Belangrijkste punten
- Gebruik een aanpak voor asset tracking in complexe, multi-tenant IT-omgevingen waarin het aantal devices, gebruikers en software-installaties voortdurend verandert.
- Standaardiseer uw assetcategorieën vanaf het begin in alle tenantomgevingen zodat inconsistente inventarisgegevens zich niet opstapelen.
- Handhaaf een strikte scheiding tussen klanten zodat assetgegevens niet van de ene tenant naar de andere lekken.
- Breng hardwarespecificaties, garantiegegevens, software-installaties en vervangingen samen in één single source of truth.
- Automatiseer het ontdekken en synchroniseren van assets en de notificaties rond de lifecycle zodat uw team zich kan richten op het beheren van klantomgevingen in plaats van op het najagen van gegevens.
- Kies een ITAM-platform dat multi-tenant inzicht, geautomatiseerde workflows en flexibele rapportage ondersteunt. Zorg dat het soepel integreert met uw bestaande tools voor monitoring en endpoint management.
Veel MSP’s beginnen hun processen voor IT-assetmanagement handmatig. Ze gebruiken
spreadsheets, gedeelde documenten of zelfgebouwde systemen om de hardware- en software-assets van hun klanten bij te houden.
Die aanpak werkt prima zolang u maar één of twee tenantomgevingen beheert. Maar ze houdt zelden stand in complexere omgevingen met meerdere klanten, waar het aantal devices, gebruikers en applicaties dat u moet bijhouden alsmaar groeit.
Hoe groter uw klantenbestand wordt en hoe ingewikkelder hun infrastructuur, hoe lastiger het wordt om assets handmatig bij te houden. Op een gegeven moment heeft uw team een schaalbaar systeem voor asset tracking nodig dat helpt om inventarisgegevens kloppend en lifecycle-informatie actueel te houden.
In deze gids leest u hoe u een schaalbaar systeem voor asset tracking opzet dat uw team realtime inzicht geeft in elke tenantomgeving zonder extra administratief werk.
Waarom multi-tenant IT-assetmanagement zo lastig is
Het bijhouden en beheren van hardware- en software-assets binnen één IT-omgeving is nooit eenvoudig. Er verandert voortdurend iets: devices worden opnieuw toegewezen, garanties verlopen en endpoints komen en gaan.
Al die aanpassingen handmatig bijhouden kost al veel moeite. Stel u nu voor dat u hetzelfde doet in vijf of tien klantomgevingen, elk met een eigen gebruikersbestand en eigen operationele behoeften. Het is dan ook goed te begrijpen waarom veel MSP’s moeite hebben om hun hardware-inventaris accuraat en actueel te houden.
Het echte probleem is niet dat multi-tenant omgevingen het aantal assets vergroten dat u moet bijhouden. Ze voegen een extra laag operationele complexiteit toe waar handmatige asset tracking simpelweg nooit voor bedoeld was.
Daarnaast lopen MSP’s tegen externe uitdagingen aan bij het beheren van assets in multi-tenant omgevingen, zoals:
- Inconsistente inventarisstandaarden en versnipperde documentatie
- Onjuiste registratie van asset-eigenaarschap
- Handmatige lifecycle-registratie
- Inconsistente rapportage
- Beperkt zicht op vervangingen
- Moeite met het bijhouden van devices op afstand
De kern van de zaak: zonder centrale registratie wordt multi-tenant assetmanagement reactief in plaats van proactief. Teams zijn dan bezig met het achterhalen van gegevens in plaats van die gegevens te gebruiken voor betere beslissingen.
Zo zet u een schaalbaar, multi-tenant systeem voor asset tracking op
Een schaalbaar, multi-tenant systeem voor asset tracking bouwen draait minder om extra tools in uw gereedschapskist en meer om een standaardworkflow die uw team in elke klantomgeving kan gebruiken.
Bepaal uw assetcategorieën
Een van de makkelijkste manieren om uw hardware-inventaris in de war te sturen is door elke klantomgeving een eigen categorisering van assets te laten opzetten. Als hardware- en software-assets per klant anders worden gelabeld en bijgehouden, wordt het lastig om consistente rapportage te leveren en een betrouwbaar beeld van uw totale assetlandschap te krijgen.
Standaardiseer uw assetcategorieën daarom voordat u nieuwe klanten onboardt. Dat betekent: duidelijke classificaties vastleggen voor hardware-assets, software-installaties, aan gebruikers toegewezen devices, gedeelde apparatuur en endpoints op afstand.
Voer die classificatie door in elke tenantomgeving die u beheert zodat uw inventarisgegevens overal consistent blijven. Gestandaardiseerde assetcategorieën maken het onboarden van nieuwe klanten bovendien eenvoudiger.
Scheid klantomgevingen duidelijk van elkaar
Multi-tenant assetmanagement vraagt om een duidelijke scheiding. Zonder segmentatie tussen tenants lekken assetgegevens zo van de ene omgeving naar de andere en als dat eenmaal is gebeurd, kost het opruimen veel tijd.
Goede tenantsegmentatie betekent dat elke klant een eigen, duidelijk gedefinieerde structuur heeft: apart gelabelde assets, onafhankelijk bijgehouden lifecycle-statussen en apparaatgroepen die niet overlappen met die van andere klanten.
Een duidelijke scheiding tussen klanten maakt rapportage eenvoudiger en verkleint het risico dat u tenants verkeerde informatie geeft aanzienlijk.
Wijs aan elke asset een eigenaar toe
Effectieve systemen voor asset tracking kennen duidelijk eigenaarschap: elk device of elke softwarelicentie in de inventaris heeft een duidelijke eigenaar of toegewezen gebruiker en een vastgelegd punt van operationele verantwoordelijkheid.
Dat houdt niet alleen uw administratie netjes, het zorgt er ook voor dat uw team weet wie verantwoordelijk is voor welk device en dat de gegevens actueel blijven.
Houd uw hele inventaris vanaf één plek zichtbaar
Versnipperd inzicht is een van de grootste uitdagingen bij een efficiënt multi-tenant assetmanagementsysteem. Als hardwarespecificaties, locaties van devices, software-installaties, garantiegegevens en vervangingsschema’s over verschillende systemen verspreid staan, wordt het lastig om een helder beeld van een omgeving te krijgen.
Staat alles op één plek, dan kan uw team moeiteloos accurate en actuele informatie opvragen over elke asset in elke omgeving.
Documenteer altijd alles
Inconsistente documentatie is relatief eenvoudig op te lossen, maar het vraagt om consistentie. Uw team zou elke asset-onboarding, herverdeling van een device, lifecycle-wijziging en buitengebruikstelling elke keer op dezelfde manier moeten vastleggen, ongeacht waar het gebeurde.
Gestandaardiseerde documentatie maakt het oplossen van problemen en het plannen van vervangingscycli eenvoudiger. Het helpt bovendien bij het opstellen van klantrapportages.
Controleer uw gegevens regelmatig
Om te voorkomen dat uw assetgegevens verouderen, moet u ze tot slot regelmatig valideren. Zelfs de best opgezette systemen voor tracking verliezen hun nauwkeurigheid als ze niet periodiek worden nagelopen.
Zorg dat elke wijziging in de klantomgevingen die u beheert ook in uw administratie terechtkomt. Anders wordt het gat tussen uw inventarisgegevens en de werkelijke situatie steeds groter en kunt u steeds minder op die gegevens vertrouwen.
Het standaardiseren van uw proces voor IT-assetmanagement in elke klantomgeving die u beheert is wat een reeks losse workflows verandert in een schaalbare operatie. Worden al deze beste praktijken consequent toegepast, dan neemt de complexiteit van multi-tenant werken aanzienlijk af.
Wat u moet monitoren bij hardware, software en assets op afstand
Veel MSP’s maken de klassieke fout om dezelfde aanpak voor monitoring toe te passen op verschillende soorten assets, terwijl die in werkelijkheid elk hun eigen operationele risico’s en lifecycle-patronen kennen.
Hier volgt een kort overzicht van wat uw team zou moeten monitoren bij hardware, software en endpoints op afstand:
Hardware
- Apparaatgezondheid
- Garantiestatus
- Leeftijd van de hardware
- Toewijzing van endpoints
- Vervangingsplanning
Software
- Geïnstalleerde applicaties
- Licentiestatus
- Consistentie van versies
- Niet-geautoriseerde software
- SaaS-gebruik
Endpoints op afstand
- Connectiviteitsstatus
- Patch compliance
- Actualiteit van de software
- Nauwkeurigheid van de inventaris
Cloud-based monitoring helpt u om consistent zicht te houden op uw endpoints op afstand door ze te volgen ongeacht van waar ze verbinding maken.
Asset tracking voor meerdere klanten automatiseren
Sommige MSP’s denken pas aan automatisering wanneer hun handmatige processen beginnen te haperen. Op dat moment lopen hun inventarissen al uit de pas en besteedt hun team meer tijd aan het achterhalen van gegevens dan aan het beheren van klantomgevingen.
Om dat te voorkomen, neemt u automatisering het beste vanaf dag één op in uw workflows.
Gebruik automatische discovery om elke wijziging aan devices voor te blijven
Automatische discovery verlaagt de administratieve last van het bijhouden van accurate assetgegevens door klantomgevingen continu te scannen op nieuwe devices, onbeheerde endpoints, hardwarewijzigingen en andere inconsistenties in de inventaris die uw team over het hoofd kan hebben gezien.
Synchroniseer assetgegevens tussen systemen en omgevingen
Losstaande systemen zijn een van de meest voorkomende oorzaken van versnipperde assetgegevens. Als uw inventarisplatform, uw tools voor monitoring en uw documentatiesystemen niet met elkaar praten, raakt informatie snel uit de pas.
Door uw assetgegevens in elk systeem en elke klantomgeving te synchroniseren, hoeft u niet te vertrouwen op handmatige exports of periodieke gegevensoverdrachten om alles actueel te houden. Het geeft uw team ook een betrouwbaardere single source of truth, ongeacht welke tool ze gebruiken.
Automatiseer de lifecycle-registratie
Een ander gebied waar automatisering uw team helpt is lifecycle-registratie. Het is heel makkelijk om verlopen garanties, vervangingscycli en end-of-life-data te missen wanneer u tientallen devices in verschillende omgevingen tegelijk beheert.
In plaats van handmatig spreadsheets na te lopen kunt u met automatisering notificaties instellen die afgaan voordat een garantie verloopt of een device het einde van de levensduur nadert. Zo heeft uw team genoeg voorbereidingstijd om vervangingen in te plannen en weloverwogen keuzes te maken in plaats van op het laatste moment naar oplossingen te zoeken.
Waar u op let bij een platform voor IT-assetmanagement (ITAM)
Bij ITAM-platforms zoekt u naar een tool die uw multi-tenant werkwijze echt ondersteunt en niet louter naar een lange functielijst. Idealiter biedt het
- Multi-tenant inzicht: het moet u helpen klantomgevingen gescheiden te houden en tegelijk rapportages over klanten heen mogelijk maken.
- Mogelijkheden voor automatisering: het gekozen platform moet workflows automatisch kunnen orkestreren, zoals asset discovery, synchronisatie van de inventaris, lifecycle-registratie en rapportage.
- Rapportage en operationeel inzicht: zoek een tool met flexibele rapportagemogelijkheden, die dus rapportages oplevert die uw team en uw klanten daadwerkelijk begrijpen en kunnen gebruiken.
- Ondersteuning voor integratie: een ITAM-platform dat niet kan koppelen met uw bestaande tools voor monitoring en uw oplossingen voor endpoint management levert uw team alleen maar extra problemen op.
Standaardiseer uw proces voor IT-assetmanagement in alle tenantomgevingen
Het beheren van IT-activa in meerdere tenantomgevingen brengt altijd een zekere complexiteit met zich mee waar handmatige registratie niet op berekend is.
In één of twee omgevingen werkt die aanpak misschien prima, maar zodra uw klantenbestand groeit worden de beperkingen onmiskenbaar. Standaardiseer uw proces voor IT-assetmanagement daarom nu al.
Consistente workflows voor inventarisregistratie, lifecycle-governance en gestructureerde assetrapportage verlagen de administratieve druk op uw team en geven u het operationele inzicht dat u nodig heeft om problemen proactief op te lossen.
Gerelateerde onderwerpen:
