Zo voert u een kwartaalreview van uw automatisering uit om sprawl en stille storingen te voorkomen

Automation sprawl ontstaat geruisloos. Zonder regelmatige review van workflowautomatisering stapelt alles zich op. Scripts en geplande taken raken verouderd of lopen stilletjes vast zonder dat iemand het merkt. Dat leidt tot dubbel werk, inconsistente resultaten en verspilde engineeringuren.

Een kwartaalreview van uw workflowautomatisering helpt dit te voorkomen. Het geeft de verschillende teams in uw organisatie inzicht en controle. Daarnaast krijgen het management en de IT-teams de kans om de huidige automatiseringspraktijk tegen het licht te houden en af te stemmen op de algemene doelen en eisen van de organisatie.

Zo pakt u automation sprawl aan

U kunt verschillende stappen zetten om automation sprawl aan te pakken. Begin met een automatiseringsreview om de waarde en het gebruik van elke workflowautomatisering vast te stellen. Voor die review stelt u gestandaardiseerde criteria op voor elke automatisering.

Na de review deelt u elke automatisering in concrete categorieën in die bepalen hoe u ermee omgaat. Haal dubbelingen eruit en zet automatiseringen die u niet meer gebruikt stop. Houd ook de documentatie van deze workflows actueel, zodat nieuwe medewerkers sneller op weg zijn.

Inventariseer en controleer het gebruik van uw automatiseringen

Breng eerst alle workflowautomatiseringen in al uw systemen in kaart. Een paar voorbeelden van wat u moet vastleggen:

• Geplande scripts die via een RMM, PowerShell of de taakplanner op uw beheerde devices worden uitgerold
• Workflows die door de PSA worden getriggerd
• Geplande acties op endpointniveau
• Voorwaardelijke of beleidsgestuurde remediaties

Neem voor elk item in uw overzicht de volgende informatie op:

• Eigenaar
• Datum van laatste uitvoering
• Frequentie
• Slaag-/faalpercentage
• Afhankelijkheden of gekoppelde voorwaarden

Beoordeel met gestandaardiseerde criteria

Deel in concrete categorieën in

Zodra u de verschillende workflowautomatiseringen hebt beoordeeld, bepaalt u de volgende stap. Maak verschillende concrete categorieën die u naar aanleiding van de review kunt toepassen.

Een aantal categorieën die u kunt gebruiken:

• Stopzetten
  • De automatisering is verouderd en/of overbodig en kan veilig worden verwijderd met nauwelijks negatieve gevolgen voor de workflowautomatisering.
• Herzien
  • Er zijn enkele problemen met de automatisering die u moet oplossen.
  • De scripts en workflows moeten worden aangepast en/of samengevoegd.
• Behouden
  • De automatisering is nog steeds betrouwbaar en nuttig en levert waarde op.
  • Er is geen actie nodig.

Deze categorieën scheppen duidelijkheid en geven medewerkers heldere stappen voor na de review.

Haal overlap eruit en voeg vergelijkbare workflows samen

Het is belangrijk om vast te stellen:

• Welke scripts overlappende logica en/of doelen hebben
• Welke losse workflows vergelijkbare remediaties uitvoeren
• Welke acties op endpointniveau en centrale acties hetzelfde doen

Breng uw bevindingen samen in modulaire, gedeelde componenten om het onderhoud te beperken.

Houd documentatie en eigenaarschap actueel

Controleer tijdens uw review of elke geautomatiseerde workflow het volgende heeft:

• Een duidelijk toegewezen eigenaar of beheerder
• Een doelomschrijving of interne beschrijving
• Aantekeningen over waar die draait en welke afhankelijkheden er zijn
• Tags of groeperingsmetadata voor latere sortering of export

Daarmee verloopt de onboarding van nieuwe collega’s soepeler, voert u audits makkelijker uit en lost u problemen sneller op zodra ze zich voordoen.

Bevestig successen en onderhoud waardevolle automatiseringen

Benoem welke automatiseringen nog steeds waarde leveren en goed werken voor uw organisatie.

Zet workflows in het zonnetje die:

• Notificaties en problemen voorkomen
• Problemen oplossen zonder dat er een ticket nodig is
• Handmatig werk besparen bij de onboarding van gebruikers of het opruimen na patches
• De SLA-prestaties of de nauwkeurigheid van de rapportage verbeteren

Leg de waarde die ze opleveren vast en bespreek die tijdens QBR’s om uw klanten hun doorlopende ROI te laten zien.

Wat is een workflowreview?

Elke organisatie heeft tal van workflowautomatiseringen draaien. Die maken het werk efficiënter en sluiten menselijke fouten uit. Na verloop van tijd stapelen deze automatiseringen zich op, omdat verschillende teams en medewerkers er zelf bij maken om hun taken af te ronden. Daardoor houdt u mogelijk te veel automatiseringen over die overbodige en verouderde taken uitvoeren.

Om automation sprawl aan te pakken, voert u een workflowreview uit. Daarin bekijkt u alle automatiseringen die elk team gebruikt, analyseert u hun waarde voor de organisatie en gaat u na of ze nog nodig zijn. Op basis van die review bepaalt u wat u stopzet, optimaliseert en behoudt om de doelen van uw organisatie verder te bereiken.

Ideeën voor NinjaOne-integratie bij een review van workflowautomatiseringstools

De RMM-tool van NinjaOne ondersteunt tal van automatiseringen voor uw organisatie. Daarnaast biedt die flexibele tools voor kwartaalreviews van uw automatisering.

Een paar tools die u daarbij helpen:

• Taaklogboeken voor automatisering
  • Exporteer de uitvoeringsgeschiedenis per taak of draai een script om storingen, gebruiksfrequentie en verouderde workflows in beeld te brengen.
• Beheer van de scriptbibliotheek
  • Bekijk alle scripts per categorie, tag, eigenaar of andere relevante informatie.
  • Verwijder ongebruikte scripts of groepeer vergelijkbare scripts om ze samen te voegen.
• Workflows gekoppeld aan beleid
  • Spoor automatiseringen op die aan monitoring- of notificatiebeleid hangen.
  • Controleer of de triggers nog geldig en niet overbodig zijn.
• Filteren van geplande taken
  • Filter geplande automatiseringen op laatste uitvoering of status om inactieve taken of reeksen met veel storingen op te sporen.
  • Controleer op overlap of taken die niet langer nodig zijn.
• Rapportage + QBR-sjablonen
  • Neem automatiseringscijfers op in QBR’s om de doorlopende inspanning en opschoning te laten zien, bijvoorbeeld “8 verouderde scripts dit kwartaal stopgezet”.

Deze video geeft een overzicht van hoe u een kwartaalreview van uw automatisering uitvoert om sprawl en stille storingen te voorkomen.

Beperk automation sprawl met een workflowreview per kwartaal

Ondanks al het gemak is automatisering niets om in te stellen en vervolgens te vergeten. U moet alles regelmatig doornemen om zeker te weten dat elke automatisering die in gebruik is waardevol en goed gedocumenteerd blijft en aansluit op de voortdurend veranderende workflowprocessen van uw team.

Voor uw review maakt u een inventarisatie van al uw automatiseringen, beoordeelt u ze met een gestandaardiseerd beoordelingsmodel en deelt u ze in een categorielijst in op basis van hoe u ze wilt gebruiken.

Ruim overbodige automatiseringen op en zorg dat de workflows die u behoudt goed gedocumenteerd zijn. Daarmee beschermt u ook uw uptime en benut u de tijd van uw automation engineer efficiënt.

Gerelateerde onderwerpen:

• Zo bouwt u in 4 stappen een IT-automatiseringsstrategie
• Complete gids: uitdagingen bij IT-automatisering overwinnen
• De sleutels tot een automatiseringsmindset
• IT-procesautomatisering: veelvoorkomende IT-taken om te automatiseren
• NinjaOne Insights: automatiseringsstrategieën waarmee uw IT-team floreert
• Zo documenteert u automatiseringsworkflows voor een vlotte overdracht en onderhoud op lange termijn (video)