran una gestión financiera responsable. Evidencian que tu organización controla y gestiona de forma activa sus inversiones en software, en lugar de limitarse a reaccionar ante la presión presupuestaria.
Esa supervisión proactiva transmite a las partes interesadas y a los clientes que en tu organización cada euro cuenta.
Cómo ayuda NinjaOne a los MSP a reducir los costes de SaaS
NinjaOne ayuda a los MSP a optimizar su gasto en SaaS gracias a estas posibilidades:
- Automatizar los flujos de baja de empleados, incluidas las tareas de depuración de licencias.
- Guardar los informes de auditoría de costes de SaaS en NinjaOne Documentation como copia de respaldo.
- Hacer seguimiento de los tickets asociados a la recuperación de licencias sin usar.
- Incluir métricas de licencias SaaS en los paneles de las QBR que ven los clientes.
- Generar recordatorios para los ciclos de auditoría trimestrales.
Con NinjaOne, los MSP obtienen una visibilidad clara de su conjunto de herramientas tecnológicas y reducen el desperdicio de SaaS.
Ahorra más con auditorías trimestrales de costes de SaaS
Tener una visibilidad completa de tu conjunto de herramientas tecnológicas es la base para invertir de forma eficiente. El software seguirá evolucionando y siempre aparecerán nuevas funciones, pero si auditas tus costes de SaaS cada trimestre, mantendrás el control del gasto.
Con los paneles nativos y herramientas sencillas de informes puedes controlar el uso del SaaS, reducir el desperdicio y ahorrar más sin pagar por una nueva plataforma de gestión.
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