Requisitos de copia de seguridad de datos de HIPAA, explicados

La Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) establece protocolos y normas para conservar y proteger los datos sensibles de los usuarios en el ámbito sanitario. Su cumplimiento es obligatorio, y vulnerar las normas HIPAA de forma deliberada (incluida la divulgación de información sanitaria de las personas) puede acarrear multas cuantiosas e incluso penas de cárcel. Es fundamental que tus prácticas de datos, tu infraestructura y los terceros en los que confías para almacenar y proteger información sensible conozcan y cumplan la normativa HIPAA.

Este artículo te ayudará a comprender mejor los requisitos de copia de seguridad de datos de HIPAA en lo relativo al archivado y a las copias de seguridad (incluidos el cifrado y las copias externas). También explica la Norma de Seguridad de HIPAA para que conozcas tus responsabilidades y sepas cómo mantenerte en regla con los requisitos normativos.

La importancia de la copia de seguridad de datos en el sector sanitario

La copia de seguridad de datos es vital para el funcionamiento continuo de cualquier organización, y lo es especialmente en el sector sanitario: la información debe conservarse para garantizar la salud de los pacientes a lo largo del tiempo (por ejemplo, al revisar su historial médico) y para posibles requisitos legales (como revisar comunicaciones internas antiguas).

La información sanitaria es además muy personal y sensible, y es tu responsabilidad proteger la privacidad de quienes te la han confiado y tratarla con cuidado, supervisándola adecuadamente para evitar que se exponga o se comparta sin consentimiento.

Por eso debes implementar políticas e infraestructuras de copia de seguridad que sean sólidas y plenamente conformes con HIPAA.

Los requisitos de copia de seguridad de datos de HIPAA y la Norma de Seguridad

Antes de entender tus obligaciones con HIPAA, debes determinar si eres una entidad cubierta o un socio comercial que maneja ePHI, según las definiciones siguientes:

• ePHI (información sanitaria protegida en formato electrónico): cualquier información almacenada o transmitida digitalmente sobre la salud de una persona o la atención sanitaria que ha recibido, incluidas notas, resultados de laboratorio e información de facturación y seguros.
• Entidades cubiertas: cualquier parte que maneje ePHI y esté obligada a cumplir la normativa HIPAA. Abarca desde organizaciones como hospitales, farmacias y residencias hasta médicos, quiroprácticos y psicólogos.
• Socios comerciales: partes que prestan a entidades cubiertas u otros socios comerciales servicios que implican el manejo de ePHI, como proveedores de servicios de TI, plataformas cloud y consultoras.

Los datos sanitarios que estás obligado a conservar y proteger dependerán de la actividad de tu organización e incluyen registros de políticas, procedimientos, formación del personal, reclamaciones, incidentes de seguridad, registros de acceso y auditoría, evaluaciones de riesgos y comunicaciones electrónicas.

Además, deben almacenarse los acuerdos y registros relativos a las relaciones entre entidades cubiertas y socios comerciales. HIPAA especifica que se conserven durante 6 años; sin embargo, distintas leyes estatales y locales pueden exigir plazos de conservación más largos para los datos relacionados con la salud, en ocasiones de hasta 10 años.

Si eres una entidad cubierta o un socio comercial que maneja ePHI, debes cumplir la normativa HIPAA aplicable. Según la Norma de Seguridad de HIPAA, tus responsabilidades sobre los datos que conservas y de los que haces copia de seguridad incluyen:

• Garantizar la confidencialidad de toda la ePHI creada, mantenida, recibida o transmitida.
• Mantener la integridad de toda la ePHI frente a alteraciones, corrupción o eliminación.
• Ofrecer una protección razonable frente a las amenazas previsibles para la seguridad de la ePHI.
• Protegerla frente a accesos no autorizados y usos indebidos.
• Asegurarte de que el personal y las demás partes con acceso a la ePHI cumplen también la normativa.

Además de la Norma de Seguridad de HIPAA, si almacenas o haces copias de seguridad de ePHI mediante servicios de terceros, debes conocer la Norma de Privacidad asociada al intercambio de información sanitaria.

La Norma de Privacidad de HIPAA define los derechos del paciente a acceder a su ePHI y a modificarla, y establece los requisitos que deben cumplir las entidades cubiertas y los socios comerciales a la hora de informar sobre cómo se utilizan y comparten los datos, así como cuando se produce una divulgación no intencionada o una filtración.

Una vez que hayas planificado tus prácticas, equipos y servicios de copia de seguridad, conviene que revises con atención los documentos oficiales de HIPAA y cualquier otro requisito normativo regional relativo a la sanidad y a la privacidad de los usuarios.

Planes de contingencia HIPAA: cómo implementar procedimientos de copia de seguridad conformes

Además de especificar qué datos deben conservarse, HIPAA exige a las organizaciones documentar, mantener y probar periódicamente medidas de contingencia que les permitan restaurar el acceso a la ePHI con rapidez y precisión cuando los sistemas se vean interrumpidos. Los planes de contingencia de HIPAA requieren normas y requisitos de almacenamiento y copia de seguridad de datos que garanticen la integridad y disponibilidad de la ePHI.

Al implementar soluciones de datos que manejan información sanitaria, asegúrate de incluir lo siguiente:

• Plan de copia de seguridad de datos: un plan conforme con HIPAA implica mantener copias exactas y recuperables de la ePHI, incluidos historiales médicos, imágenes diagnósticas, resultados de pruebas y sistemas administrativos. Las organizaciones también deben probar las copias con regularidad, verificar la integridad de los datos y validar los procesos de restauración para garantizar que la ePHI puede recuperarse correctamente cuando haga falta.
• Plan de recuperación ante desastres: las organizaciones necesitan un plan documentado que describa el proceso para restaurar la ePHI desde las copias de seguridad tras un ataque de ransomware, un fallo de hardware, un desastre natural o una caída de un servicio cloud. Este plan de contingencia HIPAA debe estar siempre disponible, guardarse de forma segura en más de una ubicación y probarse periódicamente para garantizar que los datos y los sistemas pueden restaurarse cuando sea necesario.
• Plan de funcionamiento en modo de emergencia: la ePHI debe estar disponible incluso en una emergencia (desastres naturales, incidentes de seguridad o robos), recurriendo a copias de seguridad externas y sistemas redundantes para garantizar que el acceso a los datos sanitarios sea posible en todo momento.
• Procedimientos de prueba y revisión: además de probar con regularidad tus sistemas de datos y la integridad de los propios datos, conviene que ejecutes y evalúes periódicamente la eficacia de los planes de copia de seguridad y de recuperación ante desastres, y que los revises para adaptarlos a nuevos requisitos o cambios.
• Análisis de criticidad de aplicaciones y datos: prioriza la copia de seguridad de los sistemas esenciales y comprueba con regularidad la eficacia de los procesos de recuperación.

Tus políticas y planes de datos, junto con sus registros de auditoría, también deben incluirse en las copias de seguridad conformes con HIPAA para garantizar el cumplimiento y la rendición de cuentas.

Buenas prácticas de copia de seguridad y medidas de seguridad adicionales

Al implementar tu infraestructura de copia de seguridad para casos de uso sanitarios en Estados Unidos, procura seguir las buenas prácticas en materia de redundancia, seguridad y cifrado:

• Copias de seguridad programadas y periódicas: asegúrate de que las copias se ejecutan automáticamente según una programación y con la frecuencia suficiente para recoger los cambios en la ePHI. Esto puede exigir calendarios distintos para los datos que cambian con frecuencia.
• Copias de seguridad manuales: debes poder realizar copias manuales con facilidad cuando se soliciten o cuando vaya a producirse un cambio importante en el sistema o una actualización de software.
• Varias copias de seguridad externas: mantén copias actualizadas fuera de las instalaciones por si las copias locales se destruyen en un desastre. Esto debe ajustarse a tu plan de copia de seguridad y recuperación ante desastres, e incluir copias almacenadas en el cloud y copias en soportes físicos bajo tu control total. Se recomienda disponer de un mínimo de tres copias de los datos.
• Cifrado de datos: toda la ePHI de la que se haga copia de seguridad debe cifrarse en tránsito y en reposo para cumplir con HIPAA.
• Control de acceso: restringe el acceso a los datos y a las copias de seguridad únicamente a los usuarios autorizados. El control de acceso basado en roles (RBAC) es un modelo eficaz para gestionar el acceso a recursos sensibles. También conviene implementar la autenticación de dos factores para proteger la infraestructura de datos frente a accesos no autorizados.
• Seguridad física: el acceso físico a los dispositivos que contienen datos sanitarios sensibles también debe estar restringido.
• Firewall y protección de endpoints: protege tu red con reglas de firewall estrictas y despliega protección de endpoints en tus dispositivos para ayudar a prevenir ciberataques y malware.
• Formación y comunicación: los miembros del equipo deben conocer sus responsabilidades en materia de privacidad y seguridad de los datos, y sentirse seguros al avisar a los responsables de una posible pérdida o uso indebido de datos para que puedan aplicarse las medidas de mitigación y recuperación adecuadas.

También deberías documentar a fondo y realizar auditorías de seguridad periódicas de todo tu entorno de TI (incluidos personal y colaboradores externos), incluida la infraestructura de copia de seguridad, para asegurarte de que todos los dispositivos y servicios que albergan ePHI están controlados y de que se mantiene su seguridad.

Es imprescindible que te asegures de que tu proveedor de copias de seguridad cumple con HIPAA. Es tu responsabilidad comprobar que toda la ePHI se sigue tratando correctamente, incluso después de haberla cedido a un tercero.

Cómo reducir la carga del cumplimiento de HIPAA para tus equipos técnicos

Una vez implementadas tus estrategias de conservación y copia de seguridad conformes con HIPAA, incluidas las copias externas cifradas y las auditorías y pruebas periódicas, conviene revisar cada cierto tiempo tus responsabilidades sobre los datos. Ese proceso de revisión debe incluir una evaluación de qué datos conservas, de si sigues cumpliendo las normas de seguridad y privacidad de HIPAA y de qué nuevas acciones debes emprender.

Por supuesto, para tener una visión completa y detallada de la legislación y garantizar que cumples plenamente, necesitas leer y entender el documento de HIPAA al completo, algo nada sencillo, sobre todo para equipos técnicos ya saturados.

Además, HIPAA y otros requisitos normativos sobre datos se actualizan y modifican constantemente. Los marcos regulatorios como HIPAA también están sujetos a cambios e interpretaciones erróneas. Por eso es esencial contar con MSP y utilizar plataformas que se mantengan al día de estas normativas cambiantes y te quiten de encima el trabajo de seguir cumpliéndolas.

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