Fino a poco tempo fa, l’accesso ai dispositivi di lavoro era possibile solo in ufficio, il che significava che gli utenti finali dovevano recarsi in quella sede. La gestione degli utenti finali era più semplice perché i dispositivi erano contenuti in un’unica area. Oggi, la gestione degli utenti finali è diventata più complessa.
Le persone possiedono diversi dispositivi e ne utilizzano molti per lavorare da casa o mentre sono in viaggio.
Oggi, circa un lavoratore su cinque lavora da remoto e si stima che il 22% della forza lavoro continuerà a lavorare da remoto, a conferma della tendenza a lungo termine verso il lavoro flessibile. Con il lavoro da remoto che consente agli utenti di essere distribuiti sul territorio, la gestione degli utenti finali è ora una sfida molto più complessa.
Con la continua evoluzione della forza lavoro, la gestione degli utenti finali sta assumendo un’importanza sempre maggiore per qualsiasi organizzazione, in particolare per quelle che utilizzano regolarmente la tecnologia o che hanno intrapreso o completato una trasformazione digitale. La gestione moderna degli utenti finali si avvale ormai dell’automazione e delle analisi basate sull’intelligenza artificiale per individuare e risolvere i problemi in modo proattivo. In questo articolo ti mostreremo come una gestione efficace degli utenti finali consenta alle organizzazioni di disporre di ambienti IT produttivi e ben funzionanti.
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Che cos’è la gestione degli utenti finali?
La gestione degli utenti finali, o semplicemente gestione degli utenti, comprende le numerose strategie, pratiche e strumenti che le organizzazioni utilizzano per controllare le risorse organizzative e gli utenti. In sostanza, si tratta di poter gestire le risorse organizzative e controllare l’ambiente degli utenti finali che utilizzano queste risorse.
La gestione degli utenti finali consiste anche nel trovare un equilibrio tra sicurezza e produttività. Sebbene si possa essere tentati di mettere al sicuro i dati aziendali e di archiviarli in modo da non renderli vulnerabili, gli utenti finali hanno bisogno di accedere alle informazioni per svolgere efficacemente le proprie mansioni.
Gestione degli utenti e degli endpoint
La gestione degli utenti finali e degli endpoint comprendono procedure strutturate necessarie a garantire che, quando gli utenti finali trattano i dati e lavorano sui dispositivi aziendali, l’ambiente IT sia protetto, sicuro e funzioni senza intoppi. Per gestire gli endpoint, si ricorre a soluzioni come NinjaOne per monitorare lo stato di integrità dei dispositivi, automatizzare l’applicazione delle patch e degli aggiornamenti, applicare i criteri di sicurezza e gestire da remoto gli endpoint in ambienti distribuiti.
Sebbene le soluzioni di gestione degli endpoint siano di grande aiuto nella gestione degli utenti finali, esse possono anche fornire i dati fondamentali e la visibilità necessari per il monitoraggio degli utenti finali (EUM).
Che cos’è il monitoraggio degli utenti finali (EUM) e come migliora la gestione degli utenti?
Il monitoraggio dell’utente finale (EUM) consiste nell’osservazione dell’esperienza degli utenti con una determinata applicazione o un determinato sistema. Riguarda il percorso di un utente attraverso un sistema e monitora e annota tutto ciò che un utente può incontrare, come problemi e ostacoli che possono influire sulla sua esperienza. L’EUM si concentra sul modo in cui gli utenti vivono l’esperienza di un’applicazione o di un sistema dal loro punto di vista.
Componenti chiave del monitoraggio degli utenti finali
1. Monitoraggio delle prestazioni:
- Tempo di risposta: Misurazione della velocità con cui un’applicazione risponde a uno stimolo dell’utente.
- Tempi di caricamento: Misurazione del tempo impiegato da un sistema, ad esempio una pagina web, un’applicazione o un software, per caricare i propri contenuti.
- Utilizzo delle risorse: Monitoraggio dell’utilizzo di CPU, memoria e rete per garantire che i dispositivi degli utenti funzionino in modo ottimale.
2. Analisi del comportamento degli utenti:
- Modelli di utilizzo: Riguardano il modo in cui gli utenti interagiscono con un sistema o un’applicazione, quali funzioni utilizzano spesso e come le utilizzano.
- Percorsi di navigazione: Tracciamento della sequenza di azioni che gli utenti compiono all’interno di un’applicazione.
- Tracciamento degli errori: Si riferisce all’identificazione e all’analisi dei problemi degli utenti. Questi possono includere lag delle applicazioni, crash o rallentamenti.
3. Metriche di esperienza:
- Soddisfazione dell’utente: Il processo di ottenimento del feedback degli utenti in base alle loro esperienze di utilizzo di un’applicazione o di un sistema.
- Tassi di successo delle transazioni: Monitora il tasso di successo delle transazioni effettuate dagli utenti all’interno dell’applicazione o di un sistema.
4. Monitoraggio della sicurezza:
- Controllo degli accessi: Si tratta del processo di monitoraggio del livello di accesso degli utenti ai dati e alle applicazioni sensibili. Il controllo degli accessi garantisce la conformità ai criteri di sicurezza.
- Rilevamento delle anomalie: Identificazione di comportamenti insoliti degli utenti che possono indicare minacce alla sicurezza, come tentativi di accesso non autorizzato o violazioni dei dati.
Importanza e impatto del monitoraggio degli utenti finali
1. Esperienza utente migliorata:
Una parte significativa delle attività di monitoraggio degli utenti finali è incentrata sull’esperienza utente. Si parla di monitoraggio dell’esperienza dell’utente finale. Le organizzazioni hanno sempre dato priorità all’esperienza dell’utente quando monitorano il modo in cui gli utenti interagiscono con un’applicazione o un sistema. L’EUM migliora l’esperienza dell’utente finale individuando e risolvendo rapidamente i problemi che gli utenti potrebbero incontrare, garantendo così un’esperienza d’uso complessivamente migliore.
2. Aumento della produttività:
Quando un’applicazione funziona senza problemi, serve al suo scopo. EUM assicura che le applicazioni siano in condizioni ottimali, e che possano massimizzare la produttività degli utenti.
3. Approfondimenti basati sui dati e risoluzione proattiva:
Le informazioni dettagliate sul comportamento degli utenti e sulle prestazioni delle applicazioni aiutano le aziende a prendere decisioni informate su aggiornamenti, miglioramenti e nuove funzionalità. EUM consente inoltre ai team IT di identificare rapidamente i potenziali problemi prima che si presentino, riducendo l’impatto sugli utenti e prevenendo gravi tempi di inattività.
4. Maggiore sicurezza:
Le minacce alla sicurezza vengono prevenute attraverso un EUM coerente, garantendo la protezione delle informazioni sensibili di un’organizzazione.
Strumenti e tecniche per il monitoraggio degli utenti finali
Strumenti di monitoraggio delle prestazioni delle applicazioni (APM):
Sul mercato sono disponibili diversi strumenti per il monitoraggio degli utenti finali. Le soluzioni di gestione degli endpoint offrono strumenti per monitorare le prestazioni delle applicazioni dal punto di vista dell’utente finale.
Real User Monitoring (RUM):
Il Real User Monitoring, o RUM, si riferisce al monitoraggio dell’esperienza dell’utente attraverso la cattura dei dati delle sessioni effettive dell’utente. Questo fornisce informazioni sulle esperienze degli utenti in tempo reale e sui problemi di prestazioni.
Monitoraggio sintetico:
Il monitoraggio sintetico si riferisce al processo di simulazione dell’interazione dell’utente con l’applicazione o il sistema per identificare potenziali problemi o replicare quelli già riscontrati.
Analisi dei log:
Questo processo prevede l’analisi dei log dei dispositivi e delle applicazioni degli utenti per rilevare tendenze anomale, probabili errori, problemi di prestazioni o minacce alla sicurezza.
Registrazione della sessione utente:
La registrazione e la riproduzione delle sessioni utente possono essere utili per osservare come gli utenti interagiscono con le applicazioni e identificare le aree di miglioramento.
Impatto di una cattiva gestione degli utenti finali
La gestione degli utenti può determinare il successo dell’uso della tecnologia sul posto di lavoro. L’intera infrastruttura IT potrebbe essere perfetta, ma con una gestione inadeguata degli utenti, potrebbe facilmente diventare instabile o peggio.
Aumento del rischio di criminalità informatica
Gli utenti finali incauti che non sono gestiti o limitati in modo efficace all’interno della tecnologia organizzativa possono creare grossi problemi nell’azienda. Se un aggressore entra in possesso delle credenziali di un dipendente che ha accesso illimitato, la criminalità informatica diventa una minaccia e una preoccupazione immediata.
Bassa produttività
Una scadente gestione degli utenti si traduce anche in una minore efficienza e produttività organizzativa. Il tempo è denaro e più tempo viene utilizzato per cercare di gestire gli utenti finali, meno cose vengono fatte.
Frustrazione degli utenti finali
Quando gli utenti non sono gestiti in modo efficace, non è solo il funzionamento dell’ambiente IT nel suo complesso a risentirne, ma anche gli stessi utenti finali lavoreranno con maggiore frustrazione. È importante stabilire dei parametri e informare gli utenti su ciò che sono o non sono autorizzati a fare. Grazie a queste conoscenze, sarà molto più facile per gli utenti svolgere i propri compiti.
Conseguenze finanziarie
Una gestione e un’assistenza inadeguate agli utenti finali si traducono in un’esperienza negativa per gli utenti stessi e in una serie di problemi tecnici. Entrambi i risultati possono influenzare i profitti aziendali e avere effetti finanziari indesiderati.
I 4 motivi per cui è necessario gestire e assistere gli utenti finali
1. Per proteggere i dati organizzativi
Uno dei motivi principali per gestire e assistere gli utenti finali è la protezione dei dati dell’organizzazione. Si tratta di dati che riguardano l’intera azienda, fino alle informazioni personali di un dipendente. Azioni come la modifica delle autorizzazioni o delle restrizioni sui dispositivi degli utenti finali, o la formazione degli stessi utenti finali sulle regole dell’ambiente IT, ti aiutano a proteggere i dati e allo stesso tempo ad assistere meglio gli utenti finali.
2. Per risolvere rapidamente i ticket e quindi correggere i problemi
Il ticketing è un modo rapido per gli utenti finali di notificare un problema con un dispositivo nell’ambiente IT della tua azienda. La rapida risoluzione di questi ticket e la correzione dei problemi associati contribuiscono a un ambiente IT ben funzionante ed a utenti finali soddisfatti.
3. Per aumentare la produttività
La gestione degli utenti finali, se realizzata in modo efficiente, favorisce la produttività degli utenti finali. È importante mantenere gli utenti entro certi limiti nel tuo ambiente IT, ma assicurati che abbiano accesso a tutte le risorse di cui hanno bisogno e che capiscano quali azioni sono consentite all’interno dell’ambiente IT. Con gli strumenti e le conoscenze giuste, gli utenti finali possono ottenere di più in meno tempo.
4. Per creare un ambiente IT ottimale
Gli utenti finali sono le persone che gestiscono manualmente le macchine e i dispositivi che fanno parte della tua azienda. Una corretta gestione degli utenti finali consente di stabilire un livello di controllo sulla parte più imprevedibile di un ambiente IT. Inoltre, un impegno costante nell’assistere e supervisionare gli utenti finali può contribuire a creare il miglior ambiente tecnologico possibile per la tua organizzazione.
Best practice IT per gli utenti finali
Se le organizzazioni sono responsabili dell’esperienza degli utenti, anche gli utenti finali svolgono un ruolo significativo nel mantenere un ambiente digitale sicuro ed efficiente. Affidarsi esclusivamente agli strumenti di monitoraggio dell’infrastruttura IT potrebbe non essere sufficiente. Anche gli utenti finali dovrebbero contribuire a garantire un ecosistema integro seguendo queste best practice:
1. Gestione responsabile delle password
La gestione delle password è oggi diventata una pratica di sicurezza di base nel mondo digitale. Gli utenti finali devono essere più responsabili nelle attività che riguardano la gestione delle password. Tra queste misure figurano la creazione di password complesse, la loro sostituzione periodica, l’attivazione dell’autenticazione a più fattori (MFA) e l’utilizzo di uno strumento sicuro per la gestione delle password, oltre a molte altre.
2. Consapevolezza dei tentativi di phishing
Gli utenti finali devono anche essere consapevoli dei tentativi di phishing, prestando attenzione alle modalità di attacco dei malintenzionati. Distinguere le e-mail di phishing da quelle legittime e non cliccare sui link provenienti da fonti sospette sono alcune pratiche che gli utenti finali dovrebbero conoscere per evitare di cadere vittime di tentativi di phishing.
3. Segnalazione di attività sospette
Essere consapevoli dei possibili attacchi di phishing non è sufficiente. La segnalazione al team IT dovrebbe sempre far parte del processo. Ciò garantisce il rilevamento precoce di potenziali attacchi per prevenire le violazioni della sicurezza e ridurre al minimo i danni potenziali.
4. Mantenere i dispositivi aggiornati con le patch di sicurezza
Non ritardare gli aggiornamenti via patch che i team IT distribuiscono sui dispositivi. Mantieni il sistema operativo, le applicazioni e il firmware aggiornati con le ultime patch di sicurezza. Questi aggiornamenti risolvono le vulnerabilità e migliorano le prestazioni del sistema, a tutto vantaggio dell’utente finale.
5. Protezione del dispositivo e dei dati
L’utente finale è responsabile della protezione fisica del proprio dispositivo. Si tratta della pratica di impedire ad altri di accedere a un dispositivo. È inoltre importante astenersi dal fare “shadow IT” o dall’utilizzare un dispositivo non approvato o monitorato dall’organizzazione.
6. Abilitare l’autenticazione a più fattori (MFA) su tutti gli account di lavoro
Le sole password non sono più sufficienti a proteggere gli account aziendali. L’autenticazione a più fattori (MFA) richiede agli utenti di verificare la propria identità tramite un secondo metodo – come un’app di autenticazione, un codice SMS o una chiave hardware – prima di poter accedere a un sistema o a un’applicazione. Ciò significa che, anche se una password venisse compromessa, un malintenzionato non potrebbe accedere all’account senza il secondo fattore di autenticazione.
Come il software di gestione degli endpoint aiuta a gestire gli utenti finali
Gli endpoint possono essere la connessione tra l’azienda e gli utenti finali. Un’efficace gestione degli endpoint è di conseguenza un modo per gestire meglio gli utenti finali. Il software di gestione degli endpoint ti aiuta a risolvere questi problemi legati agli utenti finali della tua organizzazione:
Problemi o malfunzionamneti dei dispositivi degli utenti finali
Quando un endpoint funziona in modo inefficiente o smette di funzionare per un utente finale, può causare problemi di produttività e perdite di tempo. Con il software di gestione degli endpoint, è possibile monitorare gli endpoint e tenere traccia dell’integrità dei dispositivi per risolvere i problemi prima che diventino più gravi.
Troppo tempo dedicato alla risoluzione dei ticket
Cercare di risolvere i ticket degli utenti finali senza alcun contesto è una battaglia persa. Ottieni i dati dell’endpoint in tempo reale allegati a ciascun ticket, in modo da poter indagare su ciò che potrebbe essere andato storto sull’endpoint.
Processi di gestione manuale degli endpoint degli utenti
Invece di andare su ogni singolo dispositivo per aggiornare il software o gestire le configurazioni, il software di gestione degli endpoint può automatizzare queste attività. Puoi anche eseguire le attività di gestione degli endpoint degli utenti da remoto tramite il software RMM basato su agenti.
Sfrutta la visibilità dei tuoi utenti finali per migliorare l’efficienza.
Scopri le strategie per monitorare e supportare efficacemente gli utenti. Guarda il video su come migliorare la gestione degli utenti finali.
Utilizza il software di gestione degli endpoint di NinjaOne per gestire meglio gli utenti finali
La soluzione di gestione IT unificata di NinjaOne fornisce un software di gestione degli endpoint basato al 100% sul cloud, che semplifica la gestione degli utenti finali. È inoltre dotata di strumenti automatizzati, e offre una visibilità completa dell’ambiente IT. Inizia a migliorare la gestione degli utenti finali registrandoti oggi stesso per una prova gratuita.
