Belangrijkste punten
- SaaS-leveranciers geven voorrang aan de beschikbaarheid van hun platform boven gegevensherstel, waardoor de data van kleine bedrijven niet automatisch beschermd is.
- Uitleg over de risico’s van SaaS-dataverlies werkt beter wanneer u die vertaalt naar zakelijke gevolgen, zoals omzetverlies en uitvaltijd.
- Het meeste SaaS-dataverlies ontstaat door onbedoeld verwijderen, verkeerd ingestelde rechten en onbeveiligde integraties van derden.
- Een speciale SaaS backup-oplossing maakt een aparte, herstelbare kopie van gegevens die de ingebouwde tools van het platform niet kunnen bieden.
- MSP’s vergroten het begrip bij klanten door herkenbare scenario’s te gebruiken en elk risico te koppelen aan een tastbaar zakelijk gevolg.
- Kleine bedrijven van elke omvang zijn kwetsbaar voor SaaS-dataverlies, omdat de meeste incidenten voortkomen uit menselijke fouten in plaats van gerichte aanvallen.
Veel eigenaren van kleine bedrijven denken dat hun bestanden in Software as a Service (SaaS)-producten zoals Microsoft 365 of Google Workspace er altijd zullen zijn en automatisch beschermd worden. Hoe betrouwbaar deze platforms ook zijn, ze geven voorrang aan het draaiende houden van hun functionaliteit boven het behoud van klantgegevens wanneer externe factoren dataverlies veroorzaken.
Als IT-professional of managed service provider (MSP) die met kleine bedrijven werkt, stuit u voortdurend op aannames die blinde vlekken veroorzaken. Om hen de risico’s van SaaS-dataverlies te laten begrijpen, verlegt u het gesprek het beste van technische uitleg naar de zakelijke gevolgen waar ze wél om geven.
Wat het risico van SaaS-dataverlies precies inhoudt
SaaS-dataverlies ontstaat wanneer bedrijfsgegevens onbeschikbaar, beschadigd of definitief verwijderd raken. Dat kan gebeuren op allerlei platforms, ook op de platforms die uw klanten het meest vertrouwen.
Enkele van de meest voorkomende oorzaken van zulke incidenten:
- Een gebruiker verwijdert per ongeluk een bestand of map
- Een beschadigd bestand overschrijft via synchronisatie de schone versie
- Ransomware op een gekoppeld device verspreidt zich naar gegevens in de cloud
- Rechten of beleidsregels worden verkeerd ingesteld en blokkeren de toegang
- Een app of integratie van derden verstoort opgeslagen gegevens
Dit risico wordt gemakkelijk over het hoofd gezien, want zelfs als een SaaS-platform perfect draait kan er nog steeds dataverlies optreden door iets uit de eigen omgeving van uw klant.
Waarom kleine bedrijven het SaaS-risico verkeerd inschatten
Veel kleine bedrijven hebben onjuiste aannames over de bescherming die hun SaaS-leverancier daadwerkelijk biedt. Die misverstanden moet u eerst wegnemen voordat u verdere stappen zet.
Enkele aannames die u kunt tegenkomen:
- De leverancier bewaart automatisch een volledige back-up van hun gegevens
- Bestanden in de cloud kunnen niet definitief verloren gaan
- De leverancier regelt alle beveiligingskwesties namens hen
- Hun bedrijf is te klein om een doelwit te zijn
Deze aannames zijn begrijpelijk, want cloudplatforms worden vermarkt als handig en betrouwbaar. Toch brengen ze klanten in verwarring en lijkt SaaS backup of risicobeperking daardoor overbodig.
Zo legt u de risico’s van SaaS-dataverlies in begrijpelijke taal uit
Het risico van dataverlies uitleggen is lastig. In plaats van een ondernemer door de werking van cloudinfrastructuur te loodsen laat u hem liever voelen dat het risico echt en acuut is, in woorden die hij begrijpt.
Denk aan deze eenvoudige vergelijkingen:
- “Cloudapps slaan uw gegevens op, maar bewaren geen aparte back-upkopie voor u.”
- “Zodra een bestand wordt verwijderd of versleuteld, synchroniseert die wijziging bijna onmiddellijk naar elk gekoppeld device.”
- “Zie het als een gedeeld document dat in realtime bijwerkt, ook wanneer er iets misgaat.”
Hoe eenvoudiger de vergelijking, hoe beter die meestal werkt. Omdat klanten technische uitleg niet altijd volgen, helpt een eenvoudig maar helder beeld hen te begrijpen waarom hun huidige opzet hen kwetsbaar maakt.
Beveiligingsvraagstukken rond SaaS-data uitleggen in zakelijke termen
Zorg dat u de aandacht van uw klant krijgt door hem te laten inzien wat een incident met dataverlies in de praktijk kan kosten.
Koppel het gesprek aan gevolgen die hij direct herkent:
- Omzetverlies wanneer cruciale gegevens verdwijnen
- Uitvaltijd waardoor het team zijn werk niet kan doen
- Klantgegevens die juist op het verkeerde moment onbereikbaar zijn
- Juridische risico’s of compliance-risico’s die het bedrijf in gevaar brengen
Wanneer u dataverlies aan dit soort uitkomsten koppelt, luisteren klanten doorgaans wel, omdat er een concreet prijskaartje aan hangt in de vorm van verloren klanten, gemiste deadlines of een boete van de toezichthouder.
Risico’s verduidelijken met scenario’s uit de praktijk
Vertaal abstract risico naar concrete scenario’s die aansluiten op wat een klant al heeft meegemaakt of zich moeiteloos kan voorstellen. Dat maakt het gesprek een stuk begrijpelijker.
