Belangrijkste punten
- Door ongebruikte devices op te sporen, kunt u hardware terughalen, besparen op softwarelicenties en beveiligingsrisico’s van niet-gepatchte systemen wegnemen.
- Spoor verouderde devices op met PowerShell-scripts die Microsoft Entra ID (Azure AD) en Active Directory bevragen, zonder speciale inventarisatietools.
- Stel duidelijke drempelwaarden voor inactiviteit vast, bijvoorbeeld 60 tot 90 dagen zonder aanmelding, afgestemd op de behoeften van uw organisatie.
- Door de uitvoering van het script en de rapportage te automatiseren, eventueel met een RMM-tool, verloopt het opsporen van ongebruikte devices voortaan vlotter.
- Schakel ongebruikte devices eerst uit of verplaats ze in plaats van ze meteen te verwijderen. Zo voorkomt u gegevensverlies en houdt u een veilige terugroepperiode over.
In deze gids leest u hoe u ongebruikte devices beheren zonder inventarisatietools aanpakt binnen uw eigen organisatie of in de omgeving van een MSP-klant. Zo spoort u onderbenutte en verouderde devices op en komt hardware weer beschikbaar voor gebruik. Door ongebruikte devices te identificeren, voorkomt u bovendien dat softwarelicenties en abonnementen verloren gaan en dat deze devices door een gebrek aan updates en toezicht een beveiligingslek worden.
U vindt hier instructies om met PowerShell Microsoft Entra ID en Intune te bevragen, evenals Active Directory (AD), om ongebruikte devices op te sporen zonder speciale inventarisatiesoftware van derden.
Volg ongebruikte devices, licenties en garanties in één inventaris.
Waarom u ongebruikte devices in de onderneming moet opsporen
IT-teams en managed service providers (MSP’s) zouden regelmatig moeten scannen op ongebruikte devices, zodat die kunnen worden teruggehaald of aan andere gebruikers toegewezen. Ongebruikte (of “verouderde”) devices jagen de kosten op: ze verbruiken softwarelicenties en support- of garantiecontracten zonder dat ze iets aan de productiviteit bijdragen. Ze vormen ook een doorlopend risico voor security en compliance, want als ze langere tijd offline zijn geweest blijven ze ongepatcht tegen de nieuwste dreigingen.
Veel ITSM– en MSP-tools bieden weliswaar inventarisatiescans en -beheer, maar kleinere organisaties of bedrijven die nog moeten kiezen op welk platform ze hun IT Management baseren, hebben vaak behoefte aan een lichte oplossing om ongebruikte devices op te sporen zonder tools van derden.
Wat u nodig hebt voordat u begint
Om de stappen in deze gids uit te voeren, hebt u het volgende nodig:
- Beheerderstoegang tot de AD- of Azure AD-omgevingen van de klant
- PowerShell en basiservaring met PowerShell-scripting
- Een veilige opslaglocatie voor rapporten (bijvoorbeeld SharePoint, IT Glue of NinjaOne Docs)
- Afspraken met de stakeholders van de klant over de drempelwaarden voor “inactieve” devices
- Optioneel monitoring en beheer op afstand (RMM), zoals NinjaOne, voor het geplande uitvoeren van scripts en voor rapportage
Stap 1. Bepaal uw criteria voor een ongebruikt device
Voordat u de voorbeeldscripts hieronder kunt aanpassen om ongebruikte devices op te sporen, moet u vastleggen wanneer een device als verouderd geldt. Dat hangt af van uw organisatie (of van uw klant, als u een MSP bent): de ene organisatie verwacht dat devices vaker online verschijnen dan de andere en er kunnen categorieën devices zijn die naar verwachting langer offline blijven, bijvoorbeeld devices van medewerkers die veel onderweg zijn of reservetoestellen die alleen af en toe online komen voor updates.
Veelgebruikte criteria voor een inactief device zijn:
- Geen aanmelding of activiteit in 60 tot 90 dagen
- Devices die nog geregistreerd staan, maar offline of verouderd zijn in AD of Entra ID
- Verweesde AD-computerobjecten (dus zonder laatste aanmelding)
- Ontbrekende check-ins van de RMM-agent buiten de SLA om
Stap 2. Spoor inactieve devices in Entra ID op met PowerShell
Zodra u deze criteria hebt vastgelegd, kunt u de onderstaande PowerShell-scripts aanpassen en uitbreiden om het opsporen van ongebruikte devices te automatiseren.
Ongebruikte devices opsporen met Microsoft Entra (Azure AD / Intune):
Connect-Entra -Scopes "Device.Read.All"
$threshold = (Get-Date).AddDays(-90)
Get-EntraDevice -All | Where-Object { $_.ApproximateLastSignInDateTime -le $threshold } |
Select DisplayName, ApproximateLastSignInDateTime |
Export-Csv .\stale-devices.csv -NoTypeInformation
Ongebruikte devices opsporen met Active Directory:
$days = 90
$time = (Get-Date).AddDays(-$days)
Get-ADComputer -Filter {LastLogonTimeStamp -lt $time} -Properties LastLogonDate |
Select Name, LastLogonDate |
Export-Csv .\inactive-computers.csv -NoTypeInformation
Vervolgens kunt u andere criteria toevoegen die specifiek zijn voor uw use case.
Stap 3. Bundel, automatiseer en rapporteer de bevindingen
Zodra u met PowerShell-scripting CSV-gegevens met ongebruikte devices hebt gegenereerd, kunt u die in een vast formaat opslaan voor latere rapportage. U kunt deze informatie bijvoorbeeld in het volgende formaat bewaren:
| Klant | Naam device | Laatste activiteit | Status | Aanbeveling |
| Klant A | LT-1029 | 2024-05-12 | Inactief > 90 d | Uitschakelen |
| Klant B | WS-2045 | 2025-01-05 | Actief | Behouden |
Vervolgens kunt u deze gegevens uploaden naar een veilige locatie en met analyse- en rapportagetools als Excel of Power BI de status van ongebruikte devices volgen.
Automatisering neemt u het terugkerende werk van het opsporen van verouderde devices uit handen: u ontvangt kant-en-klare rapporten waaruit blijkt welke devices moeten worden verwijderd, gewist of teruggehaald. Dat kan met de ingebouwde planningstools van Windows of met uw RMM-platform, dat de inventarisatie uitvoert, rapporten genereert en notificaties verstuurt. RMM met een geïntegreerd ticketsysteem kan bovendien automatisch tickets aanmaken zodra drempelwaarden worden overschreden, zodat de support snel in actie komt.
Beste praktijken voor het beheren van verouderde devices in MSP-omgevingen
Verwijder devices die als ongebruikt of inactief worden gedetecteerd niet meteen. Zo voorkomt u gegevensverlies en vermijdt u dat devices onbedoeld onbeheerd raken. Verplaats ze in plaats daarvan naar een aparte organizational unit om ze te volgen. Trek daarna alle rechten of toegang in die aan het device zijn toegekend (en eventueel aan het gebruikersaccount van de hoofdgebruiker, als dat ook inactief is). Is het device ten onrechte als inactief gemarkeerd, dan meldt de gebruiker de vergissing ongetwijfeld zodra hij het niet meer kan gebruiken. Na een vaste periode (bijvoorbeeld 30 tot 60 dagen) kunt u het device volledig uit uw systemen verwijderen als het niet is gezien, teruggehaald of opnieuw toegewezen.
MSP’s zouden rapportage over ongebruikte devices moeten opnemen in hun quarterly business reviews (QBR’s): presenteer de trends rond verouderde devices, toets de huidige drempelwaarden en maak afspraken over wat er met de gevonden devices gebeurt.
De lichte detectiemethoden voor verouderde devices uit dit artikel bieden de volgende voordelen en sluiten aan op de beste praktijken:
| Onderdeel | Toegevoegde waarde |
| Duidelijke drempelwaarden voor inactiviteit | Voorkomt verkeerde classificatie en discussies |
| Detectie op basis van PowerShell | Werkt in AD én Entra zonder extra tools |
| Gebundelde rapportage | Geeft MSP-breed inzicht en toont trends |
| Geautomatiseerde notificaties | Vermindert handmatige controles en versnelt de opruiming |
| Workflow waarin uitschakelen vooropstaat | Voorkomt onbedoeld gegevensverlies |
| Governance-reviews | Houdt het audittraject en de verantwoording naar de klant in stand |
Telkens wanneer een ongebruikt device wordt gevonden of verwijderd moet u ervoor zorgen dat de assetregistratie en de supporttickets worden bijgewerkt met het besluit en de uiteindelijke actie.
Spoor ongebruikte hardware automatisch op zonder meerdere tools te gebruiken.
➤ Meld u aan voor een gratis trial van NinjaOne van 14 dagen.
NinjaOne automatiseert de device-inventarisatie, helpt u ongebruikte devices op te sporen en verbetert de kostenefficiëntie van IT
De NinjaOne-suite met IT- en MSP-tools omvat RMM, beheer van mobiele apparaten (MDM) en endpoint management met ingebouwde hardware- en software-inventarisatie en geautomatiseerde rapportage. U kunt devices filteren op status, type en rol, aangepaste velden toevoegen en devices taggen om ze snel te onderscheiden. Dat kan voor één organisatie of, voor MSP’s, over meerdere tenants heen.
Met NinjaOne kunt u ook PowerShell-scripts via beleidsregels uitrollen om extra devicegegevens te verzamelen en te bepalen of devices volledig worden benut, en om automatisch notificaties en tickets aan te maken wanneer devices de vastgelegde drempelwaarden overschrijden. U kunt gebundelde informatie naar NinjaOne Docs sturen voor evaluatie op lange termijn en de cijfers over ongebruikte devices opnemen in uw QBR-dashboards, zodat de klant er inzicht in heeft.
Veel MSP’s kiezen voor RMM-platforms met ingebouwde inventarisatie in plaats van zware, speciale inventarisatieplatforms om verouderde devices op te sporen en de lifecycle van hardware te volgen. Voor wie met kleine implementaties werkt en niet hoeft op te schalen is PowerShell-scripting een werkbaar, licht alternatief.
Quick-start guide
NinjaOne biedt verschillende mogelijkheden waarmee MSP’s ongebruikte devices kunnen opsporen en beheren:
1. IT-assetmanagement (ITAM) app:
– NinjaOne beschikt over een ITAM-functie waarmee u devices kunt volgen die niet standaard worden ondersteund, zoals:
– Telefoons buiten de MDM-ondersteuning
– Camera’s
– Printers
– U kunt met aangepaste velden eigen devicetypen aanmaken
– Momenteel in early access, feedback is dus welkom
2. Beheer van onbeheerde devices:
– Mogelijkheid om onbeheerde devices toe te voegen en te volgen
– Biedt een dashboard met beperkte informatie over onbeheerde devices
– Met tabbladen voor:
– Overzicht
– Activiteiten
– Aangepast ticketsysteem
– Instellingen
3. Devicerollen en tracking:
– Maak aangepaste devicerollen aan
– Wijs standaardbeleid toe aan devicerollen
– Volg device-informatie via aangepaste velden
– Beheer de lifecycle van devices
4. Garantie-informatie:
– U kunt in het zoekraster met devices kolommen toevoegen voor de begin- en einddatum van de garantie
– Stel garantiedata in op de devicedashboards
Met deze functies beschikken MSP’s over gereedschap om devices op te sporen, te volgen en te beheren die anders onopgemerkt zouden blijven. Zo houdt u een volledige inventaris bij en vermindert u mogelijk het aantal ongebruikte of overbodige assets.
