Administrar y mantener los activos de TI es fundamental para el éxito de una empresa. Sin embargo, Capterra informa que las empresas reaccionan en lugar de prevenir problemas de mantenimiento el 80 % de las veces. Una gestión de activos de TI proactiva es posible con un inventario de activos de TI actualizado y preciso. Esto incluye no solo el seguimiento de los activos, sino también su gestión a lo largo de todo su ciclo de vida —desde su adquisición hasta su retirada—, tanto en hardware como en software, como se explica en nuestra guía en vídeo sobre cómo gestionar activos de hardware y software.
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¿Qué es un inventario de activos de TI?
Un inventario de activos de TI es una lista completa de todos los activos de TI dentro del entorno de TI de una organización. Un inventario bien administrado proporciona una ubicación central para realizar un seguimiento de los elementos y garantizar que se utilicen de manera eficaz para respaldar los procesos comerciales.
Tipos de activos de TI
Hay dos tipos principales de activos de TI: activos de hardware y activos de software.
El hardware se refiere a todos los elementos tangibles en el entorno de TI. Son los componentes físicos necesarios dentro de un entorno de TI. Los diferentes tipos de hardware incluyen:
- Portátiles y ordenadores
- Dispositivos móviles
- Servidores
- Dispositivos SNMP (firewalls, switches, routers, hubs, etc.).
El software se refiere a todos los elementos intangibles en el entorno de TI. Para que el software funcione, necesita que el hardware físico realice las tareas dirigidas por el software. El software incluye:
- Programas
- Instrucciones de uso del ordenador
Cómo hacer un inventario de activos de TI
Un inventario de activos de TI se puede realizar de diferentes maneras. Cada método requiere una cantidad de tiempo diferente y tiene diferentes niveles de precisión.
Hazlo a mano
Este es el método más básico para crear un inventario de tus activos de TI. Cada vez que compres un aparato, tendrás que introducir la información en una hoja de cálculo y enviarla a la persona encargada de supervisar tus activos. Con este método, hacer un inventario de activos de TI puede llevar mucho tiempo y no ser muy productivo.
Usa una herramienta de gestión del inventario de activos de TI
Las herramientas de gestión de activos de TI son una herramienta de gestión de inventarios algo más avanzada. Con este tipo de herramienta, introduces la información de los activos en una base de datos. El número de serie del activo puede devolver información sobre la fabricación del dispositivo u otras especificaciones. Sin embargo, cualquier otra información sobre el dispositivo debe introducirse manualmente.
Implementa una solución de gestión de endpoints
Una herramienta de gestión de endpoints es la mejor solución cuando se trata de crear y mantener un inventario de activos de eTI. Cada vez que se adquiera un nuevo dispositivo y se incorpore al entorno de TI de su organización, instala un agente en él para poder supervisarlo y gestionarlo. Esto te dará un inventario automático y actualizará continuamente el inventario por ti, lo que te permitirá tener siempre un inventario de activos de TI actualizado.
Componentes de la gestión del inventario de activos de TI
Descubrimiento de activos
Este componente se refiere a la identificación y catalogación del hardware, software y equipos de red de una organización. El descubrimiento preciso de activos proporciona visibilidad sobre qué activos existen y dónde se encuentran.
Gestión de inventario
Una vez descubiertos los activos, el aspecto más crítico de ITAM incluye mantener un inventario completo y gestionar los activos de hardware y software. Esto permite a los profesionales de TI hacer un seguimiento de los detalles de los activos, como dónde está el dispositivo, su propietario y cómo se está utilizando. Una gestión adecuada del inventario de activos de TI de una organización reduce el riesgo de pérdida y facilita a los equipos informáticos la tarea de garantizar que los dispositivos estén seguros y funcionen de forma óptima.
Gestión del ciclo de vida
El ciclo de vida de un activo de TI suele incluir su adquisición, despliegue, mantenimiento y eliminación. Siguiendo las mejores prácticas de gestión del ciclo de vida los equipos de TI pueden maximizar su valor, mejorar la asignación de recursos, minimizar el tiempo de inactividad y garantizar la seguridad de los datos con una eliminación adecuada al final del ciclo de vida de un activo.
Gestión del cumplimiento
Con una solución ITAM, los equipos de TI pueden realizar un seguimiento de las licencias de software y obtener una visibilidad completa del uso del software, garantizando el cumplimiento de las normas de la organización. Otra parte vital de la gestión de cumplimiento en ITAM es garantizar la conformidad con las normas regulatorias, comoHIPAA, mediante la supervisión constante y la implementación de una política de gestión de parches para abordar las vulnerabilidades.
Optimización de costes
ITAM permite a las organizaciones sacar el máximo partido de sus activos de TI y puede incluso ayudar a reducir costes. Con una visión completa de todos los activos de TI de una organización, los responsables de la toma de decisiones pueden elaborar estrategias y tomar decisiones informadas sobre la compra de activos, la asignación de recursos, el mantenimiento de dispositivos y las sustituciones.
Por qué es importante la gestión del inventario de activos de TI
La importancia de los inventarios de activos de TI es difícil de subestimar. Hacer un seguimiento de los dispositivos dentro de la empresa permite administrar de manera efectiva los dispositivos organizacionales. También ayuda a evitar tener un inventario desactualizado.
Un inventario de activos de TI te ayuda a minimizar los costes adicionales asociados con el mantenimiento de un entorno de TI. Los costes principales incluyen:
Costes directos
Los costes directos se refieren a cualquier gasto relacionado con las máquinas o los productos mismos. Sin un inventario de activos de TI, es posible que no sepas cuándo los productos llegaron al final de su ciclo de vida y necesitan reemplazarse. El reemplazo total de máquinas es un coste directo que puede subir rápidamente.
Costes de licencia
Las aplicaciones y los programas requieren una licencia de software para otorgar a los usuarios finales derechos de uso justo del software. Si los empleados tienen aplicaciones en sus dispositivos que requieren una licencia, pero no las usan, es un coste innecesario. Un inventario de activos de TI te brinda la información que necesitas para identificar y eliminar esas aplicaciones.
Costes de seguridad
Sin un inventario de activos de TI que permita supervisar y gestionar los dispositivos, no se sabe qué aplicaciones hay instaladas en los ordenadores de los usuarios. Tampoco se sabe si están parcheados o si podrían ser malware. Estos riesgos desconocidos plantean posibles costes de seguridad para tu organización.
Cuándo realizar y administrar un inventario de activos de TI
El tiempo y la frecuencia dependen en gran medida de cómo decidas realizar el inventario de activos de TI de tu organización. Si eliges un método que requiere la introducción manual de información sobre los dispositivos, es aconsejable actualizar el inventario cada vez que adquiera un nuevo dispositivo y comprobar tus activos con regularidad. Este momento es probable que varíe de una empresa a otra, pero asegúrate de hacerlo con la frecuencia suficiente para mantener una lista actualizada de activos.
Cuando se trata de soluciones de gestión de endpoints, realizar un inventario de activos de TI es bastante sencillo. Simplemente coloca un agente de software en cualquier dispositivo nuevo que se agregue a la empresa y seguirá enviando automáticamente información sobre ese inventario a la solución. Esto significa que solo tendrás que completar un inventario una vez para cada dispositivo y se actualizará automáticamente en el futuro.
Mejores prácticas de gestión del inventario de activos de TI
Una ITAM eficaz proporciona muchas ventajas, como la optimización del rendimiento y la longevidad de los activos de TI de tu organización, la reducción de costes y la mejora de la eficiencia informática. Estas son algunas de las mejores prácticas que se pueden aplicar:
1. Aprovecha las herramientas de automatización
Las herramientas de automatización agilizan los procesos de ITAM, liberando a los equipos de TI para que puedan centrarse en tareas más estratégicas. Además, el software ITAM automatizado puede reducir los errores humanos y garantizar que los inventarios de activos de TI se actualicen en tiempo real.
2. Realiza auditorías periódicas
Las auditorías periódicas son esenciales para verificar la exactitud del inventario de activos de TI, ayudar a los usuarios a descubrir discrepancias, descubrir activos no utilizados o redundantes y garantizar el cumplimiento de las licencias de software, las normativas del sector y las normas de la organización.
3. Utiliza software de gestión de activos de TI
El software ITAM simplifica la compleja tarea de supervisar y gestionar todo el hardware, el software y los equipos de red de una organización. La solución ITAM adecuada ofrece herramientas que facilitan la gestión de activos, desde el descubrimiento hasta la gestión del ciclo de vida completo.
Una gestión eficaz y eficiente de los activos de TI permite a las empresas mejorar el uso de los activos, reducir costes y garantizar la seguridad y el cumplimiento de la normativa. Obtén un desglose más exhaustivo de los principales consejos para mejorar tu estrategia de ITAM. Lee la guía de NinjaOne sobre las mejores prácticas de ITAM.
Herramientas de gestión de inventario de activos de TI
Administrar el inventario de activos de TI es una tarea importante que requiere mucho tiempo y detalle. Por suerte, se han diseñado varias herramientas para apoyar y agilizar esta tarea. El software diseñado para la gestión de activos de TI es una herramienta altamente especializada y eficaz que es posible que te ayude en el proceso de gestión.
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