Een paar situaties die het bespreken waard zijn:
- Een medewerker verwijdert per ongeluk een gedeelde map en die is voor het hele team weg.
- Ransomware treft een gekoppeld device en de versleutelde bestanden synchroniseren rechtstreeks naar de cloudopslag voordat iemand het doorheeft.
- Het account van een oud-medewerker wordt tijdens de offboarding verwijderd en de bijbehorende gegevens verdwijnen daarmee ook.
- Een verkeerd ingesteld recht of beleid blokkeert ongemerkt de toegang tot bestanden waar het bedrijf dagelijks op draait.
U wilt klanten niet bang maken, maar het risico alleen tastbaar maken. Zodra ze een scenario horen dat bekend klinkt, voelt dataverlies niet langer als iets wat alleen anderen overkomt.
Kleine bedrijven voorlichten over back-ups van clouddata
Zodra uw klant het risico begrijpt, wordt het een stuk eenvoudiger om de oplossing uit te leggen. Houd die uitleg vooral helder en gericht op wat het zijn bedrijf oplevert.
Breng de volgende kernpunten over:
- Een back-up maakt een aparte, onafhankelijke kopie van hun gegevens buiten het SaaS-platform.
- Met die kopie kunnen bestanden worden hersteld na een onbedoelde verwijdering of beschadiging.
- Het dekt situaties waarvoor de ingebouwde tools van het platform nooit bedoeld waren.
Klanten hoeven alleen te horen dat er bij een misser, een synchronisatieprobleem of een vertrekkende medewerker een schone kopie van hun gegevens klaarligt om op terug te vallen. Dat resultaat maakt een back-up de moeite waard.
Veelgehoorde bezwaren over SaaS-gegevensbescherming pareren
Zelfs als de risico’s duidelijk zijn, kunnen sommige klanten tegengas geven. Die bezwaren volgen meestal een voorspelbaar patroon, waardoor u zich er vooraf op kunt voorbereiden.
Dit zijn de drie bezwaren die u het vaakst tegenkomt, met antwoorden die u kunt gebruiken:
| Bezwaar van de klant | Hoe u reageert |
| “Daar wordt toch al een back-up van gemaakt?” | SaaS-leveranciers zijn erop gebouwd om het platform beschikbaar en draaiende te houden, niet om gegevens te herstellen na een gebruikersfout of een synchronisatieprobleem. |
| “Wij hebben nog nooit gegevens verloren.” | Hoe langer een bedrijf een platform gebruikt en hoe meer gebruikers het toevoegt, hoe groter de kans dat er uiteindelijk iets misgaat. Een schone staat van dienst is geen garantie, alleen geluk tot nu toe. |
| “Wij zijn te klein om ons daar zorgen over te maken.” | Het merendeel van de incidenten komt neer op gewone menselijke fouten en dat staat los van de omvang van het bedrijf. |
Deze bezwaren horen is een goed teken, want het betekent dat de klant betrokken genoeg is om vragen te stellen. Behandel elk bezwaar rustig en eenvoudig, zodat het gesprek vordert zonder dat de klant het gevoel krijgt dat hem iets wordt aangesmeerd.
SaaS-dataverlies beperken bij klanten in het mkb
Zodra een klant het risico begrijpt en de waarde van gegevensbescherming inziet, geeft u hem een helder en behapbaar stappenplan met maatregelen.
De belangrijkste acties op een rijtje:
- Stel geautomatiseerde back-ups met duidelijke documentatie in, zodat gegevens altijd beschermd zijn zonder dat iemand dit handmatig hoeft te doen.
- Beperk de toegang tot gevoelige gegevens tot de mensen die deze echt nodig hebben.
- Controleer gebruikersactiviteit en bestandswijzigingen om afwijkend gedrag vroeg op te merken.
- Beoordeel alle apps of integraties van derden die aan het platform gekoppeld zijn en stel vast dat ze geen onnodige risico’s opleveren.
- Test het herstelproces regelmatig, zodat het team weet dat de back-up werkt en hoe het die moet gebruiken.
Overstelp de klant niet met een eindeloze checklist. Laat hem juist zien dat echte bescherming geen grote IT-afdeling of ingewikkelde opzet vereist.
Veelgemaakte fouten bij het uitleggen van SaaS-risico’s
Tot slot wilt u het gesprek goed kaderen, want een paar gewoontes staan het begrip bij klanten in de weg.
Let op het volgende:
- Leunen op technisch taalgebruik waardoor de uitleg ontoegankelijk aanvoelt voor iemand zonder IT-achtergrond.
- Het hele risico ophangen aan beveiligingsdreigingen, waardoor klanten denken dat goede antivirussoftware voldoende is.
- Praten over de oorzaken van dataverlies zonder die te koppelen aan wat dat voor het bedrijf betekent.
- Te veel informatie tegelijk geven, waardoor klanten afhaken in plaats van meedenken.
- Voorbeelden uit de praktijk overslaan en het gesprek zo abstract houden dat klanten zich het risico niet kunnen voorstellen.
Bedenk dat hoe grondiger en technischer een uitleg aanvoelt voor degene die hem geeft, hoe kleiner de kans dat hij landt bij degene die hem krijgt.
Niet-technische klanten overtuigen van SaaS backup
Kleine bedrijven de risico’s van SaaS-dataverlies laten begrijpen is zowel een communicatieve als een technische uitdaging. Om het voor iedereen makkelijker te maken en tot een heldere beslissing te komen, begint u bij de zakelijke impact, gebruikt u herkenbare scenario’s en pakt u de zorgen van de klant goed aan. Met de juiste insteek en een beetje geduld verandert u een gesprek waar klanten vroeger bij afhaakten in een gesprek dat hen aanzet om hun gegevensbescherming serieus te nemen.
Gerelateerde onderwerpen:
