Belangrijkste punten
- Stem license cleanup af op het offboardingproces door licentiegegevens te centraliseren, discovery te automatiseren en bij elk vertrek van een medewerker de compliance te bevestigen.
- Stel een centraal licentieregister op met per licentie het SaaS-platform, het licentietype, de toegewezen gebruiker en de verlengingsgegevens en koppel dat register aan het account van elke medewerker.
- Automatiseer het opsporen en opnieuw toewijzen van licenties met scripts of API’s en laat notificaties over ongebruikte licenties binnenkomen in de offboardingchecklist.
- Leg teruggewonnen licenties, verwijderdatums en maandelijkse of jaarlijkse besparingen vast om de kostenimpact aan te tonen en kostenevaluaties te onderbouwen.
- Controleer of elke teruggewonnen licentie is gedeprovisioneerd en gedocumenteerd, zodat u aansluit bij frameworks zoals ISO 27001 en SOC 2.
License cleanup is een klein maar belangrijk onderdeel van het offboarden van medewerkers. Zonder een gecoördineerde aanpak lopen MSP’s en IT-teams het risico op problemen zoals extra kosten voor ongebruikte licenties en hiaten in de compliance.
In deze gids leest u hoe u license cleanup naadloos toevoegt aan uw offboardingproces.
Tips om license cleanup toe te voegen aan uw offboardingproces
Naast het deactiveren van accounts en het terughalen van devices hoort license cleanup bij een grondig offboardingproces. Zo maken MSP’s licentiebeheer en opschoning efficiënter:
Documenteer alle gebruikte licentietypes op één centrale plek
Een centraal licentieregister geeft MSP’s direct inzicht. Neem bij het opstellen van die lijst de relevante licentiegegevens op, zoals:
- SaaS-platform (zoals Microsoft 365, Zoom, Salesforce) of applicaties en tools (Microsoft 365, Google Workspace, CRM, ERP, beveiligingstools, samenwerkingsapps)
- Licentietype (standard, premium, enterprise)
- Toegewezen gebruikers
- Verlengings- en kostengegevens
Tip: koppel elk medewerkersaccount aan de toegewezen licenties, zodat u er tijdens de offboarding eenvoudig zicht op houdt.
Stroomlijn uw offboardingproces
Stelt u een offboarding-SOP op of scherpt u die aan? Overweeg dan om licentiebeheer voor SaaS en applicaties op te nemen. Zo ontstaat een IT-offboardingchecklist waarin het verwijderen of opnieuw toewijzen van licenties een vaste stap is.
Omdat licentiebeheer onderdeel wordt van uw offboardingchecklist, kunt u eenvoudig afstemmen met HR en inkoop om de opschoning te starten zodra het vertrek van een medewerker vaststaat. Zo blijven ook de goedkeuringen voor het opnieuw toewijzen of deactiveren van licenties niet liggen.
Automatiseer het opsporen en opnieuw toewijzen van licenties
Licenties beheren kost handmatig veel tijd. Door discovery en hertoewijzing waar mogelijk te automatiseren, houden MSP’s tijd over voor belangrijker werk. Welke automatisering zinvol is, verschilt per organisatie, maar denk aan:
- Gebruik scripts of API’s om rapporten te genereren van actieve en inactieve licenties.
- Automatiseer waar passend de hertoewijzing van licenties aan nieuwe gebruikers.
- Stel notificaties in voor ongebruikte of inactieve licenties die na de offboarding blijven bestaan.
- Plan wekelijkse PowerShell- of API-taken die actieve en inactieve licenties rapporteren.
- Verwerk rapporten in PSA-tickets om tijdens de offboarding aan te zetten tot license cleanup.
- Werk een centraal licentieregister in NinjaOne Docs automatisch bij.
Tip: Microsoft 365 is een van de meest gebruikte productiviteitsplatformen, dus het automatiseren van het licentiebeheer daarvoor levert direct efficiëntiewinst op. Het onderstaande script toont alle Microsoft 365-gebruikers met hun weergavenaam en de bijbehorende licenties.
Get-MgUser -All -Property DisplayName,AssignedLicenses | Select DisplayName, Licenses
Houd kostenbesparingen bij en leg ze vast
Zorg voor transparantie en een eenvoudige review door in uw centrale licentieregister (of vergelijkbare IT documentatie) het volgende vast te leggen:
- Naam van de medewerker
- Teruggewonnen licenties
- Datum van verwijdering
- Maandelijkse/jaarlijkse besparing
Deze gegevens kunt u gebruiken tijdens QBR’s om operationele efficiëntie en ROI aan te tonen.
Stem licentiebeheer af op uw compliance-eisen
Bij licentiebeheer hoort ook dat u de compliance binnen uw hele organisatie waarborgt. Dat kan onder meer zo:
- Zorg dat alle teruggewonnen licenties correct worden gedeprovisioneerd om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.
- Bewaar opschoningslogs als auditbewijs.
- Controleer of u aansluit bij frameworks zoals ISO 27001 of SOC 2, die strikte registratie van gebruikers en licenties vereisen.
NinjaOne inzetten voor licentiebeheer én offboarding
NinjaOne ondersteunt de coördinatie van license cleanup door:
- Offboarding-workflows te automatiseren met taken voor licentiehertoewijzing
- Licentieregisters en opschoningsdocumentatie op te slaan in NinjaOne Docs
- QBR-rapporten voor klanten te genereren die teruggewonnen licenties en besparingen inzichtelijk maken
- Tickets of notificaties aan te maken wanneer ongebruikte licenties niet toegewezen blijven
- Integratie met SaaS-management-API’s mogelijk te maken voor licentieregistratie
- Softwarelicenties per gebruiker, device of locatie bij te houden in NinjaOne IT-assetmanagement, met notificaties voordat licenties verlopen of opraken
Soepel draaiende organisatie dankzij een gestroomlijnde offboarding en license cleanup
Door license cleanup na de offboarding te coördineren, beperkt u verspilling, verbetert u de compliance en levert u klanten meetbare financiële besparingen op. Door licentieterugname in offboarding-SOP’s te verankeren, discovery te automatiseren en besparingen bij te houden, bieden MSP’s meer waarde en betere governance in klantomgevingen.
Gerelateerde onderwerpen:
