La maggior parte delle persone non pensa alla sostituzione dell’hardware finché non si rompe qualcosa. Tuttavia, quando ciò accade, i tempi di inattività, la perdita di produttività e le spese di emergenza sono di solito inevitabili. Fortunatamente, puoi evitare facilmente questo problema pianificando in modo proattivo una sessione di sostituzione dell’hardware ogni anno.
Questo è ciò che ti aiuteremo a fare con questa guida. Questo articolo spiega come trasformare i processi IT da una soluzione reattiva dei problemi a una strategia orientata al futuro (pensa al passaggio da un modello break/fix ai servizi gestiti). In questo modo puoi allineare i cicli di aggiornamento agli obiettivi aziendali e ai budget IT.
In sintesi:
- Una pianificazione proattiva previene i tempi di inattività: Le sessioni annuali di sostituzione dell’hardware aiutano le aziende a sostituire le risorse obsolete prima che i guasti causino costose interruzioni.
- L’allineamento del ciclo di vita fa risparmiare denaro: Il monitoraggio delle garanzie, delle date di acquisto e delle prestazioni assicura che i dispositivi vengano sostituiti al momento giusto per ottenere il massimo ROI.
- La pianificazione della sostituzione migliora il budgeting: Prevedere in anticipo i costi di sostituzione evita spese a sorpresa e rende la spesa IT prevedibile.
- I modelli di sostituzione flessibili si adattano a qualsiasi cliente: Gli MSP possono offrire sostituzioni complete, programmi scaglionati, aggiornamenti dei componenti o leasing (HaaS) per soddisfare le esigenze dei clienti.
- Gli MSP diventano partner strategici: Pianificare una sostituzione dell’hardware dimostra un valore che va oltre i ticket di assistenza, rafforzando la fiducia e le relazioni a lungo termine.
Struttura della sessione e fasi fondamentali di pianificazione
Preparazione alla sessione
Una sessione di pianificazione per una sostituzione hardware di successo inizia prima di incontrare il cliente. Il lavoro di preparazione assicura che la conversazione sia mirata, basata sui dati e legata direttamente alle priorità aziendali.
- Raccogli i dati delle risorse: Raccogli dettagli come l’età dei dispositivi, la scadenza della garanzia, lo stato di assistenza e i dati cronologici delle prestazioni. In questo modo puoi avere un quadro di riferimento di quali sistemi sono stabili e di quali sono prossimi alla fine del ciclo di vita.
- Raccogli dati sull’utilizzo dei software: Controlla le versioni del sistema operativo, lo stato delle patch e le tempistiche del ciclo di vita dei fornitori. L’hardware obsoleto spesso impedisce gli aggiornamenti necessari, con conseguenti rischi per la sicurezza e la conformità.
- Prepara un preventivo di sostituzione: Stima i costi di sostituzione, confronta le opzioni di upgrade e quelle di sostituzione ed evidenzia il potenziale ROI. In questo modo potrai portare alla sessione raccomandazioni pronte per il budget.
- Esamina il contesto aziendale: Tieni conto dei prossimi cambiamenti di organico, dell’espansione degli uffici o dei turni di lavoro a distanza. Allinea la pianificazione IT alla direzione aziendale aiuta i clienti a vedere il ciclo di aggiornamento come un fattore di crescita e non solo come un costo.
Modello di ordine del giorno della sessione
La sessione deve seguire un ordine del giorno coerente per assicurarti che non vengano tralasciati argomenti critici. Questo quadro mantiene le discussioni produttive, misurabili e attuabili sia per l’MSP che per il cliente.
- Riepilogo sull’integrità delle risorse: Esamina l’età dei dispositivi, le scadenze della garanzia, i ticket ricorrenti e le date in cui i dispositivi entreranno nella fase di end-of-support.
- Discussione sull’IT pronto per il futuro: Collega gli obiettivi aziendali, come l’espansione, il lavoro da remoto o l’adozione di software, all’hardware necessario per supportarli.
- Revisione del bilancio di sostituzione: Tieni in considerazione il valore delle risorse, le lacune del ciclo di vita e costi di sostituzione stimati.
- Classifica le priorità: Identifica quali dispositivi sono mission-critical e devono essere sostituiti subito e quali sostituzioni possono essere rimandate.
- Tempi di approvvigionamento: Parla di come i tempi di consegna dei fornitori, i QBR e le sovrapposizioni di garanzia influenzino i programmi di sostituzione.
- Piano di dismissione: Stabilisci come i vecchi dispositivi saranno dismessi in modo sicuro, riciclati, riutilizzati o donati.
- Punti di azione e proprietà: Assegna le responsabilità per le fasi successive, come i preventivi dei fornitori, le approvazioni o la pianificazione.
Offri diversi approcci alla sostituzione
Clienti diversi hanno budget e tolleranze al rischio differenti. Presentando più modelli di sostituzione, gli MSP dimostrano flessibilità pur puntando sempre alla stabilità a lungo termine.
- Sostituzione per l’intero ciclo di vita: Aggiorna tutti i dispositivi ogni 3-5 anni per ottenere semplicità e costi prevedibili. In questo modo si mantiene tutto in garanzia e si evitano i colli di bottiglia delle prestazioni.
- Aggiornamento scaglionato: Sostituisci il 20-25% dei dispositivi all’anno a rotazione. In questo modo si distribuiscono le spese mantenendo l’ambiente attuale.
- Upgrade dei componenti: Aggiungi RAM o sostituisci i dischi rigidi con SSD per prolungare la vita utile di alcune macchine. È l’ideale per i clienti attenti al budget o per i carichi di lavoro non critici.
- Modelli HaaS o di leasing: Offri opzioni di hardware-as-a-service o di leasing per i clienti che preferiscono l’OPEX al CAPEX. Questo permette di avere spese mensili prevedibili e cicli di sostituzione integrati senza grandi costi iniziali.
Esempio di automazione: Identificazione dei dispositivi da aggiornare
Il monitoraggio manuale dell’età dei dispositivi per decine, o addirittura centinaia, di endpoint richiede molto tempo ed è soggetto a errori. Un semplice script può aiutare gli MSP a generare rapidamente un elenco di macchine che devono essere sostituite, assicurando che la pianificazione della sostituzione sia basata su dati accurati anziché su congetture.
Ecco un esempio in PowerShell:
# Identifica i dispositivi più vecchi di 3 anni
$assets = Import-Csv "C:\ClientReports\AssetList.csv"
$dueRefresh = $assets | Where-Object {
[datetime]$_.PurchaseDate -lt (Get-Date).AddYears(-3)
}
$dueRefresh | Export-Csv "C:\ClientReports\RefreshCandidates.csv" -NoTypeInformation
Come funziona:
- Lo script importa un file CSV contenente l’elenco delle risorse del cliente.
- Filtra l’elenco evidenziando i dispositivi acquistati più di tre anni fa.
- Quindi esporta i risultati in un nuovo file CSV denominato RefreshCandidates.csv.
Puoi utilizzare questo nuovo elenco durante la sessione per controllare i dispositivi che non sono più in garanzia e che possono rappresentare il rischio maggiore. In questo modo non solo risparmi tempo nella preparazione, ma hai anche un modo concreto e basato sui dati per iniziare la conversazione sulla sostituzione.
💡Suggerimento: Potresti prendere in considerazione l’utilizzo di uno strumento come l’automazione IT di NinjaOne per automatizzare le attività che richiedono tempo.
Best practice per la creazione di un piano di sostituzione dell’hardware
- Pianificalo annualmente: Posiziona la sessione nella stagione in cui si decide il budget o in concomitanza con le revisioni aziendali trimestrali.
- Utilizza materiale visuale: Utilizza dashboard, grafici o one-pager che mostrino a colpo d’occhio l’età e lo stato dei dispositivi. I clienti spesso rispondono meglio a semplici immagini che a lunghi fogli di calcolo.
- Segmenta per ruolo/criticità: Non tutti i dispositivi hanno lo stesso peso nelle operazioni. La definizione delle priorità in base alla funzione garantisce che i sistemi critici vengano sostituiti prima di quelli a basso impatto.
Bilancia gestione del rischio e budget: Offri opzioni di aggiornamento graduale per i clienti che non possono permettersi un ciclo di sostituzione completo. In questo modo eviterai contraccolpi psicologici, riducendo al tempo stesso l’esposizione al rischio di fallimento. - Collega la sostituzione ai risultati per giustificarne l’utilità: Proporre la sostituzione in termini di riduzione dei tempi di inattività e di futuri problemi rende il valore più tangibile.
