So erstellen Sie ein MSP Renewal Readiness Package aus vorhandenen MSP-Berichten

MSP-Vertragsverlängerungen entscheiden sich oft schon, bevor die eigentlichen Gespräche beginnen. Kunden, die den Mehrwert Ihres MSP nicht erkennen, haben keinen Grund, die Partnerschaft fortzusetzen. Genau deshalb ist ein Renewal Readiness Package so wichtig.

Dieser Leitfaden zeigt, wie MSPs vorhandene Aktivitätsberichte, SLA-Dashboards und QBR-Präsentationen nutzen können. Sie erfahren, wie Sie diese Unterlagen zu einem strukturierten Renewal Readiness Package für Ihre Kunden zusammenführen.

Tipps für ein Template zur Vertragsverlängerung

Den eigenen Mehrwert als MSP sichtbar zu machen, erfordert hervorragende Kommunikation, guten Service und belastbare Daten. Die meisten MSPs erstellen bereits Berichte, Dashboards und QBR-Präsentationen, vermitteln aber nicht, welche Wirkung ihre Arbeit tatsächlich hat.

Diese Tipps sind ein Ausgangspunkt, um zu zeigen, welchen Mehrwert Ihre Arbeit geschaffen, welche Risiken sie reduziert und welche Geschäftsziele sie erreicht hat, und zwar ohne neue Software oder großen manuellen Aufwand.

📌 Voraussetzungen:

Die folgenden Methoden lassen sich mit diesen Grundlagen problemlos umsetzen:

• Zugriff auf PSA- oder RMM-Berichte (etwa Ticketvolumen, SLA-Einhaltung und Automatisierungskennzahlen)
• QBR- oder Client-Health-Zusammenfassungen aus vorangegangenen Quartalen
• Finanzdaten, die Kostenoptimierung oder Risikominderung belegen
• Ein standardisiertes Template für das Renewal Readiness Package (etwa in Word, PowerPoint oder NinjaOne Documentation)
• Abstimmung mit den Account Manager:innen über die Zeitpläne zur Vorbereitung der Vertragsverlängerung

1) Die richtigen Berichte für Vertragsverlängerungen auswählen

Nicht alle Daten belegen einen Mehrwert. Wählen Sie für Ihr Renewal Readiness Package gezielt Berichte aus, die deutlich machen, warum ein Kunde die Zusammenarbeit mit Ihrem MSP fortsetzen sollte. Diese Berichte dienen in den Verlängerungsgesprächen als Beleg.

Einige Beispiele für Berichte, die Sie aufnehmen können, und ihr Nutzen:

Operative Berichte

• Nehmen Sie Daten zu SLA-Einhaltung, Verfügbarkeit und Trends bei der Ticketlösung auf.
• Liefern eine Übersicht über die Leistung Ihres MSP und deren Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb

Sicherheits- und Risikoberichte

• Teilen Sie Daten zur Patching-Compliance und zu behobenen Schwachstellen.
• Machen deutlich, welchen Beitrag Sie zur Stärkung der Sicherheitslage Ihrer Kunden leisten

Geschäftsberichte

• Listen Sie Kosteneinsparungen, vermiedene Ausfallzeit und die Abstimmung des Gerätelebenszyklus auf.
• Zeigen, wie Ihr MSP Ihre Kunden beim Erreichen ihrer Geschäftsziele unterstützt

Berichte zum Kundenerfolg

• Berichten Sie über die wichtigsten Punkte früherer QBRs und über Projektergebnisse.
• Fassen Ihre Erfolge zusammen und bieten einen guten Ausgangspunkt für die weitere Zusammenarbeit nach der Verlängerung

Sorgfältig ausgewählt bilden diese Berichte in jedem Verlängerungszyklus eine solide Grundlage für Ihr Renewal Readiness Package.

2) Technische Kennzahlen in geschäftlichen Mehrwert übersetzen

Die meisten MSP-Unternehmen überwachen zentrale MSP-Kennzahlen, doch das bedeutet nicht, dass Kunden verstehen, warum diese Kennzahlen wichtig sind. Hilfreich ist es, die Kennzahlen so einzuordnen, dass ihr Nutzen für das Geschäft der Kundschaft erkennbar wird.

Sprechen Sie also nicht nur darüber, wie Sie abschneiden, sondern stellen Sie operative Daten so dar, dass sie für die Geschäftsführung relevant sind. Zum Beispiel:

• Sagen Sie „Konstante Reaktionszeiten haben die Produktivität der Belegschaft geschützt“ statt „95 % SLA-Einhaltung“.
• Berichten Sie, dass Sie Ransomware- und Compliance-Risiken reduzieren konnten, statt zu sagen, dass Sie 4.200 Patches eingespielt haben.
• Machen Sie aus „Backup-Erfolgsquote 99 %“ die Aussage „Ihre Daten sind gesichert und wiederherstellbar“.

💡 Tipp: Stellen Sie Ihren Kunden bei der Einarbeitung ein Glossar der gängigen Fachbegriffe zur Verfügung. So verstehen sie den Wert Ihrer Kennzahlen besser.

3) Ein stimmiges Onepager oder Paket zur Vertragsverlängerung erstellen

Lange Dokumente wirken schnell erschlagend, deshalb lohnt sich ein stimmiges und zugleich umfassendes Onepager zur Vertragsverlängerung. In einem konsolidierten Bericht können Sie Ihren Mehrwert, Ihre Leistungen und die gemeinsamen Ziele mit Ihrer Kundschaft auf den Punkt bringen.

In der Regel sollte Ihr Template für das Renewal Readiness Package Folgendes enthalten:

• Management Summary (wichtigste geschäftliche Mehrwerte)
• Visuelles KPI-Dashboard (3 bis 5 besonders relevante Kennzahlen)
• Fallbeispiel oder Anekdote aus dem vergangenen Jahr (verhinderter Vorfall, reduziertes Risiko)
• Empfehlungen zur Verlängerung oder zur Anpassung der Service-Stufe

4) Themen zu Leistungsumfang und Abstimmung proaktiv ansprechen

Sprechen Sie offene Punkte proaktiv an, bevor Sie das Thema Vertragsverlängerung aufgreifen. Das zeigt Ihren Kunden, dass Sie die Dinge im Griff haben, und stärkt das Vertrauen.

Wenn dann die Verlängerungsgespräche anstehen, können Sie eine Tabelle zur Abstimmung des Leistungsumfangs in Ihre Verlängerungsberichte aufnehmen. Diese Tabelle leistet Folgendes:

• Sie weist übermäßige Nutzung oder Leistungen außerhalb des Umfangs aus und zeigt deren Auswirkungen
• Sie kennzeichnet wenig genutzte Services und schlägt eine Neuausrichtung oder einen Wechsel der Service-Stufe vor
• Sie dokumentiert, wie zusätzliche Services künftigen Risiken vorbeugen könnten

5) Vorbereitung der Vertragsverlängerung in QBRs einbinden

Unser letzter Tipp: Warten Sie mit Verlängerungsgesprächen nicht bis zum Monat der Vertragsverlängerung. Wenn Sie das Thema in Ihre QBRs einbetten, können Sie:

• Folien mit einer „Vorschau auf die Verlängerung“ in QBRs aufnehmen
• den Fortschritt bei den KPIs verfolgen, die später im Renewal Readiness Package auftauchen
• eine Kultur der Vertragsverlängerungen ohne Überraschungen etablieren

Darum brauchen Sie ein Template für das MSP Renewal Readiness Package

Vertragsverlängerungen können schwierig sein, besonders bei neuen Kunden. MSPs brauchen einen klaren Plan, bevor die Gespräche beginnen. Diese Vorbereitung macht es möglich, den eigenen Mehrwert zu belegen und zu definieren, wie die Unterstützung künftig aussieht.

Mit einem strukturierten Renewal Readiness Package können Sie:

• messbaren Mehrwert über die gesamte Vertragslaufzeit belegen
• Bedenken der Kundschaft vorab mit datengestützten Argumenten ausräumen
• Upsells oder Anpassungen der Service-Stufe als logischen nächsten Schritt positionieren
• Verlängerungsgespräche reibungsloser, schneller und weniger konfliktträchtig führen

NinjaOne-Funktionen für ein reibungsloseres MSP Renewal Readiness Package nutzen

NinjaOne bietet Funktionen, mit denen MSPs die Erstellung von Renewal Readiness Packages deutlich vereinfachen können.

Einige Einsatzmöglichkeiten von NinjaOne für MSPs:

• Export von SLA-, Patching- und Automatisierungsberichten zur direkten Einbindung
• Automatisierte Dashboards zu Ticket-Trends und Compliance
• Ablage von Paket-Templates in NinjaOne Documentation zur Wiederverwendung
• Einbettung von Verlängerungsvorschauen direkt in QBR-Workflows
• Nutzungsalarmierungen, die Abweichungen beim Leistungsumfang bereits vor der Verlängerung sichtbar machen

Verlängerungsgespräche mit datengestützten Renewal Readiness Packages verbessern

Verlängerungsgespräche sollten proaktiv geführt werden und den Mehrwert in den Mittelpunkt stellen. Sie müssen auf klaren Belegen beruhen, nicht auf Diskussionen über Kosten.

MSPs sollten ihre Renewal Readiness Packages aus bereits vorhandenen Berichten aufbauen. Dieses Vorgehen stärkt das Vertrauen der Kundschaft, untermauert Entscheidungen zur Preisgestaltung und macht die Verlängerung zum logischen nächsten Schritt.

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