Puntos clave
- Las auditorías periódicas ayudan a los MSP a descubrir gasto inútil, licencias sin usar y herramientas redundantes.
- El software solapado suele generar confusión e ineficiencia entre los técnicos.
- Las revisiones continuas garantizan que el conjunto de herramientas evolucione con las necesidades del negocio y de los clientes.
- Aprovecha los datos y las opiniones de los técnicos para detectar soluciones infrautilizadas y fomentar la colaboración habitual.
- Centralizar todo en una plataforma RMM reduce la proliferación de herramientas y simplifica la gestión.
Los MSP dependen de una amplia variedad de herramientas en su conjunto de herramientas tecnológicas: RMM, PSA, copia de seguridad, antivirus, monitorización, documentación y gestión de tickets, a menudo incorporadas en momentos distintos por equipos distintos. Con el tiempo, estas herramientas pueden solaparse en funcionalidad o quedarse sin usar, lo que genera costes y complejidad innecesarios.
Una auditoría estructurada del conjunto de herramientas tecnológicas ayuda a los MSP a detectar herramientas sobredimensionadas, redundantes o poco utilizadas. Además, saca a la luz funcionalidades duplicadas y costes de licencias que no hacen falta.
Las auditorías periódicas revelan funciones sin usar y software que nadie llega a utilizar. También simplifican el trabajo diario de los técnicos y mejoran la eficiencia operativa.
Por último, las auditorías aumentan la visibilidad sobre las herramientas y refuerzan la rentabilidad de cada cliente.
Reduce tu conjunto de herramientas tecnológicas con un software de ITAM ágil y pensado para MSP.
Pasos para auditar el conjunto de herramientas de tu MSP
Antes de empezar la auditoría, asegúrate de contar con los accesos y las herramientas necesarias para llevarla a cabo.
📌 Requisitos previos:
- Necesitas acceso de administrador a los portales de licencias y facturación para revisar costes, detalles de suscripción y asignación de licencias.
- Necesitas acceso a los registros de actividad de usuarios y dispositivos desde los paneles de RMM y SaaS.
- Debes tener acceso a PowerShell y CMD para recopilar datos locales de uso e instalación.
- Necesitarás acceso al Registro para comprobar si las herramientas están instaladas o activas en los dispositivos de los clientes.
- Categorías definidas de funciones de las herramientas (copia de seguridad, antivirus, aplicación de parches, etc.) para asignar a cada herramienta su rol correspondiente
💡 Consejo: opcional: puedes usar NinjaOne para automatizar el inventario de software, los informes de uso y el despliegue remoto de scripts y así hacer auditorías más rápidas a gran escala.
🎥 Mira aquí la versión en vídeo de Cómo auditar el conjunto de herramientas de tu MSP para detectar solapamientos, desperdicio y uso insuficiente.
Paso 1: inventaría las herramientas instaladas en los dispositivos de los clientes
El primer paso de la auditoría es inventariar las herramientas que has instalado en los dispositivos de los clientes. Así tendrás la base necesaria para detectar solapamientos, desperdicio y uso insuficiente.
📌 Casos de uso:
- Este método confirma qué herramientas están desplegadas en todos los endpoints.
- Asigna cada herramienta a su categoría funcional: copia de seguridad, seguridad de endpoints o aplicación de parches.
📌 Requisitos previos:
- Los dispositivos de destino deben tener PowerShell 5.1 o una versión superior para ejecutar los comandos.
- Se necesitan permisos de administrador para acceder a las rutas del registro donde Windows guarda la información del software instalado.
Para recopilar el inventario de software con PowerShell, ejecuta este comando:
| Get-ItemProperty HKLM:\Software\Wow6432Node\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\*, HKLM:\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\* | Select-Object DisplayName, Publisher, InstallDate | Export-Csv "C:\Reports\InstalledTools.csv" -NoTypeInformation |
También puedes usar el símbolo del sistema. Ejecuta este código:
wmic product get name, vendor, version > C:\Reports\InstalledTools.txt
Después de exportar los resultados, normaliza los nombres de las herramientas y asigna cada una a una función en una hoja de cálculo o en un panel de Power BI.
Paso 2: etiqueta herramientas y endpoints en el Registro para poder compararlos
El siguiente paso es marcar qué categorías de herramientas hay en cada dispositivo. Si guardas esta información en el registro, podrás consultarla después con facilidad y comparar entre clientes.
📌 Casos de uso:
- Este paso te ayudará a clasificar las herramientas por función.
- Así resulta más fácil identificar solapamientos al comparar varios endpoints.
📌 Requisitos previos:
- Se necesitan permisos de administrador para crear y editar claves del registro.
- Necesitarás un RMM o un método de ejecución de scripts para consultar los datos del Registro a gran escala.
Para usar entradas del Registro que indiquen categorías de herramientas conocidas o riesgo de solapamiento, ejecuta este comando en PowerShell:
New-Item -Path "HKLM:\SOFTWARE\Org\ToolAudit" -ForceSet-ItemProperty -Path "HKLM:\SOFTWARE\Org\ToolAudit" -Name "AVProvider" -Value "SentinelOne"Set-ItemProperty -Path "HKLM:\SOFTWARE\Org\ToolAudit" -Name "BackupTool" -Value "Datto" |
Luego puedes consultar estas claves mediante tu RMM o con un script para construir una matriz de herramientas por función y por cliente.
Paso 3: audita el uso de licencias y los inicios de sesión en cada portal de proveedor
Revisa el portal de administración de cada proveedor para comparar las licencias pagadas con el uso real. Recopila datos sobre puestos, inicios de sesión y adopción de funciones.
Calcula las tasas de utilización para identificar desperdicio, software sin usar y funcionalidades solapadas.
💡 Nota: los proveedores son las empresas que te venden la herramienta, como SentinelOne, Microsoft, etc.
📌 Casos de uso:
- Localiza licencias y funciones que no se usan para recortar costes o bajar de plan.
- Detecta herramientas que hacen el mismo trabajo que otras o que aportan poco al trabajo de los técnicos.
📌 Requisitos previos:
- Necesitarás acceso de administrador a cada portal de proveedor, con permiso para exportar informes.
- Una lista de las herramientas principales y de las funciones que pagas, además de un periodo definido para el análisis de uso
Así puedes auditar las licencias y su uso:
- Recopila los datos de licencias y uso de cada portal. Puedes utilizar datos como:
- Puestos pagados
- Puestos asignados
- Usuarios activos en los últimos 30-90 días
- Otros datos, como copias de seguridad ejecutadas, alertas gestionadas y tickets registrados.
- Exporta los informes a CSV para analizarlos. Ten en cuenta que la mayoría de los portales de proveedores permiten exportar datos de licencias y actividad.
- A continuación, puedes crear una tabla sencilla de utilización de herramientas como esta:
| Herramienta | Puestos pagados | Usuarios activos | Utilización | Riesgo de solapamiento |
| SentinelOne | 100 | 97 | 97% | Bajo |
| Acronis | 120 | 45 | 38% | Medio |
| Automox | 50 | 0 | 0% | Alto |
- Consolida y valida el uso: reúne todos los CSV en Excel o Power BI, añade columnas de utilización, comprueba qué funciones están realmente habilitadas y confirma la actividad real a través del SSO o de los registros del proveedor de identidad.
Paso 4: evalúa la redundancia de herramientas con scripts y comprobaciones de políticas
A continuación, localiza las herramientas que se solapan en los endpoints: así podrás eliminar duplicados, recortar desperdicio y evitar conflictos.
📌 Casos de uso:
- Identifica los dispositivos que ejecutan más de una herramienta de la misma categoría en un mismo endpoint, como varios antivirus o dos gestores de parches.
- Confirma que el solapamiento es real antes de retirar o consolidar licencias.
📌 Requisitos previos:
- Permisos de administrador o endpoints de destino
- PowerShell 5.1 o superior para la ejecución remota de scripts
Para detectar varios productos antivirus, usa este comando de PowerShell:
Get-CimInstance -ClassName AntivirusProduct -Namespace "root\SecurityCenter2" |Select-Object displayName, productState |
Para comprobar agentes solapados, como servicios de parches o de actualización, ejecuta esto en PowerShell:
| Get-WmiObject Win32_Service | Where-Object { $_.DisplayName -match ‘patch|update’ } | Select-Object Name, DisplayName, State, StartMode |
Si los scripts encuentran herramientas duplicadas, haz que marquen el dispositivo en el Registro o que devuelvan un código de error. Puedes usar este código:
$av = Get-CimInstance -ClassName AntivirusProduct -Namespace "root\SecurityCenter2"if ($av.Count -gt 1) { New-Item -Path "HKLM:\SOFTWARE\Org\ToolAudit" -Force | Out-Null Set-ItemProperty -Path "HKLM:\SOFTWARE\Org\ToolAudit" -Name "AVOverlap" -Value "Detected"exit 1 } else { exit 0 } |
Paso 5: analiza el uso por parte de los técnicos y los puntos de fricción mediante encuestas
El siguiente paso es hablar con quienes usan las herramientas a diario. Encuesta a los técnicos para sacar a la luz ineficiencias que los datos en bruto no muestran.
