So auditieren MSPs die Tool-Nutzung, um Redundanzen und geringe Auslastung zu beseitigen

Manche Managed Service Provider (MSPs) sammeln über Funktionsbereiche wie Ticketing und Dokumentation, Zusammenarbeit und Automatisierung hinweg schlicht zu viele Tools an. Wenn Teams Tools unterschiedlich stark nutzen oder mehrere Plattformen ähnliche Funktionen bieten, führt das zu Ineffizienz, unnötigen Kosten und Verwirrung bei den Benutzer:innen.

Um genau das zu vermeiden, sollten Sie die Software-Nutzung regelmäßig auditieren. So erkennen Sie, was kaum genutzt wird, wo sich Plattformen zusammenführen lassen und wie Sie Ihren Stack wieder an den täglichen Anforderungen Ihres MSP ausrichten.

Dieser Leitfaden beschreibt einen schlanken, wiederholbaren Audit-Prozess, der ohne großen Aufwand und ohne Störungen im Betrieb auskommt. In Kombination mit der IT-Überwachung von NinjaOne, Nutzungseinblicken und Automatisierung erhalten Sie einen strukturierten Ansatz, um Ausgaben zu optimieren und die betriebliche Effizienz zu steigern.

Einen schnellen visuellen Überblick gibt Ihnen unser Video-Leitfaden So auditieren MSPs die Tool-Nutzung, um Redundanzen und geringe Auslastung zu beseitigen.

So auditieren Sie die Tool-Nutzung, um Redundanzen und geringe Auslastung zu beseitigen

Für schlankere Abläufe müssen MSPs zuerst herausfinden, welche Tools wirklich genutzt werden und welche nur Ballast sind. Ein wiederkehrendes Software-Nutzungsaudit deckt ungenutzte und kaum ausgelastete Tools sowie überlappende Funktionen auf. Das spart Geld und macht Workflows effizienter.

📌 Voraussetzungen:

• Erstellen Sie einen vollständigen Bestand aller internen Tools, einschließlich Software as a Service (Software as a Solution) und On-Premises-Anwendungen, jeweils mit den zugehörigen Lizenzen, Kosten und verantwortlichen Personen.
• Sie benötigen Zugriff auf Nutzungskennzahlen wie Logins, aktive Konten und Funktionsnutzung.
• Setzen Sie passende Audit-Tools ein, um Nutzungsdaten zu erfassen und zu verwalten. PowerShell kann die Datenextraktion aus Systemen automatisieren, während sich Excel hervorragend zum Ordnen und Auswerten der gesammelten Informationen eignet.
• Holen Sie Feedback von Teamleitungen und Techniker:innen ein.
• Sie brauchen ein schlankes Framework oder eine Matrix für die Einordnung (Behalten, Zusammenführen, Abschaffen).

Schritt 1: Bestand aller eingesetzten Tools erstellen

Stellen Sie eine Liste aller Tools zusammen, die Ihr MSP derzeit nutzt. Damit haben Sie die Grundlage, um Kosten, Nutzungsgrad und mögliche Überschneidungen zu bewerten.

📌 Anwendungsfälle:

• Dieser Schritt liefert Ihnen eine konsolidierte Liste aller eingesetzten Tools.
• Er schafft Transparenz über die Tool-Kosten je Kategorie und zeigt, wo sich Ausgaben ballen.
• Er unterstützt nachvollziehbare Entscheidungen darüber, welche Tools Sie behalten, zusammenführen oder abschaffen.

📌 Voraussetzungen:

• Sie benötigen eine Zusammenstellung der Lizenzunterlagen oder Rechnungen, um zu bestätigen, welche Tools aktuell im Einsatz sind.
• Dafür braucht es Input von Techniker:innen oder deren Teamleitungen, um Verantwortlichkeiten und Nutzung zu klären.

Hier ein Beispiel-Template für den Bestand:

Tool-Name	Kategorie	Kosten/Lizenz	Verantwortlich
Slack	Kommunikation	8 $/Benutzer:in/Monat	Ops Lead
Asana	Projektmanagement	10 $/Benutzer:in/Monat	Projektleitung
Discord	Kommunikation	Kostenlos	Nicht zutreffend

Mit diesem Template erkennen Sie redundante Tools leichter und behalten Nutzung und Preise im Blick.

Wie kommen Sie an Informationen zu den eingesetzten Tools?

• Prüfen Sie Rechnungen und Lizenzunterlagen, um zu sehen, für welche Software Sie zahlen.
• Sehen Sie sich Anmelde- oder Kontoprotokolle an, um zu bestätigen, welche Tools tatsächlich genutzt werden.
• Fragen Sie die Teamleitungen, welchen Beitrag jedes Tool zu den täglichen Workflows leistet und ob es dem Betrieb echten Mehrwert bringt.

Schritt 2: Nutzungskennzahlen der Tools erfassen

Wenn Sie wissen, welche Tools im Einsatz sind, prüfen Sie im nächsten Schritt Ihres Tech-Stack-Audits, wie stark Ihr Team auf sie angewiesen ist. So trennen Sie unverzichtbare Plattformen von jenen, die nur Kosten verursachen, ohne Nutzen zu liefern.

📌 Anwendungsfälle:

• Dieser Schritt zeigt, ob Tools den Tagesbetrieb tatsächlich unterstützen.
• Er stellt Lizenzausgaben der realen Nutzung und Akzeptanz gegenüber.

📌 Voraussetzungen:

• Sie benötigen Zugriff auf die Nutzungsberichte in der Admin-Konsole oder dem Dashboard jedes Tools.
• Dafür brauchen Sie Protokolldaten aus Ihrem Single-Sign-On (SSO) oder Ihrem Identitätsanbieter (idP), um Anmeldungen zu überprüfen.

Diese Nutzungsdaten sollten Sie extrahieren:

• Anzahl aktiver Benutzer:innen (täglich, wöchentlich, monatlich)
• Anzahl der über das Tool erstellten Aufgaben oder Tickets
• Anmeldevorgänge und deren Häufigkeit
• Kennzahlen zur Funktionsnutzung

Anschließend können Sie die Nutzungsdaten mit den Lizenzkosten und dem eigentlichen Zweck jedes Tools vergleichen. Damit wird klar, welche Plattformen Mehrwert liefern und welche kaum genutzt werden.

Wie extrahieren Sie Daten zur Software-Nutzung?

• Sie können die Daten direkt aus dem Admin-Dashboard jedes Tools ziehen. Software-as-a-Service-Plattformen zeigen aktive Benutzer:innen, Logins und Funktionsaktivität.
• Prüfen Sie die Protokolle Ihres SSO oder Identitätsanbieters, um zu bestätigen, wie oft sich Beschäftigte anmelden.
• Nutzen Sie die integrierten Exportoptionen, um Nutzungsstatistiken für eine einfachere Auswertung herunterzuladen.
• Fragen Sie Teamleitungen oder bekannte Anwender:innen, wie sie die Software einsetzen. So gewinnen Sie Erkenntnisse, die reine Zahlen nicht abbilden.
• Mit einem RMM, das Funktionen für IT-Asset-Management mitbringt, erhalten Sie stets aktuelle Daten für bessere Entscheidungen.

Schritt 3: Redundanzen und geringe Auslastung analysieren

Sobald die Nutzungsdaten vorliegen, geht es darum, kaum genutzte Tools oder doppelte Funktionen aufzuspüren. So straffen Sie Ihren Stack und senken Kosten, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.

📌 Anwendungsfälle:

• Dieser Schritt macht veraltete und selten genutzte Tools sichtbar, die Sie abschaffen können.
• Er deckt redundante Plattformen mit ähnlichen Funktionen auf.
• Er zeigt, wo Lizenzen bezahlt, aber nie ausgerollt oder aktiviert wurden.

📌 Voraussetzungen:

• Sie brauchen die Bestandsliste aus Schritt 1, um Kategorien und Kosten zu vergleichen.
• Dieser Schritt erfordert die Nutzungskennzahlen aus Schritt 2, um die Nutzungsquoten zu ermitteln.
• Sie benötigen Input von Führungskräften, um zu klären, ob selten genutzte Tools weiterhin ein wichtiger Bestandteil des Workflows sind.

Darauf sollten Sie achten:

• Kaum genutzte Tools, zum Beispiel eine Software mit weniger als 10 % aktiven Benutzer:innen.
• Überlappende Funktionen, etwa wenn Sie Asana und Trello parallel für Aufgaben oder MS Teams und Slack für Kommunikation einsetzen.
• Lizenzen, die noch nie genutzt oder gar nicht ausgerollt wurden.

Wenn Sie Überschneidungen und geringe Auslastung identifizieren, schaffen Sie eine klare Grundlage, um Software zusammenzuführen und zugleich die Funktionen zu erhalten, auf die Ihre Teams angewiesen sind.

Schritt 4: Erkennung geringer Auslastung per PowerShell automatisieren

Mit wachsendem Tech-Stack werden manuelle Prüfungen mühsam. Sie können Teile des IT-Tool-Audits jedoch mit Skripten und Exporten automatisieren. So erkennen Sie leichter, welche Plattformen Sie nicht mehr brauchen.

📌 Anwendungsfälle:

• Dieser Schritt beschleunigt Prüfungen, weil kaum genutzte Tools automatisiert hervorgehoben werden.
• Er reduziert menschliche Fehler beim Scannen großer Umgebungen mit vielen Endpunkten.
• Er ermöglicht geplante Tech-Stack-Audits ohne zusätzlichen Aufwand.

📌 Voraussetzungen:

• Sie benötigen erweiterte Rechte (Administratorzugriff), um Skripte in PowerShell auszuführen.
• Dieser Schritt erfordert CSV-Exporte oder Berichte aus Schritt 2, die die geringe Auslastung dokumentieren.

So automatisieren Sie die Erkennung geringer Auslastung:

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr CSV-Bericht aus Schritt 2 Spaltenüberschriften enthält, die das Skript erwartet. In diesem Fall nehmen wir ToolName, ActiveUsers usw.
2. Speichern Sie die CSV-Datei mit Ihren Nutzungsdaten unter einem einfachen Namen, etwa ToolUsage.csv.
3. Legen Sie die Datei in einem leicht auffindbaren Ordner ab, zum Beispiel Dokumente.
4. Passen Sie das Skript an:# Import usage data and filter for tools with fewer than 2 active users
   Import-Csv ToolUsage.csv | Where-Object { [int]$_.ActiveUsers -lt 2 } | Select-Object ToolName, ActiveUsers
   1. Ändern Sie bei Bedarf den Dateinamen (ToolUsage.CSV).
   2. Passen Sie das Skript an die Spaltenüberschriften an, falls diese abweichen.
   3. Sie können die Zahl in ActiveUsers ändern, je nachdem, ab welchem Wert Ihre Umgebung von geringer Auslastung spricht.
5. Führen Sie anschließend das Skript aus. Dazu gehören der Speicherort des Dokuments, der Dateiname und die Spaltenüberschriften:
   cd C:\Users\YourName\Documents
Import-Csv toolUsage.csv | Where { $_.ActiveUsers -lt 2 } | Select ToolName, ActiveUsers
6. Lesen Sie die Ergebnisse: PowerShell listet alle Tools mit weniger als zwei aktiven Benutzer:innen auf.

Schritt 5: Qualitatives Feedback aus dem Team einholen

Zahlen zeichnen ein klares Bild, erzählen aber nicht immer die ganze Geschichte. Sprechen Sie bei einem Tech-Stack-Audit mit Ihrem Team, um zu verstehen, warum die Nutzung so aussieht, wie sie aussieht, und auf welche Tools sich Ihre Leute wirklich verlassen.

📌 Anwendungsfälle:

• So erkennen Sie, ob doppelte Tools in verschiedenen Teams unterschiedliche Anforderungen erfüllen.
• Sie erfahren von geplanten Vorhaben oder Wünschen, bevor Sie Änderungen umsetzen.

📌 Voraussetzungen:

• Sie brauchen die Nutzungsdaten aus Schritt 2 als Grundlage für Ihre Fragen.
• Dafür eignet sich ein einfaches Umfrage-Tool wie Google Forms, um zügig breiteres Feedback einzusammeln.

Das sollten Sie herausfinden:

• Fragen Sie, warum ein Tool nur sporadisch genutzt wird. Gründe können ein unpassender Workflow, fehlende Bekanntheit oder mangelnde Zugänglichkeit sein.
• Klären Sie, ob doppelte Tools Anforderungen in unterschiedlichen Abteilungen abdecken.
• Prüfen Sie, ob Teams neue Tools einführen möchten, andere bevorzugen oder bestehende künftig anders nutzen wollen.

Orientieren Sie Ihre Fragen daran, um bei der Tool-Optimierung Störungen zu vermeiden. So stellen Sie außerdem sicher, dass Entscheidungen darauf beruhen, wie die Menschen tatsächlich arbeiten.

Schritt 6: Tools einordnen in Behalten, Zusammenführen oder Abschaffen

Nachdem Sie Nutzungsdaten und Team-Feedback ausgewertet haben, können Sie nun über die Zukunft jedes Tools im Arsenal Ihres MSP entscheiden.

📌 Anwendungsfälle:

• Dieser Schritt stellt sicher, dass Sie die Tools behalten, die Ihr Team braucht, und reduziert Verschwendung und Verwirrung.
• Er liefert Begründungen für Lizenzverlängerungen oder Kündigungen.
• Er erlaubt es Ihnen, Änderungen transparent an die Belegschaft zu kommunizieren.

📌 Voraussetzungen:

• Vollständiger Bestand aus Schritt 1, Nutzungsdaten aus Schritt 2 und die Überschneidungsanalyse aus Schritt 3.
• Sie benötigen Input von Führungskräften, um geschäftskritische Anforderungen zu bestätigen.

