Guía de precios de copias de seguridad para pequeñas empresas y startups

Las empresas actuales trabajan con equipos remotos y distribuidos que combinan teléfonos, tablets, portátiles y estaciones de trabajo, tanto corporativos como personales. Sin copias de seguridad, cuando un dispositivo se pierde, es robado, se rompe o sufre un incidente de ciberseguridad, los datos valiosos desaparecen sin posibilidad de recuperarlos. El resultado son costes de remediación, horas perdidas en rehacer trabajo y la posible pérdida de información que ya no se puede reconstruir.

Por eso, contar con copias de seguridad asequibles es una necesidad para cualquier pequeña empresa. Las copias de endpoints y dispositivos móviles deben ser cómodas, fiables y, sobre todo, asumibles para tu presupuesto. En este artículo repasamos los precios de las copias de seguridad para pequeñas empresas y cómo valorar la protección real que cada producto aporta a tu negocio.

Por qué a las pymes y startups les cuesta tanto valorar el precio de una copia de seguridad

Cada producto de copia de seguridad está pensado para casos de uso distintos, con funciones que no todo el mundo necesita. Las estrategias también influyen en el coste: depende de cuántos datos tengas, cuántos dispositivos, con qué frecuencia cambian esos datos y qué objetivos de RTO y RPO te marques.

Los datos críticos del negocio ya no viven solo en servidores de archivos centralizados y servicios de sincronización como OneDrive. Aunque los datos esenciales deberían consolidarse y protegerse siguiendo un plan de copia de seguridad 3-2-1, siempre habrá información en los dispositivos de los usuarios que también conviene respaldar: para capturar datos de producción y para garantizar una recuperación rápida y una vuelta inmediata a la productividad.

Con tantas variables en juego, comparar precios de forma directa resulta complicado. Los equipos técnicos deben trabajar con las partes implicadas para definir un plan de copia de seguridad que cumpla sus requisitos y proteja los datos con la frecuencia adecuada y, después, elegir una solución compatible y conforme a la normativa que lo haga posible.

Cómo se estructuran los precios de las copias de seguridad

La solución que elijas debe encajar con tus objetivos a largo plazo y con tu presupuesto. Una solución demasiado cara o que no escale de forma previsible puede volverse insostenible y dejar huecos de cobertura. Y cambiar de solución más adelante genera interrupciones y sistemas descoordinados que dificultan la recuperación.

Hay varios modelos habituales de precios que conviene conocer.

Precio por usuario

El precio por usuario es una suscripción sencilla que cubre varios dispositivos por empleado. Simplifica la facturación, aunque suele haber un límite de almacenamiento por usuario que puede resultar restrictivo si cada persona tiene más de unos pocos dispositivos que proteger.

Precio por dispositivo

Las suscripciones por dispositivo se cobran por cada teléfono, tablet, portátil, ordenador de escritorio u otro equipo. Es un modelo previsible para equipos pequeños y, como el límite de almacenamiento es por dispositivo, escala bien.

Aun así, tendrás que valorar qué dispositivos necesitan copia de seguridad. El precio por dispositivo puede parecerse al precio por usuario, pero escala de otra manera: cuando cada usuario acumula más dispositivos, cubrirlos todos puede dejar de ser rentable.

Precio por almacenamiento

Este modelo ignora el número de dispositivos y factura únicamente en función del espacio que ocupan tus copias en el servicio de copia de seguridad. Se mide por gigabyte o por terabyte.

Algunas soluciones cobran una cuota más baja por usuario o por dispositivo con una cantidad de almacenamiento incluida y facturan aparte lo que exceda ese límite. Otras hacen lo mismo, pero te permiten aportar tu propio almacenamiento conectando tus servidores o soluciones en el cloud como el almacenamiento de objetos.

Qué influye en el coste de las copias de seguridad en equipos pequeños

Toda empresa busca crecer, y eso condiciona la elección de una solución de copia de seguridad en dos aspectos importantes.

• El crecimiento se frena si la pérdida de datos provoca interrupciones operativas, financieras, de cumplimiento o legales en tu negocio.
• A medida que la empresa crece, tus necesidades de copia de seguridad cambian, así que necesitas flexibilidad y escalabilidad.

Para cubrir ambos frentes, tienes que concretar estos requisitos:

• Número de dispositivos y usuarios: más endpoints encarecen el coste total.
• Volumen de datos: conjuntos de datos más grandes elevan el coste de almacenamiento.
• Frecuencia de las copias: las copias más frecuentes consumen más recursos.
• Políticas de retención: cuanto más tiempo conserves los datos, más almacenamiento necesitarás.
• Funciones de seguridad: las funciones avanzadas, como el cifrado, la protección frente a ransomware (inmutabilidad) y la monitorización, pueden encarecer el precio.

Para que la copia de seguridad resulte rentable, primero tienes que saber qué estás protegiendo.

Cómo planificar el presupuesto de las copias de seguridad

Aunque los factores que influyen en el coste son muy variados, la mayoría de los equipos pequeños sigue estrategias parecidas al elegir un producto de copia de seguridad. Cada una tiene sus ventajas y sus inconvenientes:

• Empezar con copias básicas de nivel inicial: barato al principio, pero rígido y limitado en funciones a largo plazo. Puede que más adelante tengas que cambiar de plataforma.
• Herramientas intermedias para pequeñas empresas: las herramientas de copia de seguridad en el cloud con funciones completas, precios escalables, automatización y monitorización dan lugar a copias más fiables. Adoptarlas pronto supone un coste inicial mayor, pero ofrece mejor protección y ventajas a largo plazo.
• Plataformas avanzadas: las herramientas de nivel empresarial incluyen medidas avanzadas de seguridad y cumplimiento, pero pueden resultar excesivas para una pequeña empresa, salvo que tengas requisitos de cumplimiento concretos que las herramientas orientadas a pymes no cubran.

Una vez elegida la herramienta adecuada, puedes establecer tu presupuesto de copias de seguridad así:

• Estima tu crecimiento: prevé el aumento del volumen de datos para no infravalorar los costes futuros.
• Elige planes escalables: opta por soluciones que crezcan con tus necesidades y evita los límites fijos que luego obligan a migrar.
• Revisa con regularidad: ajusta tu estrategia de copia de seguridad y tus planes según cambien los datos y el uso, para evitar facturas inesperadamente altas.

Coste de las copias frente al riesgo de perder datos: qué debes tener en cuenta

El coste del tiempo de inactividad y del tiempo y esfuerzo que exige recuperarse, junto con el impacto de la pérdida de datos en la continuidad del negocio, convierten las copias de seguridad en algo imprescindible: un coste más de la actividad actual que ninguna organización puede permitirse ignorar. Dicho esto, no todas las empresas disponen de recursos para una cobertura completa y continua que aproveche todas las funciones avanzadas disponibles. Tendrás que equilibrar el riesgo de perder determinados conjuntos de datos con lo que cuesta protegerlos.

Incluso las copias de seguridad de bajo coste evitan interrupciones muy caras, y existen otras tácticas para rebajar el gasto: clasificar los datos y dejar fuera de las copias la información efímera, irrelevante o fácil de reconstruir, además de consolidar los datos en menos dispositivos.

Qué debe cubrir tu plan de copia de seguridad

Tu plan debe contemplar las copias de los dispositivos de los usuarios, de los servidores y de los recursos en el cloud, y abordar los costes desde una perspectiva global. Para las pequeñas empresas que no tienen infraestructura centralizada propia, suele bastar con la copia de los dispositivos junto con la copia de seguridad de las plataformas SaaS que utilizas. En las medianas y grandes empresas, la copia de seguridad de servidores y su monitorización resultan críticas, con copias externas y copias automatizadas en el cloud.

Sin supervisión ni responsables, las copias de los dispositivos no sirven de nada

Para los proveedores de servicios gestionados (MSP) que protegen los datos de varias empresas, la supervisión de las copias de seguridad es clave. Sin ella, los dispositivos pueden quedar desincronizados y datos críticos pasar desapercibidos y perderse en un incidente. Unificar tu conjunto de herramientas de TI ayuda a cerrar esos huecos. NinjaOne reúne la copia de seguridad en el cloud para endpoints y servidores, la gestión de dispositivos móviles (MDM), la monitorización y gestión remota (RMM), el servicio de soporte y las herramientas de seguridad de endpoints, para que puedas adoptar medidas proactivas de protección de datos y contar con copias fiables y actualizadas si algo sale mal.

NinjaOne también resulta útil para pequeñas empresas y startups que trabajan cada vez más con equipos remotos y modelos BYOD apoyados en plataformas SaaS como Microsoft 365 y Google Workspace. El conjunto de herramientas de TI de NinjaOne es gestionado, con un proceso de incorporación ágil que te permite inscribir dispositivos y empezar a hacer copias de seguridad rápidamente: teléfonos y tablets Apple y Android, portátiles y estaciones de trabajo Windows y macOS, servidores y archivos almacenados en Google Drive y OneDrive.

Los precios son previsibles, con suscripciones mensuales por dispositivo para cada función, así que escalan al ritmo de tu pequeña empresa y de sus necesidades cambiantes.