Tieni traccia dei costi non vincolanti: Nei calcoli del ROI, includi la perdita di produttività, i tempi di inattività e la frustrazione dei dipendenti. Questi “costi invisibili” spesso aiutano a giustificare i budget di sostituzione in modo più efficace dei soli numeri. - Includi criteri di smaltimento: Assicurati di avere un piano per il riciclaggio sicuro, il reimpiego o la donazione delle attrezzature dismesse.
Come NinjaOne può aiutarti nel tuo piano di sostituzione dell’hardware IT
Etichetta i dispositivi in base alla fase del ciclo di vita: Nuovo, Maturo, EOL
Organizza le risorse dei vostri clienti etichettandole in base alla fase del ciclo di vita. In questo modo è facile individuare quali dispositivi sono integri, quali sono prossimi alla fine del ciclo di vita e quali richiedono un intervento immediato. L’etichettatura in base al ciclo di vita crea anche un modo semplice e visivo per dimostrare l’integrità dell’ambiente IT durante le riunioni con i clienti.
💡 Suggerimento: Ti consigliamo di leggere la guida Cos’è la gestione del ciclo di vita di un prodotto? per maggiori informazioni.
Utilizza campi personalizzati per tenere traccia delle date di acquisto, della scadenza della garanzia e della dismissione programmata
I campi personalizzati consentono di acquisire i dettagli chiave del ciclo di vita di ciascun dispositivo, comprese le date di acquisto e la copertura della garanzia. Avere queste informazioni in un unico posto garantisce che le decisioni di aggiornamento siano basate su dati accurati. Puoi anche pianificare le date di dismissione, in modo che la pianificazione della sostituzione si allinei con i cicli di budgeting.
Crea report per i clienti con riepiloghi sull’età delle risorse e aggiorna i segnali di rischio
NinjaOne è in grado di generare report chiari attraverso il suo strumento di reportistica per MSP che mostra quali dispositivi sono meno recenti o a rischio di guasto. Questi report traducono i dati tecnici in immagini di facile comprensione per il cliente, facilitando le discussioni sulla sostituzione. I segnali di rischio evidenziano le esigenze più urgenti, aiutandoti a organizzare la conversazione per priorità. Fornendo prove tangibili, si rafforza la fiducia e si riducono le reazioni negative alle raccomandazioni di sostituzione.
Pianifica promemoria basati su criteri per le verifiche della necessità di sostituzione o per le riunioni con i clienti
Pianificando i promemoria, gli MSP possono proporre in modo proattivo le discussioni sulla sostituzione prima che sorgano problemi. Questi promemoria possono essere legati alle stagioni di budgeting dei clienti o alle revisioni aziendali trimestrali.
Esporta l’inventario delle risorse con filtri per età, cronologia delle prestazioni o lacune in termini di garanzia
Le opzioni di esportazione di NinjaOne consentono di creare viste personalizzate degli ambienti dei clienti. Filtrare in base all’età, ai problemi di prestazioni o alle lacune della garanzia consente di individuare i rischi più urgenti. In questo modo la preparazione delle riunioni è più rapida ed efficace, poiché è possibile evidenziare solo ciò che è veramente importante.
Allega i riepiloghi di aggiornamento alla documentazione del cliente in NinjaOne
Le raccomandazioni di aggiornamento possono essere collegate direttamente ai record dei clienti all’interno di NinjaOne. Tenere tutto in un unico posto facilita la consultazione delle discussioni passate e il monitoraggio dei progressi nel tempo. Inoltre, crea una traccia cartacea che aiuta a garantire la conformità e la responsabilità.
Allinea in modo proattivo la sostituzione delle risorse con il regolare upgrade dell’hardware
Una sessione strutturata di pianificazione della sostituzione dell’hardware trasforma l’IT da centro di costo reattivo a fattore di ottimizzazione aziendale proattiva. Guidando i clienti attraverso l’integrità delle risorse, i budget e le strategie del ciclo di vita, gli MSP dimostrano il valore a lungo termine e riducono il rischio di guasti hardware che potrebbero interrompere le operazioni.
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