IT-documentatie is voor MSP’s en IT-professionals een waardevol instrument om de informatie die zij nodig hebben om hun werk efficiënt te doen, vast te leggen, in te delen en op te slaan. Gebruikers kunnen met IT-documentatiesoftware een solide basis leggen van de organisatorische kennis die essentiële en toegankelijke informatie bevat voor een moderne, veilige IT-omgeving. IT-managers zijn door de veelzijdigheid van de software voortdurend op zoek naar mogelijkheden om deze in hun dagelijkse werk te gebruiken.
Wat is IT-documentatie?
IT-documentatie legt belangrijke informatie voor een IT-omgeving vast en slaat het op. De details in de IT-documentatie kunnen variëren van wachtwoorden en inloggegevens tot configuraties, standaardwerkwijze (SOP’s) en meer. Via software voor IT-documentatie kan IT-documentatie snel en efficiënt tot stand worden gebracht.
Waarom is IT-documentatie belangrijk?
Het belang van IT-documentatie kan moeilijk worden overschat, gezien de enorme hoeveelheid kennis die nodig is om toezicht te houden op IT-omgevingen. Elk detail, groot of klein, kan een grote invloed hebben op de werking van een netwerk. Zo kan een wachtwoord van een AD-account dat vergeten werd en niet is vastgelegd, leiden tot tijdverlies en een potentieel beveiligingslek, terwijl het probleem makkelijk kan worden opgelost als het wachtwoord beschikbaar zou zijn op een centrale en makkelijk toegankelijke locatie.
De vastgelegde informatie kan ook SOP’s (Standard Operating Procedure) van het bedrijf bevatten of relevante instructies voor de bediening van zowel afzonderlijke apparaten als volledige netwerken. Deze belangrijke informatie staat centraal in de verantwoordelijkheden van IT-dienstverleners. Degenen die gebruikmaken van IT-documentatie profiteren ook van het gebruik ervan vanwege de eenvoud en toegankelijkheid.
Soorten IT-documentatie
Als het op IT-documentatie aankomt, zijn er verschillende soorten informatie die IT-professionals willen documenteren en die bijdragen aan het succes van hun bedrijf. Deze informatie kan documentatie bevatten over apparatuur, omgevingen, processen, referenties en reactieplannen bij incidenten.
Documentatie van de apparaten
Door de details van een apparaat vast te leggen, kunnen technici snel de onderdelen van een apparaat bekijken. Deze gegevens omvatten doorgaans het externe IP-adres, het besturingssysteem en de software op het apparaat.
Documentatie van de omgevingen
Het kan een uitdaging zijn om toezicht te houden op verschillende IT-omgevingen en het is vaak ook moeilijk om te onthouden hoe verschillende apparaten op een bepaald netwerk met elkaar zijn verbonden. Documentatie van de omgevingen kan een referentie bevatten zoals netwerkkaarten, met informatie over de interactie tussen de verschillende apparaten en het onderlinge verband.
Documentatie van de processen
Procesdocumentatie is cruciaal voor de correcte en efficiënte uitvoering van de SOP’s. Voor elk doel of eindresultaat wordt aangegeven wie verantwoordelijk is, wat de stappen zijn om het voor elkaar te krijgen en wie het moet goedkeuren. Dit soort documentatie is ook nuttig bij het uitschrijven van de wijze waarop licenties moeten worden verkregen.
Documentatie van de inloggegevens
IT-documentatie kan ook worden gebruikt om beveiligde informatie op te slaan. Inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden, en ook MFA-informatie, zijn cruciaal voor de werking van IT-omgevingen. Het is dus belangrijk dat ze op een toegankelijke, maar veilige plaats bewaard worden. Met IT-documentatie hebben bedrijven een instrument in handen dat beide doet.
Documentatie over de reactie op incidenten
Cyberaanvallen zijn helaas onderdeel van de realiteit in de IT-sector. In de documentatie over de reactie op incidenten kunnen stappen worden vastgelegd om te bepalen hoe een inbreuk heeft plaatsgevonden, wat er bij de inbreuk is getroffen en hoe op een inbreuk moet worden gereageerd. IT-professionals zijn met een reactieplan voor incidenten beter voorbereid op de cyberaanvallen die er zeker zullen komen.
Sjablonen voor IT-documentatie
Dankzij de ontwikkeling van de sjablonen voor IT-documentatie hoeft u het wiel niet opnieuw uit te vinden. Sjablonen kunnen de documentatie efficiënter laten verlopen aan de hand van gestandaardiseerde en voorgedefinieerde tekstinvoervakken waarin u specifieke gegevens kunt invoeren. Met de sjablonen kunt u ook eenvoudig rapporten opstellen omdat ze herhaalbaar en efficiënt zijn. Technici hoeven niet langer extra tijd of moeite te besteden aan de bepaling van welke bijzonderheden moeten worden vastgelegd.
Er zijn verschillende sjablonen voor IT-documentatie beschikbaar zodat u de bedrijfsefficiëntie kunt verhogen. Hier vindt u voorbeelden van enkele IT-documentatiesjablonen met de IT-documentatietool van NinjaOne die nuttig kunnen zijn voor uw bedrijf:
Active Directory-sjabloon
Als u IT-omgevingen op locatie beheert, dan zijn Active Directory (AD)-servers een cruciaal onderdeel van de infrastructuur waarmee u regelmatig te maken hebt. Deze grote database beheert de identiteit en de toegang. Het is dus enorm belangrijk dat u over de juiste informatie beschikt om er toegang toe te krijgen. Met gedetailleerde AD-documentatie heeft u alles bij de hand als er een probleem is, als er wijzigingen moeten worden aangebracht of als u interactie moet hebben met die server.
Sjabloon voor de facturatie
Hoewel informatie over de facturatie meestal wordt beheerd met behulp van Professional Services Automation (PSA), kan de documentatie van facturatie-informatie van klanten in het RMM toch handig zijn voor technici. Aangezien technici de herstelwerkzaamheden uitvoeren, hoeven zij alleen toegang te hebben tot het RMM en niet de PSA. Als er zich toch een situatie zou voordoen waarin een technicus contact moet opnemen met de contactpersoon voor facturatie, Service Level Agreements (SLA) moet inkijken of moet weten welke specifieke diensten moeten worden verleend, kunt u die informatie vastleggen in een facturatiesectie voor een organisatie.
Sjabloon voor de belangrijkste contactpersoon
De documentatie van belangrijke contactpersonen is zeer handig bij het beheer van IT-omgevingen. Sjablonen voor belangrijke contactpersonen kunnen contactinformatie bevatten voor de mensen die verantwoordelijk zijn voor het goedkeuren van nieuwe werknemers, het toevoegen van nieuwe diensten of het aanschaffen van hardware of software. Als u toegang heeft tot deze belangrijke contacten, weet u tot wie u zich moet wenden voor de goedkeuring van bepaalde maatregelen.
De volledige lijst van documentatietemplates die beschikbaar zijn in de NinjaOne IT Documentatietool bevat:
- Active Directory documentatietemplate
- Toepassingsdocumentatietemplate
- Back-up documentatietemplate
- E-mail documentatietemplate
- Documentatietemplate voor bestandsdeling
- Documentatietemplate netwerk
- Documentatietemplate Internet/WAN
- LAN documentatietemplate
- Documentatietemplate voor wachtwoorden
- Documentatietemplate afdrukken
- Documentatietemplate toegang op afstand
- Documentatietemplate beveiliging
- Documentatietemplate leveranciers
- Documentatietemplate virtualisatie
- Documentatietemplate Voice/PBX
- Template voor draadloze documentatie
→ Toegang tot alle IT-documentatietemplates met een NinjaOne Proefversie
Tools voor IT-documentatie
IT-documentatie is uiteraard cruciaal, vooral in de wereld van IT-professionals en MSP’s, maar hoe documenteert u uw essentiële IT-informatie effectief? Er bestaan veel tools voor documentatie, maar ze werken niet allemaal even goed voor specifieke IT-documentatie. Hieronder leest u de verschillende niveaus van IT-documentatietools:
Geen documentatie
Het laagste niveau van IT-documentatie is geen documentatie. Dit betekent dat er geen tool of systeem is om belangrijke bedrijfsinformatie vast te leggen. Wanneer een IT-bedrijf bepaalde gegevens niet documenteert, loopt het het risico essentiële interne of klanteninformatie te verliezen. Ongestructureerde of ongedocumenteerde informatie kan helaas leiden tot inefficiënte bedrijfsvoering of zelfs tot klantenverlies.
Documenten en spreadsheets
Bedrijfsinformatie vastleggen in documenten en spreadsheets is het volgende niveau van IT-documentatie. Gelukkig wordt er op dit niveau wel informatie vastgelegd. Maar aparte documenten zijn moeilijk te delen doorheen het hele bedrijf. Dit verschilt niet veel van een situatie waarin werknemers gegevens op een papiertje schrijven zodat slechts weinig mensen er toegang toe hebben.
Interne wiki
De volgende tool voor IT-documentatie is een interne wiki. Dat is een plaats waar interne bedrijfsdocumenten kunnen worden opgeslagen, bekeken en bewerkt door werknemers van het bedrijf. Interne wiki’s zijn een uitstekende tool voor werknemers om samen informatie te zoeken, dossiers en inhoud bij te houden, en documentatie te verbeteren. Als het om IT-documentatie gaat, schiet de software voor interne wiki’s tekort omdat iedereen wijzigingen kan aanbrengen en de informatie niet vertrouwelijk kan worden gehouden.
Tool voor IT-documentatie
De beste documentatietool voor het vastleggen van IT-informatie is een tool die specifiek werd ontwikkeld voor IT-documentatie. Met IT-documentatietools kunt u makkelijk en eenvoudig belangrijke informatie van uw bedrijf vastleggen. NinjaOne documentatie is een IT-documentatietool die speciaal ontwikkeld is voor MSP’s en IT-professionals. IT-bedrijven hebben baat bij een kennisbank die is ontwerpen met tools voor IT-documentatie, omdat de makers van die tools weten welke informatie nodig is en hoe cruciaal het is om zowel vertrouwelijke informatie te bewaren als de bedrijfsefficiëntie te verhogen.
De voordelen van IT-documentatie
De voordelen van IT-documentatie wegen ruimschoots op tegen de kosten van de tijd die er vooraf aan moet worden besteed. Hieronder leest u enkele belangrijke voordelen van een gedetailleerde IT-documentatie:
Bescherming van belangrijke informatie
Met IT-documentatie houdt u beveiligde informatie, zoals inloggegevens om toegang te krijgen tot de apparaten, op een veilige en vertrouwelijke manier bij. Zo voorkomt u dat u belangrijke informatie op een papiertje of een plakbriefje moet noteren. Bovendien kunt u met IT-documentatie toegang verlenen aan werknemers die toegang nodig hebben tot bepaalde informatie en de toegang voor anderen beperken.
Gestroomlijnde processen voor in- en uitwerkingtreding
Als werknemers het bedrijf verlaten, gaan organisatorische kennis en IT-informatie verloren. Nieuwe werknemers moeten meer tijd besteden aan het leren van processen die gedocumenteerd hadden kunnen worden. Met IT-documentatie kan informatie worden vastgelegd en ingedeeld, zodat toekomstige werknemers een bron hebben om de nodige info te leren. Bovendien kunt u, wanneer werknemers vertrekken, hun toegang afsluiten zodat ze de informatie niet meer kunnen zien.
Efficiënt werken met minder fouten
Het vastleggen van alle noodzakelijke informatie over een IT-omgeving, naast beschrijvingen van methoden en processen, kan een centrale leidraad vormen voor IT-professionals. Ze kunnen er zo vaak als nodig is naar verwijzen om fouten of vergissingen te voorkomen en het werk efficiënter uit te voeren.
Standaardisering
Met IT-documentatie standaardiseert u uw IT-omgevingen omdat u ervoor zorgt dat belangrijke informatie van uw bedrijf wordt gedocumenteerd. Standaardisering in al uw omgevingen kan ook de bedrijfsvoering stroomlijnen, omdat u zo voor elk element in uw omgevingen dezelfde informatie vastlegt. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de software of de tools die u gebruikt makkelijk te gebruiken en intuïtief zijn, en gebundeld of geïntegreerd zijn in kritieke tools en processen, aangezien deze zaken standaardisering veel eenvoudiger zullen maken. IT-documentatie van NinjaOne is een uitstekend documentatietool met al deze functies.
Best practices voor IT-documentatie
Voordat u begint met het vastleggen van alle informatie over de apparaten in de omgeving waarop u toezicht houdt, adviseren wij u een aantal best practices voor IT-documentatie in overweging nemen. Maak als eerste stap een plan voor de documentatie. Plan welke informatie u zult documenteren en hoe u dat zult doen.
Zorg er ook voor dat documentatie een vast onderdeel van uw werkschema wordt. Hoe consequenter u dit soort informatie vastlegt, hoe sneller en makkelijker het zal gaan. Bekijk voor meer tips en best practices onze volledige lijst van best practices voor IT-documentatie.
Conclusie
Met behulp van IT-documentatie kunnen IT-professionals en MSP’s hun klanten betrouwbaardere diensten verlenen. Vooral met voorbeelden en sjablonen van IT-documentatie weten IT-dienstverleners welke details nuttig kunnen zijn om in hun documentatie op te nemen. Met deze tools verloopt ook het proces van het bijwerken van documentatie soepel. Het actueel houden van informatie en apparaten is noodzakelijk om technische IT-schuldenlast te voorkomen.
NinjaOne is een cloudgebaseerd platform dat is gebouwd met het oog op IT-management. Hun software biedt out of the box sjablonen die best practices bevatten voor veelvoorkomende gebruikscases of u krijgt de volledige flexibiliteit om de sjablonen te wijzigen en uw persoonlijke IT-documentatie te standaardiseren. Zij zorgen ook voor geautomatiseerde documentatie door informatie van een agent in te winnen. Ga vandaag nog naar NinjaOne en start uw gratis proefperiode.
