La création, l’organisation et la gestion de la documentation sont des tâches fastidieuses, mais c’est une fonction nécessaire pour tous les services d’une entreprise. L’étude de Statista sur la documentation numérique montre que tous les départements de l’entreprise utilisent des outils de documentation numérique : les ventes à 62 %, le marketing à 57 %, les finances à 53 %, l’informatique à 41 %, le juridique à 39 %, les opérations à 35 % et les ressources humaines à 28 %. Toute cette paperasse s’accumule, mais heureusement, les entreprises peuvent compter sur la documentation automatisée et ses avantages pour faciliter les processus.
Qu’est-ce que l’automatisation des documents ?
L’une des raisons pour lesquelles les entreprises évitent la documentation est qu’elle est vue comme une perte de temps et de ressources. Ce point est valable, surtout si les entreprises gèrent leurs besoins en documentation manuellement. Néanmoins, pour la plupart des entreprises et organisations, il est essentiel d’avoir une documentation adéquate afin de garantir leur réussite et une organisation optimale. Afin de rendre la documentation aussi rapide, facile et précise que possible, les entreprises recourent à l’automatisation des documents. « Plutôt que d’effectuer notre tâche habituelle de rédaction manuelle des dossiers, l’automatisation des documents utilise des champs intelligents pour générer des documents électroniques. Par exemple, lorsque nous faisons appel à un logiciel d’automatisation des documents pour créer des factures, celui-ci ajoute simplement des informations aux modèles déjà existants et les déploie aux adresses désignées », explique Inkit.
La nécessité d’une documentation automatisée
« Le temps que vous passez à chercher la bonne information est l’une des principales causes d’inefficacité. Un cadre moyen passe environ 2,5 heures par jour, soit 30 % de son temps, à rechercher des informations », affirme le guide de documentation d’ITGlue. Afin de rationaliser ce processus et d’économiser du temps et des efforts, les entreprises investissent dans la documentation automatisée. Grâce à la documentation automatisée, les équipes sont en mesure d’enregistrer et de trouver rapidement les informations recherchées sans perdre de temps.
5 industries qui bénéficient de la documentation automatisée
Bien que de nombreuses entreprises tirent profit de l’automatisation de la documentation, cinq secteurs en particulier ont le plus à gagner du passage à des processus de documentation automatisés.
L’informatique
Les équipes informatiques et les entreprises MSP s’appuient quotidiennement sur la documentation pour trouver des informations à propos des réseaux et des actifs informatiques. Sans documentation ni information sur les inventaires et les réseaux informatiques, les employés se retrouvent souvent désorientées et incapables de travailler ou de collaborer efficacement. Heureusement, il existe de nombreux outils de documentation sur l’inventaire réseau, ainsi que d’autres systèmes, et des modèles de documentation informatique que les entreprises utilisent pour automatiser les processus fastidieux de documentation. Les documents que les équipes informatiques automatisent souvent comprennent les documents d’Active Directory (AD), les documents de facturation, les formulaires de contact, etc.
La finance
Les entreprises du secteur financier traitent chaque jour des documents précieux et confidentiels. Il est donc impératif que leur documentation soit appropriée et complète. L’automatisation de la documentation aide non seulement les employés à gérer la documentation, mais elle garantit également que la qualité et l’exactitude des documents sont conformes aux normes.
Le juridique
Les documents juridiques sont complexes, mais grâce à la documentation et aux modèles automatisés, ils peuvent permettre d’économiser de nombreuses heures de temps et d’efforts. Parmi les exemples de documents longs et compliqués que les entreprise du secteur juridique automatisent souvent, se trouvent les accords de confidentialité, les contrats, les accords d’achat, etc.
La santé
Les professionnels de santé gardent de nombreuses données sur les patients, et ils doivent également préserver la confidentialité de ces données pour respecter l’HIPPA ou d’autres lois. Les systèmes de documentation automatisés permettent non seulement de sécuriser les données des patients, mais aussi de créer des modèles pour les documents souvent utilisés, tels que les dossiers des patients, les résultats des tests, les formulaires de consentement, etc.
Les gouvernements & services publics
Presque tous les services gouvernementaux traitent des informations classifiées à un moment ou à un autre. Les services gouvernementaux ont des normes particulières et des règles de confidentialité en matière de documentation. Pour s’assurer que les employés puissent traiter et de gérer rapidement la documentation tout en respectant les normes, les gouvernements automatisent leurs processus de documentation.
6 avantages clés de la documentation automatisée
1) Gagner du temps & ressources
Selon Teamogy, « un employé passe en moyenne 5 heures par semaine à rechercher des documents. Au niveau de l’entreprise, cela représente 20 heures par mois, pendant lesquelles l’employé perd du temps et de l’énergie et qui pourraient être mieux utilisés dans un travail plus efficace et de meilleure qualité. » Grâce à la documentation automatisée, les employés n’ont plus besoin d’effectuer autant de documentation manuelle, ce qui leur permet d’économiser du temps et des efforts.
2) Améliorer la qualité
« Un système documenté bien conçu présente de nombreux avantages : il garantit que les normes de qualité sont systématiquement respectées, minimise le risque d’erreur, réduit les temps d’arrêt en cas d’écarts grâce à la possibilité d’accéder rapidement aux données pertinentes et permet de surveiller facilement les processus de manière à analyser les résultats et à procéder aux ajustements appropriés », explique Real Regulatory du point de vue du système de gestion de la qualité (SGQ). Une documentation automatisée permet de réduire les erreurs humaines et de garantir que les informations sont exactes et complètes.
3) Simplifier la collaboration
Les avantages de la coopération entre équipes sur le lieu de travail sont nombreux ; grâce à la coopération, les équipes progressent dans de nombreux domaines clés, notamment la résolution de problèmes, l’adaptabilité, la participation, le partage des compétences, l’alignement des objectifs et l’engagement. La documentation automatisée simplifie le processus de collaboration, garantissant que tout le monde est sur la même longueur d’onde et a accès aux informations nécessaires lorsqu’il en a besoin.
4) Respecter les normes de conformité
De nombreuses entreprises qui gèrent de grandes quantités de documents doivent respecter des normes de conformité, comme les entreprises MSP, les cabinets d’avocats, les banques, les agences gouvernementales, etc. La documentation automatisée aide les entreprises à respecter les normes de conformité et permet également de recueillir des informations essentielles pour les audits futurs. « La tenue rigoureuse de registres est un aspect essentiel de tout programme de conformité. La documentation de conformité joue un rôle crucial pour garantir la conformité et fournir des justificatifs aux autorités compétentes », affirme ITGlue.
5) Améliorer le moral des employés
La documentation est fastidieuse, prend du temps et est souvent frustrante. Les employés sont confrontés à de nombreux défis en matière de génération de documents, mais avec la documentation automatisée, les entreprises peuvent réduire le besoin d’intervention manuelle, ce qui améliore le moral des employés et les soulage d’une partie de leur travail.
6) Aider à la prise de décision
Afin de prendre des décisions éclairées, les équipes ont besoin d’informations précises. En effet, l’un des meilleurs conseils pour prendre des décisions commerciales de qualité consiste à analyses les informations et les données. Grâce à la documentation automatisée, il est facile de trouver, d’accéder et d’organiser les informations dont vous avez besoin pour prendre les bonnes décisions pour votre entreprise.
Facteurs importants à prendre en compte avant de passer à la documentation automatisée
Il existe une multitude d’outils de documentation automatisée, et choisir le meilleur pour votre entreprise n’est pas une tâche facile. Avant de passer de la documentation manuelle à la documentation automatisée, vous devez prendre en compte quatre facteurs essentiels :
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Points de friction
Les points de friction sont les difficultés, les problèmes et les goulots d’étranglement que vous rencontrez dans vos processus de documentation actuels et que votre solution de documentation automatisée devra résoudre.
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Exigences de sécurité
Si vous traitez des documents confidentiels ou classifiés, vous aurez besoin d’un outil de documentation automatisé capable de répondre à vos exigences de sécurité.
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Intégration
L’outil de documentation automatisée que vous choisissez doit pouvoir s’intégrer aux autres systèmes et solutions logicielles que vous avez mis en place.
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Facilité d’utilisation
Les outils de documentation automatisée doivent être intuitifs et faciles à utiliser ou à gérer par les équipes.
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