Belangrijkste punten
- Het gedeelde visiedocument moet uw MSP en uw klanten op één lijn brengen door gezamenlijke bedrijfsdoelen, belangrijke initiatieven, tijdlijnen en succescriteria vast te leggen.
- Zorg voor draagvlak bij zowel technische als bestuurlijke stakeholders door het document samen op te stellen. Zo verandert reactieve dienstverlening in een proactieve, strategische relatie.
- Neem dit op in het gedeelde visiedocument: managementsamenvatting, strategische doelen, belangrijke initiatieven, mijlpalen, succescriteria en rollen & verantwoordelijkheden
- Maak de visie operationeel door gedeelde doelen te koppelen aan projecten, tickets of automatiseringsworkflows in tools zoals NinjaOne, zodat de voortgang zichtbaar en meetbaar blijft.
- Standaardiseer templates om de onboarding te vereenvoudigen en consistentie te bewaren bij meerdere klanten, maar stem de details af op de volwassenheid en prioriteiten van elke organisatie.
- Evalueer elk kwartaal tijdens de QBR’s om resultaten te toetsen, doelen bij te stellen en de ROI aan te tonen met meetbare verbeteringen zoals uptime, kostenbesparingen of klanttevredenheid.
Wilt u de stap zetten voorbij transactionele dienstverlening tussen MSP’s en klanten, dan moet u aantonen dat u de langetermijndoelen van uw klanten begrijpt en ondersteunt. Een gedeeld visiedocument helpt vertrouwen en afstemming op te bouwen door gezamenlijk afgesproken prioriteiten, tijdlijnen en succescriteria vast te leggen.
Dit document formaliseert de samenwerking, de verantwoordelijkheden en de strategische richting. Het stemt verwachtingen op elkaar af, voorkomt discussies en bewijst dat u een betrouwbare IT-partner bent die uw klant helpt zijn bedrijfsdoelen te bereiken.
Waarom een gedeeld visiedocument zo belangrijk is
Om het belang van een vastgelegde gedeelde visie te begrijpen, moeten we eerst uitleggen wat een gedeeld visiedocument precies is.
Een gedeeld visiedocument is een compleet document met de belangrijkste gemeenschappelijke doelen van MSP’s en hun klanten. Dankzij dit document beschikken MSP’s over kwalitatieve en kwantitatieve criteria om in te spelen op de bedrijfs- en workflowbehoeften van een klant.
Daarnaast vormt dit document het tastbare bewijs dat uw MSP streeft naar een proactieve relatie met uw klanten: een relatie waarin u de langetermijndoelen van een bedrijf begrijpt en daarop aansluit met de diensten die u levert.
Zo stelt u samen met uw klant een document voor business-IT-afstemming op
📌 Vereisten:
- U moet een vaste klantrelatiemanager of accountmanager hebben die de gesprekken over het gedeelde visiedocument begeleidt.
- U moet een lijst hebben van de klanten die u als strategisch hebt aangemerkt (waardevol, langdurig partnerschap).
- U hebt toegang nodig tot de bedrijfsdoelstellingen, IT-roadmaps en servicehistorie van de klant.
- U hebt een documentatietool nodig (MS Word, Confluence, NinjaOne-documentatie, enz.).
Stap 1: bepaal het doel en de reikwijdte
Uw klant moet betrokken zijn bij het opstellen van het gedeelde visiedocument en het is belangrijk om duidelijke verwachtingen te scheppen. Het is geen technisch document met specifieke workflow-instructies en technische documentatie die uw klanten maar moeilijk kunnen volgen.
In plaats daarvan stelt u samen met uw klant een strategische roadmap op die hem helpt zijn bedrijfsdoelen te bereiken. En om efficiënt te blijven en geen loze beloften te doen, moet het gedeelde visiedocument een specifiek en realistisch tijdsbestek beslaan. Die tijdlijn verschilt uiteraard per situatie, afhankelijk van wat u en uw klant willen bereiken.
Bij samenwerking met klanten is communicatie cruciaal. Lees meer over hoe u de waarde van uw MSP overbrengt in onze blogpost hier.
Stap 2: structureer het gedeelde visiedocument
Het gedeelde visiedocument moet helder, beknopt en goed gestructureerd zijn, zodat alle stakeholders de inhoud moeiteloos begrijpen. Neem deze onderdelen op om alle informatie die u wilt overbrengen volledig samen te vatten:
- Managementsamenvatting – een gezamenlijke intentieverklaring van zowel de MSP als de klant.
- Strategische doelen – hierin staan de bedrijfs- en IT-prioriteiten van de klant.
- Belangrijke initiatieven – hierin beschrijft u de geplande diensten, upgrades of projecten die u binnen de afgesproken tijdlijn wilt opstarten.
- Mijlpalen en tijdlijnen – hierin legt u de kwartaal- of jaardoelen vast.
- Succescriteria – hierin definieert u Service Level Agreements (SLA’s), kostenbesparingen en compliance-resultaten.
- Rollen en verantwoordelijkheden – dit onderdeel maakt onderscheid tussen de verantwoordelijkheid van de MSP en die van de klant.
Stap 3: stimuleer de samenwerking
Samenwerking is essentieel bij het opstellen van een gedeeld visiedocument. Organiseer zodra u een concept hebt een gezamenlijke workshop met de directie van de klant en uw eigen technische leads. Daar nemen ze de inhoud van het concept door en geven ze aan wat ze gewijzigd of verbeterd willen zien.
Gebruik gestructureerde vragen zoals “Hoe ziet succes er over 12 maanden uit?” om de workshop productief te houden en de discussie bij het onderwerp te houden. Leg de uitkomsten van het gesprek meteen vast en verwerk de wijzigingen waar nodig in het gedeelde visiedocument.
Stap 4: maak het document operationeel
Bewaar het gedeelde visiedocument in een gedeelde opslagplaats. Zorg voor toegang volgens het least-privilege-principe en houd versiebeheer bij, zodat transparantie en verantwoording gewaarborgd blijven. Zo fungeert het document als leidraad voor zowel de klant als de MSP en kunt u het eenvoudig bekijken en bijwerken wanneer dat nodig is, zeker na uw kwartaaloverleggen.
U moet het gedeelde visiedocument ook toepassen in uw lopende workflows. U kunt de doelen uit het gedeelde visiedocument bijvoorbeeld koppelen aan tickets of projecten in uw service-desksystemen.
Stap 5: standaardiseer en hergebruik templates
Zodra u meer klanten gaat bedienen, is het belangrijk om een gestandaardiseerde template te hebben die u eenvoudig kunt oproepen en hergebruiken. Dat maakt het werk eenvoudiger en versnelt het proces.
Zorg voor herhaalbaarheid bij alle accounts die u beheert. Bundel de lessen die u bij elke klant opdoet centraal en werk de template regelmatig bij, zodat die blijft aansluiten op uw actuele behoeften en eisen.
Stap 6: verificatie
U moet er ook voor zorgen dat uw gedeelde visiedocument bruikbaar blijft. Kwartaalevaluaties met uw klant zijn daarbij een belangrijk onderdeel. Daar bespreekt u of u uw doelen haalt of dat er iets aangepast moet worden in uw workflowstrategie.
U moet meetbare verbeteringen kunnen laten zien (bijvoorbeeld klanttevredenheidscijfers) die gekoppeld zijn aan de initiatieven in uw gedeelde visiedocument. Zo kunt u aantonen hoe de uptime van uw dienstverlening is verbeterd of hoeveel geld u hebt bespaard sinds de start van het initiatief. U kunt ook uw retentie- en upsellcijfers doornemen om te zien of de klanttevredenheid in het algemeen is gestegen.
Extra aandachtspunten bij het opstellen van een klantroadmap
- Stem het document af op de volwassenheid en de branche van de klant.
- Zorg dat zowel bestuurlijke als technische stakeholders hun goedkeuring geven.
- Houd de visie levend en herzie die zodra prioriteiten verschuiven.
⚠️ Waar u op moet letten
| Risico’s | Mogelijke gevolgen | Hoe u ze aanpakt |
| Klant haakt af | Sommige details worden over het hoofd gezien en het gedeelde visiedocument sluit mogelijk niet aan op de doelen en behoeften van de klant. | Onderstreep de voordelen met snelle successen in een vroeg stadium. Zo zet u resultaten in de schijnwerpers en laat u uw klanten zien wat de strategie hun oplevert. |
| Te veel detail | De klant heeft mogelijk moeite om met de technische experts mee te praten en begrijpt niet goed wat er gebeurt. | Blijf strategisch, zodat u niet verzandt in technische details. Richt u op uw overkoepelende doelen. |
| Geen verantwoordelijkheid | Er ontbreekt transparantie en u verliest het overzicht over wie waarvoor verantwoordelijk is. | Wijs per mijlpaal een duidelijke eigenaar aan. Zo houdt u bij wie wat moet opleveren. |
NinjaOne-integraties voor het opstellen van een strategisch visiedocument
- Documentatie: bewaar gedeelde visiedocumenten in het documentatieplatform van NinjaOne.
- Automatisering en monitoring: koppel gedeelde initiatieven aan monitoringbeleid van NinjaOne (bijvoorbeeld patch compliance).
- Rapportage: gebruik de dashboards van NinjaOne om de voortgang op door de klant bepaalde cijfers te tonen.
- Hergebruik bij meerdere klanten: standaardiseer visietemplates voor alle tenants en werk zo efficiënter.
Formaliseer de samenwerking met uw klant met een gedeeld visiedocument
Een gedeeld visiedocument verandert de relatie tussen MSP en klant van reactieve dienstverlening in een proactief partnerschap. Door samen een roadmap met strategische doelen en initiatieven op te stellen, zorgt u voor afstemming, verantwoording en waarde op de lange termijn.
Gerelateerde onderwerpen:
- Strategische IT-planning begrijpen: overzicht met voorbeelden
- Wat is een IT-roadmap en hoe stelt u er een op?
- Zo activeert en beheert u niet-reagerende MSP-klanten
- Zo activeert en beheert u niet-reagerende MSP-klanten (video)
- Knowledge base voor klanten van MSP’s: zo bouwt, onderhoudt en schaalt u klantgerichte documenten
