Puntos clave
¿Qué es la automatización de servicios profesionales?
El software PSA gestiona y automatiza los principales procesos empresariales, como la gestión de tickets, la documentación, la gestión de proyectos, la facturación, la elaboración de informes y la documentación, en una plataforma centralizada.
- ¿Quién utiliza la PSA? Los MSP y las organizaciones de sectores como contabilidad, marketing digital, consultoría, TI y jurídico combinan PSA con herramientas RMM para unificar la prestación de servicios de TI con las operaciones empresariales.
Características principales del software PSA
- CRM: centraliza los contactos con los clientes, los flujos de ventas y la comunicación.
- Utilización de los recursos: asignación del personal y seguimiento de las horas facturables.
- Facturación: automatiza la generación de facturas para acortar los ciclos de facturación.
- Gestión de tickets: gestión, seguimiento y resolución de incidencias.
- Documentación: actúa como fuente única de verdad para procedimientos normalizados, checklists y referencias a artículos informativos.
- Seguridad y cumplimiento: controla el acceso y protege los datos de los clientes.
- Marketing/ventas: apoya el ciclo de vida completo del cliente, desde la oportunidad hasta la retención.
Beneficios de la PSA
- Maximiza la utilización de los recursos: adecua la disponibilidad de personal a la demanda.
- Informes automatizados: los paneles de control en tiempo real impulsan la toma de decisiones basadas en datos.
- Aumenta la satisfacción del cliente: mejora la transparencia y la comunicación.
- Reduce la carga de trabajo administrativo: automatiza los flujos de trabajo repetitivos.
- Mejora la visibilidad de la empresa: centraliza los procesos y análisis críticos
Integración de PSA y RMM
- Agiliza el seguimiento temporal, la creación de tickets y las alertas de incidencias directamente desde las herramientas de supervisión remota.
- Elimina la introducción manual de datos, lo que aumenta la eficacia y reduce los errores
- Unifica las operaciones de TI y la gestión empresarial
La automatización de servicios profesionales (PSA) es un tipo de software dedicado a gestionar procesos empresariales centrales. La PSA centraliza las herramientas que automatizan los procedimientos que consumen mucho tiempo y gestiona los recursos de los procedimientos en los distintos proyectos de los clientes. Esto permite a las organizaciones centrarse más en la prestación real de servicios a sus clientes que en las tareas repetitivas.
Un sistema PSA completa las funciones críticas para el negocio y las tareas operativas y administrativas para mejorar la eficiencia de tu TI. Al centralizar los detalles y datos del proyecto en un lugar centralizado, se crea una mayor transparencia entre los miembros del equipo y se permite a los técnicos y gestores de TI planificar y gestionar mejor los distintos proyectos.
¿Quién utiliza la automatización de servicios profesionales?
La automatización de servicios profesionales es utilizada por una amplia gama de profesionales, como empresas de contabilidad, agencias de marketing digital, empresas de software, consultores tecnológicos, etc. Básicamente, cualquier empresa que preste “servicios profesionales” de cualquier tipo puede beneficiarse del uso de este software.
Cuando se trata de servicios de TI gestionados, los proveedores de servicios gestionados (MSP) utilizan el software de PSA como herramienta principal para gestionar y dirigir un negocio rentable.
Normalmente, los MSP necesitan dos categorías de software para ofrecer a sus clientes el mejor servicio. Estos son:
- Supervisión y gestión remotas (RMM)
- Automatización de servicios profesionales (PSA)
Una plataforma RMM ayuda a los clientes de TI a supervisar, gestionar y proteger sus endpoints en un único panel. Esta solución integral automatiza los aspectos más difíciles de las TI para que tus técnicos puedan centrarse en proyectos más estratégicos. A la hora de buscar la mejor solución de software RMM, es fundamental que elijas una que ofrezca la mejor relación prestaciones-precio. En cualquier caso, el RMM se centra en las tareas diarias necesarias para cumplir las obligaciones de tu acuerdo de nivel de servicio MSP.
En el lado opuesto de la moneda se encuentra la PSA, que apoya la gestión del MSP y garantiza que todos los miembros del equipo trabajen conforme a las expectativas.
Aunque las PSA y los RMM se solapan de forma obvia, hay que tener en cuenta sus diferencias, sobre todo en lo que respecta a sus funciones básicas. Recuerda: Un RMM te ayuda a supervisar y gestionar de forma remota los dispositivos endpoint, mientras que un PSA gestiona los procesos empresariales, como el seguimiento del tiempo y la facturación.
En consecuencia, es muy recomendable que tu MSP utilice tanto RMM como PSA para obtener mejores resultados empresariales. Mejora los flujos de trabajo de los servicios y reduce la carga administrativa. Mira ¿Qué es el software de automatización de servicios profesionales (PSA)? para ver la PSA en acción.
Entender la PSA es más fácil cuando se comprenden las prioridades de TI para 2024.
Tipos de software PSA
Soluciones de software PSA autónomas
Las plataformas PSA autónomas son soluciones dedicadas y diseñadas específicamente para gestionar las funciones básicas de los servicios profesionales. Aunque pueden ofrecer numerosas funciones para la gestión de servicios, pueden resultar insuficientes en entornos informáticos complejos sin la integración de aplicaciones de terceros.
Soluciones de software PSA integradas
Los sistemas PSA integrados forman parte de una plataforma de gestión de TI más amplia, que combina las funciones de PSA con herramientas como RMM, gestión de endpoints, aplicación de parches y automatización dentro de una única interfaz. Este enfoque unificado elimina la necesidad de múltiples herramientas y la sincronización manual de datos, ofreciendo mayor eficacia, visibilidad en tiempo real y control centralizado. Las PSA integradas son especialmente beneficiosas para los MSP y los equipos de TI que desean simplificar las operaciones, mejorar la capacidad de respuesta y reducir la sobrecarga que supone la gestión de varios sistemas.
Características principales de la automatización de servicios profesionales
El software de automatización de servicios profesionales proporciona un eje central para que pueda realizar un seguimiento y gestionar las principales operaciones empresariales. Algunas de las características principales de la automatización de servicios profesionales incluyen las siguientes:
Gestión de relaciones con el cliente (CRM)
Un sistema CRM te permite realizar un seguimiento de tus relaciones con los clientes mediante la gestión de contactos, marketing, gestión de ventas y mucho más.
Utilización de recursos
La PSA te ofrece una mejor visibilidad de los proyectos actuales de los clientes y de los recursos de los que dispones. Puedes asegurarte de que la gestión de recursos está optimizada y de que dispones de los recursos adecuados para los proyectos adecuados.
Facturación
Una facturación adecuada es fundamental, especialmente para los MSP. Utiliza la PSA para agilizar este importante proceso y garantizar así que se generan las facturas correctas.
Gestión de tickets
Crea y visualiza tickets dentro del software de PSA. Te ofrece una ubicación central para todos tus tickets en la que puede gestionarlos, seguirlos y responder a ellos fácilmente.
Documentación
El software de PSA puede almacenar y proporcionar a los técnicos acceso a documentación esencial de procedimientos estandarizados, checklists y referencias a artículos informativos para ayudarles a realizar su trabajo con eficacia.
Seguridad y cumplimiento
Asegúrate de que los datos de los clientes están seguros y de que tus operaciones son confiables. La PSA proporciona acceso centralizado a los datos y permite a los técnicos acceder a esa información utilizando las credenciales adecuadas.
Otras herramientas de comercialización o ventas
Dentro del software de PSA, puedes gestionar y automatizar todo el ciclo de vida del cliente mediante herramientas emparejadas.
Ventajas del software de automatización de servicios profesionales
1. Maximiza la utilización de recursos
En cualquier organización suele haber muchos recursos disponibles, ya sean programas informáticos o empleados. Por ello, puede resultar difícil controlar si se están utilizando eficazmente todos los recursos. La utilización de recursos mide simplemente cuánto se están utilizando los recursos disponibles.
Para los MSP, loa software PSA les permite ajustar la demanda de carga de trabajo a los recursos suficientes, garantizando que se asignan los técnicos justos a los puestos adecuados.
2. Automatiza los informes
La automatización de los servicios profesionales puede automatizar muchas tareas, como su propio nombre indica, pero una de las principales ventajas es la elaboración automatizada de informes. Dado que centraliza todos los procesos de servicio de su organización, puede generar fácilmente un informe y proporcionar datos en tiempo real que te den una idea de lo bien que están funcionando estos procesos.
3. Aumenta la satisfacción del cliente
El uso del software de PSA puede ayudarte en la comunicación directa con tus clientes para garantizar que se satisfacen sus necesidades a través de tu empresa. La automatización de servicios profesionales te ayuda a mantenerte organizado y encaminado para ofrecer un servicio de calidad a tus clientes.
4. Disminuye las tareas administrativas
Muchas tareas administrativas son repetitivas y tediosas, y pueden consumir mucho tiempo. La automatización de servicios profesionales resuelve este problema al automatizar tareas administrativas sencillas, lo que te deja más tiempo para ocuparte de tareas más complejas y hacer más cosas en general.
5. Mayor visibilidad
Son muchos los procesos y operaciones necesarios para gestionar con éxito una empresa de servicios profesionales, y puede resultar complicado recordarlos y hacer un seguimiento de todos ellos. La automatización de servicios profesionales reúne todo esto en un único lugar y es una solución sencilla para evitar la sensación de estar desbordado. También te ofrece una mayor visibilidad de todo el funcionamiento de tu empresa para que puedas ver, en tiempo real, estas operaciones trabajando juntas.
Desventajas del software de automatización de servicios profesionales
1. Curva de aprendizaje
Como ocurre con cualquier sistema, la transición puede requerir formación y adaptación. Incluso el técnico más experimentado puede necesitar tiempo para adaptarse al software PSA elegido. Durante este periodo de transición, tu productividad puede verse afectada.
2. Lagunas
Es posible que algunos programas de PSA no cubran todos los aspectos relacionados con las ventas, la prestación de servicios y la gestión de recursos. Para garantizar un software más completo, se recomienda trabajar con un RMM de confianza, como NinjaOne, que se integre con los principales PSA.
3. Integración
Comprueba si la PSA elegida puede integrarse con tu plataforma actual. La mejor forma de eliminar este riesgo es trabajar con un RMM con integraciones PSA. De este modo, nunca tendrás que preocuparte por las limitaciones de integración.
Cómo elegir una solución de software PSA
La selección del mejor software PSA para tu organización comienza con la identificación de las necesidades específicas y los objetivos a largo plazo de tu organización. Elige el software PSA que mejor se adapte a esos requisitos. Comprender tus puntos débiles te ayudará a identificar las características esenciales. Estas son algunas de las características que debes buscar en un software de PSA:
Una integración perfecta
Asegúrate de que la solución PSA que elijas se integra perfectamente con tus aplicaciones existentes, especialmente con tus herramientas de gestión de TI. Esto elimina las interrupciones del flujo de trabajo y mejora la coherencia operativa. Por ejemplo, un software de gestión de incidencias que se integre con tu software de acceso remoto permite a los técnicos atender las incidencias y resolver los problemas con mayor eficacia.
Escalabilidad
Elige un software PSA que se adapte al crecimiento de tu empresa. El aumento de la carga de trabajo puede generar cuellos de botella, pero sustituir el software que no se adapta a las necesidades en evolución puede resultar costoso y llevar mucho tiempo.
Facilidad de uso
Una solución PSA demasiado compleja puede ralentizar los flujos de trabajo, dejar funciones infrautilizadas y exigir más tiempo de aprendizaje a los usuarios. El software PSA de fácil uso garantiza un funcionamiento diario más fluido.
Integrar RMM y software de automatización de servicios profesionales
Integrar tu software de supervisión y gestión remotas con tu software de PSA puede evitarte tener que hacer el mismo trabajo dos veces. Si no los integras, tendrás que transcribir manualmente a tu PSA todo el trabajo que realizas en tu RMM. Otras de las principales ventajas de integrar ambas soluciones son las siguientes:
- Es útil para realizar un seguimiento del tiempo
- Proporciona creación automática de tickets
- Ayuda en la identificación de incidencias
- Permite una gestión proactiva
NinjaOne se integra con soluciones de PSA
NinjaOne es una solución unificada de gestión de TI que ayuda a los MSP a supervisar y gestionar eficazmente los entornos de TI. Al crear integraciones sólidas con las principales soluciones de software de PSA, se forma una consola central que puede servir como fuente de referencia tanto para las operaciones de TI como para las operaciones del negocio Ponte en contacto con nosotros y haz una prueba gratuita.
