Puntos clave
- ¿Qué es la automatización de TI y por qué es importante? La automatización de TI consiste en utilizar software y herramientas para sustituir tareas manuales y repetitivas por flujos de trabajo escalables definidos mediante políticas.
- Cómo implementarla: empieza por automatizar tareas reactivas y repetitivas sencillas y, a partir de ahí, amplía la automatización a flujos de trabajo más complejos.
- Buenas prácticas: fomenta en toda la organización una mentalidad que priorice la automatización y mide los resultados con métricas claras de retorno de la inversión (ROI).
- ¿Por qué es importante? la automatización ayuda a los equipos de TI a rendir al máximo al mejorar la eficiencia, reducir los costes y superar las limitaciones de los sistemas heredados.
Los procesos y sistemas heredados a menudo no pueden dar respuesta a las necesidades de las organizaciones en crecimiento, lo que genera distintas ineficiencias a medida que el negocio evoluciona. La forma en que un equipo de TI gestiona 50 dispositivos debe ser fundamentalmente diferente de la forma en que gestiona 500 dispositivos. En respuesta a estas necesidades empresariales en constante evolución, las organizaciones han comenzado a apostar por la automatización de los procesos. Lo hacen, sobre todo, para reducir el tiempo y el dinero que se desperdician en tareas repetitivas y tediosas. Según el informe de Zapier «State of Business Automation 2021», el 94 % de los trabajadores afirman realizar tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Con la automatización, ese tiempo podría dedicarse a tareas que requieren una intervención más directa.
Por desgracia, dedicar recursos a la automatización suele resultar complicado. Debido a la complejidad de los procesos y a las elevadas inversiones iniciales, los equipos de TI a menudo tienen que justificar claramente la inversión para conseguir el apoyo interno necesario.
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Por qué a las organizaciones les cuesta invertir en automatización
No saben por dónde empezar
Automatizar es un proceso complejo y los equipos de TI que parten de cero suelen tener dificultades para saber por dónde empezar. En el estudio «State of Process Orchestration 2023» llevado a cabo por Camunda, el 79 % de los encuestados afirma que el tiempo necesario para diseñar y acordar cambios en los procesos de automatización supone un obstáculo para su organización. Dado que hay tantas opciones entre las que elegir, a los equipos les cuesta decidir cómo aplicar la automatización. Y, ante la gran variedad de posibles flujos de trabajo de automatización, los equipos sienten que tienen que implementar automatizaciones complejas. Esto puede complicar demasiado el proceso y dificultar su gestión. Cuando se empieza con la automatización, una buena regla es comenzar por las tareas más sencillas e ir avanzando desde ahí. Es probable que tu equipo tenga una lista de tareas repetitivas que requieren mucho tiempo y son buenas candidatas para la automatización. Además de pedir opinión a tus técnicos, revisa directamente los tickets y toma nota de qué tareas generan mayor volumen.
No cuentan con los conocimientos necesarios para automatizar
La implantación de nuevas prácticas y herramientas de automatización puede requerir cierto nivel de experiencia en la materia, del que algunas organizaciones pueden carecer si nunca han invertido en automatización. Para implantar y mantener adecuadamente estos nuevos procesos, las organizaciones tienen que invertir tiempo y dinero en formar a los empleados de TI actuales, contratar a nuevos expertos en automatización o ambas cosas. Los gastos de contratación y formación pueden ser un obstáculo que los equipos van a tener que superar. Además, es importante evitar que el aumento de las necesidades de formación acabe provocando agotamiento en el equipo. Una forma de minimizar la carga que puede suponer la formación es recurrir a las integraciones listas para usar del proveedor para empezar más fácilmente con los procesos de automatización.
Sus sistemas actuales son incompatibles con los requisitos de automatización
En el estudio de Camunda sobre la orquestación de procesos, que hemos mencionado anteriormente, el 86 % de los responsables de TI afirmó que necesitaba mejores herramientas para gestionar cómo se relacionan entre sí sus procesos. Para ello será necesario obtener aprobación para invertir en más formación y software. Además, muchas organizaciones tendrán que adaptar los nuevos procesos a las limitaciones de sus plataformas actuales. En muchas organizaciones, esto puede resultar imposible, ya que los sistemas heredados no pueden admitir estos nuevos procesos. Por ello, será fundamental colaborar con la dirección para conseguir inversiones adicionales.
Supone una gran inversión inicial
Los beneficios de la inversión compensarán con creces los costes iniciales. Conseguir el apoyo de la dirección puede resultar complicado, ya que las ventajas de la automatización se hacen patentes con el tiempo y no siempre son inmediatas. Para justificar la inversión ante la dirección, los equipos deben poder aportar informes y métricas que respalden las distintas necesidades de automatización de TI. La automatización puede ser difícil de cuantificar, así que lo mejor es centrarse en algunos de los principales problemas, ya que resulta sencillo hacer un seguimiento de ellos y pueden ofrecer el mayor retorno de la inversión. Además, si tu organización tiene que seguir trabajando con sistemas heredados, conseguir la aprobación para realizar nuevas inversiones será fundamental para avanzar con la automatización.
¿Cómo puede prepararse una organización para tener éxito al invertir en automatización?
- Recaba opiniones del equipo de TI y evalúa los procesos actuales para identificar los principales problemas
Los equipos de TI deberían saber dónde tendría mayor impacto la inversión. Es posible que los responsables de TI no se den cuenta de cuánto tiempo se pierde en una tarea concreta. Por ello, los responsables deben asegurarse de recabar toda la información posible de su equipo. - Empieza con tareas sencillas y reactivas, y amplía la automatización a partir de ahí
Las tareas básicas que más tiempo consumen suelen ser algunas de las que mayor impacto tienen al automatizarse. Las organizaciones no deben empezar con flujos de trabajo complejos, sino con tareas sencillas que puedan tener un gran impacto. - Forma a tu equipo (y a ti mismo, si es necesario) en los conceptos básicos de la automatización
Como ya se ha mencionado, si tu equipo empieza desde cero, es posible que todavía no tenga mucha experiencia con la automatización. Invierte en formación para ti y tu equipo y haz que tus procesos de automatización sean lo más eficaces posible. - Fomenta el crecimiento dentro de tu equipo
Dado que la automatización es un ámbito en plena expansión, existen numerosas oportunidades para fomentar el desarrollo profesional dentro de tu equipo. Céntrate en desarrollar las capacidades del equipo y en cubrir internamente los puestos relacionados con la automatización. - Anima a toda la organización a adoptar la automatización
Con el tiempo, la automatización debería ir más allá de los flujos de trabajo habituales de TI y extenderse al resto de la empresa. Para ello, es importante desarrollar una mentalidad orientada a la automatización que anime al resto de la organización a adoptarla. - Elabora una estrategia para evaluar el éxito de la automatización
El éxito de una plataforma de automatización puede resultar difícil de cuantificar. Asegúrate de definir esas métricas antes de la implementación para poder comparar claramente los resultados antes y después.
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Aprende a automatizar tus flujos de trabajo de TI
Apostar por la automatización merece la pena, pero empezar puede ser lo más difícil. Es importante saber que no existe un enfoque de automatización único que sirva para todas las organizaciones: lo que funciona para una puede no funcionar para otra. Ahora bien, si contamos con una estrategia coherente, una plataforma fiable y métricas para medir el éxito, implementar automatizaciones puede ser más fácil de lo pensábamos.
Si estás pensando en automatizar esos procesos de TI repetitivos y necesitas un proveedor que te ayude, la plataforma NinjaOne ofrece una potente automatización para las tareas que más tiempo consumen. Nuestro motor de gestión de políticas te ofrece la posibilidad de desplegar cambios de forma flexible en organizaciones, sitios, grupos dinámicos y endpoints individuales.
