SharePoint es un software de gestión de proyectos incluido en Microsoft 365 que facilita la colaboración de equipos híbridos y remotos, además de la gestión de flujos de trabajo. Con el tiempo, SharePoint se ha convertido en una herramienta imprescindible para muchos equipos de TI, porque mejora la productividad y protege los datos sensibles.
Precisamente la necesidad de restringir el acceso a datos sensibles es una de las razones principales por las que SharePoint ofrece permisos de grupo tan completos, con accesos distintos para cada grupo. Así, cada miembro del equipo accede solo a la información que le corresponde y colabora según su nivel de permisos.
Hemos escrito este manual pensando en los profesionales de TI, como guía práctica sobre los permisos de grupo de SharePoint. Si eres administrador o responsable de equipo, aquí aprenderás a configurarlos, gestionarlos y aplicar las mejores prácticas.
📌Puedes seguir leyendo este artículo o ver nuestro vídeo Permisos de grupo de SharePoint: guía para administradores y mejores prácticas si prefieres una versión visual.
¿Qué son los grupos de permisos en SharePoint?
Los grupos de permisos de SharePoint son los distintos grupos de usuarios que se gestionan en SharePoint con niveles de permiso diferentes para colaborar y consultar información dentro del flujo de trabajo de una organización. Existen varias listas de permisos de grupo de SharePoint, cada una con su nivel concreto, y las veremos en detalle más adelante.
SharePoint en el entorno empresarial actual
La colaboración en el cloud y el trabajo en remoto definen el entorno empresarial actual. Aun así, de media, los proyectos en SharePoint tienen una tasa de éxito del 50 %.
La adopción global del teletrabajo obliga a los equipos a contar con herramientas que respalden este modelo y resuelvan los retos que trae consigo la gestión del trabajo en remoto.
Esos retos van desde gestionar la comunicación y la implicación de los empleados hasta garantizar la productividad y repartir bien la carga de trabajo. Los equipos de TI, además, deben vigilar cómo circulan los datos dentro de la organización para evitar brechas de seguridad de origen interno o externo.
Para ello necesitan incorporar un software de monitorización y gestión remota (RMM). Por eso SharePoint es hoy un activo para las empresas: gestiona la comunicación en remoto, mejora la gestión de los empleados y protege el flujo de datos.
Una de las formas en que los profesionales de TI pueden proteger los datos y gestionar la comunicación en equipos remotos es utilizando los permisos de grupo de SharePoint.
Visión general de los roles y permisos de SharePoint
Entender la estructura y la función de los roles y permisos de SharePoint es clave para una gestión de accesos eficaz. Como administrador, puedes usar los grupos de permisos predeterminados de SharePoint o crear un grupo personalizado que se ajuste al flujo de trabajo de tu organización.
El grupo predeterminado incluye estos roles y permisos de SharePoint:
- Visitantes: este grupo puede leer contenido y abrir documentos, pero no puede modificar el sitio, el documento ni la carpeta.
- Miembros: este grupo puede editar el contenido y contribuir a él.
- Lectores: solo tienen permiso de visualización, sin posibilidad de realizar modificaciones.
- Propietarios: aquí se encuentran los administradores. Tienes control total sobre el sitio y puedes modificar tanto el contenido como la configuración.
Si en tu equipo hay roles o departamentos que necesitan niveles de permiso específicos, SharePoint te permite crear grupos y permisos personalizados. Por ejemplo, un grupo de miembros de SharePoint puede tener un acceso limitado: editar ciertas partes de una lista, una biblioteca o un documento, pero sin acceso al conjunto completo.
Los roles y permisos de SharePoint te ayudan a gestionar la jerarquía de la información sin impedir que cada persona haga su trabajo.
Ventajas de configurar bien los permisos de grupo de SharePoint
Gestionar correctamente los permisos de grupo de SharePoint garantiza un espacio de trabajo digital seguro y eficiente. Estas son las principales ventajas para tu organización:
Flujo de información fluido
Al asignar con criterio los permisos a cada grupo —visitantes, miembros, propietarios— y limitar el acceso a quien realmente lo necesita, los permisos de grupo de SharePoint facilitan que la información circule sin fricciones. Este enfoque evita accesos no autorizados a documentos o datos sensibles y restringe el acceso al sitio a equipos concretos, lo que refuerza la seguridad y la eficiencia operativa.
Gestión más sencilla
En lugar de asignar permisos persona a persona, los permisos de grupo de SharePoint te permiten asignarlos a grupos enteros. Puedes añadir o quitar un usuario cuando lo necesites. Así la administración resulta más fácil y se reduce el margen de error.
Colaboración sin fricciones
Con los permisos de grupo adecuados, los miembros del equipo pueden colaborar con fluidez, aportar recursos y compartir documentos sin topar con restricciones de acceso.
Menos interrupciones y datos íntegros
Revisar los permisos con regularidad y hacer copias de seguridad periódicas ayuda a reducir las interrupciones y a mantener la integridad de los datos. Si se produce un cambio accidental o una actividad malintencionada, tener una copia de seguridad de los permisos permite restaurar el sistema a su estado previsto con muy poco esfuerzo.
Cómo gestionar y cambiar los permisos de grupo de SharePoint
Como administrador, necesitas conocer los procesos y las herramientas disponibles para gestionar y modificar los permisos de grupo de SharePoint. Esta guía sencilla te ayudará a hacerlo.
1. Accede a los permisos de grupo de SharePoint
- En el sitio de SharePoint, haz clic en Acciones del sitio.
- A continuación, haz clic en Configuración del sitio.
- En Usuarios y permisos, haz clic en Permisos del sitio para ver tu configuración actual de permisos de SharePoint.
2. Evalúa tu configuración actual
Tanto si llevas tiempo administrando un sitio de SharePoint como si acabas de asumir su gestión, conviene revisar con detalle los roles y permisos existentes. El siguiente paso es definir un plan para gestionarlos.
3. Define tu estrategia de permisos en SharePoint
Necesitas una estrategia clara para el flujo de datos de tu organización, no solo por confidencialidad, sino para facilitar la colaboración y la productividad. Las mejores prácticas que compartimos más abajo son un buen punto de partida para orientar tu estrategia de permisos de grupo de SharePoint.
4. Crea un grupo nuevo de SharePoint
- En los permisos del sitio de SharePoint, haz clic en «Crear» para generar un grupo nuevo.
- Elige los niveles de permiso que correspondan a cada rol y departamento.
5. Añade o quita usuarios de los grupos
- Ve a Configuración del sitio.
- Haz clic en Permisos del sitio.
- Elige un grupo y añade o quita usuarios. Aquí entra en juego la auditoría, que te permite saber quién tiene acceso a cada grupo y hacer los cambios necesarios para proteger los datos.
6. Cambia los niveles de permiso de un grupo
En Permisos del sitio, haz clic en el grupo que quieras modificar y aplica los cambios que necesites. Por ejemplo, puedes dar a un grupo de miembros acceso para diseñar y modificar el sitio.
Mejores prácticas para la gestión de permisos
Estas recomendaciones te ayudarán a gestionar los permisos y a sacar el máximo partido a tu equipo.
- Personaliza los permisos: adapta los permisos de listas o bibliotecas concretas de SharePoint a tus necesidades.
- Herencia y permisos únicos: de forma predeterminada, los permisos se heredan del sitio superior en la jerarquía. Aprovecha la opción de interrumpir esa herencia para simplificar la administración y ampliar o restringir el acceso cuando sea necesario.
- Usa los grupos integrados: aprovecha los grupos integrados de SharePoint para los sitios de comunicación y gestiona los permisos de los sitios de equipo a través del grupo de Microsoft 365 asociado.
Si sigues estos pasos y estas recomendaciones, podrás gestionar y modificar los permisos de grupo de SharePoint con eficacia y garantizar el nivel de acceso adecuado para cada usuario y grupo de tu organización.
Problemas habituales al gestionar los permisos de grupo de SharePoint
Los permisos de grupo de SharePoint pueden resultar complejos de gestionar. Como administrador, estos son algunos de los problemas más frecuentes que te puedes encontrar y cómo resolverlos.
Anomalías de acceso
Un usuario con rol de propietario de grupo puede toparse con una restricción de acceso que le obliga a solicitar permiso para una carpeta y, acto seguido, aprobarlo él mismo. Pese a no poder abrir esa carpeta, ese mismo usuario puede llegar a una subcarpeta a través del buscador. Para solucionarlo, prueba con otro navegador u otra red y, si el problema continúa, sigue los pasos de resolución de este artículo de Microsoft.
Acceso limitado
SharePoint puede asignar automáticamente el nivel Acceso limitado a algunos usuarios, lo que provoca comportamientos inesperados en los permisos. Si la resolución de problemas no soluciona nada, ponte en contacto con un administrador de Microsoft 365 para abrir un ticket de soporte.
Permisos de usuarios externos
Hay casos en los que los usuarios externos tienen más acceso del previsto, como poder editar una página aunque pertenezcan a un grupo de Visitantes o de solo lectura. Esto puede deberse a una interpretación errónea de los permisos de SharePoint Online o a un error en la configuración inicial.
Conocer estos problemas y cómo resolverlos facilita mucho la gestión de los permisos de grupo de SharePoint y garantiza un control de accesos seguro y eficiente.
Mejora la colaboración y la seguridad de tu equipo con los permisos de grupo de SharePoint y NinjaOne
Los permisos de grupo de SharePoint son el gran aliado de los equipos remotos en todo lo relacionado con la colaboración, el centro de recursos y la gestión de empleados. Como administrador, te interesa saber cómo gestionar los roles y permisos de SharePoint en tu organización, mejorar la gestión del flujo de trabajo y frenar las brechas de seguridad, más aún en el panorama empresarial actual.
Refuerza la seguridad de los datos y gestiona sin complicaciones a tus empleados en remoto con SharePoint y el software RMM de NinjaOne.
