Usar Dropbox para hacer copias de seguridad: lo que las empresas deben saber

Usar Dropbox como copia de seguridad - NinjaOne

Dropbox es uno de los nombres más antiguos en lo que respecta al almacenamiento de archivos en la nube, y la empresa se ha forjado una reputación como plataforma fiable para compartir archivos y colaborar. Últimamente, Dropbox ha dado un par de pasos de gigante y ha prometido funciones de copia de seguridad de datos junto con su característica de sincronización y compartición de archivos. 

Dropbox no es el único. La mayoría de las soluciones de almacenamiento en la nube parecen estar probando suerte con las copias de seguridad, si no en la práctica, al menos en la terminología. Y en cierto modo tiene sentido porque una herramienta como Dropbox toma los archivos de tu máquina y pone copias de ellos en la nube. Eso es un respaldo, ¿no? 

No del todo. Hay bastantes diferencias entre los archivos sincronizados en la nube y las copias de seguridad reales. Aunque es posible utilizar algo como Dropbox como una herramienta de copia de seguridad muy rudimentaria, debes saber cómo se gestionan tus datos y qué riesgos existen si quieres evitar cualquier error costoso.

En el siguiente artículo hablaremos de estas cuestiones. 

De qué va a tratar este artículo:

  • ¿Qué es Dropbox y cómo funciona?
  • ¿Cuál es la diferencia entre copia de seguridad y sincronización de archivos?
  • ¿Puedes utilizar Dropbox como solución de copia de seguridad?
  • Ventajas de elegir una solución de copia de seguridad & de recuperación de datos (BDR)
  • Cómo proporciona NinjaOne la protección de datos

¿Qué es Dropbox?

El almacenamiento en la nube existe desde hace mucho tiempo, pero Dropbox fue una parte fundamental para hacer de la nube y el intercambio de archivos términos comunes. Incluso con todos los recién llegados al área -Box, MS One Drive, etc.- Dropbox ha mantenido un crecimiento constante superando ampliamente los 700 millones de usuarios en 2022.

¿Y para qué usan todas esas personas Dropbox? La función principal de Dropbox es la fácil sincronización de archivos entre dispositivos y la nube. Los usuarios suben archivos a Dropbox para poder acceder a ellos desde cualquier lugar o dispositivo, y también para compartirlos con los colaboradores

Copia de seguridad de archivos vs. sincronización de datos

El uso compartido de archivos y el acceso entre dispositivos son grandes características de productividad, pero las copias de seguridad deben preocuparse más por la seguridad y la protección. El propósito de un sistema de copia de seguridad y recuperación de datos es saber con una buena cantidad de certeza que si algo malo sucede, usted todavía será capaz de recuperar, restaurar o acceder a los datos que necesita. 

Exploremos esto un poco más:

¿Qué es una copia de seguridad de datos?

La copia de seguridad es el proceso de copiar archivos de una ubicación a otra con el fin de mantener los datos a salvo. En los primeros tiempos de la informática, eso solía significar trasladar los datos del disco duro a unidades de cinta o disquetes extraíbles. Luego, esas copias impresas se guardarían fuera de las instalaciones en un lugar seguro. Aunque la tecnología ha cambiado mucho, la idea sigue siendo la misma. Las copias de seguridad crean múltiples copias seguras de los datos, de modo que si se daña una instancia, se pueden recuperar las demás. Un sistema de BDR permite a los equipos de TI realizar rápidamente restauraciones a partir de unidades físicas, medios de almacenamiento duro o una ubicación remota. 

¿Qué es la sincronización de datos?

Sync se refiere a la sincronización, el proceso de copiar datos de un dispositivo a otros destinos y luego mantener los cambios futuros del archivo de origen actualizados en todas las copias. La sincronización es más bien una herramienta de productividad, y tiende a centrarse en el intercambio de archivos y en mantener las versiones de los mismos actualizadas. 

Copia de seguridad vs. sincronización en un sentido práctico

En primer lugar, es fundamental recordar que los sistemas de almacenamiento en la nube y de intercambio de archivos no se diseñaron inicialmente para ser soluciones de copia de seguridad. Su flujo de trabajo, su uso previsto y sus configuraciones son totalmente diferentes. Sabiendo esto, es fácil ver por qué los planes de copia de seguridad limitados de empresas como Dropbox suelen quedarse cortos en una comparación de manzanas.

Y no estamos hablando sólo de diferencias menores, sino que hay muchas diferencias de diseño clave entre la sincronización y la copia de seguridad que, en última instancia, podrían conducir a la pérdida de archivos.

La primera tiene que ver con la forma en que estos dos tipos de herramientas manejan la eliminación de archivos. Las copias de seguridad sirven para mantener una copia de los datos en caso de que se borren o se corrompan en el origen. Con una solución de intercambio de archivos sincronizados, los archivos de origen eliminados también se eliminan en el almacenamiento de destino, ya que la sincronización intenta constantemente que el almacenamiento externo duplique el disco duro local. Esto es exactamente lo contrario de cómo debería funcionar una solución de copia de seguridad. 

Y esto no sólo se aplica a las eliminaciones. Si alguien cambia un archivo localmente, o si está corrupto o encriptado por un malware, esos cambios tan perjudiciales también se copiarán en la versión sincronizada con la nube. Una vez más, este es el comportamiento completamente opuesto de una verdadera solución de copia de seguridad que prioriza la integridad de los datos respaldados, generalmente en múltiples guardados. 

La última consideración es el tipo y el tamaño de los archivos de los que hay que hacer una copia de seguridad. Los archivos que más se sincronizan son las imágenes de trabajo, los vídeos y los documentos internos, como los contratos. Con una herramienta como Dropbox, el usuario suele recibir una carpeta de Dropbox y se le dice que ponga todo lo valioso en ella. 

Eso deja mucho margen de error a muchos individuos dentro de la empresa. 

Una copia de seguridad creada a propósito es mucho más configurable y puede configurarse para que haga una copia de seguridad automática de determinadas carpetas, servidores o unidades. Se pueden realizar copias de seguridad completas que incluyan todo lo que hay en la unidad de origen, incluido el software y el sistema operativo. Esto permite al usuario restaurar un clon completo de su entorno en el momento en que se hizo la copia de seguridad, de modo que se pone en marcha rápidamente aunque su sistema operativo haya sufrido un ataque crítico.

¿Puede una empresa utilizar Dropbox como solución de copia de seguridad?

No es por ponerle una pega, pero el mayor problema de utilizar una solución de almacenamiento de archivos en la nube como Dropbox o Google Drive como solución de copia de seguridad es que estánno destinadas a servir como soluciones de copia de seguridad. En algunos casos, se están añadiendo poco a poco funciones para imitar mejor una solución de copia de seguridad real, pero todavía hay numerosos servicios que utilizan el término «copia de seguridad» en su publicidad sin cumplir los criterios que hemos comentado anteriormente

Aunque estas herramientas en la nube pueden almacenar archivos y sincronizarlos entre diferentes dispositivos, la propia base de cómo está diseñada la sincronización la convierte en una mala opción para hacer y mantener copias de seguridad.

Tomemos como ejemplo las limitaciones de Dropbox en cuanto a la eliminación de archivos. Los archivos eliminados se conservan durante 120 días con una cuenta empresarial de Dropbox y sólo 30 días con una cuenta personal. En el momento de escribir este artículo, estos tiempos de retención no pueden ser ampliados. 

El problema de estos tiempos de retención espantosamente cortos es que no hay copias de seguridad para sus copias de seguridad. El borrado accidental conducirá a una pérdida permanente muy rápidamente, y estos son los tipos de baches que estás tratando de evitar al comprar BDR en primer lugar. 

Otra consideración es que Dropbox no puede hacer una copia de seguridad de los archivos del sistema, las bases de datos y otros archivos del servidor que son necesarios para restaurar completamente una estación de trabajo o un servidor. Cuando los profesionales de TI hablan de utilizar las copias de seguridad para salvar a alguien de una catástrofe total, se refieren a estas restauraciones completas el 99% de las veces. Es difícil salvar a una empresa que está siendo asolada por un ransomware si sólo se hacen copias de seguridad de sus imágenes y documentos de Word. 

Lo que nos lleva a otra reflexión importante: Dropbox no admite copias de seguridad de tu correo electrónico.

Este es otro factor importante en el que hay que pensar si te preocupa en absoluto la recuperación de desastres o evitar grandes crisis informáticas. Cuando todo el servidor de correo electrónico se duplica y se guarda en una copia de seguridad segura, se puede volver a poner en marcha después de un desastre y hacer que su operación funcione casi como si no hubiera pasado nada malo. 

De eso es delo que hablamos cuando nos referimos a «hacer una copia de seguridad» en el sentido de simplemente tener dos copias de algo en algún lugar, y «hacer una copia de seguridad«, el verdadero significado de la palabra que mantiene tus datos y tu funcionamiento seguros. 

Así que, aunque Dropbox puede funcionar bien para compartir un poco de archivos, no ofrece una solución de copia de seguridad con la complejidad que incluso las pequeñas empresas necesitan. 

Repasemos rápidamente los puntos de fallo más probables cuando se utiliza algo como Dropbox como solución de copia de seguridad de facto:

Por qué Dropbox no es una solución completa

  • El ransomware encripta todo el sistema, por lo que los archivos fuera de la carpeta de Dropbox serán completamente vulnerables. Aunque en muchos casos eso no importará mucho porque los archivos encriptados comprometidos) se sincronizarán con Dropbox de todos modos, haciendo inútiles las versiones respaldadas.
  • No hay solución para la recuperación de desastres. Si su hardware es destruido, robado o simplemente deja de funcionar un día, todo lo que hay en la(s) máquina(s) afectada(s) podría perderse. Esto incluye el software, las configuraciones, los archivos de trabajo en curso y mucho más. Lo único que se habrá sincronizado son los archivos añadidos manualmente a la carpeta de Dropbox. Lo que nos lleva a la otra cuestión principal..
  • ¿Cuántos archivos importantes crees que tienes en tus dispositivos que no lo son en la carpeta de Dropbox? No debería tener que pensar en elegir a dedo qué datos son importantes y de cuáles puede prescindir. Las verdaderas soluciones de copia de seguridad le quitan esa carga al hacer copias de seguridad de sistemas enteros, no sólo de carpetas individuales. 

¿Por qué utilizar una solución de copia de seguridad dedicada?

Protección contra el borrado de archivos

Las verdaderas soluciones de copia de seguridad manejan la eliminación de archivos de manera muy diferente a la de una herramienta de intercambio de archivos. Una solución de copia de seguridad está diseñada para guardar copias de cada iteración de un archivo. Si se elimina el archivo de origen, las copias de seguridad permanecen tal y como se desea. La forma de gestionar esto suele ser configurable en los diferentes tipos de herramientas de copia de seguridad de

A salvo de la codificación y la corrupción 

Los cambios en tu ordenador se sincronizan inmediatamente con Dropbox a través de una conexión a Internet disponible. Esta sobreescritura indiscriminada es estupenda para mantener los documentos actualizados, pero terrible para las copias de seguridad. Como la sincronización no puede diferenciar entre un cambio «bueno» y uno «malo», cualquier archivo que se corrompa, borre, comprometa o encripte tendrá esas mismas modificaciones empujadas a la versión en la nube.

Restauración a granel

Los servicios de copia de seguridad están diseñados específicamente para proporcionar el medio más rápido y sencillo de volver a poner en marcha los sistemas y las operaciones. La posibilidad de restaurar archivos individuales es trivial comparada con la facilidad de hacer retrocesos masivos de grandes cantidades de datos. Las copias de seguridad de imágenes permiten incluso la restauración rápida de sistemas enteros, lo que mencionamos que a menudo es exactamente lo que se necesita para recuperarse de un problema importante. 

Compresión de archivos

Los desarrolladores de soluciones de copia de seguridad son conscientes de uno de los mayores retos de los protocolos de copia de seguridad adecuados: realmente puede comerse el espacio de almacenamiento. Realizar copias de seguridad periódicas de numerosos puestos de trabajo y servidores puede resultar muy costoso. Afortunadamente, la mayoría de las soluciones de copia de seguridad de datos abordan este problema comprimiendo los archivos para maximizar el uso del almacenamiento. Se trata de un verdadero triunfo que minimiza los compromisos basados en los costes. 

NinjaOne proporciona una verdadera copia de seguridad y recuperación de datos 

Ninja Data Protection se ha creado para ayudarle a proporcionar protección de datos adicional para todo el espectro de necesidades empresariales. Como solución de BDR duradera y la mejor de su clase, puede confiar en NDP sin preocuparse por las limitaciones de una solución provisional como OneDrive o Dropbox. Nuestro servicio está disponible con soluciones flexibles que satisfacen siempre sus objetivos de protección de datos, costes y RTO.

  • Copia de seguridad de imagen completa
  • Copia de seguridad de documentos, archivos y carpetas
  • Opciones de almacenamiento en la nube, local e híbrido
  • Restauración de archivos rápida y sencilla
  • Autoservicio de restauración de archivos para usuarios finales
  • Restauración «bare metal»
  • Integrado perfectamente en NinjaOne y totalmente gestionado a través del panel RMM

Conclusión

Dropbox simplemente no puede proteger a los usuarios de la pérdida de datos debida a errores humanos, intenciones maliciosas, interrupciones, errores de sincronización, hackers o ransomware. Teniendo en cuenta que las soluciones de copia de seguridad se ponen en marcha para evitar exactamente este tipo de problemas, es muy difícil construir un caso para el uso de Dropbox en lugar de una herramienta de BDR construida a propósito. 

Dropbox es una potente solución para compartir archivos, pero expone a los usuarios a la pérdida de datos críticos para la empresa sin ninguna posibilidad de recuperación. Aunque tus datos estén alojados en Dropbox si eres usuario, sigue siendo tu responsabilidad mantener el control y la protección de los datos de tu empresa, ya que se dejan muchos cabos sueltos. 

Cuando llegue el momento de proteger sus datos importantes, elija una herramienta hecha para el trabajo. Las soluciones de copia de seguridad y recuperación de NinjaOne, de eficacia probada, no sólo son fiables, sino también fáciles de configurar y de utilizar. 

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Próximos pasos

Para los MSP, la elección del RMM es fundamental para el éxito de la empresa. La principal promesa de un RMM es ofrecer automatización, eficiencia y escalabilidad para que el MSP pueda crecer de forma rentable. NinjaOne ha sido clasificado como el RMM n.º 1 durante más de 3 años consecutivos debido a su capacidad para ofrecer una plataforma rápida, fácil de usar y potente para MSP de todos los tamaños.

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