Puntos clave
- Diferencia entre copia de seguridad y archivado: las copias de seguridad permiten una recuperación rápida; el archivado garantiza la retención a largo plazo e inmutable para el cumplimiento normativo y el eDiscovery.
- Implementa requisitos esenciales: almacenamiento cifrado, opciones inmutables/WORM, versionado, registros de auditoría y políticas de retención automatizadas alineadas con las obligaciones legales.
- Sigue las mejores prácticas: realiza validaciones periódicas de las copias de seguridad, centraliza la gestión documental, aplica el principio de mínimo privilegio y mantén registros completos de la cadena de custodia.
- Automatiza el archivado de correos electrónicos y comunicaciones legales con escalabilidad, legal hold y formatos de exportación estandarizados para facilitar investigaciones y litigios.
- Utiliza una solución unificada de copia de seguridad y archivado para simplificar la gestión, reforzar la seguridad, reducir el riesgo y mantener el cumplimiento normativo en toda la documentación legal.
El archivado de expedientes legales es una tarea clave para los departamentos de TI y los proveedores de servicios gestionados (MSP) que administran y protegen los datos de despachos de abogados. Las empresas deben conservar documentación legal, como contratos, conforme a los estándares del sector. Esto incluye requisitos estrictos de retención, cadena de custodia y auditoría.
Esta guía explica la importancia de la copia de seguridad y el archivado para la documentación legal segura y cómo implementar estas prácticas en la protección de datos del sector jurídico. Estas soluciones incluyen funcionalidades que te ayudan a cumplir los requisitos comunes de conservación y archivado de documentos legales. Algunos ejemplos son mantener la integridad, la seguridad y la disponibilidad a largo plazo de los datos de los despachos de abogados.
Elige una solución de gestión de endpoints que cumpla con las normativas del sector en materia de uso y protección de datos.
¿Cuál es la mejor forma de conservar documentos legales?
Los despachos de abogados y las empresas que gestionan documentación legal deben comprender plenamente las medidas legalmente exigidas que deben adoptar para proteger los datos. Especialmente en lo que respecta a la copia de seguridad y el archivado. Esto se extiende a las empresas que operan en sectores regulados por el cumplimiento normativo, incluidos los MSP que gestionan la infraestructura de TI de dichos despachos.
Esto debe incluir la consulta con profesionales del ámbito jurídico que comprendan las medidas que deben implementarse. Así como con expertos técnicos encargados de implantar la tecnología necesaria. Es fundamental, ya que el incumplimiento de estas normativas puede conllevar sanciones. Por ejemplo, los despachos de abogados en EE. UU. pueden ser considerados responsables por la destrucción o alteración de pruebas.
La copia de seguridad y la recuperación ante desastres son esenciales para garantizar la continuidad del negocio. No obstante, las normativas adicionales del sector jurídico pueden exigir medidas complementarias, como:
- Retención de datos: los datos legales suelen estar obligados a permanecer accesibles e inmutables durante años o incluso décadas.
- Copias de seguridad versionadas: pueden ser necesarias para el cumplimiento normativo o la defensa jurídica, además de para la recuperación ante desastres.
- Almacenamiento WORM, retención legal y cadena de custodia: realizar una«escritura única, lectura múltiple» y una conservación de los datos para que no puedan ser manipulados. Todo ello garantizando la auditoría completa de todos los accesos y cambios en los archivos (incluidos correos electrónicos y comunicaciones), un requisito habitual.
- Compatibilidad con formatos estandarizados: los archivos deben conservarse o exportarse en un formato legible fuera de su entorno nativo (p. ej., PDF).
Comprender la diferencia entre copia de seguridad y archivado legal
La copia de seguridad y el archivado son conceptos de TI interrelacionados que se apoyan en muchas de las mismas tecnologías, pero que cumplen finalidades distintas.
| Función | Copia de seguridad | Archivado |
|---|---|---|
| Propósito | Resiliencia operativa, recuperación ante desastres y restauración rápida | Conservación a largo plazo, búsqueda y cumplimiento de requisitos legales y normativos |
| Enfoque de retención | Corto a medio plazo (30-180 días) | Largo plazo (años o indefinido) |
| Formato de almacenamiento | Comprimido o cifrado | Indexado, inmutable |
| Funcionalidad de búsqueda | Limitada o a nivel de carpeta | Granular (texto completo, metadatos) |
| Compatibilidad con la retención legal | No | Sí |
| Registros de auditoría | Básicos o inexistentes | Registro detallado de la cadena de custodia |
Aunque ambas se benefician de una solución unificada, la copia de seguridad y el archivado deben tratarse por separado. Esto garantiza que se cumplan plenamente las mejores prácticas de cada uno.
Copia de seguridad de datos para despachos de abogados
Todas las empresas necesitan soluciones de copia de seguridad sólidas. Especialmente aquellas que gestionan información personal, conforme a marcos normativos de privacidad como el RGPD y la CCPA. No se trata solo de cumplimiento normativo: también protege frente a la pérdida de datos por robo, dispositivos dañados, eliminación accidental y amenazas de ciberseguridad.