📌 Casos de uso:
- Te permitirá identificar las herramientas que ralentizan el trabajo o añaden pasos manuales.
- Te ayuda a encontrar software con licencia pero sin usar porque los técnicos prefieren soluciones alternativas
Preguntas que puedes hacer a los técnicos para revisar el uso de las herramientas:
- ¿En qué herramientas inicias sesión a diario?
- ¿Qué herramientas tienen interfaces confusas o redundantes?
- ¿Hay herramientas que estás obligado a usar pero evitas por culpa de soluciones manuales?
- ¿Hay carencias de funcionalidad que estés cubriendo con scripts u hojas de cálculo?
¿Coinciden tus datos reales de inicio de sesión y uso con tu experiencia del día a día?
💡 Consejo: puedes usar Google Forms para recoger las opiniones. Además, cruza los resultados de la encuesta con los datos de uso reales. Así tendrás la información necesaria para actuar con datos objetivos.
Paso 6: define una política de racionalización y sustitución
Una vez identificadas las herramientas solapadas y poco utilizadas, puedes establecer políticas y recomendaciones formales para decidir qué se queda, qué se retira y qué se consolida.
📌 Casos de uso:
- Te ayudará a estandarizar cómo gestiona tu MSP las herramientas poco utilizadas o redundantes.
- Te permite reducir el gasto inútil en suscripciones y herramientas sin usar, manteniendo la coherencia entre clientes.
📌 Requisitos previos:
- Requiere haber completado los pasos anteriores, que muestran las tasas de utilización y los riesgos de solapamiento.
- Acceso de administrador a tu GPO o RMM para forzar desinstalaciones e instalaciones.
Crea una matriz de decisión a partir de los resultados de la auditoría:
| Condición | Acción |
| Utilización inferior al 50% durante 3 meses o más | Valorar su retirada |
| Redundante con otra herramienta activa | Consolidar licencias |
| El proveedor sube los precios sin aportar más uso | Negociar o sustituir |
| Desplegada solo parcialmente entre los clientes | Retirar progresivamente o estandarizar |
⚠️ Aspectos a tener en cuenta
| Riesgos | Posibles consecuencias | Cómo revertirlos |
| Retirar una herramienta antes de tiempo | Puede alterar el trabajo de los técnicos y las operaciones del cliente, sobre todo si todavía se está usando. | Prueba la retirada como piloto con un grupo reducido, recoge información sobre su uso y ofrece herramientas alternativas antes de eliminarla. |
| Pasar por alto las condiciones del contrato | Pueden aplicarse penalizaciones por cancelación anticipada o problemas de cumplimiento. | Revisa los contratos con los proveedores antes de retirar o sustituir herramientas. |
| Ignorar las necesidades específicas de cada cliente | Una herramienta puede ser redundante a nivel global, pero necesaria para un cliente concreto. | Valídalo con los responsables del cliente antes de consolidar licencias. |
| Bloquear instalaciones de forma demasiado amplia | Puede impedir que se ejecuten herramientas o actualizaciones legítimas. | Define listas claras de permitidos y denegados en la GPO o el RMM. |
Otros aspectos a considerar al auditar el conjunto de herramientas tecnológicas de tu MSP
Riesgo de seguridad
Los agentes sin usar o los antivirus en conflicto pueden generar vulnerabilidades que los atacantes aprovechen. Lo mejor es hacer revisiones periódicas y eliminar el software innecesario.
Condiciones contractuales
Anota y revisa con atención los contratos con los proveedores, ya que los plazos mínimos o las cláusulas de cancelación anticipada pueden dificultar la retirada de una herramienta. Revisa las condiciones de cada contrato y ten en cuenta los compromisos para evitar costes inesperados.
Facturación al cliente
Relaciona el uso de cada herramienta con la rentabilidad por cliente y asegúrate de que las facturas reflejen el valor real. Así podrás justificar el gasto ante los clientes e identificar las herramientas que no generan ingresos.
Comunica los cambios
Anuncia los cambios de herramientas con antelación a tus técnicos y a tus clientes. Haz pruebas piloto con grupos pequeños antes del despliegue general para ver si funcionan bien con tu equipo.
Resolución de problemas en la auditoría del conjunto de herramientas tecnológicas de un MSP
Los scripts de inventario se dejan herramientas
Si el inventario parece incompleto, revisa tanto las claves del registro de 32 bits como las de 64 bits para capturar todo el software instalado.
Hay herramientas que no aparecen
Algunas herramientas que solo funcionan en el cloud no instalan agentes, así que no aparecen en los inventarios locales. Puedes recurrir a los registros de inicio de sesión o a los informes del portal del proveedor para medir su uso.
Faltan las etiquetas del Registro
Si las entradas del Registro no aparecen, comprueba que el script se esté ejecutando con permisos de administrador.
Solapamientos de SaaS que pasan desapercibidos
En algunos casos, las herramientas SaaS se solapan en funcionalidad, pero no dejan rastro en los endpoints. Para esto, puedes usar herramientas de descubrimiento que detecten su uso y las duplicidades.
Servicios de NinjaOne para auditar las herramientas de un MSP
| ¿Qué puede hacer NinjaOne? | En qué consiste | ¿Cómo ayuda a auditar el conjunto de herramientas de un MSP? |
| Ofrece informes de TI con el inventario de software de los endpoints | Aporta visibilidad detallada de las aplicaciones instaladas en todos los dispositivos | Garantiza que tengas una lista completa y precisa de las herramientas en uso |
| Etiquetado de dispositivos | Etiqueta los endpoints según las herramientas instaladas o el riesgo de solapamiento | Facilita agrupar dispositivos por función y detectar redundancias |
| Despliegue de scripts | Despliega scripts de PowerShell para recopilar la presencia de herramientas y los valores del Registro | Automatiza la recopilación de datos y reduce el trabajo manual de edición |
| Informes de uso | Informa del uso de las herramientas en todos los clientes y controla el consumo de licencias | Ayuda a ajustar el número de licencias y a eliminar puestos poco utilizados. |
| Alertas de herramientas duplicadas | Señala los dispositivos que ejecutan herramientas duplicadas o no estándar | Permite a los técnicos identificar y eliminar software inútil o en conflicto |
Con NinjaOne, los MSP pueden visualizar el alcance de su conjunto de herramientas tecnológicas, seguir los patrones de uso y eliminar el desperdicio sin perder control sobre la funcionalidad ni el cumplimiento.
Consigue el control total de tu inventario de activos, desde la compra hasta la retirada.
Más rentabilidad y eficiencia gracias a las auditorías del conjunto de herramientas tecnológicas
Las auditorías periódicas del conjunto de herramientas tecnológicas controlan los costes, mejoran el trabajo de los técnicos y reducen la confusión de los clientes. Además, garantizan que las herramientas funcionen con eficiencia y se ajusten a las necesidades del negocio.
Revisa las herramientas instaladas, los patrones de uso y los solapamientos funcionales. Elimina el desperdicio y reduce los gastos innecesarios. Asegúrate de que cada herramienta aporte un valor medible.
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Guía de inicio rápido
NinjaOne ofrece varias funciones que ayudan a detectar solapamientos, desperdicio y uso insuficiente:
- Gestión de vulnerabilidades y activos:
- La plataforma ofrece análisis e informes detallados de vulnerabilidades
- Puedes consultar los datos de CVE (Common Vulnerabilities and Exposures)
- Incluye paneles de estado de salud que muestran los dispositivos afectados por vulnerabilidades
- Ayuda a seguir la utilización de los activos y las posibles redundancias
- Gestión de parches e informes:
- Te permite analizar tu inventario en busca de vulnerabilidades
- Aporta datos completos sobre vulnerabilidades y parches
- Ayuda a identificar dispositivos no gestionados y posibles riesgos de seguridad
- Comparación de integraciones:
- NinjaOne ofrece una comparación función por función de las herramientas PSA (Professional Services Automation)
- Esto ayuda a los MSP a identificar funcionalidades solapadas en su conjunto de herramientas
Además, las funciones de informes y paneles de la plataforma te permiten conocer mejor el uso de tus herramientas y tomar decisiones informadas sobre la eficiencia de tu conjunto de herramientas tecnológicas.
