Wanneer u met klanten afstemt over beleidswijzigingen met operationele gevolgen, beperkt u mogelijke problemen bij de uitrol. In deze gids bespreken we hoe u een beoordelingsproces voor klanten opzet dat de kloof tussen het opstellen en het uitrollen van beleid overbrugt.
Beleid samen met MSP-klanten beoordelen en bijwerken
Een effectief beoordelingsproces voor klanten bevordert samenwerking, transparantie en heldere communicatie. Als u het goed aanpakt, zijn er nauwelijks verrassingen, verwarring of pieken bij de helpdesk. In dit gedeelte vindt u tips om uw eigen beoordelingsproces op te zetten.
Vereisten
Zorg dat u het volgende beschikbaar heeft voordat u begint:
- Een gestandaardiseerde template om beleidswijzigingen samen te vatten
- Vastgestelde drempels (“wijzigingstriggers”) die een beoordeling door de klant vereisen
- Communicatieworkflows die zijn afgestemd op input en goedkeuring van de klant
- Herinneringsmechanismen en tools om de status van goedkeuringen te volgen
- Documentatie waarin feedback en goedkeuringen worden vastgelegd
Er is ook een videoversie van deze gids beschikbaar: Zo structureren MSP’s de beoordeling van beleidswijzigingen door klanten voor betrouwbare uitrol.
Stap 1: bepaal welke wijzigingen goedkeuring van de klant vereisen
Breng in kaart welke wijzigingen goedkeuring van de klant nodig hebben. Doorgaans moeten beleidswijzigingen die invloed hebben op de bedrijfsvoering met de klant worden gecommuniceerd. Denk aan beleid dat:
- Invloed heeft op de workflows van eindgebruikers (bijvoorbeeld nieuwe MFA-vereisten)
- Het gedrag of de bruikbaarheid van systemen verandert (bijvoorbeeld reboot-schema’s voor patches)
- Gevolgen heeft voor compliance of risico’s (bijvoorbeeld beleid voor schijfversleuteling)
Wanneer u weet welke wijzigingen goedkeuring van de klant vereisen, verbetert u uw communicatie met klanten doordat u overcommunicatie voorkomt.
Stap 2: stel een beleidssamenvatting op voor de klant
Geef uw klant een beknopt document met de belangrijkste punten. De documenten kunnen per klant en per MSP verschillen, maar zorg dat de volgende gegevens erin staan:
- Wat er verandert (bijvoorbeeld “Wachtwoordvervaltermijn teruggebracht naar 60 dagen”)
- Waarom het belangrijk is of waarom de wijziging wordt doorgevoerd (bijvoorbeeld een sterker beveiligingsbeleid)
- De impact op gebruikers (bijvoorbeeld vaker wachtwoorden resetten)
- Aanbevolen vervolgstappen (bijvoorbeeld interne communicatie)
- Een voorlopige planning (bijvoorbeeld “Geplande uitrol: 2025‑09‑15”)
💡 Tip: vat uw samenvatting samen op één pagina en gebruik waar mogelijk tabellen. Zo overlaadt u uw klanten niet met informatie en verloopt de communicatie efficiënter. Vergeet niet: visuele helderheid zorgt ervoor dat informatie sneller wordt begrepen.
Stap 3: organiseer en begeleid een beoordelingssessie met de klant
Bij de meeste IT-beleidsregels houdt beoordeling en ontwikkeling in dat u het beleid met uw klant bespreekt. Geef tijdens de beoordeling ruimte voor verduidelijkingen, vragen, inzichten en andere opmerkingen van uw klanten over de beleidswijzigingen. Dit is het moment om onduidelijkheid weg te nemen en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit.
💡 Tip: houd de beoordelingssessie in de vorm die het beste bij uw klant past, zodat de communicatie soepel verloopt. Enkele voorbeelden van opzetten voor een beoordelingssessie:
- Een korte videogesprek van ongeveer 15 minuten waarin u alles doorneemt
- Een gedeeld document waarin opmerkingen kunnen worden geplaatst
- Een samenvatting per e-mail waarop de klant inline feedback kan geven en goedkeuring kan terugsturen
⚠️ Belangrijk: tijdens de beoordelingssessie is het ook belangrijk dat de klant duidelijk bevestigt. Als uw klant akkoord gaat met de beleidswijziging, leg die bevestiging dan vast via e-mail, een ticketnotitie of een ondertekende verklaring.
Stap 4: bevestig de goedkeuring, informeer klanten en blijf ondersteuning bieden
Stuur uw klant na de beoordelingssessie een follow-up e-mail om de goedkeuring te bevestigen. Zodra de goedkeuring is bevestigd, plant u de uitrol van het beleid en informeert u de klant met een follow-up waarin de belangrijkste data en de beschikbaarheid van support staan.
💡 Tip: soms laat een reactie van de klant even op zich wachten. In plaats van af te wachten en de goedkeuring mogelijk te missen kunt u herinneringen automatiseren voor uzelf of voor de verantwoordelijke beheerder om de klant vriendelijk te herinneren.
Beste praktijk: leg uw beoordelings- en goedkeuringsproces vast
Met IT documentatie wordt alles vastgelegd, wat de verantwoordelijkheid van zowel MSP’s als klanten versterkt. Een beknopt overzicht in tabelvorm van uw proces voorkomt bovendien verwarring en blijft goed leesbaar.
Hier ziet u een voorbeeld van hoe u uw beoordelingsproces kunt vastleggen:
| Beleidswijziging | Samenvatting | Feedback van klant | Goedgekeurd op | Uitgerold op | Opmerkingen |
| MFA afdwingen | MFA inschakelen voor aanmeldingen | Goedgekeurd met opmerking over onboarding | 2025‑09‑01 | 2025‑09‑08 | Onboarding-gids moet worden bijgewerkt |
Zo ondersteunt NinjaOne uw beoordelingsproces voor klanten
NinjaOne helpt vooral bij het uitrolproces. De tool structureert uw communicatie met de klant niet, maar de functies helpen wel bij automatiseren en documentatie.
Enkele voorbeelden:
- Beleidssamenvattingen van klanten opslaan en koppelen aan servicetickets in NinjaOne.
- Tickets voor beleidswijzigingen labelen als “PendingReview” en de uitrol blokkeren tot de goedkeuring binnen is.
- Notificaties van NinjaOne gebruiken om zowel herinneringen als follow-ups na de uitrol in gang te zetten.
Beperk verwarring bij klanten tijdens beleidswijzigingen met een gestructureerd beoordelingsproces
Door een klantbeoordeling toe te voegen aan uw proces voor beleidswijzigingen, creëert u transparantie, vertrouwen en consistente dienstverlening. MSP’s versterken hun klantenservice en professionaliteit met gestroomlijnde goedkeuringsworkflows, beknopte samenvattingen en uitgebreide documentatie.
Gerelateerde onderwerpen:
