La política de retención de Teams de Microsoft determina cómo se protegen, almacenan y eliminan los registros de chat y los datos de los canales. Por eso, los administradores de sistemas deben cumplir las normativas internacionales de gestión de datos para garantizar la seguridad total y reducir la exposición al riesgo.
A continuación te explicamos cómo lograr el cumplimiento de Microsoft Teams en Windows 11 con herramientas avanzadas, preguntas frecuentes y las mejores estrategias de despliegue.
Optimiza tu política de retención de Microsoft Teams
Antes de configurar tu entorno de Microsoft Teams, define tus limitaciones tecnológicas, el alcance y los objetivos para que los despliegues sean fluidos.
📌 Requisitos previos:
- Licencia Microsoft 365 E3/E5 o complemento Microsoft 365 Compliance
- Rol de administrador de cumplimiento o administrador global
- Acceso a Microsoft Purview (https://compliance.microsoft.com)
- Los mensajes de Teams deben almacenarse en buzones de Exchange
- Acceso a PowerShell con los módulos de Exchange Online y Compliance
- Políticas de endpoint configuradas mediante GPO o registro (opcional)
📌 Estrategias de despliegue recomendadas:
Método 1: crear una política de retención de Teams en Microsoft Purview
📌 Casos de uso: configurar políticas de almacenamiento de datos para los chats de Teams y supervisar el cumplimiento.
📌 Requisitos previos: Microsoft 365 Enterprise
- Abre el portal de cumplimiento de Microsoft Purview.
- Ve a Ubicaciones de Microsoft 365 y selecciona Microsoft 365.
- Selecciona Políticas de retención > Crear.
- Elige el tipo de política: estática o adaptable.
- Los ámbitos adaptables necesitan atributos de Azure AD y son ideales para grandes organizaciones con múltiples roles cambiantes.
- Selecciona como ubicaciones los chats de Teams y/o los mensajes de canal de Teams
- Elige la configuración de retención:
- Conservar los elementos durante X días/meses/años
- Eliminar los elementos cuando finalice la retención (opcional)
- Política de solo conservación (preservar sin eliminar)
- Aplica la política a usuarios o grupos (o a todos).
- Asigna a la política un nombre descriptivo (por ejemplo, Retención de buzones de usuario).
- Crea la política.
💡 Nota: los chats de Teams se almacenan en los buzones individuales de cada usuario; los mensajes de canal se guardan en los buzones de los grupos de Microsoft 365.
Método 2: configurar la retención con PowerShell
Así puedes usar PowerShell para gestionar las políticas de retención de Teams.
📌 Casos de uso: escribir scripts completos para despliegues a gran escala y modificar políticas existentes.
- Pulsa Win + R, escribe powershell y pulsa Ctrl + Mayús + Intro.
- Conéctate al Centro de seguridad y cumplimiento:
Connect-IPPSSession
- Asegúrate de que el módulo Exchange Online Management v2 esté instalado.
- Crea una nueva política de retención:
Set-RetentionCompliancePolicy -Identity "TeamsRetentionPolicy" -TeamsChatLocation All -TeamsChannelLocation All
- Crea una regla de retención:
New-RetentionComplianceRule -Name "TeamsChats90Days" -Policy "TeamsRetentionPolicy" -RetentionDuration 90 -RetentionAction KeepAndDelete
- La duración de la retención debe indicarse en días.
- También puedes usar otros parámetros para basar tus políticas de retención en buzones concretos.
- Verifica la configuración de la política:
Get-RetentionComplianceRule -Policy "TeamsRetentionPolicy"
Método 3: supervisar el estado de la retención y generar informes
📌 Casos de uso: hacer un seguimiento de las acciones de retención en Teams (por ejemplo, eventos de eliminación, fallos de la aplicación, etc.)
📌 Requisitos previos: Microsoft Purview.
- Ve a Microsoft Purview > Gestión del ciclo de vida de los datos.
- Consulta las políticas activas y su estado.
- Ve a Auditoría > Búsqueda de auditoría para hacer un seguimiento de las acciones de retención:
- Eventos de eliminación de mensajes
- Operaciones de retención en suspensión
- Fallos en la aplicación de la política
- Usa Búsqueda de contenido para investigar en mayor profundidad.
- Exporta los registros cuando los necesites para auditorías o respuesta a incidentes.
Consulta la guía oficial de Microsoft sobre la retención del registro de auditoría para saber cuánto tiempo pueden conservarse tus datos de Teams según el tipo de licencia.
Método 4: usar el Editor del Registro para reforzar la integridad de la política de Teams
⚠️ Advertencia: editar el registro puede provocar problemas en el sistema. Crea una copia de seguridad antes de continuar.
📌 Casos de uso: impedir que los usuarios descarguen o suban datos para cumplir los requisitos de Microsoft Teams.
- Pulsa Win + R, escribe regedit y pulsa Ctrl + Mayús + Intro.
- Ve a:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\Teams
- Si no ves la clave Teams:
- Haz clic derecho en la carpeta 16.0.
- Selecciona Nuevo > Clave.
- Ponle el nombre «Teams».
- Pulsa Intro.
- Si no ves la clave Teams:
- Crea o modifica los siguientes valores DWORD:
- DisableLocalCaching
- Asigna el valor 1 para impedir el almacenamiento local de los chats.
- BlockDownloadLocation
- Asigna el valor 1 para evitar que los usuarios descarguen archivos al almacenamiento del dispositivo.
- PreventFileUpload
- Asigna el valor 1 para bloquear las subidas desde la caché local a Teams.
- DisableLocalCaching
- Cierra el Editor del Registro.
- Reinicia Teams o el equipo para aplicar los cambios.
Método 5: usar la directiva de grupo para evitar que se eluda la política de retención
Adapta la configuración de toda la empresa a las necesidades de tu política de retención de Microsoft Teams.
📌 Casos de uso: limitar la recepción de mensajes no autorizados.
📌 Requisitos previos: Windows 11 Pro, Enterprise, Education
- Pulsa Win + R, escribe gpedit.msc y pulsa Ctrl + Mayús + Intro.
- Ve a:
Configuración de usuario > Plantillas administrativas > Microsoft Teams
- Habilita políticas como:
- Impedir la descarga de archivos
- Bloquear aplicaciones de almacenamiento en el cloud (Dropbox, Google Drive)
- Deshabilitar el chat de Teams para ciertos usuarios o grupos
- Haz clic en Aplicar y luego en Aceptar.
- Reinicia Teams o el equipo para aplicar los cambios.
Método 6: usar CMD y herramientas de línea de comandos para verificar el cumplimiento
Este es el proceso paso a paso para gestionar tu política de retención de Teams con herramientas de línea de comandos.
📌 Casos de uso: diagnosticar lagunas en la aplicación de las políticas de Teams o forzar una actualización de las políticas.
📌 Requisitos previos: Centro de administración de Microsoft Teams (CLI)
- Pulsa Win + R, escribe cmd y pulsa Ctrl + Mayús + Intro.
- Comprueba las rutas de instalación del cliente de Teams:
where teams.exe
- Revisa los registros de Teams para detectar problemas de sincronización relacionados con la retención:
%appdata%\Microsoft\Teams\logs.txt
- Ejecuta GPResult para confirmar las políticas aplicadas:
gpresult /h policyreport.html
- Ejecuta esto para verificar la asignación de licencias mediante Microsoft Graph:
az ad user show --id [email protected]
- Comprueba el estado de unión del dispositivo:
dsregcmd /status
- Actualiza la política local:
gpupdate /force
⚠️ Aspectos a tener en cuenta
| Riesgos | Posibles consecuencias | Cómo revertirlo |
| Etiquetas de retención mal configuradas en Microsoft Purview | Retención ilegal de datos de Teams | Revertir la política o restaurar desde una copia de seguridad |
| Uso de un cmdlet incorrecto | Retención o eliminación accidental | Ejecuta los cmdlets Get-* para auditar los eventos anteriores |
| Los cambios entran en conflicto con otras GPO | La configuración se sobrescribe | Ajusta tu GPO para que cumpla los estándares de tu organización |
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Cuestiones clave del cumplimiento en Microsoft Teams
Ten presentes estos puntos cuando configures las políticas de retención de Microsoft Teams.
Etiquetas de retención frente a políticas
Las políticas de retención te permiten automatizar la gestión de buzones, mensajes de Teams y sitios de SharePoint. Las etiquetas ofrecen control a nivel de elemento, con condiciones y clasificadores que sirven para organizar, conservar o eliminar correos y documentos concretos.
Jerarquía de políticas
La conservación tiene prioridad sobre las políticas de eliminación. Además, si hay varias políticas de retención en vigor, se aplica la que tenga el periodo de conservación más largo. Así se cumplen los estándares internacionales y se evitan eliminaciones prematuras.
Canales privados de Teams
Como los mensajes de los canales privados se almacenan en los buzones individuales de los usuarios, asegúrate de incluir explícitamente esos buzones en el ámbito de la política.
Biblioteca de conservación
Cuando un empleado modifica o elimina algo contemplado en tu política de retención de Teams, ese contenido se guarda en la biblioteca de conservación (SharePoint/OneDrive) o en la carpeta de elementos recuperables. Los usuarios finales no pueden acceder a ninguna de las dos.
Guía de inicio rápido
NinjaOne te ayuda a gestionar las políticas de retención de los datos de Microsoft 365, incluidos los correos, OneDrive, SharePoint y Teams, a través de su solución de copia de seguridad SaaS. Así se adapta a tus necesidades:
1. Retención del correo:
- Define periodos de retención personalizables para los correos (por ejemplo, de 30 días a 11 años o ilimitado).
- Las políticas de retención se aplican a todos los correos actuales y futuros y se cumplen de forma automática.
2. Retención en OneDrive y SharePoint:
- Aplica políticas de retención a los datos de OneDrive y SharePoint.
- Las políticas pueden definirse a nivel de dominio o personalizarse para cuentas concretas.
3. Copia de seguridad de Teams:
- Haz copia de seguridad de los mensajes de Teams (incluidos los chats privados) y aplica políticas de retención.
Nota: las copias de seguridad del calendario y del buzón de Teams con adjuntos no son compatibles con la autenticación mediante Service Principal.
4. Gestión de las políticas de retención:
- Crea, edita o elimina políticas de retención desde el portal de NinjaOne SaaS Backup.
- Las políticas se aplican de forma automática y los datos caducados se depuran cuando termina el periodo de retención.
5. Cumplimiento e informes:
- Sigue el estado de las copias de seguridad y el cumplimiento de la retención con paneles e informes.
- Los registros de auditoría están disponibles para garantizar la transparencia y verificar el cumplimiento.
Cómo resolver problemas con tu política de retención de Microsoft Teams
Estas son soluciones probadas para los obstáculos más habituales con las políticas de retención de Teams.
La política no se aplica
Si tus políticas de retención de Teams no funcionan, comprueba la asignación de buzones y si dispones de una licencia compatible (por ejemplo, Office 365 E3 o A3), ya que dependen de ambas cosas.
La política de retención de Teams no se está aplicando
Según la documentación oficial de Microsoft, una política de retención nueva puede tardar hasta siete días en propagarse por completo debido al procesamiento en el backend. Tenlo en cuenta durante las auditorías.
Los mensajes eliminados se pueden recuperar
Los mensajes eliminados pueden seguir conservándose en una ubicación protegida mediante una retención por eDiscovery, una retención por litigio o una política de retención independiente, de cara a futuras auditorías. Se podrán recuperar hasta que finalice su periodo de retención.
No se ve la retención de los chats
Para verificar que los datos de chats y canales de Teams se están conservando, usa el Explorador de contenido, la búsqueda en buzones o este comando de PowerShell:
Get-RetentionCompliancePolicy -Identity "<PolicyName>" -DistributionDetail | FL DistributionStatus
Sustituye <PolicyName> por el nombre de la política de retención de Teams que quieras consultar en Microsoft Purview (Gestión del ciclo de vida de los datos > Microsoft 365 > Políticas de retención).
Servicios de NinjaOne
| Servicio de NinjaOne | Qué es | Cómo mejora tu política de retención |
| Despliegue remoto de cambios en el registro o en GPO | Permite a los profesionales de TI gestionar de forma centralizada los cambios en el registro y en la directiva de grupo | Aplica de manera coherente los ajustes locales que trabajan en conjunto con tu política de retención de Teams |
| Automatización de tareas de auditoría | Ofrece un enfoque desatendido para la verificación de las copias de seguridad y las comprobaciones de cumplimiento | Comprueba que tu empresa está siempre preparada para una auditoría |
| Alertas e informes | Envía avisos en tiempo real cuando fallan las copias de seguridad o hay GPO en conflicto | Detecta pronto las desviaciones de cumplimiento de la política de retención y genera datos para la documentación |
| Visibilidad entre tenants | Permite a los administradores de sistemas supervisar varios clientes o unidades organizativas desde un único panel de control | Ayuda a los equipos de TI y a los MSP a supervisar entornos de Teams recién configurados |
| Integración con incidencias | Reduce el trabajo manual con una gestión intuitiva de las políticas de copia de seguridad | Genera tickets automáticamente cuando se manipulan los datos de Teams |
Descubre cómo NinjaOne protege los datos de Microsoft 365 con copia de seguridad automatizada, retención y recuperación granular.
Diseña políticas sólidas para el cumplimiento en Microsoft Teams
Tu política de retención de Microsoft Teams determina cuánto tiempo se almacenan y/o cuándo se eliminan los mensajes de tu empresa. Estas políticas se aplican para garantizar la seguridad general de los datos y el cumplimiento de las normativas internacionales, así que ten presentes estos métodos para cumplirlas al completo.
Aprovecha las soluciones automatizadas para alinear tu empresa sin esfuerzo con la HIPAA, MiFID II, el RGPD y otros estándares internacionales de seguridad de los datos.
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