Los despachos de abogados son un objetivo habitual para hackers y ataques de ransomware. Esto hace que contar con una estrategia de copia de seguridad eficaz sea esencial. Los despachos de abogados pueden tener requisitos adicionales de copia de seguridad por motivos operativos y de cumplimiento normativo, entre ellos:
- copias de seguridad diarias programadas basadas en instantáneas de los datos de casos legales;
- inclusión de datos procedentes de sistemas de gestión documental (iManage, NetDocuments) y otros programas especializados;
- el cifrado de los datos en tránsito y en reposo;
- copias de seguridad redundantes almacenadas en múltiples ubicaciones externas y en la nube.
El uso de copias de seguridad basadas en instantáneas puede ayudar a cumplir los objetivos de cumplimiento normativo. Esto se logra garantizando que todas las versiones anteriores de los archivos estén disponibles durante el tiempo que se conserven (normalmente un mínimo de 30 a 90 días). Las copias de seguridad deben validarse periódicamente restaurándolas en un entorno de pruebas y verificando que sean legibles y utilizables.
Copia de seguridad en la nube para despachos de abogados
La copia de seguridad en la nube puede ayudar a garantizar la integridad y la conservación a largo plazo de las copias de seguridad y los archivos de los despachos de abogados. No obstante, debes asegurarte de conservar tus propias copias de los archivos. También de que los proveedores de nube elegidos cumplan plenamente con las mismas normativas que se aplican a tu organización.
Archivado de expedientes legales
Existen varios procesos clave que puedes implementar para cumplir los requisitos legales de archivado:
- Asegúrate de que se admitan los formatos de archivado exigidos, por ejemplo, PDF/A, PST y MSG, y de que se conserven los metadatos.
- Indexa el texto completo y los metadatos de los documentos archivados para facilitar la búsqueda y el eDiscovery.
- Captura y almacena documentos y correos electrónicos en formatos inmutables (WORM).
- Evita que las comunicaciones relevantes se eliminen o manipulen durante un litigio mediante órdenes de conservación legal.
Mantén los datos legales archivados bien organizados. Por ejemplo, puedes clasificarlos por categoría, cliente, caso o asunto. Así podrán localizarse fácilmente y protegerse o actualizarse adecuadamente si es necesario. Toda la información personal y confidencial debe protegerse mediante controles de acceso basados en roles. Debe aplicarse el principio de mínimo privilegio, contar con auditoría completa y conservarse conforme a calendarios de retención alineados con las políticas internas.
El cumplimiento de los requisitos legales puede reforzarse mediante soluciones automatizadas de copia de seguridad conformes a la normativa.
Archivado de correo electrónico para despachos de abogados: eDiscovery y orden de conservación legal
Las órdenes de conservación legal (legal holds o litigation holds) son una función presente en la mayoría de las plataformas de correo electrónico de nivel empresarial. Esto incluye Microsoft 365 y Google Workspace. Cuando se activa una orden de conservación legal, todas las comunicaciones cubiertas se preservan para que no puedan eliminarse ni manipularse.
El eDiscovery es otra funcionalidad habitual en entornos empresariales. Por ejemplo, en Microsoft Purview como parte de Microsoft 365. También está disponible como solución de terceros. Además, permite que las comunicaciones sean buscables mediante etiquetado y opciones de exportación con fines legales o regulatorios. Es fundamental que las organizaciones del sector jurídico elijan plataformas que admitan de forma nativa funcionalidades de soporte a litigios. Esto ayudará a reducir el trabajo necesario para implementarlas y garantizar el cumplimiento normativo.
El archivado automatizado del correo electrónico debe implementarse para asegurar que el acceso a los registros de comunicaciones no se vea interrumpido por caídas del servicio u otros problemas técnicos.
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La mejor solución de copia de seguridad de datos empresariales es aquella que cumple todos tus requisitos de seguridad y cumplimiento normativo.
Cada empresa ha establecido sus propios procesos eficientes y opera en un entorno jurídico específico. Deben implementarse estándares del sector como SOC 2, ISO 27001 y la Regla Modelo 1.6 de la ABA sobre confidencialidad. Además, no debe obstaculizar las operaciones diarias de los despachos de abogados. Deben mantenerse registros de auditoría detallados de todos los accesos y actividades de recuperación. Del mismo modo, las copias de seguridad y los archivos deben almacenarse tanto en ubicaciones locales como en la nube para garantizar la redundancia. En algunos casos, pueden ser necesarios requisitos adicionales relacionados con la soberanía de los datos y otras obligaciones legales.
Mantenerse al día con el creciente número de requisitos para proteger la documentación legal es una tarea relevante para los equipos de TI de cualquier tamaño. Esto es especialmente cierto para los MSP que prestan servicio a múltiples clientes. Además de cumplir con las obligaciones continuas de infraestructura y operación, los administradores de TI deben mantener informadas a las partes interesadas. Asimismo, los datos deben revisarse y depurarse de forma continua conforme a calendarios de retención definidos.
Elegir una gestión unificada de endpoints (UEM) y de TI como NinjaOne ofrece mayor flexibilidad. Te ayudará a implementar la copia de seguridad y el archivado empresariales, automatizar el proceso y mantener visibilidad y control. Esto te permite adoptar una estrategia de copia de seguridad y archivado en dos capas que cumple plenamente las obligaciones de cada una. Ideal para la recuperación ante desastres sin dejar de cumplir los requisitos de descubrimiento legal.
