Belangrijkste punten
- Shadow IT is het gebruik van niet-goedgekeurde IT-systemen voor werkdoeleinden en dat vormt een beveiligingsrisico.
- MSP’s leggen de risico’s van shadow IT het beste uit in begrijpelijke, herkenbare taal zodat klanten precies weten waar het over gaat.
- Breng de waarde over met eenvoudige, concrete eerste stappen. Leg daarna uit welke voordelen het beheersen van shadow IT oplevert om het belang ervan te onderstrepen.
Van shadow IT is sprake wanneer medewerkers niet-goedgekeurde applicaties of devices gebruiken voor hun werk. Het lijkt misschien onschuldig maar het kan beveiligingsrisico’s, complianceproblemen en onnodige kosten met zich meebrengen. Dit artikel laat MSP’s zien hoe zij met klanten over shadow IT praten.
Wat is shadow IT?
Shadow IT is het gebruik van niet-goedgekeurde IT-systemen binnen een organisatie. Wie deze gaten negeert, loopt kans op ernstige beveiligingsrisico’s en productiviteitsverlies. Veelvoorkomende voorbeelden van shadow IT zijn:
- Het downloaden of gebruiken van niet-goedgekeurde software
- Het delen van inloggegevens met onbevoegde gebruikers
- Het gebruik van niet-goedgekeurde clouddiensten of SaaS-abonnementen
- Het gebruik van persoonlijke devices om zonder toestemming bedrijfsbestanden te openen
Deze gedragingen lopen uiteen van het gebruik van niet-goedgekeurde software tot het benaderen van bedrijfsbestanden via persoonlijke devices. In dit artikel vindt u meer voorbeelden van shadow IT.
Blijf shadow IT voor met volledig inzicht in de verspreide teams van uw klanten.
Tips om shadow IT uit te leggen
Voor IT-professionals is shadow IT een vanzelfsprekend begrip. Voor wie de vakterminologie niet kent, is het echter een lastig concept. Als u shadow IT en de gevolgen ervan in gewone taal kunt uitleggen, begrijpen klanten de gevaren veel sneller. Deze tips helpen MSP’s om het begrip aan uiteenlopende stakeholders uit te leggen:
1. Gebruik alledaagse vergelijkingen
De eenvoudigste manier om IT-concepten toegankelijk en herkenbaar uit te leggen is met vergelijkingen die mensen van buiten de branche begrijpen. Zulke vergelijkingen halen de mystiek uit de term en maken shadow IT een stuk minder abstract.
U kunt shadow IT bijvoorbeeld vergelijken met openstaande deuren of geheime opbergkluisjes. Zeg bijvoorbeeld: “Het is alsof er extra deuren naar uw kantoor zijn. Niemand houdt ze in de gaten en iedereen kan zo naar binnen glippen.” Of: “Stel dat medewerkers een kluisje gebruiken zonder u dat te vertellen. U weet niet wie de sleutel heeft of wat erin zit. Daarmee loopt u het risico dat uw gevoelige bestanden op straat komen te liggen.”
In beide gevallen gaat het om alledaagse voorwerpen die niet-IT’ers direct herkennen. Bovendien maken de vergelijkingen het risico of de impact van shadow IT meteen duidelijk, zonder vakjargon.
2. Benoem de risico’s met concrete voorbeelden uit de praktijk
Klanten vertellen dat shadow IT gevaarlijk kan zijn is één ding, ze er echt om laten geven is iets anders. Daarom doen MSP’s er goed aan om in duidelijke bedrijfstaal uit te leggen welke gevolgen de risico’s van shadow IT voor een onderneming hebben.
Enkele voorbeelden van risico’s uitgelegd aan de hand van zakelijke scenario’s:
- Het gebruik van niet-goedgekeurde Dropbox-accounts voor het opslaan van klantgegevens leidt tot datalekken.
- Het gebruik van niet-goedgekeurde tools kan leiden tot non-compliance en daarmee tot boetes.
- Het IT-team kan geen back-up maken van niet-goedgekeurde software en applicaties of het gebruik ervan beveiligen, zeker niet als niemand weet dat ze worden gebruikt.
3. Leg uit waarom shadow IT ontstaat
Zodra klanten shadow IT en de risico’s begrijpen, komen er vaak vervolgvragen. Meestal gaan die over de oorzaak en over wat ze nu moeten doen. Het gesprek over de oorzaak levert waardevolle inzichten op waarmee u shadow IT effectiever kunt beheersen.
De redenen voor het ontstaan van shadow IT lopen uiteen maar veelvoorkomende oorzaken zijn:
- De behoefte aan betere (oftewel snellere, eenvoudigere of efficiëntere) tools
- Een gebrek aan goedgekeurde IT-oplossingen of trage goedkeuring van door IT toegestane software
- De behoefte aan specifieke functies die in de goedgekeurde software ontbreken
Om te achterhalen waardoor shadow IT bij een specifieke klant ontstaat, moet u vaak kijken naar hun tools voor IT Management, hun infrastructuur en de behoeften en het gedrag van gebruikers.
4. Bied eenvoudige, concrete eerste stappen
Shadow IT beheersen is een proces. De meeste organisaties moeten hun IT-assetmanagement en processen voortdurend verbeteren om shadow IT te voorkomen. Als MSP geeft u met concrete eerste stappen een basis aan uw strategie voor het beheersen van shadow IT.
Eenvoudige maar waardevolle initiatieven zijn onder meer:
- Bewustwordingsonderzoeken: korte anonieme peilingen: “Welke apps gebruikt u voor uw werk?”
- Goedgekeurde alternatieven: vervang Trello of Dropbox door goedgekeurde, ondersteunde tools.
- Duidelijke aanvraagroutes: maak het medewerkers makkelijk om via uw IT-afdeling nieuwe tools aan te vragen.
5. Benadruk wat het beheersen van shadow IT oplevert
Klanten zijn soms geneigd om met shadow IT door te gaan vanwege de vermeende voordelen. MSP’s moeten uitleggen dat shadow IT-tools alleen voordelen op korte termijn bieden.
Bespreek hoe effectief IT Management shadow IT kan terugdringen en risico’s kan beperken. Probeer de risico’s die u met klanten bespreekt te koppelen aan de specifieke behoeften van hun bedrijf. Bijvoorbeeld:
- Een gestroomlijnd pakket tools betekent dat medewerkers minder apps hoeven te leren, wat de efficiëntie en productiviteit verhoogt.
- Minder shadow IT-tools versterken de algehele beveiliging.
- Help klanten hun kosten te beheersen door dubbele SaaS-uitgaven te schrappen.
Verhelp blinde vlekken en shadow IT-risico’s met uniform endpointinzicht, gebouwd voor MSP’s.
NinjaOne integreren in uw strategie voor het beheersen van shadow IT
Met NinjaOne Endpoint management krijgen MSP’s volledig inzicht in IT-activa en netwerken, waardoor teams niet-goedgekeurde apps en ander shadow IT-gedrag in de hele omgeving opsporen. Daarnaast kunnen MSP’s de data uit NinjaOne gebruiken om hun rapportage aan uiteenlopende stakeholders te versterken, ongeacht hun IT-kennis.
Leg de risico’s van shadow IT helder uit aan MSP-klanten
Met vergelijkingen, praktijkvoorbeelden en laagdrempelige oplossingen kunnen MSP’s de risico’s van shadow IT uitleggen zonder klanten te overweldigen. Dat wekt vertrouwen, vergroot het bewustzijn en legt de basis voor betere governance.
Gerelateerde onderwerpen:
