Belangrijkste punten
- Microsoft Teams biedt geen enkele native back-up- en hersteloplossing voor alle Teams-gegevens. Organisaties hebben daardoor mogelijk aanvullende back-upfunctionaliteit nodig om de Teams-gegevens te beschermen die voor hen van belang zijn.
- Microsoft Teams slaat chatgeschiedenissen, kanaalberichten en gedeelde bestanden niet op één centrale plek op, maar verspreid over meerdere services, waaronder Exchange Online, SharePoint Online en OneDrive for Business.
- Onder het shared responsibility model van Microsoft zijn organisaties zelf verantwoordelijk voor het maken van een back-up van hun eigen Microsoft Teams-gegevens.
- IT-teams bouwen een gecentraliseerde back-upstrategie voor Microsoft Teams op door kritieke gegevens in kaart te brengen, een back-uptool te kiezen, back-ups te automatiseren, herstel te testen en de status van de back-ups te controleren.
- Door back-upgegevens te versleutelen en role-based access control af te dwingen, kunnen organisaties voldoen aan regelgeving zoals de GDPR en de CCPA bij het maken van back-ups van Microsoft Teams-gegevens.
Microsoft Teams staat centraal in de dagelijkse werkzaamheden van talloze bedrijven en maakt communicatie en samenwerking tussen teamleden mogelijk, waar zij zich ook bevinden. Daarmee zijn de gegevens die via Microsoft Teams worden gebruikt en gedeeld – chatgeschiedenissen, gedeelde bestanden en gegevens uit externe apps die met Teams zijn geïntegreerd – bijzonder waardevol. Toch biedt Microsoft Teams geen enkele native oplossing om alle Teams-gerelateerde gegevens te back-uppen.
Dat levert IT-afdelingen een uitdaging op: Microsoft Teams-gegevens zijn over meerdere locaties verspreid en een groot deel van de bedrijfskritische informatie die via Teams wordt gedeeld, is gekoppeld aan externe services (bijvoorbeeld links naar andere productiviteitsplatformen of bestanden die op andere cloudservices staan). In sommige gevallen is een back-up van deze gegevens niet alleen cruciaal voor de bedrijfscontinuïteit, maar ook noodzakelijk voor wettelijke compliance. Deze gids legt uit welke voordelen het centraliseren van Microsoft Teams back-ups over locaties en formaten biedt en hoe u uw informatie veilig kunt stellen.
Wilt u dit onderwerp liever visueel uitgelegd zien? Bekijk dan Microsoft Teams back-ups centraliseren over locaties en formaten.
Wat u nodig hebt om Microsoft Teams-gegevens te back-uppen (inclusief chatgeschiedenis en gedeelde bestanden)
Hoe u een back-up maakt van uw Microsoft Teams-gegevens hangt af van welke functies u gebruikt en hoe u die inzet. Voor sommige bedrijven is Teams een eenvoudige zakelijke chatapp om onderling af te stemmen; in dat geval hoeft alleen de chatgeschiedenis te worden veiliggesteld. Voor andere organisaties is Teams de spil van complexe samenwerking met meerdere tools, zowel binnen als buiten het bredere Microsoft 365-ecosysteem.
De volgende vereisten gelden voor vrijwel elke Microsoft Teams-omgeving waarvan u een back-up wilt maken:
- Administratieve toegang tot Microsoft Teams met de juiste rechten.
- Toegang en rechten tot andere relevante Microsoft 365-omgevingen waar uw gebruikers gegevens opslaan (bijvoorbeeld SharePoint, OneDrive)
- Toegang (bij voorkeur via een API) en rechten voor externe tools waarin gegevens kunnen zijn opgeslagen
- Toegang tot back-uptools en platformen die de benodigde gegevens kunnen benaderen en opslaan
U moet ook bepalen:
- Hoe vaak u een back-up van Microsoft Teams-gegevens nodig hebt
- Hoe lang deze gegevens bewaard blijven (dataretentie)
- Waar deze back-ups worden opgeslagen
Zodra u dit in beeld hebt, kunt u uw back-upbeleid voor Microsoft Teams opstellen en de bijbehorende componenten kiezen en configureren.
Waar worden Microsoft Teams-gegevens opgeslagen?
Gegevens die door Microsoft Teams worden gecreëerd, staan op de volgende locaties:
| Teams-onderdeel | Ondersteund door service | Opgeslagen in |
| Een-op-een- en groepschats | Teams-chatservice | Chatopslag op basis van Azure |
| Kanaalberichten | Teams-chatservice | Chatopslag op basis van Azure |
| Gedeelde bestanden (kanaal) | SharePoint Online | De bijbehorende SharePoint-site van het team |
| Gedeelde bestanden (chat) | OneDrive for Business | OneDrive-map van de afzender |
| Agenda | Exchange Online | Agenda van gebruiker of groep |
| Apps, tabbladen, wiki’s | Verschilt per externe integratie | Vaak extern of in M365 opgeslagen |
Omdat deze gegevens zo verspreid liggen, is er geen enkele native back-upinterface die alle typen Teams-content in één keer afdekt. Dat wordt nog complexer zodra u externe tools toevoegt waaruit uw gebruikers gegevens via Teams delen.
De beperkingen van de native back-upmogelijkheden van Microsoft
Net als andere cloudproviders hanteert Microsoft een shared responsibility model, waarbij de verantwoordelijkheid voor de gegevens die zij namens u hosten wordt verdeeld tussen u en de cloudserviceprovider. In die verdeling is Microsoft verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de dienst en de bescherming van de infrastructuur, terwijl u verantwoordelijk bent voor het beschermen en herstellen van uw eigen gegevens.
Microsoft Teams biedt geen native snapshots die alle Teams-bestanden, gespreksgeschiedenissen en configuraties in één back-up samenbrengen. Afhankelijk van het geldende retentiebeleid kunnen Teams-gegevens definitief worden verwijderd zodra de bewaartermijn verstrijkt. Bovendien worden bij het herstellen van een verwijderd kanaal de berichtenthreads mogelijk niet volledig teruggezet.
Microsoft biedt geen enkel back-up- en herstelmechanisme dat alle Teams-gerelateerde gegevens over services en platformen heen afdekt. Organisaties hebben daarom mogelijk aanvullende back-upfunctionaliteit nodig, afhankelijk van hun eisen.
Gecentraliseerde back-upstrategie: zo maakt u een back-up van Microsoft Teams-bestanden
Gebruik dit kader bij het bepalen van het beleid en de tools waarmee u de chatgeschiedenis, bestanden en overige gegevens van Microsoft Teams veiligstelt:
- Bepaal welke gegevens een back-up nodig hebben: breng in kaart waar belangrijke gegevens ontstaan binnen uw Microsoft Teams-toolchain en workflows, inclusief gespreksgeschiedenissen, gedeelde bestanden, integraties en links naar externe tools.
- Kies uw back-uptool: kies een back-upoplossing die verbinding kan maken met deze gegevens en ze programmatisch kan veiligstellen. Denk aan gegevens uit SharePoint, OneDrive of Exchange of gegevens die in externe SaaS-platformen staan.
- Automatiseer back-ups: automatiseer uw back-ups op basis van uw back-upschema en implementeer dataretentie.
- Bereid herstel voor: test en valideer uw back-ups regelmatig om zeker te weten dat ze toegankelijk en leesbaar zijn en dat de gegevens die u nodig hebt correct worden vastgelegd in een herstelbaar formaat, voor lokaal gebruik of voor terugzetten naar een nieuwe tenant (indien ondersteund). Neem Teams-back-ups op in uw bredere BCP.
- Zorg voor monitoring en rapportage: koppel uw back-upoplossing voor Microsoft Teams aan uw monitoring- en rapportagetools, zodat u mislukte back-ups of andere problemen direct ziet en er vastleggingen zijn voor auditdoeleinden.
NinjaOne SaaS backup biedt geautomatiseerde, cloud-based back-up voor Microsoft 365, waaronder Exchange, SharePoint, OneDrive en Teams. Voor Teams kan de oplossing teamstructuren, kanaalberichten en bijbehorende bestanden veiligstellen.
Waar u op moet letten
Een back-upstrategie kan compleet lijken en toch gaten vertonen als die leunt op de native tools van Microsoft of alleen de meest zichtbare onderdelen van Teams afdekt.
| Fout | Waarom het gebeurt | Hoe u het voorkomt |
| Een retentiebeleid in Microsoft Purview als back-up beschouwen | Retentiebeleid bewaart een compliancekopie voor eDiscovery, waardoor teams aannemen dat die kopie ook gebruikt kan worden om verloren gegevens te herstellen. | Gebruik een speciale back-uptool voor back-up en herstel en zet retentiebeleid in waarvoor het bedoeld is: compliance en de lifecycle van gegevens. |
| Privéchats in Teams over het hoofd zien | Back-upplannen beperken zich vaak tot teamkanalen, omdat daar de meeste zichtbare samenwerking plaatsvindt. | Controleer of uw back-uptool ook 1-op-1- en kleine groepschats apart afdekt en niet alleen kanaalcontent. |
| Aannemen dat links naar externe tools die in Teams zijn gedeeld, in de back-up zitten | Teams bewaart alleen een link naar bestanden die buiten Microsoft 365 worden gehost, niet het bestand zelf. | Breng tijdens de stap “welke gegevens hebben een back-up nodig” in kaart welke externe tools vanuit Teams worden gelinkt en maak daar afzonderlijk een back-up van. |
Beste praktijken voor Microsoft Teams-back-ups en aandachtspunten rond beveiliging en compliance
Een gegevensback-up is cruciaal op het moment dat er iets misgaat, u geen toegang meer hebt tot clouddata en moet terugvallen op lokale back-ups. Daarnaast spelen er juridische overwegingen: privacywetten zoals de GDPR en de CCPA verplichten organisaties om persoonsgegevens te beschermen, inclusief het beveiligen van back-upkopieën waarin zulke gegevens staan. Betrokkenen van wie persoonlijk identificeerbare informatie (PII) wordt verwerkt, kunnen bovendien het recht hebben om verwijdering of correctie van hun gegevens te vragen. Daar moeten organisaties rekening mee houden bij het beheer van gegevens in actieve systemen én in back-ups.
Back-upgegevens moeten ook versleuteld zijn, zowel in rust als tijdens transport, en role-based access control (RBAC) hoort te worden geïmplementeerd zodat alleen geautoriseerde gebruikers en services met gevoelige informatie kunnen werken.
NinjaOne SaaS backup helpt u bij het beheren van uw cloud- en SaaS-back-uptaken. SaaS-back-ups kunnen rechtstreeks vanuit het NinjaOne-platform worden gemonitord en beheerd, zodat IT-teams de back-upstatus kunnen bekijken, organisaties en accounts kunnen beheren en back-upinformatie vanaf één centrale plek kunnen raadplegen.
