Las plataformas SaaS como Microsoft 365 y Google Workspace se han convertido en las herramientas de referencia de las pymes para gestionar operaciones críticas como el correo electrónico, el almacenamiento de archivos y la colaboración.
Aunque estas plataformas suelen incluir funciones de retención de datos integradas, rara vez cubren los requisitos legales y normativos específicos que cada organización debe cumplir.
Por eso, las pymes necesitan políticas de retención de datos SaaS bien definidas y alineadas con sus obligaciones de cumplimiento.
Sin ellas, se exponen a la pérdida permanente de datos, a un mayor gasto en SaaS o, peor aún, a sanciones por no cumplir con la normativa aplicable.
Esta guía te muestra cómo ayudar a tus clientes pyme a crear políticas de retención de datos SaaS claras. Sigue leyendo para descubrir qué debe incluir una política de retención de datos realmente eficaz.
¿Necesitas más información? Mira nuestro videotutorial: Cómo crear una política de retención de datos SaaS para clientes pyme.
Cómo desarrollar políticas de retención SaaS conformes con la normativa
Para crear una política de retención de datos SaaS bien definida y conforme con la normativa, necesitarás lo siguiente:
📌Requisitos previos
- Lista de las plataformas SaaS en uso (por ejemplo, Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Salesforce, Dropbox)
- Conocimiento de los marcos normativos que se aplican al cliente, como HIPAA, PCI, DSS, GDPR y CCPA
- Objetivo de punto de recuperación (RPO) y objetivo de tiempo de recuperación (RTO) definidos
- Acceso a las consolas de administración nativas de SaaS y/o a herramientas de copia de seguridad de terceros
- Un sistema de documentación (SharePoint, IT Glue o NinjaOne Documentation) para registrar y revisar las políticas
Paso 1: identifica los requisitos de negocio y de cumplimiento
Empieza por determinar qué normativas del sector se aplican a cada categoría de datos. Por ejemplo, las organizaciones que manejan datos sanitarios deben cumplir con HIPAA, mientras que las que trabajan con datos de clientes de la UE están sujetas al GDPR.
Habla con la dirección de tu cliente pyme para alinear los objetivos de retención con las necesidades del negocio, como conservar los registros financieros durante 7 años.
También debes revisar los contratos para detectar cláusulas específicas de retención de datos y asegurarte de que no pasas por alto ninguna obligación legal.
Resultado: un checklist de requisitos de cumplimiento y de negocio
Paso 2: audita las capacidades de retención de tus plataformas SaaS actuales
A continuación, revisa la configuración de retención predeterminada de tus aplicaciones SaaS. Compara estas funciones y busca posibles carencias de cobertura. Así te resultará más fácil detectar dónde se queda corta tu configuración actual.
Para simplificar el proceso, recurre a la automatización para exportar las configuraciones de retención actuales:
(A) Exportar la configuración de retención de Google Workspace para auditarla
gcloud vault matters list --query="name:RetentionPolicy"
(B) Exportar las políticas de retención de buzones de Microsoft 365
Get-RetentionCompliancePolicy | Export-Csv "M365_RetentionPolicies.csv" -NoTypeInformation
Estas exportaciones te ayudarán a validar si tu configuración actual de retención de datos se ajusta a tus requisitos normativos.
Resultado: una matriz de capacidades de retención SaaS
Paso 3: define los plazos de retención por categoría de datos
Crea políticas de retención por niveles según el tipo de dato y el negocio:
- Corto plazo (30-90 días): recuperación de elementos eliminados
- Medio plazo (1-3 años): datos operativos y de colaboración
- Largo plazo (más de 7 años): registros financieros, de RR. HH. y críticos para el cumplimiento
Resultado: un calendario de retención estandarizado y aprobado por la dirección de la pyme
Paso 4: implementa y automatiza las políticas de retención
Una vez formalizado el calendario de retención, configura tus políticas con las funciones nativas de cada SaaS, como las etiquetas de retención de Microsoft 365 o las reglas de Google Vault. Si detectas carencias, valora el uso de herramientas de copia de seguridad de terceros como NinjaOne Backup.
Automatiza el proceso de copia de seguridad SaaS siempre que puedas para reducir el riesgo de errores manuales y evitar desviaciones respecto a tus políticas.
Resultado: un plan de implementación bien documentado y con los registros de auditoría activados
Paso 5: revisa, prueba y actualiza tus políticas de retención de datos periódicamente
Por último, realiza pruebas de recuperación trimestrales para comprobar que tus políticas cumplen los objetivos de RPO y RTO de tu cliente.
Programar revisiones anuales te permitirá ajustar las políticas de retención a los cambios normativos o de negocio. Mantén una documentación exhaustiva de todas las pruebas y revisiones realizadas para estar siempre preparado ante una auditoría.
Resultado: registros de auditoría de retención almacenados en NinjaOne Documentation o en sistemas de documentación similares
Resumen del proceso
| Componente | Finalidad y valor | Resultado |
| Checklist de requisitos | Garantiza la alineación con el cumplimiento y las necesidades del negocio | Checklist de requisitos de cumplimiento y de negocio |
| Matriz de capacidades de retención | Detecta las diferencias entre las necesidades y la configuración de retención predeterminada del SaaS | Matriz de capacidades de retención SaaS |
| Estandarizar el calendario | Aporta claridad y coherencia entre los distintos tipos de datos | Calendario de retención estandarizado |
| Aplicación automatizada | Reduce el error humano y garantiza la fiabilidad | Plan de implementación documentado con registros de auditoría activados |
| Revisión y pruebas periódicas | Mantiene el cumplimiento y la preparación ante auditorías | Registros de auditoría de retención |
¿Para qué sirve una política de retención de datos SaaS?
Una política de retención de datos SaaS clara permite a las pymes:
- Alinear sus políticas de retención con las obligaciones normativas y contractuales: una política de retención de datos SaaS bien definida garantiza que las pymes cumplan con las normativas de privacidad de datos y con los SLA de sus clientes.
- Ganar claridad en auditorías y revisiones legales: crear una política de retención de datos SaaS mantiene a las pymes preparadas para una auditoría. Les permite demostrar rápidamente cómo gestionan sus datos, dónde los almacenan y durante cuánto tiempo los conservan.
- Reducir los costes de almacenamiento sin perder capacidad de recuperación: guardar datos de forma indefinida sale caro muy rápido, sobre todo a medida que las pymes crecen y acumulan más información. Establecer plazos de retención les ayuda a equilibrar la eficiencia de costes con las necesidades operativas, al definir cuándo eliminar o archivar los datos.
- Demostrar a los clientes una gobernanza de TI proactiva: implementar una política de retención demuestra que la organización protege de forma proactiva la información sensible de sus clientes y cumple con los estándares del sector.
¿Qué debe incluir una política de retención de datos SaaS?
Una política de retención de datos bien redactada describe cómo gestiona una organización los datos desde su creación hasta su eliminación. Debe incluir:
- Finalidad y alcance: el por qué de la política y la categoría de datos que abarca
- Categorías de datos: los distintos tipos de datos que la organización recopila y almacena
- Periodos de retención: los plazos concretos de retención para cada tipo de dato recopilado
- Procedimientos de eliminación y destrucción: el proceso para eliminar o destruir los datos de forma segura una vez finalizado el periodo de retención
- Funciones y responsabilidades: indica quién se encarga de aplicar la política
- Cumplimiento legal y normativo: las leyes o normativas que la política debe cumplir
- Controles de almacenamiento y acceso: detalla dónde se almacenan los datos, cómo se protegen y quién puede acceder a ellos o gestionarlos
- Procedimientos de copia de seguridad: describe la frecuencia, la ubicación de almacenamiento y la retención para cada categoría de datos
Así te ayuda NinjaOne a aplicar tus políticas de retención de datos SaaS
NinjaOne simplifica la aplicación de las políticas de retención de datos SaaS de este modo:
- Aloja la documentación de retención en NinjaOne Documentation con control de versiones
- Automatiza los recordatorios de las pruebas trimestrales de capacidad de recuperación
- Realiza un seguimiento de los tickets o tareas de cumplimiento vinculados a las revisiones de retención
- Integra puntos de control de retención en las QBR para demostrar la gobernanza a tus clientes pyme
Guía de inicio rápido
Cómo crear una política de retención de datos SaaS para clientes pyme
Paso 1: identifica los requisitos de negocio y de cumplimiento
– Determina las obligaciones legales (GDPR, HIPAA, etc.)
– Conoce las normativas propias del sector
– Evalúa las necesidades internas del negocio y los objetivos de retención
Paso 2: audita tu uso actual de SaaS
– Inventaria todas las aplicaciones SaaS en uso
– Documenta los tipos de datos almacenados en cada aplicación
– Evalúa las prácticas actuales de tratamiento de datos
Paso 3: define periodos de retención claros
– Establece plazos concretos para cada tipo de dato
– Ten en cuenta factores como las retenciones legales, los requisitos de auditoría y las necesidades operativas
– Aplica políticas de retención por niveles cuando tenga sentido
Paso 4: implementa controles técnicos
– Configura calendarios de eliminación automática
– Crea alertas para los plazos de retención próximos a vencer
– Implementa controles de acceso y cifrado
Paso 5: elabora documentación y formación
– Documenta tu política de retención con claridad
– Forma al personal en la aplicación de la política y en el cumplimiento
– Define procedimientos para excepciones y casos especiales
Paso 6: supervisa y revisa
– Audita periódicamente el cumplimiento de las políticas de retención
– Actualiza las políticas cuando cambien las necesidades del negocio o la normativa
– Mantén registros detallados de todas las actividades de retención
El artículo destaca que unas políticas de retención de datos SaaS eficaces no solo ayudan a las pymes a cumplir con la normativa, sino que también mejoran la eficiencia operativa y reducen los costes de almacenamiento. Recomienda implementar soluciones automatizadas siempre que sea posible para aplicar las políticas de forma coherente en todas las aplicaciones SaaS.
Relaciones más sólidas con los clientes gracias a políticas de retención de datos SaaS bien definidas
Una política de retención de datos SaaS puede marcar la diferencia para una pyme. Elimina las conjeturas de la gestión de datos y las sustituye por claridad.
Al ayudar a tus clientes pyme a alinear sus prácticas de retención con los requisitos del sector y con las capacidades integradas de sus herramientas SaaS, refuerzas su confianza y construyes relaciones más duraderas.
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