Creare, organizzare e gestire la documentazione è un fastidio, ma è una funzione necessaria per ogni reparto di un’organizzazione. L’analisi della documentazione digitale di Statista mostra quanto ogni reparto aziendale utilizzi gli strumenti di documentazione digitale: le vendite sono al 62%, il marketing al 57%, la finanza al 53%, l’IT al 41%, l’ufficio legale al 39%, le operazioni al 35% e le risorse umane al 28%. Tutte queste pratiche si accumulano, ma per fortuna le aziende possono contare sulla documentazione automatizzata e sui suoi vantaggi per rendere i processi più semplici.
Che cos’è l’automazione dei documenti?
Uno dei motivi per cui le aziende evitano la documentazione è che ritengono che sia una perdita di tempo e di risorse. Questo punto è valido, soprattutto se le aziende gestiscono manualmente le loro esigenze di documentazione. Tuttavia, una documentazione accurata è essenziale per quasi tutte le aziende o organizzazioni per funzionare con successo e in modo organizzato. Per rendere la documentazione più rapida, semplice e accurata possibile, le organizzazioni si affidano all’automazione dei documenti. “Invece di svolgere le normali attività di routine di redazione manuale dei file, l’automazione dei documenti impegna i campi intelligenti nella generazione di documenti elettronici. Ad esempio, quando utilizziamo un software di automazione dei documenti per creare le fatture, questo aggiunge semplicemente le informazioni ai modelli già esistenti e le invia agli indirizzi designati”, spiega Inkit.
La necessità di una documentazione automatizzata
“Il tempo trascorso a cercare le informazioni giuste è una delle principali cause di inefficienza. Un lavoratore con conoscenza media trascorre circa 2,5 ore al giorno, ovvero il 30% del proprio tempo alla ricerca di informazioni”, afferma la guida alla documentazione di ITGlue. Per snellire questo processo e risparmiare tempo e impegno, le organizzazioni investono nella documentazione automatizzata. Con la documentazione automatizzata, i membri del team sono in grado di registrare e trovare rapidamente le informazioni necessarie senza perdere tempo.
5 settori che traggono vantaggio dalla documentazione automatizzata
Sebbene molte organizzazioni beneficiano dell’automazione della documentazione, ci sono cinque settori in particolare che hanno i maggiori vantaggi dal passaggio a processi di documentazione automatizzati.
Il settore IT
I team IT e gli MSP si affidano quotidianamente alla documentazione per reperire informazioni su reti e risorse IT. Senza documentazione e informazioni sugli inventari e sulle reti IT, i membri del team finiscono spesso per essere confusi e incapaci di lavorare o collaborare in modo efficace. Fortunatamente, esistono numerosi strumenti di documentazione dell’inventario di rete, insieme ad altri sistemi e modelli di documentazione IT che le organizzazioni utilizzano per automatizzare i tediosi processi di documentazione. I documenti che i team IT spesso automatizzano includono documenti della active directory (AD), documenti di fatturazione, moduli di contatto e altro ancora.
Finanza
Le organizzazioni del settore finanziario trattano giornalmente documenti preziosi e classificati, per cui è necessario che la loro documentazione sia accurata e completa. La documentazione automatizzata non solo aiuta i dipendenti a gestire la documentazione, ma anche garantisce che la qualità e l’accuratezza dei documenti siano all’altezza degli standard.
Il settore legale
I documenti legali sono complessi, ma con la documentazione e i modelli automatizzati si possono risparmiare molte ore di tempo e fatica. Alcuni esempi di documenti lunghi e complicati che le organizzazioni del settore legale spesso automatizzano sono gli NDA (Accordo di non divulgazione), contratti, accordi di acquisto e altro ancora.
Assistenza sanitaria
Gli operatori sanitari registrano grandi quantità di dati sui pazienti e devono mantenere la riservatezza di questi dati a causa delle leggi HIPAA e di altre leggi. I sistemi di documentazione automatizzati non solo aiutano a mantenere i dati dei pazienti al sicuro, ma creano anche modelli per i documenti che vengono utilizzati spesso, come le cartelle cliniche, i risultati degli esami, i moduli di consenso e altro ancora.
Governo e servizi pubblici
Quasi tutti i dipartimenti governativi gestiscono in un certo momento informazioni classificate. I dipartimenti governativi hanno standard specifici e regole di riservatezza quando si tratta di documentazione. Per garantire che i lavoratori siano in grado di elaborare e gestire rapidamente la documentazione rimanendo in linea con gli standard, i governi automatizzano i loro processi di documentazione.
6 vantaggi chiave della documentazione automatizzata
1) Risparmia tempo e risorse
Teamogy afferma che “In media, un dipendente trascorre 5 ore alla settimana alla ricerca di documenti. Dal punto di vista dell’azienda, si tratta di 20 ore al mese in cui il dipendente spreca tempo ed energia che sarebbe meglio utilizzare per un lavoro più efficiente e ottimo.” Con la documentazione automatizzata, i dipendenti non devono più occuparsi della documentazione manuale, risparmiando tempo e impegno.
2) Migliora la qualità
“Un sistema documentato ben progettato ha molti vantaggi: assicura che gli standard di qualità siano regolarmente rispettati, minimizza il potenziale di errore, riduce i tempi di inattività quando si verificano deviazioni grazie alla possibilità di accedere rapidamente ai dati pertinenti e consente un facile monitoraggio dei processi, in modo da analizzarne i risultati e apportare le opportune modifiche”, spiega Real Regulatory dal punto di vista del sistema di gestione della qualità (QMS). La documentazione automatizzata riduce l’errore umano per garantire che le informazioni siano accurate e complete.
3) Semplifica la collaborazione
I vantaggi della collaborazione tra i membri di un team sul posto di lavoro sono numerosi; con la collaborazione, i team migliorano in molte aree chiave, tra cui la risoluzione dei problemi, l’adattabilità, la partecipazione, la condivisione delle competenze, l’allineamento degli obiettivi e il coinvolgimento. La documentazione automatizzata semplifica il processo di collaborazione, garantendo che tutti siano sulla stessa pagina e abbiano accesso alle informazioni necessarie quando ne hanno bisogno.
4) Segui gli standard di conformità
Molte aziende che gestiscono grandi quantità di documentazione devono attenersi agli standard di conformità, come MSP, studi legali, banche, enti governativi e altro ancora. La documentazione automatizzata aiuta le organizzazioni a rispettare gli standard di conformità e a raccogliere informazioni essenziali per i futuri audit. “Il mantenimento di una documentazione adeguata è un aspetto critico di qualsiasi programma di conformità. La documentazione di conformità svolge un ruolo fondamentale nel garantire la conformità e nel fornire prove alle autorità competenti”, sostiene ITGlue.
5) Aumenta il morale dei dipendenti
La documentazione è noiosa, richiede tempo e spesso è frustrante. I dipendenti devono affrontare numerose sfide per generare dei documenti, ma con la documentazione automatizzata le organizzazioni possono ridurre la necessità di interventi manuali, aumentando così il morale dei dipendenti e togliendo loro parte del lavoro.
6) Aiuta i processi decisionali
Per prendere decisioni documentate, i membri del team hanno bisogno di informazioni precise. Infatti, uno dei principali consigli per prendere decisioni aziendali di qualità è la valutazione delle informazioni e dei dati. Con la documentazione automatizzata, è facile trovare, accedere e organizzare le informazioni necessarie per prendere le decisioni adatte per la vostra organizzazione o azienda.
Fattori essenziali da considerare prima di passare alla documentazione automatizzata
Esistono numerosi strumenti di documentazione automatizzata e scegliere il migliore per la tua azienda non è un compito facile. Prima di passare dalla documentazione manuale a quella automatizzata, ci sono quattro fattori essenziali da tenere in considerazione:
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Punti dolenti
I punti dolenti sono questioni, problemi e colli di bottiglia che si riscontrano nei processi di documentazione attuali e che la soluzione di documentazione automatizzata dovrà risolvere.
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Requisiti di sicurezza
Se gestisci documentazione riservata o classificata, avrai bisogno di uno strumento di documentazione automatizzato in grado di soddisfare i tuoi requisiti di sicurezza.
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Integrazione
Lo strumento di documentazione automatica scelto deve essere in grado di integrarsi con gli altri sistemi e soluzioni software esistenti.
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Facilità d’uso
Gli strumenti di documentazione automatica devono essere intuitivi e facili da usare o gestire per i membri del team.
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