Come creare un report MSP sui servizi, leggero e senza uno strumento PSA

Anche durante la migrazione di uno strumento o la fase di lean startup, il tuo impegno per una comunicazione chiara con i clienti non dovrebbe arrestarsi.

Questa guida ti mostrerà come creare un report MSP essenziale senza uno strumento PSA, utilizzando metodi pratici come semplici script e modelli strutturati per documentare il tuo lavoro e dimostrare il valore.

Leggendo questa guida, imparerai a creare report coerenti e professionali che mantengano i clienti informati sui tuoi servizio, per fare in modo che possano fidarsi di te come MSP.

Costruire le basi del reporting: Componenti e metodi principali

Un approccio strutturato ti consente di creare report professionali per i clienti senza uno strumento PSA, concentrandoti sui dati giusti e su strumenti semplici. È l’ideale per gli MSP che stanno passando da uno strumento all’altro, con un budget limitato o che hanno appena iniziato.

📌 Casi d’uso: Questi processi sono perfetti durante la migrazione di una piattaforma PSA, per gli MSP in fase di avviamento o comunque iniziale o per chiunque voglia padroneggiare le basi del reporting dei servizi prima di automatizzarlo.

📌Prequisiti: Prima di procedere, accertati di disporre di quanto segue:

• Un modello di report sul servizio clienti in Excel o Google Sheets.
• Accesso alle console RMM, di ticketing, backup e sicurezza.
• Un foglio di calcolo condiviso con il tuo team per registrare il lavoro completato.
• (Facoltativo) Conoscenza di base di PowerShell per automatizzare la raccolta dei dati dagli endpoint.

Creare un modello di report sul servizio clienti

Il modello è la base che trasforma i dati grezzi in una narrazione chiara e professionale. Un modello standardizzato di report sul servizio clienti assicura coerenza, fa risparmiare tempo e rende ogni report immediatamente riconoscibile come tuo.

📌 Casi d’uso: Questo metodo è il primo passo da compiere quando si deve stabilire una routine di reporting da zero o mantenerla tra diversi strumenti PSA. Questo processo ti aiuta a identificare precocemente le informazioni più preziose sui clienti, stabilendo un quadro ripetibile che può essere aggiornato in modo efficiente ogni mese.

Procedura passo per passo:

1. A seconda dello strumento preferito, scegli Microsoft Excel o Google Sheet per creare un modello di report ricco di dati e grafici.
2. Crea un foglio all’interno della cartella di lavoro, quindi strutturalo con le seguenti intestazioni per formare lo scheletro del report. Questa tabella può fungere da guida:

3. Salva questo modello come modello principale o master template (per esempio, MSP_Client_Report_Template.xlsx) in una cartella centrale e condivisa.

Una volta creato il modello, il processo di reporting mensile diventa una semplice questione di raccolta dei dati più recenti e di inserimento nelle celle predefinite, di cui ci occuperemo in seguito.

Raccogliere i dati dalla piattaforma RMM e dai log

La credibilità dei tuoi report deriva dalla trasformazione dei dati grezzi in informazioni chiare e facilmente interpretabili.

📌 Casi d’uso: Questo processo manuale è la routine mensile per la compilazione del modello di report. Utilizza le funzioni di esportazione integrate negli strumenti compatibili con Windows, combinate con una disciplinata raccolta di appunti, per costruire una storia completa del valore del vostro servizio. Segui questa procedura alla fine di ogni periodo di reporting.

Procedura passo per passo:

1. Accedi allo strumento RMM (per esempio NinjaOne).
   • Utilizza la funzione di esportazione per scaricare i file CSV delle metriche più critiche dell’ultimo mese: Stato delle patch, Avvisi di sistema e Stato del disco.
2. Apri il foglio di calcolo centrale o i log, quindi esamina i log condivisi.
   • Compila un riepilogo di tutto il lavoro proattivo e degli eventi degni di nota documentati per il cliente durante il periodo. È così che si documentano correttamente le informazioni sui clienti che non sono automatizzate.
3. Accedi alle tue dashboard di backup e sicurezza, quindi acquisisci il loro stato.
   • Prendi nota del tasso di successo dei backup e di eventuali incidenti di sicurezza risolti.
4. Inserisci i dati nel modello (fai riferimento al modello di report citato).
   • Trasferisci tutte le cifre e le note raccolte nelle celle appropriate del modello di report sul servizio clienti.

Con questi dati centralizzati, il modello si trasforma da un foglio bianco in una base di dati popolata, pronta per l’analisi finale e la creazione di grafici.

Automatizzare la raccolta di metriche tramite PowerShell per creare un report MSP

Gli script PowerShell ti consentono di estrarre dati coerenti e precisi direttamente dagli endpoint Windows, il che è perfetto per raccogliere metriche non facilmente esportabili dal tuo RMM.

📌 Caso d’uso: È l’ideale per i clienti che richiedono dati mirati e specifici per i dispositivi che gli strumenti abituali potrebbero non evidenziare.

Procedura passo per passo:

1. Apri PowerShell (esegui come amministratore), quindi crea e distribuisci lo script seguente.
   • Questo esempio raccoglie le principali metriche di sistema, il tempo di attività, le patch installate e lo spazio libero su disco, e le esporta in un file CSV.

2. Esegui questo script manualmente sui dispositivi specifici necessari o distribuiscilo tramite il tuo strumento RMM, per esempio NinjaOne.
   • Lo script genererà un file CSV per ogni computer.
3. Compila i risultati.
   • Invia questi file CSV a una cartella condivisa centrale o copia manualmente i valori nel tuo modello master di report di servizio.

Dopo l’esecuzione degli script e la compilazione dei dati, avrai una serie di metriche accurate e di prima mano pronte per essere incorporate nel report del cliente, fornendo prove concrete dell’integrità dei sistemi.

Mantenere un log delle attività centralizzato

Un log condiviso è l’unica fonte di informazioni accurate per tutto il lavoro svolto dal team. Fai in modo che il logging immediato diventi un’abitudine, assicurando che nessuna attività fatturabile o nota critica venga dimenticata.

📌 Caso d’uso: Utilizza questa procedura in modo continuativo durante tutto il mese per acquisire in tempo reale tutte le attività rivolte ai clienti.

Procedura passo per passo:

1. Crea un nuovo Google Sheet o un documento Microsoft Excel da impostare come foglio di calcolo centrale per il monitoraggio.
   • Assegna un nome chiaro (per esempio Nome-cliente_Log-attività).
   • Condividilo con tutto il team tecnico, assegnando i permessi di modifica solo agli utenti autorizzati.
2. Definisci le colonne, strutturando il foglio con le intestazioni appropriate per tracciare ogni azione in modo coerente.
   • Ecco un esempio di dati da raccogliere per il monitoraggio:

3. Fai in modo che ogni tecnico registri obbligatoriamente ogni attività subito dopo averla completata.
   • Assicurati che la descrizione di ogni attività sia chiara per il cliente, per aiutarlo a comprenderne il valore.
4. Riassumi il foglio di monitoraggio alla fine di ogni periodo di riferimento, filtrando i log per cliente e intervallo di date.
   • Utilizza il riepilogo per compilare la sezione Sommario attività del modello master di report di servizio.

Con il riepilogo del log delle attività, avrai un registro completo del lavoro del team, che ti fornirà la base fattuale necessaria per mostrare un valore chiaro e passare alla costruzione dei grafici visivi del report.

Aggiungere grafici visivi per maggiore chiarezza

Le immagini trasformano i dati grezzi in una narrazione chiara che i clienti possono comprendere a colpo d’occhio. Si tratta del tocco finale che verrà apportato al report per renderlo professionale e accessibile, trasformando i dati raccolti in grafici chiari all’interno del foglio di calcolo esistente.

📌 Caso d’uso: Utilizza questa fase per evidenziare le tendenze e gli stati che potrebbero richiedere maggiore attenzione nella tua tabella, proprio prima della revisione finale.

Procedura passo per passo:

1. Seleziona le metriche chiave da evidenziare, sottolineando i punti più importanti del tuo modello che raccontano una storia.
   • Le metriche migliori da visualizzare sono spesso le tendenze nel tempo, come il volume dei ticket, o i riepiloghi dello stato, come la conformità delle patch.
2. Nel tuo strumento Excel o Google Sheet, inserisci dei grafici che evidenzino le celle contenenti i vostri dati.
   • Accedi al menu Inserisci del foglio, quindi seleziona Grafico.
3. Scegli tipi di grafici semplici ed efficaci.
   • Grafici a linee: Utilizza questo tipo di grafico per presentare le tendenze, ad esempio il volume settimanale dei ticket nel corso del mese.
   • Grafici a barre: Utilizza questo grafico per confrontare valori, come le percentuali di uptime tra diversi server.
   • Grafici a torta: Utilizza questa opzione per visualizzare i riepiloghi dello stato, per esempio la percentuale di dispositivi completamente patchati rispetto a quelli che non lo sono.
4. Posiziona il grafico direttamente accanto ai dati nel modello.
   • Assegna a ciascun grafico un titolo chiaro e descrittivo (per esempio Tendenze nel volume settimanale dei ticket ), in modo che il suo significato sia facilmente comprensibile.

Con l’aggiunta dei grafici, il report del cliente MSP si trasforma da un semplice log dei dati in una sintesi visiva convincente, che dimostra chiaramente il valore e rende la fase finale di consegna e revisione semplice ed efficace.

Consegna e revisione del report

La fase finale trasforma i dati raccolti in una base per una partnership di fiducia con i clienti. Questo processo assicura che il tuo duro lavoro si traduca in un valore dimostrato e in una conversazione strategica.

📌 Caso d’uso: Segui questa procedura alla fine di ogni ciclo di reporting mensile.

Procedura passo per passo:

1. Finalizza il foglio Excel/Google, quindi esportalo in formato PDF.
2. Invia il PDF via e-mail o caricalo su un portale clienti condiviso.
3. Pianifica una breve telefonata di verifica, di circa 15-30 minuti, con il tuo cliente.
   • Questo ti permetterà di fornire un contesto aggiuntivo al report e di spiegare le raccomandazioni suggerite.
4. Modifica il formato e il contenuto del report sulla base delle domande e dei feedback del cliente.

Questa pratica coerente di consegna e revisione chiude il cerchio, trasformando i dati in un dialogo di fiducia che rafforza il rapporto con il cliente e migliora continuamente la tua offerta di servizi.

Automatizza il tuo flusso di lavoro settimanale di reporting

Ecco i passaggi per realizzare un report di servizio MSP leggero senza bisogno di uno strumento PSA. Tenendoli a portata di mano avrai a disposizione un chiaro riepilogo della procedura e di come sia possibile seguirla in modo efficiente.

1. Esegui gli script: Esegui script PowerShell per monitorare l’integrità degli endpoint client utilizzando uno strumento RMM, come NinjaOne con il suo motore di scripting.
2. Esporta i dati: Estrai i dati sullo stato delle patch e le metriche di uptime più recenti dal dashboard dell’RMM.
3. Registra le attività: Chiedi al team di tecnici di registrare tutte le attività in un foglio di calcolo centrale condiviso durante la settimana.
4. Compila i report: Popola il tuo modello standard con i dati e le metriche raccolte.
5. Crea immagini: Genera grafici che forniscano un ulteriore contesto ai dati e alle metriche raccolte.
6. Consegna: Esporta il report finale in formato PDF e condividilo con il cliente.
7. Perfeziona: Sfrutta i feedback dei clienti per migliorare continuamente i report futuri.

Questo flusso automatizzato crea una reportistica MSP professionale che dimostra il valore con il minimo sforzo manuale.

⚠️ Cose da tenere d’occhio

Questa sezione evidenzia le potenziali sfide da tenere presenti mentre segui le procedure descritte in questa guida.

Semplifica la tua reportistica con le best practice

L’adozione di questi metodi di base garantisce che il processo di reporting manuale rimanga coerente, valido ed efficiente.

Integrando questi elementi, avrai a disposizione una struttura ripetibile per un reporting MSP efficace che dimostra il tuo valore e alimenta la fiducia dei clienti, il tutto senza la necessità di una piattaforma PSA.

Migliora la tua reportistica con gli strumenti nativi del tuo RMM

Le piattaforme RMM, come NinjaOne, offrono funzioni native che semplificano il reporting manuale.

• Esportazione di metriche verificate: Utilizza la funzione di esportazione di NinjaOne per scaricare report CSV oggettivi sullo stato delle patch, sullo stato di integrità degli endpoint e sul tempo di attività, pronti per il modello di report del tuo servizio clienti.
• Automatizzare la raccolta dei dati: Sfrutta i dati già forniti dalla tua piattaforma RMM, come le metriche specifiche dei dispositivi (per esempio lo spazio su disco, l’inventario del software, il tempo di attività), per arricchire i tuoi report relativi al servizio.
• Estrarre dati di inventario in tempo reale: Accedi alla Dashboard Dispositivi di NinjaOne per visualizzare o esportare l’inventario hardware e software in tempo reale, con dati come la versione del sistema operativo, il modello, il numero di serie e i dettagli della garanzia da utilizzare nel modello di report del cliente.
• Organizzare con i tag: Esamina i log degli eventi e delle azioni a livello di dispositivo in NinjaOne per supportare i riepiloghi manuali dei report.
• Registra le attività internamente: Registra le risoluzioni e le note direttamente nei log attività di NinjaOne per semplificare la creazione di riepiloghi manuali in un secondo momento.

Creare una reportistica MSP snella per migliorare la fiducia dei clienti

È assolutamente possibile fornire una reportistica MSP professionale e di valore senza una piattaforma PSA completa. Combinando modelli personalizzati, raccolta disciplinata dei dati da strumenti come NinjaOne, automazione strategica di PowerShell e documentazione condivisa, manterrai una chiara visibilità sul valore dei tuoi servizi.

Questo approccio snello assicura che i clienti vedano costantemente il valore del loro investimento, creando fiducia e trasparenza anche durante le transizioni di strumenti o con limitazioni di budget.

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