Nutzen Sie diese Entscheidungsmatrix, um Änderungen an Ihrem IT-Stack zu begründen:

• Behalten: Tools, die unverzichtbar sind und von Ihrem Team aktiv genutzt werden.
• Zusammenführen: Tools mit überlappenden Funktionen. Wählen Sie das Tool, das am besten zu Ihren Workflows passt.
• Abschaffen: Tools, die kaum genutzt, redundant oder veraltet sind.

Hier ein Beispiel für ein Entscheidungsformular auf Basis der Matrix:

Tool	Entscheidung	Begründung
Slack	Behalten	Hohe Nutzung; unverzichtbar für den Tagesbetrieb.
Asana	Zusammenführen	Überschneidet sich mit Trello; alle Trello-Projekte in Asana überführen, damit alle Aufgaben auf derselben Plattform liegen.
Discord	Abschaffen	Keine aktiven Benutzer:innen und doppelt zu Slacks Funktionsumfang
Trello	Abschaffen	Doppelt zu Asanas Funktionsumfang; alle Trello-Aufgaben nach Asana übertragen.

⚠️ Darauf sollten Sie achten

Risiken	Mögliche Folgen	Gegenmaßnahmen
Unvollständiger Bestand	Übersehene Tools führen zu falschen Schlüssen	Den Bestand vierteljährlich neu erheben und mit Finanzabteilung und IT-Leitung abgleichen.
Geringe Nutzung falsch gedeutet	Gefahr, ein Tool zu streichen, das eine seltene, aber kritische Funktion erfüllt	Mit Team-Feedback validieren und vor dem Abschaffen eine qualitative Umfrage durchführen.
Überlappende Tools bleiben unbemerkt	Verwirrung in der Belegschaft und dauerhaft höhere Kosten	Überschneidungen durch klare Kategorisierung der Tools erkennen (Kommunikation, Projektmanagement).
Schlechte Kommunikation von Änderungen	Widerstand in den Teams und gestörte Workflows	Entscheidungen zeitnah ankündigen, die Gründe klar erläutern und passende Schulungen anbieten.
Keine Nachkontrollen	Der Stack bläht sich mit der Zeit erneut auf	Alle 6 bis 12 Monate schlanke Tech-Stack-Audits einplanen.

Best Practices für das Audit der Software-Nutzung im Überblick

Ein erfolgreiches IT-Audit lebt von beständigen Praktiken, die den Prozess einfach und wiederholbar halten und ihn an Ihren Geschäftszielen ausrichten. Die folgende Tabelle zeigt die zentralen Bausteine und den Nutzen, den sie bringen.

Baustein	Zweck und Nutzen
Umfassender Bestand	Schafft vollständige Transparenz über alle derzeit genutzten Tools
Nutzungskennzahlen	Liefert datenbasierte Erkenntnisse als Entscheidungsgrundlage
Erkennen von Überschneidungen	Zeigt Konsolidierungsmöglichkeiten auf, die Kosten senken
Automatisierte Skripte	Machen wiederkehrende Audits möglich und skalierbar
Feedback der Beteiligten	Bestätigt Entscheidungen und verhindert unnötige Störungen
Strukturierte Ergebnisse	Sichert Verbindlichkeit durch klare, nachverfolgbare Maßnahmen

Beispiel-Workflow für ein Audit der Tool-Nutzung

MSPs können den folgenden wiederholbaren Workflow nutzen, damit Überprüfungen der Tool-Nutzung einheitlich und reibungslos ablaufen.

Hier ein Vorschlag für einen vierteljährlichen Workflow zum Audit der Tool-Nutzung:

1. Exportieren Sie Ihren Tool-Bestand und die Nutzungskennzahlen.
2. Führen Sie Skripte aus, um kaum genutzte und doppelte Tools zu markieren.
3. Holen Sie kurzes Feedback aus den Teams ein, um Kontext zu ergänzen.
4. Ordnen Sie jedes Tool den Kategorien Behalten, Zusammenführen oder Abschaffen zu.
5. Dokumentieren Sie die Entscheidungen und verteilen Sie die Aufgaben.
6. Prüfen Sie im nächsten Quartal erneut, um Fortschritte zu verfolgen und Einsparungen zu bestätigen.

Mit regelmäßigen Software-Audits das MSP-Toolset verschlanken

Regelmäßige Audits der Software-Nutzung helfen MSPs, unnötige Kosten zu vermeiden, Workflows und Effizienz zu verbessern und ein schlankes, aber wirkungsvolles Toolset zu erhalten. Dafür verbinden Sie Daten, Rückmeldungen der Anwender:innen und strukturierte Entscheidungen. So gewinnt Ihr Team an betrieblicher Effizienz und senkt gleichzeitig Kosten, ohne die Service-Erbringung zu stören.

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