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Seis beneficios clave de la automatización de documentos

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Crear, organizar y gestionar la documentación es engorroso, pero es una función necesaria para todos los departamentos de una organización. La revisión de la documentación digital de Statista muestra en qué medida cada departamento empresarial utiliza herramientas de documentación digital: Ventas, 62 %; Comercialización, 57 %; Finanzas, 53 %; TI, 41 %; Asuntos Legales, 39 %; Operaciones, 35 %; y Recursos Humanos, 28 %. Toda esta documentación contribuye, pero, por suerte, las empresas pueden confiar en la documentación automatizada y sus ventajas para facilitar los procesos.

¿Qué es la automatización de documentos?

Una de las razones por las que las empresas evitan la documentación es porque creen que es una pérdida de tiempo y recursos. Este punto es válido, especialmente si las empresas gestionan sus necesidades de documentación manualmente. Sin embargo, la documentación precisa es esencial para que casi todas las empresas u organizaciones funcionen con éxito y de forma organizada.

Para que la documentación sea lo más rápida, sencilla y precisa posible, las organizaciones recurren a la automatización de documentos. «En lugar de realizar nuestra tarea rutinaria normal de redactar archivos manualmente, la automatización de documentos involucra campos inteligentes en la generación de documentos electrónicos. Por ejemplo, cuando contratamos un software de automatización de documentos para crear facturas, este simplemente agrega información a plantillas ya existentes y la distribuye a las direcciones designadas», explica Inkit.

La necesidad de automatizar la documentación

«El tiempo que se dedica a buscar la información adecuada es una de las principales causas de ineficiencia. Un trabajador con conocimientos promedio dedica unas 2,5 horas al día o el 30 % de su tiempo a buscar información», afirma la guía de documentación de ITGlue. Para agilizar este proceso y ahorrar tiempo y esfuerzo, las organizaciones invierten en la automatización de documentos. Con la documentación automatizada, los miembros del equipo pueden registrar y encontrar rápidamente la información necesaria sin perder tiempo.

Cinco industrias que se benefician de la automatización de documentos

Si bien muchas organizaciones se benefician de la automatización de documentos, hay cinco industrias en particular que sacan el máximo provecho del cambio a procesos de documentación automatizados.

TI

Los equipos de TI y los proveedores de servicios gestionados (managed service provider, MSP) confían diariamente en la documentación para encontrar información sobre redes y activos de TI. Sin documentación e información sobre inventarios y redes de TI, los miembros del equipo suelen terminar confundidos y sin poder trabajar o colaborar eficazmente.

Por suerte, existen muchas herramientas de documentación de inventarios de redes, junto con otros sistemas y plantillas de documentación de TI que las organizaciones utilizan para automatizar los tediosos procesos de documentación. Los documentos que los equipos de TI suelen automatizar incluyen documentos de Active Directory (AD), documentos de facturación, formularios de contacto, etc.

Finanzas

Las organizaciones del sector financiero manejan a diario documentos valiosos y confidenciales, por lo que es imprescindible que su documentación sea precisa y completa. La documentación automatizada no solo ayuda a los empleados a gestionar la documentación, sino que también garantiza que la calidad y la precisión de los documentos cumplan con los estándares.

Legal

Los documentos jurídicos son complejos, pero, con la documentación automatizada y las plantillas, pueden ahorrarse muchas horas de tiempo y esfuerzo. Algunos ejemplos de documentos largos y complicados que las organizaciones del sector jurídico suelen automatizar son los acuerdos de confidencialidad, los contratos, los acuerdos de compra, etc.

Atención médica

Los trabajadores de la atención médica registran grandes cantidades de datos de pacientes, y también tienen que mantener la confidencialidad de estos datos debido a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPPA) y otras leyes. Los sistemas de documentación automatizados no solo ayudan a mantener seguros los datos de los pacientes, sino que también crean plantillas para documentos que se utilizan con frecuencia, como historias clínicas de pacientes, resultados de pruebas, formularios de consentimiento, etc.

Gobierno y servicios públicos

Casi todos los departamentos gubernamentales manipulan información confidencial en algún momento. Los departamentos gubernamentales tienen estándares y normas de confidencialidad específicos en lo que respecta a la documentación. Para garantizar que los trabajadores puedan procesar y gestionar la documentación con rapidez sin dejar de cumplir los estándares, los gobiernos automatizan sus procesos de documentación.

Seis beneficios clave de la automatización de documentos

1) Ahorra tiempo y recursos

Teamogy afirma que «En promedio, un empleado pasa 5 horas a la semana buscando documentos. Desde el punto de vista de la empresa, esto supone 20 horas al mes, en las que el empleado malgasta tiempo y energía que podrían aprovecharse mejor para realizar un trabajo mejor y más eficiente». Al contar con documentación automatizada, los empleados ya no tienen que hacer tanta documentación manual, lo que les permite ahorrar tiempo y esfuerzo.

2) Mejora la calidad

«Un sistema documentado bien diseñado tiene muchas ventajas: garantiza el cumplimiento rutinario de las normas de calidad, minimiza las posibilidades de error, reduce el tiempo de inactividad cuando se producen desviaciones gracias a la posibilidad de acceder rápidamente a los datos pertinentes y permite supervisar fácilmente los procesos de forma que se analicen los resultados de los mismos y se realicen los ajustes oportunos», explica Real Regulatory desde el punto de vista del sistema de gestión de la calidad (quality management system, QMS). La automatización de documentos reduce los errores humanos y garantiza que la información sea precisa y completa.

3) Simplifica la colaboración

Los beneficios de la colaboración en equipo en el lugar de trabajo son numerosos; con la colaboración, los equipos mejoran en muchas áreas clave, como la resolución de problemas, la adaptabilidad, la participación, el intercambio de habilidades, la alineación de objetivos y el compromiso. La automatización de documentos simplifica el proceso de colaboración, lo que garantiza que todos estén de acuerdo y tengan acceso a la información necesaria cuando la necesiten.

4) Respeta los estándares de cumplimiento

Muchas empresas que gestionan grandes cantidades de documentación deben respetar los estándares de cumplimiento, como los MSP, los bufetes de abogados, los bancos y las agencias gubernamentales, entre otros. Contar con la documentación automatizada ayuda a las organizaciones a seguir los estándares de cumplimiento y también recopila información esencial para futuras auditorías. «Mantener registros adecuados es un aspecto crítico de cualquier programa de cumplimiento. La documentación de cumplimiento desempeña un papel muy importante a la hora de garantizar el cumplimiento y proporcionar pruebas a las autoridades pertinentes», afirma ITGlue.

5) Aumenta la moral de los empleados

La documentación es tediosa, requiere mucho tiempo y a menudo es frustrante. Los empleados se enfrentan a muchos retos a la hora de generar documentos, pero con la automatización de documentos, las organizaciones pueden reducir la necesidad de intervención manual, lo que aumenta la moral de los empleados y los libera de parte del trabajo.

6) Ayuda en los procesos de toma de decisiones

Para tomar decisiones fundamentadas, los miembros del equipo necesitan información precisa. De hecho, uno de los principales consejos para tomar decisiones empresariales de calidad es evaluar la información y los datos. Con la documentación automatizada, es fácil encontrar, acceder y organizar la información que necesita para tomar las decisiones correctas para su organización o negocio.

Factores esenciales a tener en cuenta antes de adoptar la automatización de documentos

Existen muchas herramientas de documentación automatizada, y elegir la mejor para su empresa no es tarea fácil. Antes de pasar de la documentación manual a la automatizada, hay cuatro factores esenciales que debe tener en cuenta:

  • Puntos de dificultad

Los puntos de dificultad son asuntos, problemas y cuellos de botella que tiene con sus procesos de documentación actuales y que su solución de automatización de documentos tendrá que resolver.

  • Requisitos de seguridad

Si manipula documentación confidencial o reservada, necesitará una herramienta de automatización de documentos que cumpla sus requisitos de seguridad.

  • Integración

La herramienta de automatización de documentos que elija debe poder integrarse con otros sistemas y soluciones de software que tenga instalados.

  • Facilidad de uso

Las herramientas de automatización de documentos deben ser intuitivas y fáciles de usar y gestionar para los miembros del equipo.

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