Belangrijkste punten
- Bepaal samen met klanten de basis-IT-prestatiecijfers, zodat de gerapporteerde systeemprestaties duidelijk aansluiten op de SLA-afspraken.
- Richt u op uptime, ticketafhandeling, patch compliance en beveiligingsactiviteit om IT-prestatiebeheer effectief te ondersteunen.
- Met IT-prestatierapporten op basis van RMM-data laten MSP’s hun waarde duidelijk zien, ondersteunen ze QBR’s en blijven ze transparant, ook zonder een eigen PSA-dashboard.
- Gestandaardiseerde formats vereenvoudigen het IT-prestatiebeheer en maken trends in systeemprestaties makkelijk te volgen.
- RMM-exports en eenvoudige scripts maken rapporten over systeemprestaties nauwkeuriger en consistenter.
- Kies gericht uw meetwaarden, automatiseer, houd rapporten bij en evalueer regelmatig om het IT-prestatiebeheer af te stemmen op de verwachtingen van de klant.
Een Professional Service Automation (PSA)-systeem kan klanten inzicht geven in uptime, ticketafhandeling, patch compliance en beveiligingsincidenten. Niet elke MSP beschikt echter over zo’n systeem. Omdat MSP’s steeds meer onder druk staan om hun operationele waarde en systeemprestaties aan te tonen in 2026, kunnen zij RMM-data gebruiken om regelmatig een IT-prestatierapport op te stellen waarmee ze hun klanten op de hoogte houden.
Met die rapporten laten MSP’s zien wat ze bijdragen aan de organisatie van de klant en of ze de relevante KPI’s hebben gehaald. De data maakt QBR-gesprekken sterker, omdat alle partijen beschikken over heldere en meetbare cijfers. Het is bovendien een schaalbaar en herhaalbaar proces dat voordeliger kan zijn dan een volledig PSA-dashboard.
Bekijk onze videotutorial “Zo leveren MSP’s IT-prestatierapporten zonder PSA” voor een visuele samenvatting van dit onderwerp.
Laat klanten de waarde van uw it-diensten zien met realtime monitoring en aanpasbare rapporten.
Handleiding voor het maken van rapporten over IT-prestatiecijfers
📌 Vereisten:
- U moet toegang hebben tot de data van RMM-monitoring voor die klant.
- U en de klant moeten het eens zijn over de basis-KPI’s en meetwaarden.
- U hebt een spreadsheet of rapportagetemplate nodig om uw output te standaardiseren.
- U hebt een centrale locatie nodig, zoals Ninja Docs, om de rapporten op te slaan voor inzage en archivering.
💡 Let op: eventueel hebt u basiskennis van Windows PowerShell of scripting nodig om data te extraheren.
Bepaal de meetwaarden met de meeste waarde
Richt u op meetwaarden die klanten heldere en meetbare cijfers over de IT-prestaties geven. Dit zijn een paar punten waar u zich op kunt richten:
- Uptime
- Beschikbaarheid in procenten
- Ticketafhandeling:
- Hoeveel tickets zijn gesloten
- Gemiddelde oplostijd
- SLA-compliance
- Patch compliance en de gezondheidsstatus van endpoints
- Beveiligingsnotificaties:
- Gedetecteerde incidenten
- Opgeloste incidenten
- Samenvattingen van project- of onderhoudswerkzaamheden
Stel een eenvoudige rapportagetemplate samen
Maak uw rapporten in een vast en herhaalbaar format, dat werkt efficiënter. Genereer deze rapporten met vaste tussenpozen zodat uw klanten op de hoogte blijven van de IT-prestaties. Hier is een voorbeeldtemplate die u kunt gebruiken:
| IT-prestatierapport – [Naam klant], [Maand/Jaar] | ||
| Meetwaarde | Waarde | Opmerkingen |
| Uptime van het systeem | 99,8% | Er was enige uitvaltijd terwijl updates in het systeem werden gepatcht. |
| Gesloten tickets | 25 | De gemiddelde oplostijd is 4 uur. |
| Patch compliance | 95% | Bij vijf endpoints staan op het moment van rapporteren nog updates open. |
| Beveiligingsnotificaties | 2 | Alle beveiligingsnotificaties zijn opgelost zonder gevolgen. |
Pas de tabel aan op uw eigen behoeften en op de informatie die u aan uw klanten wilt overbrengen.
Voeg na het rapport een korte managementsamenvatting toe. Daarin licht u de belangrijkste successen, risico’s en verdere aanbevelingen uit.
Automatiseer het verzamelen van data
Beperk handmatig werk waar dat kan. Zo verkleint u de kans op menselijke fouten en zorgt u dat rapporten consistent en regelmatig worden gegenereerd.
Dit kunt u doen om het proces te automatiseren:
- Exporteer de uptime- en agent health-gegevens uit uw RMM-dashboard.
- Haal ticketsamenvattingen uit de e-mailrapporten van uw PSA.
- Draai eenvoudige scripts voor systeemcontroles (bijvoorbeeld pingtests, patchstatus).
- Automatiseer het genereren van CSV-bestanden voor terugkerende meetwaarden.
Gebruik bestaande tools voor de levering
Naast Power Automate kunnen MSP’s deze rapporten ook verspreiden zonder aangepaste dashboards. Deze methoden geven klanten verschillende manieren om IT-prestatierapporten te bekijken wanneer het hun uitkomt.
Dit zijn de manieren waarop MSP’s deze rapporten naar hun klanten kunnen sturen:
- Plan NinjaOne- of RMM-rapporten zo in dat ze rechtstreeks naar belanghebbenden worden gemaild met vaste tussenpozen of zodra er belangrijke en tijdgevoelige updates zijn.
- Voeg Excel- of CSV-samenvattingen toe aan de check-in-e-mails voor klanten.
- Neem de belangrijkste punten uit het rapport op in QBR-presentaties voor directieleden.
Door dit regelmatig via verschillende kanalen te versturen, bevordert u transparantie en weet uw klant altijd hoe zijn IT-activiteiten ervoor staan.
Houd een rapportageregister bij
Maak een tracker waarin u en uw klant de afspraken over rapportlevering kunnen inzien. Hier is een voorbeeldtracker die u kunt gebruiken:
| Klant | Onderwerp van het rapport | Frequentie | Laatst verstuurd | Volgende deadline |
| Acme Co. | Uptime en tickets | Maandelijks | 2025-08-01 | 2025-09-01 |
| Beta Inc. | Patch compliance | Per kwartaal | 2025-07-15 | 2025-10-15 |
Met deze tracker kent iedereen de deadlines en voorkomt u gemiste rapporten. Alles blijft transparant en het stimuleert de verantwoordelijkheid binnen uw team.
Verfijn het rapportageproces met klantevaluaties
U kunt uw rapportage afstemmen op de behoeften en eisen van elke klant. Doe bij elke QBR het volgende:
- Vraag klanten welke meetwaarden het meest waardevol zijn voor hun activiteiten.
- Schrap ongebruikte meetwaarden en voeg nieuwe toe (bijvoorbeeld MFA-gebruik, gebruik van cloudapplicaties).
- Pas de leveringsvormen aan (bijvoorbeeld grafieken in plaats van tabellen, e-mail in plaats van een presentatie).
Zo blijft iedereen op één lijn en optimaliseert u tegelijk uw rapportageproces om aan de wensen van uw klanten te voldoen.
Overzichtstabel met beste praktijken voor het maken van een MSP-rapport
| Onderdeel | Doel en waarde |
| Gerichte keuze van meetwaarden |
|
| Herbruikbare template |
|
| Automatisering van data |
|
| Eenvoudige leveringsmethoden |
|
| Rapportageregister |
|
| Kwartaalevaluaties |
|
Voorbeeld van een automatiseringsmoment
Hier is een voorbeeldworkflow voor het maken van een IT-prestatierapport:
- Exporteer de uptime-, beveiligings- en patchdata en andere relevante informatie uit uw RMM-tool.
- Draai een eenvoudig script voor ping- en agent health-controles via uw tool voor endpoint management.
- Voer de informatie in uw Excel- of CSV-template in.
- Stel een geplande e-mail in die het rapport op het afgesproken moment automatisch naar alle belanghebbenden stuurt.
- Leg de gegevens over de rapportlevering vast in uw tracker.
- Bespreek de resultaten tijdens de QBR en pas de meetwaarden en rapportdetails zo nodig aan.
Ideeën voor NinjaOne-integratie bij het genereren van prestatiecijfers voor IT-support
- Kant-en-klare rapporten – u kunt de NinjaOne-rapporten over de gezondheid van endpoints, Patching en ticketstatistieken gebruiken voor kerncijfers met context.
- PSA-integraties – synchroniseer de rapportlevering met ConnectWise, Autotask of Syncro als klanten die gebruiken.
- Aangepaste velden – bewaar klantvoorkeuren (frequentie, format, doelgroep) in NinjaOne Docs.
- Automatiseringsbeleid – draai scripts voor uptime- en agent health-controles en vul logboeken met een tool voor scripting op afstand.
- QBR-ondersteuning – combineer NinjaOne-rapporten met trackerdata tot complete rapportpakketten die klaar zijn voor de klant.
Wilt u meer weten over het opbouwen van samenhangende IT-rapporten? Bezoek dan de NinjaOne FAQ over IT documentatie.
Quick-start guide
NinjaOne biedt MSP’s krachtige rapportage- en dashboardmogelijkheden om rapportagevereisten van klanten vast te leggen en te beheren. Dit zijn de belangrijkste inzichten:
1. Rapportagemogelijkheden:
NinjaOne biedt meerdere rapportagemiddelen, waaronder:
- Geplande rapporten: in te stellen op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis
- Aanpasbare rapporttemplates
- De mogelijkheid om rapporten globaal of met specifieke technicusrollen te delen
- Exportopties naar CSV en PDF
2. Dashboardfuncties:
- Dashboards op systeem- en organisatieniveau
- Uitgebreide overzichten met onder meer:
- Status van de organisatie
- Ticketinformatie
- Apparaatgezondheid
- Lopende acties
- Systeemgebeurtenissen
- Patchbeheer
- Het volgen van activiteiten
3. Specifieke rapportagetools:
- Runbook-rapporten: samengestelde documentatie-exports
- Dashboards voor patchbeheer
- Insights-dashboard voor SaaS backup
- Dashboard voor eindgebruikers
4. Aanpassingsopties:
- Omslagpagina’s van rapporten aanpassen
- Rapportonderdelen toevoegen of verwijderen
- Filter- en inzoommogelijkheden
- Exporteren naar verschillende formaten
5. Ondersteuning voor integratie:
- Integreert met PSA-tools zoals ConnectWise, Autotask en HaloPSA
- Maakt naadloze koppeling van tickets en organisaties mogelijk
Geef klanten nauwkeurig inzicht in facturatie, ticketsysteem, documentatie en IT-activa.
Wanneer is overstappen naar een PSA verstandig?
IT-prestatierapporten leveren kan ook zonder PSA, maar uw team is dan mogelijk uren bezig met het exporteren van data, het handmatig bijhouden van SLA’s of het vergelijken van tickets met contracten en facturatie. Met PSA-software kan uw IT-team zich richten op andere belangrijke projecten of taken.
Herkent u een van de volgende situaties? Dan is het verstandig om naar PSA-tools te kijken:
Handmatig data bijhouden
Handmatig data exporteren, reactietijden volgen en compliance bewaken vergroot ook de kans op onjuiste data of gemiste problemen door menselijke fouten. PSA-ticketsystemen en automatiseringstools beperken de noodzaak van handmatig ingrijpen en inconsistente data aanzienlijk.
Afwijkingen in data
Facturen, contracten en tickets moeten voortdurend tegen elkaar worden gecontroleerd. PSA-software geeft IT-beheerders meer zicht op factuurgegevens, facturatie, afwijkende ticketstatussen, patch compliance, inconsistente klantgegevens en tegenstrijdige prestatiecijfers in rapporten. Doordat u realtime data kunt inzien en aangepaste IT-prestatierapporten kunt genereren, nemen afwijkingen af en wordt de rapportage nauwkeuriger.
Uitdagingen bij opschaling
Voor MSP’s kan het onboarden van steeds meer klanten leiden tot onbeheersbare hoeveelheden data, waarbij handmatige rapportage- en ticketprocessen zich kunnen vermenigvuldigen. Wat bij vijf klanten werkte, is bij honderd klanten niet vol te houden. Een PSA-systeem lost dit op door ticketsysteem, IT-assetmanagement, facturatie, documentatie en rapportage samen te brengen in één platform. De automatiseringstools van PSA-oplossingen maken het voor MSP’s ook makkelijker om op te schalen, omdat er minder handmatig werk nodig is.
Met PSA-software krijgt u meer zicht op de IT-prestaties, centraliseert u uw activiteiten, automatiseert u workflows en verbetert u uw it-dienstverlening. Een PSA zorgt ervoor dat interne IT-teams en MSP’s minder tijd kwijt zijn aan handmatige taken, zodat ze zich kunnen richten op projecten met meer waarde.
Haal het maximale uit uw IT-prestatierapporten
MSP’s kunnen hun klanten heldere en consistente inzichten in de IT-prestaties geven door regelmatig een gedetailleerd rapport op te stellen. Daarvoor moeten ze relevante meetwaarden kiezen, een eenvoudige template gebruiken, het verzamelen van data automatiseren en klantfeedback meenemen, zodat klanten precies de informatie krijgen die ze nodig hebben.
NinjaOne PSA brengt de hierboven genoemde rapportage- en dashboardmogelijkheden samen in één native platform, naast facturatie, documentatie en assetmanagement, zodat alles synchroon blijft zonder onnodige wildgroei aan tools. Probeer NinjaOne PSA met een gratis trial van 14 dagen.
Gerelateerde artikelen:
