Lo sviluppo di procedure operative standard (SOP) è raramente un’attività solitaria. Richiede il contributo dei principali stakeholder, come le operazioni, la sicurezza e la conformità, il che può rallentare le cose.
Quando più team partecipano alla revisione di un documento, è necessario un processo di approvazione delle SOP strutturato per garantire che non rimanga intrappolato in infiniti scambi di e-mail o follow-up manuali.
Creare un flusso di lavoro semplificato per l’approvazione da parte di più team, con ruoli definiti, instradamento automatico e notifiche tempestive, può aiutarti a evitare ritardi nella documentazione e lacune nella conformità.
In questa guida ti mostreremo come creare una struttura che ti permetta di mantenere i progetti in movimento senza affidarti a un pesante sistema aziendale.
Evita i colli di bottiglia con un migliore processo di approvazione delle SOP
Per sviluppare un flusso di lavoro più efficace per l’approvazione delle SOP, è necessario:
📌 Prerequisiti:
- Un archivio di documentazione condiviso, come Confluence, SharePoint, Google Drive e IT Glue
- Ruoli definiti e ordine di approvazione (ad esempio, Autore → Collega revisore → revisore per la sicurezza → revisore per la conformità → Responsabile Operativo)
- Strumenti leggeri per i moduli come Microsoft Forms, Google Forms, Smartsheet, Process Street, ecc.
- Familiarità con le piattaforme di automazione (Power Automate, Google Apps Script, Zapier e altri strumenti di processo)
- SLA concordati per ciascuna fase di approvazione
Fase 1: Mappare i ruoli degli stakeholder e la sequenza di approvazione
Innanzitutto, dovrai stabilire i ruoli delle parti interessate e tracciare un chiaro flusso di approvazione.
- Autore: redige la versione iniziale della SOP in base alle esigenze operative, alle procedure tecniche e agli aggiornamenti delle politiche.
- Collega revisore: convalida l’accuratezza tecnica e la completezza della SOP redatta. Agiscono come esperti della materia.
- Revisione per la sicurezza: fa in modo che la SOP non introduca nuovi rischi per la sicurezza o violi le politiche di sicurezza esistenti.
- Revisore della conformità: verifica che la SOP sia conforme alle politiche interne, agli standard legali e alle normative del settore.
- Responsabile operativo: fornisce l’approvazione finale e assicura che la SOP sia pronta per l’implementazione.
L’integrazione di questa sequenza nel modello di sviluppo della SOP garantisce trasparenza e responsabilità tra le parti interessate.
Fase 2: Implementare un modulo di approvazione leggero
Utilizza un semplice modulo digitale, come un modulo di Google o di Microsoft, per standardizzare gli invii e centralizzare l’input dei revisori. Assicurati che il tuo modulo includa le seguenti informazioni:
- Titolo e versione della SOP. Nome dell’autore e nome dell’invio
- Sintesi delle modifiche
- Approvazione/rifiuto per i revisori
- Campo di commento per il feedback
Fase 3: Automatizzare il routing e le notifiche
Invece di effettuare follow-up manuali, crea un flusso di lavoro low-code che automatizzi l’instradamento e la notifica. Puoi utilizzare strumenti come Power Automate, Google Apps Script e Zapier.
Ecco un esempio di configurazione del flusso di lavoro che puoi utilizzare:
- Trigger: invio del modulo
- Percorso verso: collega revisore → revisore per la sicurezza → revisore per la conformità → Responsabile operazioni
- Notifiche: avvisi automatici via e-mail/team ad ogni passaggio
- Escalation: promemoria automatico o escalation in caso di mancata risposta dopo lo SLA
NinjaOne dispone di diverse funzionalità di automazione che possono aiutarti a implementare il flusso di lavoro di configurazione di cui sopra. La funzionalità Checklist consente di assegnare automaticamente i compiti, inviare promemoria via e-mail e monitorare i progressi.
La piattaforma è inoltre dotata di una dashboard per l’utente finale e di un monitoraggio delle attività, che fornisce una visione chiara dello stato di approvazione di ogni SOP redatta e dell’attività dell’utente.
Infine, i promemoria automatici, i percorsi di escalation e gli script personalizzati possono aiutarti a tenere traccia delle cose e a gestire i ritardi.
Fase 4: Mantenere un registro delle approvazioni
Un registro di approvazione è un registro centralizzato che tiene traccia dello stato e della storia delle SOP durante il processo di revisione e approvazione. Fa sì che tutti i soggetti coinvolti possano vedere a che punto è la SOP e fornisce un registro storico per gli audit interni.
A tale scopo si possono utilizzare fogli di calcolo o pagine di documentazione.
| Titolo della SOP | Versione | Autore | Stato corrente | Data dell’ultima azione | Note |
| SOP di rete | 1,1 | Sconosciuta | Con la sicurezza | 2 settembre 2025 | In attesa di input di conformità |
Fase 5: Definire i percorsi di escalation
Per garantire che il processo non subisca ritardi, è necessario stabilire regole chiare per l’avvio dell’escalation, come ad esempio:
- Se un revisore non risponde entro lo SLA stabilito, reindirizza automaticamente la SOP al revisore di riserva o passa la questione al suo manager.
- Invia in modo pro-attivo notifiche di promemoria al revisore in attesa.
- Consenti al responsabile delle operazioni di finalizzare le SOP in stallo oltre un determinato periodo (ad esempio, 7 giorni).
Stabilire percorsi di escalation consente di gestire in modo pro-attivo i ritardi causati da scadenze non rispettate o da revisori assenti.
Fase 6: Programma le cadenze per la revisione
Infine, è necessario rivedere e perfezionare regolarmente il processo di approvazione delle SOP per garantire che rimanga efficiente e allineato alle strutture e alle esigenze del team in continua evoluzione.
Programma revisioni su base mensile, trimestrale e annuale, ciascuna con un’area di interesse diversa:
| Frequenza | Area di interesse |
| Mensile | Controlla le SOP in sospeso e ricontatta chi è in ritardo con la risposta |
| Trimestrale | Verifica dell’efficienza del flusso di lavoro e identificazione dei blocchi ricorrenti |
| Annualmente | Rivedi i ruoli di approvazione e gli SLA per allinearsi ai cambiamenti del team |
In questo modo potrai identificare le SOP inefficienti e obsolete prima che si ripercuotano sulle operazioni.
Tabella riassuntiva delle best practice
| Componente | Area di interesse |
| Sequenza di approvazione definita | Chiarisce le responsabilità ed evita la confusione |
| Moduli di approvazione leggeri | Semplifica l’inserimento senza utensili pesanti |
| Routing automatizzato | Mantiene le approvazioni in movimento senza interventi manuali |
| Registro di approvazione condiviso | Migliora la trasparenza, la ricercabilità e la verificabilità |
| Percorsi di escalation | Previene i colli di bottiglia e mantiene il flusso di lavoro |
| Cadenza e revisione | Guida al miglioramento continuo e alla conformità |
Automatizzazione del processo di approvazione delle SOP con Power Automate: Un esempio pratico
Vediamo come utilizzare l’automazione per semplificare il processo di approvazione delle SOP. Ecco un esempio pratico che utilizza Power Automate:
- L’autore invia una SOP nuova o aggiornata tramite un modulo Microsoft.
- Il flusso di lavoro invia automaticamente un’e-mail al collega revisore, notificandogli il nuovo invio.
- Una volta che il collega revisore ha approvato la SOP iniziale, questa verrà inoltrata al revisore per la sicurezza → revisore per la conformità → responsabile delle operazioni.
- Se un revisore non riesce ad approvare la SOP entro lo SLA definito, il flusso di lavoro trasferisce automaticamente l’approvazione a un revisore di riserva o a un manager designato per evitare ritardi.
- Dopo aver ricevuto l’approvazione finale da parte del responsabile delle operazioni, la SOP viene pubblicata nel repository della documentazione e il registro di approvazione viene aggiornato automaticamente.
L’implementazione di questo flusso di lavoro aiuta a ridurre il rischio di errore umano ed elimina la necessità di interventi manuali.
Eliminare i colli di bottiglia con un processo di approvazione delle SOP senza soluzione di continuità
Ottenere le approvazioni delle SOP da parte di più team può talvolta risultare frustrante, ma con la giusta struttura puoi creare una pipeline di SOP fluida che mantiene la documentazione in movimento e previene le lacune di conformità.
La mappatura dei ruoli e dei flussi di approvazione stabilisce aspettative chiare, mentre la creazione di moduli leggeri semplifica l’invio di bozze e il feedback.
L’automatizzazione del routing, l’impostazione di promemoria e la definizione di percorsi di escalation consentono di prevenire in modo proattivo i ritardi.
Soprattutto, la creazione di un registro delle approvazioni e la programmazione di revisioni periodiche del flusso di lavoro garantiscono l’agilità del processo. Impedisce la stagnazione e mantiene il processo allineato alle esigenze e alla struttura del team.
Implementando un efficiente processo di approvazione delle SOP, puoi assicurarti che le tue SOP si svolgano rapidamente senza dover ricorrere a strumenti pesanti.
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