Zo maakt u QBR’s (Quarterly Business Reviews) met Power BI en RMM-exports

Quarterly Business Reviews (QBR’s) behoren tot de belangrijkste momenten voor MSP’s.

Tijdens deze gesprekken laat u de echte waarde van uw beheerde diensten zien: u benoemt de successen en doet strategische aanbevelingen voor de IT van uw klanten.

Goed aangepakt helpen QBR’s u om gewone klanten te veranderen in langetermijnpartners.

Daarvoor moet u wel leren hoe u ruwe data vertaalt naar betekenisvolle inzichten waarmee uw klanten slimmere IT-investeringen doen.

In deze gids laten we zien hoe u Power BI kunt gebruiken in combinatie met RMM-exports om visueel aansprekende, datarijke templates voor IT quarterly business reviews te leveren die MSP’s informeren en inspireren.

Liever kijken dan lezen? Bekijk dan onze video Quarterly Business Reviews leveren met Power BI en RMM-exports.

RMM-exports omzetten in aansprekende QBR-rapporten met Power BI

📌 Vereisten:

• Power BI Desktop of een Power BI Pro-licentie
• Toegang tot PSA- en RMM-platforms (bijvoorbeeld NinjaOne)
• Zicht op endpoints via scripting, register en GPO
• Rapportagerechten voor patching, ticketsysteem, notificaties en assetinventaris
• Een templatemap voor consistente opmaak van rapporten

Stap 1: bepaal de standaardcijfers en onderdelen voor uw QBR

Bepaal eerst welke kerncijfers u wilt volgen en tonen in uw QBR. Denk daarbij aan:

• Apparaatgezondheid: uptime, schijfgebruik, antivirusstatus en laatste check-in.
• Patch compliance: ontbrekende updates, devices die een reboot nodig hebben en compliancepercentages.
• Ticketvolume en oplossing: aantal tickets, naleving van de SLA en heropende tickets.
• Beveiligingsnotificaties: gedetecteerde malware, geblokkeerde exploits en afwijkende logins.
• Status van back-ups en herstel: geslaagde back-uptaken, mislukte herstelacties en laatste verificatie.
• Aanbevelingen: verouderde hardware, licenties en upgrades van endpoints.

Met een vergelijking over 30/60/90 dagen brengt u trends en voortgang in de tijd goed in beeld.

Stap 2: haal uw brondata uit uw RMM- en PSA-tools

Haal vervolgens uw brondata op uit uw PSA of RMM-platform.

Voorbeelden met NinjaOne en PowerShell

API-authenticatie definiëren

$token = "YOUR_API_TOKEN"
$auth = @{ "Authorization" = "Bearer $token" }

1. Apparaatinventaris:

$devices = @() $page = 1do { $result = Invoke-RestMethod -Uri "https://api.ninjaone.com/v2/devices?page=$page" -Headers $auth $devices += $result $page++ } while ($result.Count -gt 0) $devices | Export-Csv "Devices.csv" -NoTypeInformation Write-Host "✅ Devices exported to Devices.csv"

2. Patchrapport:

$patches = @() $page = 1do {$result = Invoke-RestMethod -Uri "https://api.ninjaone.com/v2/patches?page=$page" -Headers $auth $patches += $result $page++ } while ($result.Count -gt 0) $patches | Export-Csv "Patches.csv" -NoTypeInformation Write-Host "✅ Patches exported to Patches.csv"

3. Ticketcijfers uit de PSA:

$startDate = "2025-04-01" $endDate = "2025-06-30" $page = 1 $tickets = @()do { $result = Invoke-RestMethod -Uri "https://psa.vendor.com/api/tickets?startDate=$startDate&endDate=$endDate&page=$page" -Headers $auth $tickets += $result $page++ } while ($result.Count -gt 0)$tickets | Export-Csv "Tickets.csv" -NoTypeInformation Write-Host "✅ Tickets exported to Tickets.csv"

Plan deze exports zo in dat ze vóór elke QBR-cyclus worden ververst. Zo blijft uw data accuraat.

Stap 3: verzamel aanvullende gegevens via het register, CMD en GPO

Valideer de verzamelde data met controles op de endpoints via het register, CMD en GPO.

Validatiecontroles op endpoints (steekproef per locatie)

1. Laatste reboot (CMD):

systeminfo | find "Boot Time"

2. AV-status (PowerShell):

Get-MpComputerStatus | Select AntivirusEnabled, AMServiceEnabled

3. BitLocker-afdwinging (register):

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\FVE
- EncryptionMethodWithXtsFdv = 7

3. GPO-status (CMD):

gpresult /h C:\Reports\GPOResults.html

Gebruik uw bevindingen om de cijfers in uw dashboard te onderbouwen en kwalitatieve inzichten toe te voegen.

Stap 4: bouw een Power BI-dashboard met uw RMM- en geëxporteerde data

Zodra u de data uit uw RMM- en PSA-tools hebt geverifieerd, kunt u beginnen met het bouwen van uw Power BI-dashboard.

1. Laad uw CSV-exports uit RMM/PSA in Power BI.
2. Maak de volgende datarelaties aan:
   • Ticket-ID
   • Device-ID
   • Klantnaam
3. Genereer de volgende visuals:
   • Heatmaps van tickets (volume per categorie en tijd)
   • Donutdiagram voor patch compliance
   • Lijndiagram voor SLA-trends in de tijd.
   • Matrix met de leeftijd van devices
   • Overzicht van de back-upstatus per locatie of groep.
4. Voeg slicers toe om uw data te filteren op locatie, afdeling of rol van het device.
5. Publiceer uw dashboard of exporteer het naar pdf voor de presentatie aan de klant.

Stap 5: maak het QBR-rapport klaar voor de klant

Nu uw Power BI-dashboard klaar is, wordt het tijd om uw QBR-rapport voor te bereiden op de presentatie aan de klant.

Het doel: een rapport dat helder en aansprekend is en ook voor niet-technische stakeholders begrijpelijk blijft.

Houd de volgende structuur aan:

1. Voorblad: klantnaam, datum en de branding van uw MSP
2. Managementsamenvatting: belangrijkste conclusies en cijfers op hoofdlijnen
3. Beveiligingsbeleid: patching, dreigingen en compliance
4. Supportcijfers: reactie- en oplostijden van tickets
5. Aanbevelingen: licenties, hardware-upgrades en aanvullende diensten

💡 Tip: neem een technische bijlage op in uw rapport zodat stakeholders met IT-kennis uw ruwe data, scripts en andere configuratiedetails kunnen nalezen.

Stap 6: maak het QBR-rapport klaar voor de klant

Automatiseer tot slot uw QBR-rapportage waar dat kan.

• Maak geplande taken aan voor het exporteren van data. Gebruik de ingebouwde scriptfuncties van uw RMM-platform of PowerShell om exports in te plannen vóór uw QBR-cycli.
• Zet een agendaherinnering voor de QBR-voorbereiding minstens een week vóór de geplande opleverdatum. Zo hebt u tijd om uw rapport na te kijken en bij te schaven voordat u het naar uw klanten stuurt.
• Gebruik Send-MailMessage in PowerShell om uw technici en klanten te waarschuwen zodra het QBR-pakket klaar is.
• Bewaar alle QBR-bestanden in gedeelde mappen met versiebeheer of in klantportals zodat ze eenvoudig toegankelijk zijn.

Deze stappen beperken handmatige fouten en zorgen ervoor dat al uw QBR-rapporten op tijd worden opgeleverd.

⚠️ Waar u op moet letten

Houd rekening met deze valkuilen wanneer u onze gids gebruikt:

Risico’s	Mogelijke gevolgen	Oplossing
Lege waarden in Power BI	Onvolledige of misleidende grafieken; ontbrekende data in rapporten	Controleer de CSV-bestanden op lege velden en zorg daarvoor.
Ontbrekende CMD- of scriptdata	De validatiecijfers van endpoints zijn onvolledig.	Controleer of de scripts de juiste uitvoeringsrechten hebben en of het endpoint online is.
Inconsistente GPO-instellingen	Beveiligings- of configuratiecijfers kunnen onjuist of verouderd zijn.	Voer gpupdate /force uit op het endpoint zodat de nieuwste Groepsbeleid-instellingen worden toegepast.
Fouten bij het verversen van data in Power BI	Verouderde data in het dashboard	Controleer of de bestandspaden naar uw brondata niet zijn gewijzigd en of Power BI er toegang toe heeft.

Tips voor betekenisvolle en bruikbare QBR-rapporten

Met deze tips tilt u uw QBR-rapporten naar een hoger niveau:

Stem uw rapporten af op de klant

Templates maken het opstellen van rapporten eenvoudiger, maar dat betekent niet dat u voor al uw klanten dezelfde cijfers moet volgen.

Zorg dat de inzichten die u levert aansluiten op de doelen van uw klant. Houd rekening met hun omvang, branche en SLA’s bij de keuze welke cijfers u presenteert en hoe u ze toont.

Controleer uw data voordat u die in Power BI laadt

Goede QBR-rapporten beginnen bij betrouwbare data. Valideer de verzamelde gegevens altijd voordat u ze in Power BI laadt. Met die controles voorkomt u fouten of inconsistenties in uw rapportage.

Geef uw rapporten diepgang met historische vergelijkingen

Wilt u dat uw QBR’s echte waarde leveren aan uw klanten? Neem dan historische vergelijkingen op in uw rapporten.

Gebruik de data uit eerdere QBR-rapporten om prestaties te vergelijken, verbeteringen te belichten en hiaten op te sporen.

Maak uw rapporten leesbaar voor iedereen

Niet elke stakeholder is een IT-expert. Zorg er dus voor dat ook zij uw QBR-rapporten kunnen lezen en gebruiken.

Presenteer uw data in gewone taal. Vermijd ingewikkelde afkortingen en voeg legenda’s toe aan uw grafieken zodat ze makkelijker te begrijpen zijn.

Zo helpt NinjaOne u bij het opstellen van QBR’s

NinjaOne maakt het uitvoeren en rapporteren van QBR’s moeiteloos door:

• Dataverzameling vanaf meerdere endpoints te automatiseren, inclusief patches, inventaris, notificaties en back-upstatus
• Devices te taggen en te filteren op klant, locatie of compliancestatus
• Exports voor het ticketsysteem en overzichten van hardware, patches en notificaties in te plannen
• Te integreren met Power BI voor visuele rapportage in realtime
• Notities en aanbevelingen van technici rechtstreeks in het dashboard te ondersteunen

Met NinjaOne leveren MSP’s overtuigende, geautomatiseerde QBR’s die prestaties zichtbaar maken en klantbehoud stimuleren.

Bouw langdurige partnerschappen met QBR’s vol inzicht

QBR’s zijn de sleutel tot duurzame klantrelaties. Tijdens deze sessies laat u zien welke waarde uw team heeft geleverd en presenteert u persoonlijke oplossingen die de bestaande infrastructuur van uw klanten versterken.

Nog belangrijker: met regelmatige QBR’s positioneert u uw MSP als een vertrouwde technisch adviseur in plaats van zomaar een leverancier. U laat zien dat u zich inzet om uw klanten hun doelen te helpen bereiken. Hier bewijst een tool als NinjaOne PSA zijn waarde voor MSP’s. Door facturatie, ticketsysteem, documentatie en IT-assetmanagement samen te brengen in één platform, hebben MSP’s eenvoudig toegang tot relevante klantdata die waardevolle inzichten oplevert voor QBR’s.

Gerelateerde onderwerpen:

• De 5 beste MSP-strategieën om uw QBR als verkoopinstrument in te zetten
• Gids voor MSP’s: zo gebruikt u een RMM-platform
• Gids voor MSP-marketing: overzicht, strategieën & tips
• Zo communiceert u waarde als MSP
• De complete gids voor documentbeheer voor MSP’s: tools, processen en beste praktijken