Zo standaardiseert u workflows voor gedeelde devices bij hotdesks, ploegendiensten en frontline-teams

Hotdesks en gedeelde werkplekken zijn wereldwijd de norm geworden in de meeste hybride en frontline-omgevingen. Dankzij deze flexibele opzet delen meerdere gebruikers dagelijks één device, waardoor organisaties hun kantoorruimte optimaal benutten en extra kosten besparen.

Deze constante overdracht tussen gebruikers kan echter leiden tot datalekken, eindeloze supporttickets en extra beheertaken zolang er geen gestandaardiseerde workflow voor gedeelde devices is.

Het goede nieuws is dat u verschillende strategieën kunt inzetten om de UX en de beveiliging van devices te verbeteren. Denk aan modi voor gedeelde devices, het automatiseren van beleid en slim taggen.

In deze gids leest u hoe u een workflow opbouwt voor het beheer van gepoolde devices.

Op zoek naar een complete gids? Bekijk onze video: Zo standaardiseert u workflows voor gedeelde devices bij hotdesks, ploegendiensten en frontline-teams.

Soepele workflows opzetten voor het beheer van gedeelde devices

Het beheer van gedeelde devices kan snel onoverzichtelijk worden, zeker zonder gestandaardiseerde workflow. Er zijn verschillende methoden om uw workflow voor gedeelde devices op te bouwen:

Methode 1: stel toegang en sessieworkflows op basis van rollen in

Use case: deze methode bepaalt hoe gebruikers met gepoolde devices omgaan op basis van hun rol en zorgt voor consistent gedrag van devices.

• Start van de dienst: een gebruiker meldt zich aan bij een goedgekeurde app, zoals Microsoft Teams, en krijgt toegang tot de resources die aan het account en de rol zijn toegewezen.
• Einde van de dienst: de gebruiker meldt zich met één handeling af of wordt na een time-out automatisch afgemeld.

Het is bovendien aan te raden om deze acties te scripten zodat toegang automatisch wordt verleend en ingetrokken.

Methode 2: Shared Device Mode inschakelen voor aanmelding en sessiehygiëne

Use case: u wilt dat elke gebruiker met een schone lei begint bij het gebruik van een gedeeld device.

Microsoft Intune en Entra ID beschikken over de functie Shared Device Mode, die het volgende mogelijk maakt:

• Eén keer aanmelden en globaal afmelden
• Automatisch opschonen van sessies in de cache en authenticatietokens voor apps die Shared Device Mode ondersteunen
• Ondersteuning voor uitsluitend Android- en iOS/iPadOS-devices

Windows-devices gebruiken een aparte, Windows-eigen functie met de naam Shared PC-modus, die u configureert via het Intune-profiel “Gedeeld apparaat voor meerdere gebruikers”. Die functie regelt het opschonen van accounts, het aanmelden van gasten en de energie-instellingen voor gedeelde Windows-pc’s, en niet de app-overstijgende single sign-on die Shared Device Mode op mobiel biedt.

Shared Device Mode wordt op schaal uitgerold via Microsoft Intune of een andere ondersteunde MDM, maar kan ook handmatig worden geregistreerd via de Microsoft Authenticator-app.

U kunt de functie zo configureren dat elke gebruiker met een schone en veilige sessie begint.

Shared Device Mode versus Shared PC-modus

Methode 3: pas MDM-beleid toe voor het opschonen van devices en gebruiksbeperkingen

📌 Use case: deze aanpak voorkomt datalekken en ongeautoriseerde toegang door gedeelde devices automatisch te resetten.

Gebruik MDM-software zoals Microsoft Intune om specifiek beleid in te stellen, bijvoorbeeld:

• Opschonen van app-gegevens waar het platform en de applicatie dat ondersteunen
• Sessietime-outs en vergrendeling bij inactiviteit
• Devicebeperkingen die vóór de aanmelding van de gebruiker worden toegepast
• Kiosk- of multi-appmodi voor functiespecifieke rollen

Dit beleid werkt als vangrails en voorkomt dat gebruikers taken uitvoeren die niets met hun werk te maken hebben.

Voor Android-devices biedt de MDM van NinjaOne zelf ook een kioskmodus die een device vastzet op een vastgestelde set apps. Die kan dezelfde rol vervullen als kioskbeleid van derden voor devices met één doel, zoals incheckterminals of kassapads.

Methode 4: devices taggen en groeperen op rol, locatie of pool

Use case: u wilt uw gepoolde devices ordenen op locatie en rol om beleid gericht toe te passen.

Met uw MDM- of RMM-systeem kunt u:

• Naamgevingsconventies en tags gebruiken zoals Frontline-Kiosk-East, HotDesk-NYC of Shift-Shared-SiteB om aan te geven waarvoor een device dient en welk type gebruikers het ondersteunt.
• Beleid op basis van rollen toepassen aan de hand van bovenstaande tags. Een kioskdevice in een winkel krijgt bijvoorbeeld andere instellingen dan een hotdesk op een bedrijfskantoor.
• Devices groeperen per afdeling, locatie en functie zodat rapportage- en filterdashboards eenvoudiger worden.

Methode 5: het opschonen van profielen automatiseren met lichte scripts

Use case: u wilt rommel in profielen voorkomen en uw gedeelde devices soepel laten draaien.

Gedeelde devices verzamelen snel gebruikersgegevens en moeten dus regelmatig worden opgeschoond. Om dat te vereenvoudigen, kunt u geplande taken of afmeldtriggers gebruiken om het verwijderen van verouderde profielen te automatiseren.

Hier volgt een voorbeeld van een PowerShell-script dat u kunt gebruiken:

# Example: Remove stale profiles older than 1 day

Get-CimInstance -Class Win32_UserProfile | Where {

$_.LastUseTime -lt (Get-Date).AddDays(-1) -and !$_.Special

} | Remove-CimInstance

U kunt dit script integreren in uw RMM-platform of opnemen in uw Intune-taken voor het opschonen van devices.

Methode 6: zorg voor fysieke governance en duidelijkheid over devices

Use case: u wilt verwarring en verkeerd gebruik beperken in omgevingen met veel wisselingen.

Soms zijn de effectiefste oplossingen om vertrouwen te wekken in gedeelde omgevingen juist fysiek. Denk aan:

• QR-codes, labels of stickers met kleurcodes die aangeven aan welke rol het device is toegewezen
• Vaste dockingstations of opbergplekken zodat gebruikers weten waar ze hun device na gebruik moeten terugleggen
• Schoonmaakprocedures tussen diensten om alles hygiënisch te houden
• Zichtbare bordjes bij plekken met gedeelde devices die de sessieprotocollen uitleggen, zoals aan- en afmelden

Deze stappen wekken niet alleen vertrouwen maar verbeteren ook de UX.

Methode 7: het gebruik van gepoolde devices monitoren en evalueren

Use case: u wilt uw device-pools optimaliseren op basis van het daadwerkelijke gebruik.

Houd de volgende cijfers bij:

• Sessiegegevens (bijvoorbeeld aanmeldingen per dag en mislukte aanmeldingen)
• Overtredingen van het compliancebeleid
• Uitvaltijd van devices of gemiste opschoonacties
• Feedback van gebruikers of knelpunten

Let op trends en gebruik deze inzichten om uw poolomvang, sessietime-outs en ander beleid voor gedeelde devices te verfijnen.

Deze stap stelt u in staat om uw strategieën voor het beheer van gedeelde devices continu te verbeteren.

Elke methode die we hebben besproken kan op zichzelf staan, maar samen vormen ze een complete strategie voor het beheer van gedeelde devices. U kunt deze stappen combineren zoals het beste past bij uw team of locaties.

Beste praktijken voor het trainen en onboarden van gebruikers in omgevingen met gedeelde devices

Zelfs de beste technische beveiligingsmaatregelen schieten tekort als uw eindgebruikers de gedeelde devices niet goed gebruiken. Hier volgen daarom enkele beste praktijken voor de training en onboarding van gebruikers van gedeelde devices:

Maak trainingsmateriaal per rol

Niet alle gebruikers gaan op dezelfde manier met gedeelde devices om, dus hun trainingsmateriaal moet aansluiten op hun rol.

Ontwikkel snelstartgidsen of korte videotutorials op maat van frontline-, kiosk- of beheerdersgebruikers. In deze gidsen horen duidelijke instructies voor aan- en afmelden, sessiehygiëne en het melden van problemen.

Gebruik begeleiding en tooltips in de app

Gebruik Microsoft Intune of applicaties van derden om tips in de app te tonen tijdens het aanmelden of het starten van apps. Zo onthouden gebruikers uw sessieprotocollen en wat er van hen wordt verwacht rond time-outs.

Organiseer onboardingsessies

Training werkt beter wanneer die deel uitmaakt van de workflow. Overweeg korte onboardingsessies tijdens dienstwisselingen of wekelijkse overleggen.

U kunt tijdens teamoverleg ook het belang van globaal afmelden en datahygiëne benadrukken.

Zorg voor feedbackmogelijkheden

Eindgebruikers merken problemen met gedeelde devices meestal als eerste, dus ze moeten die eenvoudig en laagdrempelig kunnen melden. Dat kan met QR-codes bij de devices of snelle feedbacklinks.

Bekijk de meldingen en gebruik ze om uw workflow voor gedeelde devices te verfijnen, gidsen bij te werken en beleid aan te passen.

Zo vereenvoudigt NinjaOne het beheer van gedeelde devices

NinjaOne biedt verschillende functies die het beheer van gedeelde devices eenvoudiger maken:

Structuur houden met een gestandaardiseerde workflow voor gedeelde devices

Het beheer van gedeelde devices is geen eenvoudige opgave. Zonder gestructureerde workflow wordt het al snel chaotisch. Gebruikers pakken het verkeerde device of erven gevoelige gegevens uit een vorige sessie, met serieuze beveiligingsrisico’s of een slechte UX tot gevolg.

Juist daar maakt een complete workflow het verschil. Door Shared Device Mode in te schakelen, opschoonbeleid af te dwingen en tags te gebruiken om het gebruik van devices te volgen, zorgt u ervoor dat al uw hardware schoon en veilig blijft, door hoeveel handen die ook gaat.

Gerelateerde onderwerpen:

• Wat is Mobile Device Management? MDM uitgelegd
• Strategie voor beheer van mobiele apparaten: stappen & tips
• Wat is de kioskmodus op de iPad? Een gids voor Begeleide toegang in iPadOS
• Zo houdt u de toewijzing van gedeelde devices bij in MSP-omgevingen
• (Videogids) Zo houdt u de toewijzing van gedeelde devices bij in MSP-omgevingen