Belangrijkste punten
- Bepaal de reikwijdte en de evaluatiecriteria, waaronder de beveiliging van de leverancier, compliance-certificeringen, gegevensverwerking, licentiekosten en bedrijfsimpact.
- Maak één aanvraagformulier, stuur aanvragen naar een centraal systeem en wijs beoordelaars en fiatteurs aan met vaste reactietermijnen.
- Classificeer elke app met een beslismatrix als laag, gemiddeld of hoog risico, zodat apps met een laag risico snel doorstromen en apps met een hoog risico een diepgaandere beoordeling krijgen.
- Communiceer elke beslissing, pas de vereiste beveiligingsmaatregelen toe en voeg de app toe aan de SaaS-inventaris van de klant.
- Beoordeel goedgekeurde apps per kwartaal of halfjaarlijks om te bevestigen dat gebruik, bedrijfswaarde, beveiligingsbeleid en compliance-certificeringen nog voldoen aan de eisen van de klant.
MSP’s kunnen SMB’s voorzien van een herhaalbare goedkeuringsworkflow voor SaaS van derden: bepaal de reikwijdte van de beoordeling, laat elk verzoek via één aanvraagformulier binnenkomen, wijs beoordelaars en fiatteurs aan en scoor elke app op een risicogebaseerde matrix.
Apps met een laag risico krijgen een versnelde behandeling met een reactietijd van één werkdag, apps met een gemiddeld risico doorlopen een standaardbeoordeling en apps met een hoog risico worden extra streng getoetst op beveiliging en compliance.
Wilt u snel een visueel overzicht? Bekijk dan onze videogids Een goedkeuringsbeleid voor SaaS van derden opstellen voor SMB-klanten
Aanbevolen strategieën voor een effectieve SaaS-evaluatieworkflow
Zonder een bestaand evaluatieproces kunnen medewerkers en personeel zich zelfstandig aanmelden voor apps van derden. Ongecontroleerde SaaS-abonnementen kunnen beveiligingsrisico’s en compliance-problemen veroorzaken of organisatiemiddelen verspillen aan overbodige diensten.
Een SaaS-evaluatiechecklist brengt beveiliging en gebruiksgemak in balans en bevordert goede praktijken voor IT-assetmanagement bij klanten. Zo krijgen MSP’s het overzicht om openstaande aanvragen goed te keuren of af te wijzen zonder dat klanten worden belemmerd in het uitproberen van nieuwe tools.
Vereisten:
- Toegang tot leveranciersinformatie en SaaS-gebruikslogboeken
- Vastgelegde governance-rollen bij de klant
- Een bestaand PSA- of ticketsysteem om aanvragen en beslissingen vast te leggen
Stap 1: bepaal de reikwijdte en evaluatiecriteria van SaaS-goedkeuringsworkflows
De reikwijdte maakt onderscheid tussen apps die een beoordeling vereisen en apps die veilig snel kunnen worden ingezet, zodat medewerkers de regels vooraf kennen. Evaluatiecriteria geven MSP’s daarnaast een consistente maatstaf om aanvragen te beoordelen.
Reikwijdte en evaluatiecriteria vormen dan ook de basis van een effectieve SaaS-goedkeuringsworkflow. Samen zorgen ze voor een gestroomlijnd, herhaalbaar SaaS-evaluatieproces waarmee SMB’s shadow IT en verspilde middelen voorkomen.
Voorbeeld van reikwijdte en evaluatiecriteria
Reikwijdte: alle SaaS-apps van derden (standaard) of alleen apps die kritieke klantgegevens verwerken.
Evaluatiecriteria:
- Beveiligingsbeleid. Breng in kaart welke beveiligingsfuncties een leverancier ondersteunt, zoals MFA, versleuteling en voldoende beheerdersopties (bijvoorbeeld op rollen gebaseerde toegang).
- Compliance-certificering. Controleer of de beoordeelde app beschikt over compliance-certificeringen zoals SOC 2 of ISO 27001. Leg uw bevindingen vast en controleer of de compliance-toezeggingen van de leverancier aansluiten bij de doelen van de klant.
- Beleid voor gegevensverwerking. Bekijk de telemetrievereisten van de app, de bewaartermijnen voor gegevens en de procedures voor het delen met derden.
- Kosten en licenties. Beoordeel het prijsmodel en de verwachte abonnements- of eigendomskosten. Bepaal de mogelijke verlengingsfrequentie en levensduur van de app en wie het toegangsbeheer beheert zodra de app in de productieomgeving van een klant is geïntegreerd.
- Bedrijfsrelevantie en ROI. Vergelijk de functie van de beoogde SaaS-app met bestaande licenties om overlap te voorkomen. Overweeg daarnaast een kleine pilot om de potentiële voordelen van een app van derden voor klanten vast te stellen.
Stap 2: maak een aanvraag- en beoordelingsworkflow om SaaS-governance te stroomlijnen
Een gestandaardiseerd kanaal voor SaaS-app-aanvragen versnelt het goedkeuringsproces en geeft duidelijk zicht op de aangevraagde apps. Zo wordt ook elke SaaS-app-aanvraag consistent beoordeeld, wat risico’s beperkt en klanten helpt hun kosten efficiënt te beheersen.
Stel een gestandaardiseerd aanvraagformulier op
Maak een gestandaardiseerd aanvraagformulier dat binnen 5 minuten in te vullen is en centraal toegankelijk is voor alle medewerkers. Vraag in het formulier alleen de gegevens uit die beoordelaars nodig hebben, zoals:
- Naam van de app
- Zakelijk doel
- Gegevens van de leverancier
- Beoogde gebruikers
- Gevoeligheid van de gegevens
- Vereiste integraties
- Licentiemodel
- Gewenste startdatum
Stuur SaaS-evaluatieaanvragen naar een centraal systeem
Leg nieuwe app-aanvragen vast in een centraal systeem, zoals een servicecatalogus of een IT-selfservicesoftware, om zicht te houden op aangevraagde tools. Voorzie elke aanvraag van een label met de naam van de klant, de afdeling en het risicosignaal (laag, gemiddeld of hoog).
Apps met een laag risico krijgen een versnelde behandeling, terwijl apps met een gemiddeld en hoog risico een standaardbeoordeling doorlopen. Apps met een hoog risico krijgen bovendien een extra beveiligings- en compliance-beoordeling waarbij security, compliance en inkoop meekijken.
Wijs beoordelaars aan en stel reactietermijnen vast
Wijs per risicosignaal een beoordelaar aan en leg reactietermijnen vast. Apps met een laag risico kunnen bijvoorbeeld door een MSP-technicus worden beoordeeld, met een beoogde reactietijd van één werkdag. Apps met een gemiddeld risico kunnen worden beoordeeld door een MSP en een vertegenwoordiger van de klant, met resultaten binnen drie werkdagen.
SaaS-applicaties met een hoog risico vragen daarentegen om een gedetailleerde toetsing en een volledige evaluatiescope. De evaluatie omvat compliance-relevantie, gegevensverwerking, overlap met bestaande tools en bedrijfsimpact. Om vertraging te voorkomen, voeren een MSP-lead en het betrokken afdelingshoofd van de klant beoordelingen met hoog risico uit binnen 5 tot 7 werkdagen.
Let op: MSP-technici en -leads treden in dit proces op als technisch adviseur. Hun rol is advies geven over de technische geschiktheid, beveiliging en implementatie van een app.
Stap 3: wijs rollen en fiatteurs toe binnen uw SaaS-evaluatieworkflow
Wijs rollen en fiatteurs toe om duidelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is, zodat taken niet blijven liggen of zonder eigenaar raken. Duidelijke eigenaarschap maakt ook snellere escalatie mogelijk, omdat technici en klanten weten wie ze op welk moment in de beoordelingscyclus moeten benaderen.
Daarnaast levert het een duidelijk audittrail op voor verantwoording en compliance, waarmee u aantoont dat elke beslissing via de juiste besluitvorming tot stand is gekomen.
Voorbeeld van rolverdeling en fiatteurs in SaaS-goedkeuringsworkflows
| Rol | Definitie | Voorbeeld van toegewezen persoon |
| Aanvrager | Signaleert een zakelijk probleem dat een SaaS-app van derden kan oplossen en informeert de MSP door een aanvraag in te dienen. | Elke medewerker van de klant |
| Business owner | Heeft als taak te valideren of SaaS-apps aansluiten bij de bedrijfsdoelen via demo’s, trials of pilots. Geeft ook aan hoeveel licenties nodig zijn voor de implementatie of de pilotgroep. | Afdelingshoofd bij de klant |
| Technisch beoordelaar | Verantwoordelijk voor de beoordeling of SaaS-applicaties voldoen aan de basisvereisten voor beveiliging en compliance van de klant. | MSP-technicus of -analist |
| Finance / Inkoop | Controleert of de licentie-, verlengings- en opzegkosten van een app binnen het budget van een afdeling passen. | Finance officer, lead of directielid bij de klant |
| Eindfiatteur | Bundelt alle bevindingen uit de andere beoordelingen en besluit of app-aanvragen worden toegekend of afgewezen. | Executive sponsor of IT-manager bij de klant |
Let op: MSP’s treden op als technisch adviseur en begeleiden klanten op het gebied van risico, beveiliging en implementatie, terwijl interne stakeholders de aanschaf van tools goedkeuren..
Stap 4: gebruik een risicogebaseerde beslismatrix
Risicogebaseerde matrices maken de veiligheid van een app inzichtelijk door aanbevelingen te koppelen aan de verwachte impact op klanten. Een goed uitgewerkte matrix verandert subjectieve discussies bovendien in duidelijke, herhaalbare beslissingen en versnelt zo het evaluatieproces.
Met een standaardmatrix kunnen MSP’s hetzelfde besluitvormingsproces bij alle klanten toepassen. Een matrix helpt om uniforme dienstverlening te leveren en een zuiver audittrail bij te houden. Leg risicoscores, beslissingen en maatregelen per klant vast en scoor opnieuw na verlengingen of prijswijzigingen.
Voorbeeld van een risicogebaseerde beslismatrix voor SaaS-goedkeuringsworkflows
| Risiconiveau | Aanbeveling | Vereiste maatregelen | Fiatteurs en eerste reactietijd |
| Laag | Goedkeuren met standaardmaatregelen | Dwing authenticatieprocedures af (bijvoorbeeld SSO of MFA) en rollen met minimale rechten indien beschikbaar; voeg de app toe aan de SaaS-inventaris. | MSP-analist; reactie na één werkdag. |
| Gemiddeld | Goedkeuren of afwijzen na pilots | Pilot van 30-60 dagen; blokkeer risicovolle functies van de app. | MSP-analist en vertegenwoordiger van de klant; reactie na drie werkdagen. |
| Hoog | Afwijzen of aanvullende beoordeling van de leverancier aanvragen | Pilot van 30-60 dagen; beoordeling van compliance-certificeringen; alternatieven overwegen. | MSP-lead en directielid bij de klant; reactie na 5-7 werkdagen. |
De reactietijd is de termijn waarbinnen de klant een eerste beslissing krijgt. Apps met een gemiddeld en hoog risico die een pilot ingaan, krijgen er 30 tot 60 dagen bij vóór de definitieve beslissing.
Stap 5: communiceer beslissingen en borg compliance van SaaS-applicaties
Duidelijke en transparante communicatie sluit elke aanvraag af en zorgt dat goedkeuringen of afwijzingen de betrokkenen tijdig bereiken. Communiceer beslissingen helder naar alle medewerkers, inclusief de onderbouwing en de vervolgstappen, zoals vereiste compliance-maatregelen.
Zorg er na goedkeuring voor dat SaaS-apps de vereiste beveiligingsconfiguraties krijgen (bijvoorbeeld MFA, rollen met minimale rechten, auditlogging en beperkingen). Geef alleen de beoogde betrokkenen toegang tot de app, geef richtlijnen voor veilig gebruik en controleer regelmatig op ongebruikelijke toegang.
Voeg de applicatie toe aan de SaaS-inventaris van de klant, inclusief app-eigenaren, risiconiveau, aanwezige maatregelen, aantal licenties en SLA’s van de leverancier. Centraliseer licentiebeheer uitsluitend bij MSP’s, zodat het toekennen en intrekken van licenties goed is gedocumenteerd en niet ad hoc gebeurt.
Stap 6: plan SaaS-evaluaties en verlengingen regelmatig in
Stel een automatische herinnering in voor herbeoordeling van apps met het oog op verlenging of uitfasering, bij voorkeur per kwartaal of halfjaarlijks. Bekijk de gebruiksresultaten van de applicatie, want die geven bruikbare inzichten of u de app moet bijstellen, upgraden of uitfaseren.
Beoordeel bij elke herbeoordeling opnieuw het beveiligingsbeleid en de compliance van de leverancier, zodat klanten compliant blijven. Controleer SOC 2-/ISO-rapporten, verwerkersovereenkomsten (DPA’s) en wijzigingen in machtigingen om te borgen dat apps aansluiten bij de eisen van de klant.
NinjaOne-diensten die SaaS-goedkeuring en -governance ondersteunen
Het NinjaOne-platform biedt MSP’s één portaal voor software-inventaris, documentatie en notificaties in alle klantomgevingen, waarmee technici geïnstalleerde software kunnen monitoren en goedkeuringsgegevens op één plek bewaren.
- Software-inventaris: Bekijk welke applicaties op elk beheerd device zijn geïnstalleerd om niet-goedgekeurde software en verouderde versies op te sporen en vergelijk de resultaten met de lijst met goedgekeurde apps van de klant. NinjaOne IT-assetmanagement voegt daar centrale licentiecompliance en assettracking in alle klantomgevingen aan toe.
- NinjaOne Documentation: Documenteer de goedgekeurde apps van elke klant in Apps & Services en bewaar evaluatiegegevens en beoordelingschecklists in de Knowledge base, zodat elke technicus met dezelfde informatie werkt.
- Notificaties: Informeer technici per e-mail of sms wanneer een beheerd device voldoet aan een inventarisvoorwaarde die u instelt.
De software-inventaris omvat de applicaties die op beheerde devices zijn geïnstalleerd. Zoekt u de beste tools voor softwarelicentiebeheer bij SaaS-goedkeuring voor uw SMB-klanten? Kijk dan naar platformen die per klant de toewijzing, het gebruik en de verlenging van licenties bijhouden en die koppelen aan wat er daadwerkelijk in gebruik is.
Wat levert beheer van de software-inventaris op bij de goedkeuring van SaaS van derden?
Met beheer van de software-inventaris kunnen IT-teams en MSP’s in realtime bijhouden welke applicaties op de devices van elke klant zijn geïnstalleerd, zodat goedgekeurde SaaS-apps kunnen worden vergeleken met wat er werkelijk in gebruik is.
- Shadow IT: Met tools voor beheer van de software-inventaris kunnen gebruikers geïnstalleerde apps vergelijken met de lijst met goedgekeurde apps van de klant om niet-goedgekeurde software op te sporen.
- Zicht op versies: IT-professionals kunnen verouderde applicaties markeren voordat ze een beveiligingsrisico worden.
- Goedkeuringsbeslissingen afdwingen: Controleer of goedgekeurde apps de juiste beveiligingsmaatregelen hebben, zoals MFA en rollen met minimale rechten.
- Klaar voor audits: Gebruik software voor beheer van de software-inventaris om vast te leggen welke SaaS-apps zijn geïnstalleerd en gelicentieerd, ter ondersteuning van licentiecompliance en klantaudits.
- Lagere softwarekosten: Spoor ongebruikte of overlappende tools op voordat u vóór een verlenging nog een SaaS-app goedkeurt die hetzelfde doet.
Stroomlijn evaluatieprocessen met een goedkeuringsworkflow voor SaaS-apps
Een goedkeuringsbeleid voor SaaS-apps beschermt SMB-klanten tegen beveiligingsgaten, compliance-risico’s en overbodige, kostbare software. Begin de goedkeuringsworkflow met het bepalen van de reikwijdte en de evaluatiecriteria en stuur de resultaten vervolgens naar een centraal systeem voor beter overzicht..
Wijs rollen toe met vastgelegde reactietermijnen en gebruik waar mogelijk automatiseringstools zoals NinjaOne om handmatig werk te beperken. Zo kunnen MSP’s app-aanvragen consistent beoordelen zonder innovatieve ideeën te blokkeren die de bedrijfsprocessen van klanten kunnen stroomlijnen.
Gerelateerde onderwerpen:
