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La cura para el exceso de herramientas & La dispersión de los proveedores

Evitar el exceso de herramientas y la proliferación de proveedores

«Sólo una herramienta más… ¿qué daño hace?»

Dado que los MSP tienden a ser tecnófilos en cierta medida, a veces podemos ser atraídos por objetos brillantes conocidos como «la solución más nueva y llamativa». Si bien esto no es catastrófico en sí mismo, el efecto de  «una herramienta más» es de naturaleza agravante, y también lo son sus peligros.

Dejando a un lado los efectos secundarios obvios de la confusión y los costes de los empleados, hay varios otros inconvenientes de operar con una pila tecnológica desbocada. En este artículo, vamos a analizar en profundidad el reto de la sobrecarga.

De qué va a tratar este artículo:

  • Una mirada a las pilas de tecnología
  • Los riesgos de utilizar demasiadas herramientas
  • Cómo evitar el exceso de herramientas y la proliferación de proveedores
  • Uso de suites SaaS para reducir el número de herramientas MSP en su pila

La pila tecnológica de los MSP

Cualquier empresa de servicios gestionados necesita reunir la pila tecnológica adecuada. Algunas de las herramientas dentro de una pila son elementos básicos de MSP bastante sencillos. Veamos algunas de las herramientas más esenciales que permiten a un MSP trabajar con la mayor eficacia posible.

  • Supervisión y gestión remotas (RMM)

Las herramientas demonitorización y gestión remota (RMM) son el alma de la mayoría de los MSP. Le permiten acceder y gestionar los sistemas de sus clientes de forma remota. Gracias a esta herramienta, los MSP pueden trabajar de forma eficaz y eliminar la necesidad de desplazarse a las instalaciones de los clientes, por lo que podría decirse que todo el sector de la TI gestionada no existiría tal y como lo conocemos sin el RMM.

Además, muchas herramientas de RMM también incluyen funciones de automatización que agilizan las tareas rutinarias y aprovechan al máximo las integraciones con otras soluciones de su pila tecnológica. Esto permite que una herramienta como NinjaOne se convierta en un panel de control centralizado para todas las operaciones de MSP.

  • Automatización de servicios profesionales (PSA)

Las herramientas de PSA son como la contrapartida de las operaciones comerciales de la RMM. Estas herramientas están diseñadas para facilitar tareas como la gestión de clientes, la emisión de billetes, la facturación y los informes. Al igual que el RMM, sería difícil imaginar el funcionamiento de un MSP sin una herramienta PSA.

  • Gestión de Relaciones con los Clientes

Una herramienta de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) se utiliza para hacer un seguimiento de las relaciones comerciales y la gestión de las cuentas en todas las etapas. Son cruciales para la creación de procesos en torno a la forma en que el MSP interactúa con los clientes y los clientes potenciales, por lo que suelen ser vitales para la parte de ventas y marketing del negocio.

  • Escritorio remoto

Las herramientas deescritorio remoto se utilizan a veces para complementar las herramientas de RMM, lo que le permite conectarse a los sistemas de escritorio y servidores de forma remota. Las herramientas de escritorio remoto suelen utilizarse cuando el MSP necesita un acceso rápido y sencillo al entorno de escritorio de un cliente sin todas las funciones que ofrece el RMM.

  • Copia de seguridad y recuperación de desastres (BDR)

La mayoría de los MSP ofrecen servicios de copia de seguridad y recuperación de desastres, especialmente en esta época de gran amenaza de ransomware. La BDR entra sin duda en la lista de herramientas MSP imprescindibles.

  • Software de documentación

Aunque algunos MSP operan sin herramientas especiales para documentar los procesos y sistemas, no se recomienda hacerlo. La documentación garantiza la coherencia, una mejor prestación de servicios y le ayuda a evitar situaciones de «silo» en las que la información importante no llega a todos los miembros de su equipo.

  • Pila de ciberseguridad

Las pilas tecnológicas de ciberseguridad son su propia subcategoría dentro de la pila más amplia. Esto incluye todo lo que utiliza para proteger los sistemas y los datos de la clientela de su MSP. Las herramientas más comunes que encontrará en una pila de seguridad son la protección del correo electrónico, el cortafuegos, la protección de puntos finales, el filtrado de DNS, el antivirus y las soluciones de gestión de amenazas.

Los riesgos de utilizar demasiadas herramientas MSP

Ahora que hemos revisado los elementos esenciales más comunes en una pila tecnológica, es el momento de analizar el problema del exceso de herramientas. Estoy dispuesto a apostar que la mayoría de los MSP que están leyendo esto tienen (o han utilizado) bastantes más herramientas que las de la lista anterior

  • Aumentar la superficie de ataque

Esto es algo importante en el mundo centrado en la ciberseguridad en el que vivimos ahora. Los malos actores se dirigen activamente a los MSP, lo que significa que los ataques a la cadena de suministro dirigidos a las herramientas de los MSP sólo van a aumentar.

No estamos diciendo que cada herramienta que añada sea como abrir una puerta a los hackers, pero su superficie de amenaza práctica se amplía con cada herramienta que tenga integrada en su red o en sus clientes. Teniendo en cuenta lo que está en juego, los MSP hacen bien en minimizar esas superficies de amenaza siempre que sea posible.

En muchos casos, eso significa eliminar una herramienta poco o nada utilizada. También puede significar la eliminación de herramientas superfluas mediante el uso de funciones de otras soluciones que ya está utilizando. De lo contrario, significa evaluar cuidadosamente la necesidad de añadir una nueva herramienta antes de apretar el gatillo.

  • Aumento de los costes del software

 Esta es la más obvia, en realidad. Cada herramienta tiene un coste, y ese coste se traslada a tus clientes o reduce tus márgenes. En cualquier caso, minimizar los gastos generales es siempre una buena estrategia.

Algunas herramientas son tan necesarias que su coste está justificado de forma innata, mientras que otras simplemente no aportan valor. Depende de usted evaluar ese equilibrio y asegurarse de que las herramientas adicionales no están reduciendo el crecimiento y el éxito financiero de su MSP.

  • Aumento de los costes laborales

Muy pocas herramientas son realmente 100% «sin manos». Incluso las herramientas que hacen un uso intensivo de la automatización siguen necesitando ser desplegadas, configuradas y supervisadas. Cuantas más herramientas estén en juego, más manos se necesitan en la cubierta para utilizarlas (y mantenerlas en funcionamiento).

  • Aumento de los requisitos de formación

Más herramientas significa más formación. En algunos casos, esto significa que sus clientes deben ser informados sobre cómo utilizar una determinada herramienta, no sólo sus ingenieros. En cualquier caso, la adición de herramientas puede suponer a menudo un aumento de los costes laborales internos o del tiempo dedicado a la formación de los usuarios.

  • Complejidad añadida a su entorno

Se trata de una consideración un poco amplia porque implica todos los puntos anteriores. En pocas palabras, más partes móviles significa más cosas que tienen que a) pagarse; b) mantenerse; y c) utilizarse. También significa que hay más cosas que pueden salir mal. La complejidad tiende a ser el enemigo de la productividad y la eficiencia, por lo que minimizar o consolidar las herramientas es una opción mucho mejor que sucumbir a la sobrecarga de herramientas.

Cómo evitar el exceso de herramientas

¿Cómo evitar los riesgos mencionados? Veamos cómo mitigar los peligros del exceso de herramientas:

  1. Defina sus objetivos y clientes ideales
    La proliferación de herramientas puede tener su origen en el deseo de ser todo para todos. Cuantos más sectores y situaciones intente atender, más herramientas acabará necesitando. Si define claramente su ámbito de actuación, su consumidor ideal y los objetivos de su empresa, tendrá un marco para decidir qué herramientas son absolutamente necesarias.
  2. Utilice la calculadora de precios de MSP de Ninja
    NinjaOne tiene una gran calculadora de precios de MSP que puede utilizar para determinar dónde encajan los gastos generales de la herramienta en sus finanzas. Utilice esta calculadora para averiguar qué herramientas pueden estar agotando sus márgenes sin aportar mucho valor a cambio. Además, debería utilizar esta calculadora antes de cada auditoría para tener una idea clara de los beneficios y las pérdidas de cada cliente.
  3. Evaluar el panorama general
    Analice sus herramientas de forma exhaustiva en toda su empresa, no sólo en lo que respecta a un caso de uso específico. A veces encontrarás una herramienta que tiene un uso mínimo y que puede ser eliminada en favor de una integración o complemento de una herramienta más utilizada en tu arsenal.
  4. Defina claramente su estrategia de ciberseguridad
    La hinchazón de las herramientas de ciberseguridad puede llegar a ser muy rápida si se intenta cubrir todas las contingencias posibles para cada situación teórica. Examine sus necesidades de ciberseguridad desde un punto de vista práctico, teniendo en cuenta las necesidades reales de sus clientes. Una vez más, esta es una situación en la que resulta útil conocer a su cliente objetivo ideal.
  5. Audite sus herramientas con regularidad
    No dejes que el exceso de herramientas te sorprenda. Audite su pila tecnológica al menos cada seis meses para identificar cualquier herramienta que no esté rindiendo al máximo. No hay razón para seguir pagando por una solución que no se usa o apenas se usa.
  6. Consolidar en una plataforma SaaS
    Las plataformas «todo en uno» como NinjaOne son una gran manera de eliminar herramientas extrañas y consolidar las funciones críticas en una plataforma centralizada. Esto no sólo reduce los costes y la complejidad, sino que le facilita mucho la gestión.
  7. Apóyese en su capital humano
    ¿Quién conoce mejor el valor de las herramientas que utiliza que las personas que las usan a diario? Involucre a su equipo en el proceso de evaluación y deje que su experiencia diaria guíe su misión de resolver el exceso de herramientas.
  8. Gestionar las relaciones con los proveedores
    La gestión de proveedores es clave para cualquier operación de MSP, y es una parte valiosa para evitar el desafío de la sobrecarga. A grandes rasgos, esto forma parte de la gestión global de los activos y de las evaluaciones asociadas (que deberían realizarse regularmente). Más concretamente, puede ser útil hablar con sus proveedores sobre las formas en que sus soluciones pueden integrarse o consolidarse.

Conclusión

Tener un funcionamiento sencillo y sin problemas es un objetivo fantástico para cualquier MSP. A veces este deseo está en contradicción con su necesidad de herramientas y soluciones. Con el tiempo, una pila de tecnología puede convertirse en un verdadero montón de tecnología: en lugar de herramientas ordenadas y lógicas que funcionan juntas, se acaba con un montón de herramientas que no encajan y que a veces incluso no se utilizan. Los costes y el uso de recursos aumentan, pero el valor disminuye.

MSP, ¡conócete a ti mismo! Si identificas tus objetivos y comprendes las necesidades de tu cliente ideal, podrás planificar mejor tu pila tecnológica y evitar el exceso de herramientas. Además, puede utilizar soluciones como NinjaOne para consolidar muchas funciones críticas del MSP en una plataforma fácil de gestionar. Al centralizar los aspectos más importantes de su trabajo, puede disfrutar de una mayor productividad y de menos pérdidas en su cuenta de resultados.

¿Por qué NinjaOne?

NinjaOne es una plataforma de administración y monitoreo remoto potente y fácil de usar que proporciona una vista de panel único de todos los terminales dentro de una organización y todas las herramientas que los equipos de TI necesitan para mejorar la entrega.

Nuestra plataforma simplifica y automatiza el trabajo diario de los proveedores de servicios administrados y los profesionales de TI para que puedan enfocarse en servicios complejos de valor agregado, relaciones con los usuarios finales y proyectos estratégicos.

 

Próximos pasos

La creación de un equipo de TI próspero y eficaz requiere contar con una solución centralizada que se convierta en tu principal herramienta de prestación de servicios. NinjaOne permite a los equipos de TI supervisar, gestionar, proteger y dar soporte a todos tus dispositivos, estén donde estén, sin necesidad de complejas infraestructuras locales.

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